1. Hệ thống kết hợp giữa người và máy
Hệ thống kết hợp giữa người và máy trong việc hoạch định quyết sách, ông Simon cho rằng, những tiến bộ của tự động hóa và những tiến bộ trong việc hoạch định quyết sách của con người có thể kết hợp phần con người với phần điện tử để cấu thành một “hệ thống người – máy” tiên tiến.
Hơn nữa, hệ thống này có thể dần dần được phổ cập, nhà máy và văn phòng đều có thể biến thành một “hệ thống người-máy” phức tạp. Ở nhà máy, mỗi công nhân phải sử dụng nhiều thiết bị sản xuất. Ớ văn phòng, mỗi nhân viên phải sử dụng nhiều thiết bị tính toán. Văn phòng và các nhà máy ngày càng giống nhau. Simon cho rằng, quan hệ giữa người và máy ngày càng trở thành đề tài thiết kế, hơn nữa 2 đề tài thiết kế này cũng quan trọng như việc thiết kế hệ thống quan hệ giữa người với người.
2. Hoạch định
Hoạch định được hiểu là một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai; trong quá trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để dễ hiểu hơn thì hoạch định chính sự ra quyết định doanh nghiệp, tổ chức nên làm gì, làm như thế nào, … dựa trên nền tảng mục đích, sứ mệnh chung của cả doanh nghiệp.
Vậy để cụ thể hơn thì các công việc trong hoạch định chính là phương thức xử lý giải quyết các vấn đề theo kế hoạch, hành động cụ thể đã đề ra trước đó. Để công tác hoạch định diễn ra ở mức tốt nhất đòi hỏi cần có sự tham gia của cả doanh nghiệp, tổ chức trong việc đề ra các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, triển khai và phối hợp các hoạt động đó một cách thống nhất.
Do đó hoạch định giữ chức năng mở đường cho các hoạt động quản trị khác trong doanh nghiệp. Để công tác hoạch định đạt kết quả tối ưu nhất thì phải đáp ứng được các yêu cầu như: Nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, khoa học, linh hoạt, khách quan nhất có thể.
Hoạch định có vai trò rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, cụ thể những vai trò sau:
- Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai.
- Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức.
- Là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp.
- Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp.
- Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc.
- Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sau quá trình quản trị.
Qua đó ta có thể thấy, hoạch định là một chức năng cơ bản nhưng lại khá quan trọng trong công tác quản trị của doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực nào; hoạch định được thực hiện với mục đích làm nền tảng vững chắc cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ giúp cho quá trình hoạt định trở nên hiệu quả có tầm nhìn mang tính dài hạn và thúc đẩy đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
3. Quyết sách
Quyết sách được hiểu là hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai phương án hành động đã được chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra. Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức, điều khiển. Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách. Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất là người quyết định mục đích và phương châm chung của tổ chức.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở là người bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối tượng lao động, công cụ lao động, phương pháp lao động.
Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Do đó, Herbert Alexander Simon nói: “Đế hiểu được hàm ý của quyết sách, cần phải hiểu từ “quyết sách” theo nghĩa rộng. Như vậy, quyết sách gần như đồng nghĩa với “quản lý”.
Trước tiên, xét theo quá trình thông thường của quyết sách, Theo ông Herbert Alexander Simon cho rằng quyết sách là một quá trình hoàn chỉnh do một loạt các giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành.
Theo ông Herbert Alexander Simon, người ta thường miêu tá một cách quá hạn hẹp tác dụng của người vạch ra quyết sách. Họ cho rằng, người vạch quyết sách là người có khả năng lựa chọn và quyết định con đường đúng nhất ở ngã tư đường, vào thời khắc quan trọng nhất. Do họ chỉ chú ý đến giây phút chọn lựa cuối cùng mà xem nhẹ toàn bộ quá trình hoàn chỉnh của quyết sách nên đã miêu tả sai lệch quyết sách.
4. Ưu điểm xây dựng hệ thống người – máy
Ông Simon cho rằng, ưu điểm thứ nhất của việc xây dựng “hệ thống người – máy” là ở chỗ, nó có thể khắc phục tình trạng thiếu tri thức và thông tin. Trước hết là do sự phân công, mỗi ban ngành của tổ chức chỉ hạn chế ở việc nắm vững tri thức và thông tin có liên quan đến quyết sách thuộc ban ngành mình. Khi tiến hành quyết sách, có thể chí suy nghĩ đến những nhân tố khả biến, có liên quan mật thiết đến quyết sách của ban ngành mình và kết quả của nó, tức là yêu cầu người quyết sách phải hiểu rõ những nhân tố nào là quan trọng, những nhân tố nào là không quan trọng, từ đó thu nhỏ được phạm vi điều tra, thăm dò tri thức và thông tin.
Ưu điểm thứ hai theo Herbert Alexander Simon là, thông qua việc thiết lập các ban ngành chức năng chuyên môn để thu thập và xử lý những tin tức có liên quan về mọi mặt, từ đó khắc phục tình trạng thiếu tri thức và thông tin của cá nhân. Đồng thời, qua việc xây dựng hệ thống tin tức làm cho những tri thức và thông tin hữu quan nhanh chóng truyền đến người ra quyết sách.
Simon nhấn mạnh: “Nhiệm vụ mẫu chốt không phải là việc sản xuất, dự trữ và phân phối thòng tin mà là chọn lọc, gia công, xử lý thông tin thành từng nhóm. Nguồn lực hiếm hoi hiên nay không phải là thông tin mà là khả nãng xử lý hệ thống thông tin hiện đại, là in ấn, truyền tải, sao chép. Với những phương tiện đó, chúng ta có thể có rất nhiều thông tin. Nhưng phần mấu chốt nhất lại là bộ xử lý phức tạp giúp chúng ta tránh được sự gây nhiễu của nhiều dòng ký hiệu”.
5. Herbert Alexander Simon
Ông Herbert Alexander Simon là một nhà khoa học chính trị, kinh tế, xã hội học, tâm lý học người Mỹ và đặc biệt là giáo sư tại Đại học Carnegie Mellon, nơi ông có các nghiên cứu về nhiều lĩnh vực như nhận thức tâm lý, khoa học nhận thức, khoa học máy tính, hành chính, kinh tế, quản lý, khoa học triết học, xã hội học và khoa học chính trị. Với gần một ngàn ấn phẩm thường xuyên được trích dẫn, ông là một trong những nhà khoa học xã hội có ảnh hưởng nhất trong thế kỷ 20.
Ông Simon là một trong những người sáng lập ra một vài lĩnh vực khoa học quan trọng ngày nay, bao gồm cả trí tuệ nhân tạo, xử lý thông tin, ra quyết định, giải vấn đề, kinh tế học sức chú ý, lý thuyết tổ chức, hệ thống phức hợp, và mô phỏng trên máy tính các phát hiện khoa học. Ông đã đặt ra thuật ngữ tính hợp lý giới hạn và satisficing, và là người đầu tiên phân tích kiến trúc phức tạp và đề xuất một cơ chế đính kèm ưu đãi để giải thích các phân bố luật công suất.
Ông cũng nhận được nhiều danh hiệu cao quý trong suốt cuộc đời mình. Bao gồm: thành viên Viện hàn lâm khoa học và nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1959; được bầu vào Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia vào năm 1967; giải Turing của ACM cho “đóng góp cơ bản về trí tuệ nhân tạo, tâm lý nhận thức của cong người, và xử lý danh sách”(1975); giải Nobel kinh tế “cho nghiên cứu tiên phong của ông vào quá trình ra quyết định trong các tổ chức kinh tế” (1978); huân chương Khoa học Quốc gia (1986); và giải thưởng APA cho các đóng góp nổi bật suốt đời về tâm lý học (1993).
Như một minh chứng cho phương pháp tiếp cận liên ngành của mình, Simon đã liên kết các khoa của Carnegie Mellon như Trường Khoa học máy tính Carnegie, Trường kinh doanh Tepper, khoa triết học, khoa học Xã hội và quyết định, và tâm lý học. Ông Simon còn được nhận bằng Tiến sĩ Luật danh dự (LL.D.) từ Đại học Harvard vào năm 1990.
Herbert A.Simon (người Mỹ) nguyên là một giáo sư tiến sĩ giảng dạy ở nhiều trường đại học ở Mỹ trong những năm 50 thế kỷ XX, và từ 1961 đến 1965 là Chủ tịch Hội đồng khoa học xã hội Mỹ. Ông chuyên về khoa học máy tính và tâm lý học, từng nghiên cứu về khoa học định lượng trong kinh tế, là một trong những người tiên phong trong hoạt động về “trí thông minh nhân tạo” (máy tính có khả năng “tư duy”).
Tiếp đó, ông chuyển sang nghiên cứu về khoa học quản lý với hàng loạt công trình: Hành vi quản lý (1947), Quản lý công cộng (1950), Lý luận về quyết sách trong kinh tế học và khoa học hành vi (1959), Khoa học về nhân công (1969), Việc giải quyết những vấn đề về con người (1972), Các mô hình khám phá (1977), Mô hình tư duy (1979), Các mô hình về quản lý có giới hạn (1982), Lẽ phải trong các công việc của con người (1983)… Với các cống hiến đó, ông đã được tặng giải thưởng Nobel về kinh tế từ năm 1978.
Các tác phẩm chủ yếu của ông là: “Hành vi quản lý” (1947), “Quản lý công cộng” cùng viết với s. & T. (1950), “Tổ chức” cùng viết với Maxi (1985), “Lý luận về quyết sách trong kinh tế học và khoa học hành vi” (1959), “Khoa học về nhân công” (1969), “Việc giải quyết những vấn đề của con người” cùng viết với Newill (1972), “Mô hình phát hiện” (1977), “Mô hình tư duy” (1979)…
Ông Herbert A.Simon là đại diện chủ yếu của lý luận quyết sách thuộc khoa học hành vi và là một giáo sư đại học ở Mỹ. Trong cuốn sách “Khoa học mới về quyết sách quản lý” của mình, Herbert đã trình báy quá trình quyết định quản lý, vai trò của máy tính đối với quá trình quyết sách cùng với những kết luận về những vấn đề đó.