Hồ sơ địa chính được bảo mật như thế nào theo quy định hiện nay?

Điều 31 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT quy định việc bảo mật hồ sơ địa chính như sau:

1. Dữ liệu địa chính cần bảo mật gồm:

* Thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh;

* Thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu càu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật;

* Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Các tài liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin cần bảo mật quy định tại Khoản 1 Điều này được quản lý theo chế độ mật.

3. Việc quản lý, vận chuyển, giao nhận, truyền dẫn các tài liệu, dữ liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin mật và việc in, sao, chụp, khai thác, cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải tuân theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

4. Cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin và các cơ quan có liên quan đến việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ yêu càu thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin của hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.

Luật LVN Group phân tích cụ thể quy định của pháp luật hiện nay về bảo mật hồ sơ địa chính như sau:

1. Quy định của pháp luật về hồ sơ địa chính?

Địa chính là cơ quan nhà nước có nhiệm vụ đo đạc, thống kê, kiểm kê đất đai trong cả nước; lập bản đồ địa chính và quản lý hồ sơ địa chính. Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính phục vụ thống nhất quản lý nhà nước về đất đai. Bộ Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo việc khảo sát, đo đạc, lập và quản lý bản đồ địa chính trong phạm vi cả nước; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện việc khảo sát, đo đạc, lập và quản lý bản đồ địa chính ở địa phương. Bản đồ địa chính sẽ được quản lý, lưu trữ tại các cơ quan quản lý đất đai của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ủy ban nhân dân cấp xã. Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định thì: Hồ sơ Địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Thành phần của hồ sơ địa chính sẽ bao gồm:

– Đối với hồ sơ địa chính tại địa phương đã xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai gồm các tài liệu cụ thể sau đây: Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; sổ địa chính; bản lưu giấy chứng nhận;

– Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì hồ sơ địa chính sẽ gồm có: tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; bà liu giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy là dạng số (nếu có); sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số; sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy, sổ theo dõi biến động đất đai dùng để ghi những biến động như chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại,  thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, chuyển mục đích sử dụng đất, chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng,….

Như vậy, thì hồ sơ địa chính sẽ làm cơ sở để xác nhận quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác nhận quyền và nghĩa vụ của người được nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. 

2. Quy định của pháp luật để bảo quản hồ sơ địa chính

Căn cứ theo quy định tại điều 30 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT thì hồ sơ địa chính dạng số được quản lý, bảo đảm an toàn cùng với việc quản lý bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu địa chính theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai. Hồ sơ địa chính dạng giấy sẽ được bảo quản theo quy định như sau:

– Hồ sơ địa chính được phân nhóm tài liệu để bảo quản bao gồm: bản đồ địa chính, bản trích đo địa chính thửa đất, tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai; Bản lưu giấy chứng nhận; Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất; Sổ Địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận và các tài liệu khác;

– Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu. Số thứ tự hồ sơ sẽ gồm sáu chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày mà Thông tư số 24 này có hiệu lực thi hành. 

Pháp luật có quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính: Bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chúa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: Tài liệu đo đạc địa chính; sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận, bản lưu giấy chứng nhận, hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ngoài ra thì hồ sơ địa chính cũng được bảo quản trong thời hạn 05 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại; đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký, xóa cho thuê, cho thuê lại; xóa thế chấp giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận; thông báo về việc cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo. Việc quản lý, bảo đảm an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị nhớ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia. 

3. Hồ sơ địa chính được bảo mật như thế nào?

Quy định về bảo mật hồ sơ địa chính được quy định cụ thể tại Điều 31 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT cụ thể: Dữ liệu địa chính cần bảo mật bao gồm: Thông tin về người sử dụng đất và thông tin thuộc tính thửa đất của các đơn vị quốc phòng, an ninh; Thông tin về cá nhân của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất mà người đó có yêu cầu bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật; Các thông tin khác theo quy định của pháp luật về bảo mật bí mật Nhà nước. Các hồ sơ địa chính có chứa các thông tin cần bảo mật được quy định cụ thể thì sẽ được quản lý theo chế độ mật. 

Việc quản lý và vận chuyển, giao nhận, truyền dẫn các tài liệu, dữ liệu hồ sơ địa chính có chứa thông tin mật và việc in, sao chép, chụp, khai thác, cung cấp thông tin mật từ các tài liệu hồ sơ địa chính phải tuân theo các quy định của pháp luật về bảo vệ và bảo mật bí mật nhà nước. Đồng thời thì cơ quan có thẩm quyền phải cung cấp thông tin và các cơ quan có liên quan đến việc khai thác, sử dụng thông tin phục vụ yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin của hồ sơ địa chính theo đúng quy định của pháp luật. 

4. Cá nhân có được khai thác thông tin về hồ sơ địa chính đất quốc phòng hay không? 

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 13 Thông tư 34/2014/TT-BTNMT quy định về việc xây dựng, khai thác, quản lý hệ thống thông tin đất đai do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định những trường hợp không được cung cấp dữ liệu: 

– Thứ nhất là các văn bản, phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu mà nội dung không rõ ràng, cụ thể; yêu cầu cung cấp dữ liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước không đúng quy định. 
– Thứ hai là các văn bản yêu cầu không có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu xác nhận đối với tổ chức, phiếu yêu cầu không có chữ ký, tên và địa chỉ cụ thể của cá nhân yêu cầu cung cấp dữ liệu;

– Thứ ba là mục đích sử dụng dữ liệu không phù hợp theo quy định của pháp luật thì cũng thuộc vào trường hợp không cung cấp dữ liệu theo quy định;

– Thứ tư là không thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định thì cũng sẽ không được cung cấp dữ liệu.

Do đó, thông tin về hồ sơ địa chính đất quốc phòng thường là những thông tin mang tính bí mật quốc gia, bí mật nhà nước nên các cá nhân, hộ gia đình sẽ không được khai thác thông tin về hồ sơ địa chính đất quốc phòng. Ngoài ra, nếu cá nhân, hộ gia đình mà khai thác thông tin đất quốc phòng thì sẽ không được xem là mục đích sử dụng dữ liệu phù hợp; Do đó, sẽ không được khai thác thông tin về hồ sơ địa chính đất quốc phòng. 

Trên đây là những tư vấn của Luật LVN Group muốn gửi tới quý khách hàng. Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi pháp lý có liên quan đến nội dung bài viết thì vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 qua số hotline: 1900.0191 để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!