Hoạch định đơn vị theo yêu cầu của nhiệm vụ; Phương pháp thiết kế tổng hợp

2. Cơ cấu cơ bản

Khi ông Lorsch định nghĩa cơ cấu tổ chức, ông Lorsch đã cho rằng, trước hết phải phân biệt một cách chính xác về khái niệm “cơ cấu cơ bản” và “cơ chế vận hành”.

Theo đó, về cơ cấu cơ bản. Khi nói đến cơ cấu cơ bản của một doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến những vấn đề chủ yếu như sự phân cóng trong nội bộ tổ chức, việc sắp xếp nhiệm vụ còng tác cho các phòng, ban khác nhau, làm thế nào để thực hiện sự điều hòa, phối hợp cần thiết nhàm bảo đảm thực hiện được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp… Đáp án của những vấn đề này là: các doanh nghiệp thường dừng hình thức.

Biểu đồ để thể hiện cơ cấu tổ chức (như biểu đồ về hệ thọng tổ chức). Nếu người ta nhận thức được những nhân tố khả biến (nhân tố kỹ thuật, cá nhân, xã hội cũng như nội bộ tổ chức) có ảnh hưởng trực tiếp đến hành vi của doanh nghiệp thì việc thông qua biểu đồ để giải thích với nhân viên về mong muốn và yêu cầu của doanh nghiệp đối với mỗi người chi là một trong rất nhiều biện pháp.

Mặc dù đến nay, rất nhiều giám đốc vẫn sử dụng một cách rộng rãi các loại biểu đồ, nhưng nếu chỉ có cơ cấu cơ bản thì không đủ mà cần phải thông qua cơ chế vận hành để tăng cường cơ cấu cơ bản, đảm bảo thực hiện ý đồ của cơ cấu cơ bản.

Bên cạnh đó, ông Lorsch cũng nới đến như thế nào là cơ chế vận hành.

– Cơ chế vận hành là trình tự điều khiển, hệ thống thông tin, chế độ thưởng phạt cũng như các chế độ đã được quy phạm hóa Việc xác lập và tăng cường cơ chế vận hành sẽ làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, cái mà doanh nghiệp yêu cầu và mong muốn ở họ là cái gì?

Một cơ chế vận hành tốt sẽ khích lệ công nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Điều đó cũng có nghĩa là cơ chế vận hành đem lại nội dung và sức sống cho cơ cấu cơ bản của doanh nghiệp.

3. Phương pháp thiết kế tổng hợp

Theo từ điển bách khoa, thiết kế được hiểu là việc tạo ra một bản vẽ hoặc quy ước nhằm tạo dựng một đối tượng, một hệ thống hoặc một tương tác giữa người với người có thể đo lường được (như ở các bản vẽ chi tiết kiến trúc, bản vẽ kỹ thuật, quy trình kinh doanh, sơ đồ mạch điện, ni mẫu cắt may…). Ở các lĩnh vực khác nhau, việc thiết kế được gán những ý nghĩa khác nhau (xem Các ngành thiết kế bên dưới). Trong một số trường hợp, việc xây dựng, tạo hình trực tiếp một đối tượng (như với nghề gốm, công việc kỹ thuật, quản lý, lập trình, và thiết kế đồ họa…) cũng được coi là vận dụng tư duy thiết kế.

Việc thiết kế thường đòi hỏi những cân nhắc về các khía cạnh mang tính thẩm mỹ, công năng, kinh tế và chính trị-xã hội của cả đối tượng được thiết kế lẫn quá trình thiết kế. Nó có thể bao gồm trong đó nghiên cứu, ý tưởng, mô hình, tạo mẫu, điều chỉnh có tính tương tác, và tái-thiết kế. Trong khi đó, rất nhiều những thứ khác nhau có thể trở thành đối tượng của thiết kế, ví dụ quần áo, giao diện đồ họa người dùng, các tòa nhà chọc trời, hệ thống nhận dạng thương hiệu, các quy trình kinh doanh, và thậm chí cả các phương pháp hoặc quá trình thiết kế.

Theo đó, “thiết kế” có thể là danh từ chỉ một sự xác định trừu tượng về (những) thứ được tạo ra, hoặc là động từ chỉ quá trình tạo ra và sẽ được làm rõ trong ngữ cảnh nhất định. Về cơ bản, thiết kế bao hàm sự vật, hiện tượng, hành động có liên quan đến sáng tạo.

Tuy nhiên, phương pháp thiết kế tổng hợp – đó là bước thứ hai của việc thiết kế cơ cấu cơ bản trong vấn đề ông Lorsch nói.

Như đã nói trên, việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp và phương thức thiết kế. Trong bất cứ doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng nhất và chủ yếu nhất là căn cứ vào nhiệm vụ của các đơn vị để hoạch định cơ cấu quản lý kinh doanh.

Trên cơ sở những nghiên cứu của mình, Lorsch và Lanlunx đã tiếp tục tìm tòi, nghiên cứu và viết ra cuốn “Thiết kế cơ cấu tổ chức”, hình thành một hệ thống lý luận hoàn chỉnh về thiết kế cơ cấu tổ chức.

Những suy nghĩ về thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch và Lanlunx đề ra bao hàm 2 khái niệm cơ bản sau đây:

– Một là, “sự dị biệt” hoặc “sự khác biệt”;

– Hai là, sự “tổng hợp” hoặc “tổng thể hóa”.

Sự dị biệt nói đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tường của người quản lý ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ chức chính thức của các bộ phận đó. Không như các học giả theo lý luận quản lý cổ điển, coi phân công là nhân tố duy nhất quyết định năng suất lao động và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp, hai ông cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh nghiệp đều là một đơn vị nhỏ của doanh nghiệp. Những thănh viên của các bộ phận đó đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình thành phương hướng phát triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự nhiên.

Bởi vì, mỗi bộ phận khác nhau đều nằm trong môi trường khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp (như bộ phận bán hàng, bộ phận sản xuất…). Giữa những bộ phận ấy có sự khác biệt một cách hết sức tự nhiên ở mức độ khác nhau. Một khái niệm cơ bản khác là sự “tổng hợp”. Khái niệm này là để chỉ những sức ép, thách thức và đòi hỏi trong những hoàn cảnh nhất định, năng lực và trình độ hợp tác, điều hòa của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp.

Nhưng kết quả nghiên cứu của Lorsch và Lanlunx cho thấy, ngoài cơ cấu quản lý kinh doanh của doanh nghiệp ra, còn cần có một sô biện pháp tổng hợp khác mới có thê tổ chức một cách hữu hiệu hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Ví dụ, thiết lập trong doanh nghiệp một bộ phận tổng hợp chuyên trách hoặc một cơ cấu tổng hợp liên bộ phận.

4. Vài nét về cuốn “Thiết kế cơ cấu tổ chức”

Vào năm 1970, ông cùng hợp tác với John Mons công bố bài luận văn nổi tiếng là luận văn “Thuyết siêu Y” đăng trên tạp chí “Bình luận thương mại Harvard”, phát triển và làm phong phú thêm tư tưởng học thuật của lý luận quyền biến trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

Trong lời dẫn của cuốn sách này, Lorsch đã trình bày một cách khái quát lý luận về cơ cấu tổ chức trên cơ sở thuyết quyền biến và so sánh nó với các luận thuyết khác về cơ cấu tổ chức. Qua lời dẫn này, người ta có thể thấy được diện mạo của cuốn “Thiết kế cơ cấu tổ chức” và hiểu được những quan điểm chủ yếu trong lý luận cơ cấu tổ chức của Lorsch.

Ở phần mở đầu lời dẫn, Lorsch đã vạch rõ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến. Ngược lại, nó là một hiện tượng lượng biến phức tạp. về mặt này, vai trò và ảnh hưởng của người quản lý kinh doanh rất quan trọng. Ông nhấn mạnh, mục đích của cuốn sách này là muốn gợi ra một số ý kiến hữu ích trong vân đề thiết kế cơ cấu tổ chức.

5. Vài nét về Jay w. Lorsch

Jay William Lorsch (sinh năm 1932) là một nhà lý thuyết tổ chức người Mỹ và là Giáo sư Louis Kirstein về Quan hệ Con người tại Trường Kinh doanh Harvard , nổi tiếng với những đóng góp của lý thuyết dự phòng cho lĩnh vực hành vi tổ chức.

Ông Jay W. Lorsch là Giáo sư Louis Kirstein về Quan hệ Con người tại Trường Kinh doanh Harvard. Ông là biên tập viên của Tương lai của bảng: Đối mặt với những thách thức quản trị của thế kỷ XXI (2012) Ông là tác giả của hơn một chục cuốn sách, trong đó gần đây nhất là Back to the Drawing Board: Thiết kế bảng cho một thế giới phức tạp (với Colin B. Carter, 2003), Sắp xếp các ngôi sao: Làm thế nào để thành công khi các chuyên gia thúc đẩy kết quả (với Thomas J. Tierney, 2002), và Pawns hoặc Potentates: Thực tế của Hội đồng Quản trị Công ty của Hoa Kỳ (1989). Tổ chức và Môi trường (với Paul R. Lawrence) đã giành được Giải thưởng Sách Quản lý hay nhất của Năm của Học viện Quản lý và Giải thưởng Sách James A. Hamilton của Trường Cao đẳng Quản trị Bệnh viện vào năm 1969.

Ông Jay W.lorsch được sinh ra ở St. Joseph, Missouri , Lorsch lớn lên ở Thành phố Kansas, Missouri , nơi ông tốt nghiệp Trường Pembroke Country-Day vào năm 1950. Ông nhận bằng Cử nhân Nghệ thuật từ Cao đẳng Antioch vào năm 1955, Tiến sĩ Quản trị Kinh doanh của Đại học Harvard. Trường Kinh doanh vào năm 1964, và bắt đầu sự nghiệp học tập của mình tại Trường Kinh doanh Harvard vào năm 1965.

Cùng với Paul R. Lawrence , Lorsch đã được trao giải thưởng “Sách quản lý hay nhất của năm” của Học viện Quản lý vào năm 1969 cho cuốn sách “Tổ chức và Môi trường” của họ. Cuốn sách này “đã bổ sung lý thuyết dự phòng vào vốn từ vựng của sinh viên về hành vi tổ chức.” Anh ấy sống ở Cambridge, MA cùng với vợ Patricia, và con chó của họ.