Hình thức văn bản là giấy tờ chứa đựng sự thoả thuận của các bên trong quan hệ pháp lí, các thông tin có giá trị pháp lí theo quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật của hầu hết các nước thì các loại giấy tờ như: thư từ, điện báo, điện tín, fax được coi là hình thức văn bản.
Luật LVN Group phân tích chi tiết như sau:
1. Hình thức văn bản là gì ?
– Trước khi đi vào hình thức văn bản là gì chúng ta cần tìm hiểu văn bản được quy định như thế nào theo các quy định của pháp luật. Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư có quy định như sau:
“Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.”
– Yêu cầu cần có của một văn bản:
+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật;
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
+ Đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp.
– Khái niệm Hình thức văn bản là giấy tờ chứa đựng sự thỏa thuận của các bên trong quan hệ pháp lý, các thông tin có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.
Như vậy hình thức văn bản là:
+ Thứ nhất, là giấy tờ chứa đựng sự thỏa thuận của các bên trong quan hệ pháp lý. Giấy tờ này là những giấy tờ ghi nhận sự thỏa thuận của các bên về quyền lợi, nghĩa vụ của mình trong quan hệ pháp lý.
+ Thứ hai, các thông tin có giá trị pháp lý phải theo quy định của pháp luật. Tức là để được coi các thỏa thuận này là thông tin có giá trị pháp lý thì bắt buộc các thông tin có giá trị pháp lý này phải được hình thành và tuân thủ theo các quy định của pháp luật thì mới được pháp luật công nhận là có giá trị pháp lý và được bảo vệ theo quy định của pháp luật.
2. Các hình thức văn bản.
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
– Văn bản quy phạm pháp luật: Theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
– Văn bản hành chính: thực hiện theo quy định tại chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP
+ Nghị quyết (cá biệt);
+ Quyết định (cá biệt);
+ Chỉ thị;
+ Quy chế;
+ Quy định;
+ Thông cáo;
+ Thông báo;
+ Hướng dẫn;
+ Chương trình;
+ Kế hoạch;
+ Phương án;
+ Đè án;
+ Dự án;
+ Báo cáo;
+ Biên bản;
+ Tờ trình;
+ Hợp đồng;
+ Công văn;
+ Công điện;
+ Bản ghi nhớ bản cam kết;
+ Bản thỏa thuận;
+ Giấy chứng nhận;
+ Giấy ủy quyền;
+ Giấy mời;
+ Giấy giới thiệu;
+ Giấy nghỉ phép;
+ Giấy đi đường;
+ Giấy biên nhận hồ sơ;
+ Phiếu gửi;
+ Phiếu chuyển;
+ Thư công
Các văn bản này phát sinh trong quá trình công tác, thi hành nhiệm vụ và dựa theo thẩm quyền của từng loại văn bản mà ban hành.
– Các văn bản chuyên ngành: Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ (cơ quan quản lý ngành) quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
– Các văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội: Các hình thức vân bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội quy định.
3. Thành phần thể thức văn bản.
* Quản lý văn bản:
– Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: hỏa tốc, thượng khẩn và khẩn (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
– Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
– Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
– Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại nghị định về văn thư lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.
* Các thành phần chính của văn bản gồm các thành phần chính sau:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
– Số, ký hiệu của văn bản
– Địa danh và thời gian ban hành văn bản
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
– Nội dung văn bản
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
– Nơi nhận
Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác như:
– Phụ lục
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
– Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, số điện thoại, số fax.
* Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
– Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo,
– Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
+ Thu nhập, xử lý thông tin có liên quan
+ Soạn thảo văn bản
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi, mọi thắc mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ số Hotline 1900.0191 để được giải đáp. Xin chân thành cảm ơn!