Hướng dẫn thủ tục đăng ký việc thay đổi hộ tịch.

Luật sư tư vấn:

1. Thay đổi hộ tịch là gì?

Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết. Tương tự, Các sự kiện quan trọng thường được ghi nhận bao gồm việc khai sinh, khai tử, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, ly thân tư pháp, nhận nuôi con nuôi, hợp pháp hoá lãnh sự…. Ngoài ra, ở một số nước, việc nhập cư, di dân, và bất kỳ thay đổi nơi cư trú, chỗ ở có thể bị yêu cầu phải thông báo đến cơ quan nhà nước.

Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật. (Theo Khoản 10 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).

Theo quy định của Luật hộ tịch 2014 về thay đổi, cải chính hộ tịch:

“Điều 26. Phạm vi thay đổi hộ tịch

1. Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.

2. Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con nuôi.”

2. Thẩm quyền thay đổi hộ tịch

Căn cứ Luật Hộ tịch năm 2014, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi hộ tịch bao gồm:

Điều 46. Thẩm quyền đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

2. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

3. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.

3. Thủ tục thay đổi hộ tích:

Thủ tục thay đổi hộ tịch được thực hiện theo điều 28, Luật hộ tịch năm 2014 cụ thể là:

“Điều 28. Thủ tục đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch

1. Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.

Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

3. Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch.

Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch”

3.1. Trình tự thực hiện đăng ký thay đổi hộ tịch

– Người có yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm:

+ Tờ khai đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc (theo mẫu);

+ Các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

+ Giấy tờ tùy thân gồm: Hộ chiếu, CMND, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có ảnh và thông tin cá nhân;

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký.

+ Văn bản ủy quyền về việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ.

– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

– Sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, công chức tư pháp

– hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì ký Trích lục hộ tịch tương ứng (Trích lục thay đổi hộ tịch/Trích lục cải chính hộ tịch/Trích lục bổ sung thông tin hộ tịch) cấp cho người yêu cầu; công chức tư pháp

– hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra nội dung giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký vào Sổ. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức tư pháp

– hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn; bổ sung thông tin hộ tịch vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung. Trường hợp đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch không phải tại nơi đăng ký hộ tịch trước đây thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Ủy ban nhân dân nơi đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch. Trường hợp nơi đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến Bộ Ngoại giao để chuyển đến Cơ quan đại diện ghi vào Sổ hộ tịch.

3.2. Thời gian và phí đăng ký thay đổi hộ tịch

– Thời gian đăng ký thay đổi hộ tịch

+ 03 ngày làm việc đối với yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch; trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc.

+ Ngay trong ngày làm việc đối với yêu cầu bổ sung hộ tịch, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Phí đăng ký thay đổi hộ tịch

Lệ phí : 15.000 Đồng (Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật, người cao tuổi.)

4. Mẫu tờ khai đăng ký việc thay đổi hộ tịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

* * *

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI HỘ TỊCH

Kính gửi(1): …………………………………………………………

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …………………………………

Nơi cư trú(2): …………………………………………………………

Giấy tờ tùy thân(3): …………………………………………………

Quan hệ với người đề nghị được thay đổi hộ tịch: …………………………………………..

Đế nghị cơ quan đăng ký việc(4): ………………………cho người có tên dưới đây:…………

Họ, chữ đệm, tên: ……………………… Giới tính: ……………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ………………… Dân tộc: ………… Quốc tịch: ………………

Giấy tờ tùy thân(3): ………………………………………………………………..

Nơi cư trú (2): …………………………………………………………………………..

Đã đăng ký khai sinh(5) ngày……… tháng …….năm………tại số:…… Quyển số: ……… của ……………

Từ(6): ………………………………………………………………………………………………..

Thành: …………………………………………………………………………………………..

Lý do: ……………………………………………………………………………. …………………

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật vế cam đoan của mình.

Làm tại: ……… ngày …….. tháng …….. năm ………

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

Ý kiến của người được thay đổi họ, tên Ý kiến của cha và mẹ (nếu người thay đổi họ từ đủ 9 tuổi trở lên) chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi).

5. Hướng dẫn làm tờ khai thay đổi tên họ

Bạn khai Tờ khai theo cách thức sau:

Tại mục (1): Bạn ghi tên UBND cấp xã hoặc cấp huyện có thẩm quyền giải quyết theo Bước 2 bên dưới.

Tại mục (2): Bạn ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì bạn ghi theo nơi đang sinh sống.

Tại mục (3): Bạn ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người được thay đổi họ tên như: hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (Ví dụ: Chứng minh nhắn dân sổ 001089123 do Công an Thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

Tại mục (4): Bạn ghi rõ nội dung thay đổi là thay đổi họ, thay đổi tên hoặc thay đổi cả họ và tên.

Tại mục (5): Bạn ghi rõ thông tin về việc đăng ký khai sinh trước đầy

Ví dụ: khai sinh ngày 05 tháng 01 năm 2015 tại số 10 quyển sô’ 01/2015 của UBND xã Hà Hồi, huyện Thường Tín, Thành phô’ Hà Nội

Tại mục (6): Ghi rõ nội dung thay đổi

Ví dụ: từ Nguyễn Văn Nam thành Vũ Văn Nam.

6. Phân biệt thay đổi với cải chính hộ tịch

7. Các hành vi bị nghiêm cấm khi thực hiện các thủ tục về hộ tịch

Luật Hộ tịch 2014, Nghiêm cấm cá nhân thực hiện các hành vi sau đây:

– Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch;

– Đe dọa, cưỡng ép, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch;

– Can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch;

– Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch;

– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

– Đưa hối lộ, mua chuộc, hứa hẹn lợi ích vật chất, tinh thần để được đăng ký hộ tịch;

– Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào;

– Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình 2014;

– Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.