Hóa đơn chuyển đổi là gì? Quy định về hóa đơn chuyển đổi

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều sử dụng hoá đơn điện tử để tiến hành các giao dịch. Tuy nhiên trong một số trường hợp, yêu cầu sử dụng hoá đơn giấy. Do đó, một thao tác cần thực hiện đó là chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy. Hoá đơn đó được gọi là hoá đơn chuyển đổi. Tuy nhiên rất nhiều người chưa hiểu rõ về hoá đơn chuyển đổi cũng như quy định của pháp luật về loại hoá đơn này. Trong nội dung bài viết sau đây, hãy cùng Luật LVN Group tìm hiểu nhé.

1. Hoá đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về khái niệm hoá đơn điện tử theo đó:

Hoá đơn điện tử là hoá đơn được thể hiên ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập, ký số, ký điện tử theo quy định tại nghị định này bằng phương tiện điện tử gồm cả trường hợp hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dũ liệu về cơ quan thuế. 

2. Các loại hoá đơn điện tử

Hiện nay theo quy định của pháp luật hiện hành có các loại hoá đơn điện tử sau:

+ Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn áp dụng với người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

+ Hoá đơn bán hàng là hoá đơn áp dụng đối với người bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hoá đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hoá đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 + Các loại hoá đơn khác gồm: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

3.  Hoá đơn giấy là gì?

Hoá đơn giấy là chứng từ kế toán được thể hiện bằng văn bản giấy do tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng lập và theo dõi ghi nhận thông tin giao dịch.

4.  Hoá đơn chuyển đổi là gì?

Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà hoá đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hoá đơn giấy đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

5. Tác dụng của hoá đơn chuyển đổi

+ Việc doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy được coi như một cách chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá khi vận chuyển. Tuy nhiên việc chuyển đổi cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán hàng.

+ Bên cạnh đó việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy cũng giúp doanh nghiệp lưu trữ những chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.

6. Điều kiện thực hiện chuyển đổi hoá đơn

+ Hoá đơn giấy phải thể hiện được đầy đủ nội dung thông tin được ghi nhận trên hoá đơn điện tử, điều đó yêu cầu người xuất hoá đơn cần in đầy đủ nội dung hoá đơn ra cùng một mặt giấy khi thực hiện chuyển đổi.

+ Hoá đơn phải có đầy đủ chữ ký, họ và tên người thực hiện chuyển đổi.

+ Có kí hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy, trên hoá đơn chuyển đổi cần ghi rõ: Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử.

+ Để hoá đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý cần tuân thủ những điều kiện trên.

 7. Phân biệt hoá đơn điện tử chuyển đổi và hoá đơn giấy

8. Một số câu hỏi liên quan đến việc chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Câu 1: Khi chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy có cần ký, đóng dấu không?

Trả lời: 

Việc chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy được tiến hành nhanh chóng. Việc ký hay đóng dấu mang ý nghĩa xác nhận, đảm bảo cho các nhu cầu và chức năng sử dụng của hoá đơn giấy. Hoá đơn giấy chỉ có tác dụng lưu giữ để quản lý, khai thác với thông tin được hoá đơn điện tử xác lập, do đó hoá đơn giấy không thể thay thế hoá đơn điện tử xác lập, vì vậy khi chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy không cần chữ ký và dấu.

 Câu 2: In hoá đơn điện tử chuyển đổi như thế nào?

Trả lời: 

 Có hai cách giúp bạn in hoá đơn điện tử chuyển đổi

* Cách 1: 

+ Bước 1: Bên bán xuất bản file điện tử của hoá đơn điện tử khi thực hiện bán hàng, nếu một trong hai bên bán hoặc mua hoặc cả hai bên có nhu cầu chuyển đổi, tiến hành lưu file về máy tính theo định dạng pdf.

+ Bước 2: Sau khi lưu về máy, bên có nhu cầu in thực hiện in bằng file đã lưu.

+ Bước 3: Khi hoá đơn chuyển đổi được in thành công, bên bán hoặc bên mua thực hiện ký tên và ghi rõ họ tên người tiến hành quá trình chuyển đổi hoá đơn.

 * Cách 2: Sử dung phần mềm MobiFone Invoice

Bước 1: Đăng nhập vào MobiFone Invoice, tên đăng nhập và mật khẩu được gửi qua mail khi doanh nghiệp đăng ký thành công tài khoản trên M – Invoice.

Bước 2: Kết nối máy in với máy tính. Bước này đòi hỏi người thực hiện kiểm tra kỹ càng phần mềm kết nối trước khi in.

Bước 3: Sau khi kết nối thành công với máy in, tiến hành chọn hoá đơn cần in, trên thanh công cụ chọn chức năng in chuyển đổi.

Bước 4: Sau khi quá trình in kết thúc, người in tiến hành ký và ghi rõ họ tên.

 Câu 3: Hoá đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý không?

Trả lời: 

Hoá đơn điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ.

Căn cứ khoản 3 Điều 10 Nghị định 119/2018 NĐ-CP quy định: “Hoá đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, từ trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định”.

Câu 4: Hoá đơn chuyển đổi hợp lệ là như thế nào?

Trả lời

Hoá đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số dựa trên nguyên tắc nội dung hoá đơn giấy phải trùng khớp với hoá đơn điện tử gốc.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến hoá đơn chuyển đổi mà Luật LVN Group muốn gửi tới bạn đọc. Hi vọng đây là những kiến thức hữu ích giành cho bạn, cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi.