Khái quát về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp?

Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.

Phương thức thanh toán: Là cách thức, phương pháp thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Dạng thức đơn giản và cổ xưa nhất của thanh toán là hàng đổi hàng. Trong thế giới hiện đại, các hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, tín dụng, ghi nợ, séc, Bitcoin và các loại tiền mã hóa,… Trong giao dịch thương mại, thanh toán thường phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Trong các giao dịch phức tạp, thanh toán còn bao gồm cả chuyển cổ phiếu và các dàn xếp khác của các bên. Bên cạnh đó, theo xu hướng tiêu dùng hiện đại, tiền giấy sẽ được thay thế dần bởi thẻ thanh toán điện tử, thẻ thông minh, ví điện tử, mã vuông (QR) ngay trên cả điện thoại di động. Có hai phương thức thanh toán chủ yếu:

Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…

Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận.

Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Thông thường có hai hình thức thanh toán cơ bản là:

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại  thanh  toán  như:  thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng  và  các loại  giấy tờ có giá trị như tiền… đây là các hình thức thanh  toán  giữa hai bên.  Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù  hợp  với  các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì  các khoản  mua có  giá trị lớn  việc thanh toán  trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.

Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực  hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán  bù trừ qua  các đơn vị  trung gian  là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, thanh toán bằng thẻ thanh toán, thanh toán bằng thư tín dụng- L/C.

Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản  lập  trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu của ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn  chịu trách nhiệm  về sử dụng Séc. Séc  chỉ phát hành khi tài khoản   ở ngân hàng   có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. Ở Việt Nam séc được đưa vào sử dụng theo quyết đinh của ngân hàng sô 57/NHQĐ ngày 24/6/1987.

Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một  số tiền nào đó từ khách  hàng  hoặc các đối tượng khác.

Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà  người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ.

Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ  vào  lệnh  đó  để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đon vị thụ hưởng. Việc Ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được  phép trừ trường hợp  đã có thỏa thuận bằng văn bản.

Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ  mua  và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau.  Theo hình  thức  thanh  toán  này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với  nhau do  bù trừ  lẫn  nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần  phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán  giữa hai  bên  phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi.

Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức  này khi  mua hàng,  bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng thanh toán nội bộ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền  thanh  toán  chủ  yếu là ngoại tệ.

Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ, người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền mặt hoặc thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ tại các điểm chấp nhận thanh toán bằng thẻ.

Trong hoạt động kinh doanh thương mại cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và lợi thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phương thức giao dịch, mua bán thích hợp đem lại lợi ích kinh tế lớn nhất cho doanh nghiệp.

Với chức năng thông tin và kiểm tra, để đảm bảo theo dõi hoạt động thanh toán với người mua và người bán một cách chính xác, có hệ thống kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

Kế toán phải tổ chức đầy đủ, hợp lý hệ thống chứng từ và công tác hạch toán ngay từ lúc bắt đầu diễn ra nghiệp vụ thanh toán với từng khách hàng và nhà cung cấp. Việc tổ chức đầy đủ như vậy sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin cho quá trình quản trị tài chính.

Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả theo chi tiết từng đối tượng, từng khoản nợ đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn.

Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán số còn nợ. Nếu  cần thiết có thể  yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản.

Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp  hành kỷ luật.

Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời cũng cần xây dựng nguyên tắc quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người mua, người bán sao  cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm  của doanh nghiệp  mà  vẫn  đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ.

Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý có biện pháp xử lý phù hợp.

Đồng thời, kế toán cũng cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và công nợ phải trả. Đây là đòi hỏi cơ bản của bất kỳ một hệ thống kế toán nào để đảm bảo theo dõi được các nghiệp vụ một cách đầy đủ và chính xác.

Để đảm bảo theo dõi các khoản công nợ hợp lý, kế toán cần phải xây dựng nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán  với người mua và người bán cho từng lần phát sinh giao dịch cả về đối tượng, thời hạn và số tiền trong giao dịch kế toán nhất định. Nhờ đó đôn đốc thanh toán nợ và thu hồi các khoản nợ kịp thời, tránh xảy ra tình trạng thất thoát vốn.

Thực hiện tốt tất cả các nhiệm vụ trên sẽ giúp hệ thống kế toán của doanh nghiệp thực hiện tốt vai trò cung cấp thông tin và kiểm tra của mình, hỗ trợ hiệu quả và kịp thời cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Quan hệ thanh toán không chỉ là một yếu tố trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc bảo đảm hoạt động thanh toán được tiến hành một cách linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.

Trước hết việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán sẽ hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho quản trị tài chính. Các thông tin đó có thể về số tiền nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán đối với từng đối tượng. Thông qua các thông tin này các nhà lãnh đạo sẽ có những chính sách về thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, kế toán cũng chính là công cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán, cũng như các khoản phải thu và phải trả. Bởi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được biểu hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh toán tất yếu cũng phải thông qua kế toán. Từ sự quản lý như vậy giám đốc doanh nghiệp sẽ có những biện pháp kịp thời để chi trả các khoản nợ và thu hồi nợ kịp thời. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp có sự tự chủ về tình hình tài chính, góp phần duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Có thể nói hoạt động thanh toán là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý tài chính, nó ảnh hưởng trọng yếu tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đây sẽ là nhân tố quyết định giúp doanh nghiệp ổn định tình hình tài chính và đảm bảo cho tình hình tài chính lành mạnh.

Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hàng đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán diễn ra kịp thời.

Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, và có xác nhận bằng văn bản.

Đối chiếu các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi ra đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư thực tế.

Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh theo số dư thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp.

Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ.

Chứng từ sử dụng

-Hợp đồng bán hàng (đối với KH có giao dịch lớn /1 lần giao dịch)

-Phiếu xuất kho

-Phiếu thu

-Hóa đơn GTGT

-Giấy báo có ngân hàng

-Biên bản đối chiếu công nợ

-Giấy nộp tiền

-Biên bản thanh lý hợp đồng

-Các chứng từ có liên quan khác

Sổ sách sử dụng

-Sổ chi tiết phải thu của khách hàng

-Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng

-Số cái tài khoản 131

Tài khoản sử dụng

-Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về  tiền bán sản  phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.

Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng