Kính thưa Luật sư của LVN Group. Công ty chúng tôi đang gặp bất động trong chế độ nghỉ phép năm. Rất mong nhận được tư vấn thấu đáo từ Luật sư của LVN Group về các vấn đề sau đây:

– Người lao động bắt đầu được hưởng ngày nghỉ hằng năm khi nào?

– Ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo thâm niên làm việc được tính từ thời điểm nào, theo năm Dương lịch hay năm tài chính của doanh nghiệp?

Người hỏi: Nguyễn Tuân – Hải Phòng

1. Cơ sở pháp lý về ngày nghỉ hằng năm

– Bộ luật lao động 2019

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP

– Nghị định 12/2022/NĐ-CP

2. Pháp luật lao động quy định về ngày nghỉ hằng năm như thế nào?

Điều 113 Bộ luật lao động 2019 quy định về Nghỉ hằng năm như sau:

1. Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:

a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;

b) 14 ngày làm việc đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm;

c) 16 ngày làm việc đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

2. Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.

3. Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

4. Người sử dụng lao động có trách nhiệm quy định lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và phải thông báo trước cho người lao động biết. Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để nghỉ hằng năm thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa 03 năm một lần.

5. Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được tạm ứng tiền lương theo quy định tại khoản 3 Điều 101 của Bộ luật này.

6. Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm.

7. Chính phủ quy định chi tiết điều này.

Theo đó, người lao động nào có đủ 12 tháng làm việc thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động. Số ngày nghỉ hằng năm của người lao động sẽ tăng thêm theo thâm niên làm việc, cứ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm của người lao động sẽ được tăng thêm tương ứng với 01 ngày.

3. Nghỉ hằng năm tính theo năm dương lịch hay tính theo năm tài chính của doanh nghiệp?

Thông thường, ngày nghỉ hằng năm sẽ được người sử dụng lao động tính theo năm Dương lịch, cụ thể là từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm tương ứng nhưng cũng có một số doanh nghiệp lại chọn năm tài chính của doanh nghiệp để tính ngày nghỉ hằng năm cho người lao động, ví dụ như từ ngày 01/2 đến hết ngày 31/1 của năm sau.

Bộ luật lao động 2019 chưa điều chỉnh việc chọn năm Dương lịch hay là năm tài chính của doanh nghiệp để làm cơ sở tính ngày nghỉ hằng năm cho người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, các cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền cũng không có quan điểm trái chiều, chỉ cần người sử dụng lao động đáp ứng điều kiện là phải quy định rõ năm Dương lịch hoặc năm tài chính của doanh nghiệp sẽ làm cơ sở để tính số ngày nghỉ hằng năm cho người lao động trong nội quy lao động hay thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp.

4. NLĐ ký kết hợp đồng không bắt đầu từ đầu năm Dương lịch/năm tài chính tính ngày nghỉ hằng năm như thế nào?

Một thực tiễn là không phải người lao động nào cũng giao kết hợp đồng lao động làm việc bắt đầu từ đầu năm Dương lịch hoặc năm tài chính của doanh nghiệp. Do đó, người lao động có thể không được hưởng trọn vẹn số ngày nghỉ hằng năm theo quy định. Bộ luật Lao động chưa có quy định nào hướng dẫn cụ thể về thời điểm người lao động được hưởng ngày nghỉ hằng năm cũng như cách tính số ngày nghỉ hằng năm trong trường hợp này.

Theo quy định của Bộ luật Lao động được trích dẫn ở trên, có thể hiểu rằng từ thời điểm người lao động làm việc đủ 12 tháng cho người sử dụng lao động thì người lao động mới bắt đầu được hưởng số ngày nghỉ hằng năm cho khoảng thời gian 12 tháng đã làm việc. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý thêm rằng đối với người lao động nào có dưới 12 tháng làm việc thì cũng được hưởng số ngày nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng đã làm việc. Tương tự, số ngày nghỉ hằng năm theo thâm niên cũng sẽ được cộng thêm cho người lao động bắt đầu từ ngày người lao động làm đủ 05 năm theo hợp đồng lao động giao kết với người sử dụng lao động.

Như vậy, ví dụ như người sử dụng lao động quy định ngày nghỉ hằng năm của người lao động là 12 ngày, tính theo năm Dương lịch từ ngày 01/01 đến ngày 31/12, người lao động bắt đầu làm việc vào ngày 01/8/2021, rơi vào khoảng giữa năm Dương lịch, thì ngày nghỉ hằng năm của người lao động trong năm 2021 (tính đến ngày 31/12/2021) sẽ là 05 ngày, được tính theo tỷ lệ 05 tháng của thời gian làm việc vì tính cho đến ngày 31/12/2021, người lao động vẫn chưa làm việc cho doanh nghiệp đủ 12 tháng. Đối với những ngày nghỉ hằng năm của người lao động trong năm 2022, do đến ngày 01/8/2022 người lao động mới làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp, nên số ngày nghỉ hằng năm trong năm 2022 của người lao động được tính từ ngày 01/01/2022 đến ngày 01/8/2022 cũng sẽ được tính theo tỷ lệ tương tự như trường hợp nêu trên (07 ngày). Mặc dù từ ngày 01/8/2022 trở đi, người lao động đã làm việc đủ 12 tháng nhưng do người sử dụng lao động chọn tính ngày nghỉ hằng năm theo năm Dương lịch cho nên người lao động cũng sẽ được hưởng những ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ thời gian làm việc từ ngày 01/8/2022 đến ngày 31/12/2022. Bắt đầu từ ngày 01/01/2023 trở đi, người lao động sẽ được hưởng số ngày nghỉ hằng năm là 12 ngày. Số ngày nghỉ hằng năm theo thâm niên sẽ được cộng thêm vào ngày nghỉ hằng năm cho người lao động bắt đầu kể từ ngày 01/8/2026.

Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách tính ngày nghỉ hằng năm trong một số trường hợp đặc biệt như sau:

1. Số ngày nghỉ hằng năm của người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng theo quy định tại khoản 2 Điều 113 của Bộ luật Lao động được tính như sau: lấy số ngày nghỉ hằng năm cộng với số ngày được nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có), chia cho 12 tháng, nhân với số tháng làm việc thực tế trong năm để tính thành số ngày được nghỉ hằng năm.

2. Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ tháng, nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương của người lao động (nghỉ lễ, tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương theo Điều 112, Điều 113, Điều 114 và Điều 115 của Bộ luật Lao động) chiếm tỷ lệ từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận thì tháng đó được tính là 01 tháng làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm.

3. Toàn bộ thời gian người lao động làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được tính là thời gian làm việc để tính ngày nghỉ hằng năm tăng thêm theo quy định tại Điều 114 của Bộ luật Lao động nếu người lao động tiếp tục làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.

5. Thời gian đi đường có được tính thêm vào thời gian nghỉ hằng năm của người lao động không?

Khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động đi bằng các phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 02 ngày thì từ ngày thứ 03 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm và chỉ được tính cho 01 lần nghỉ trong năm. (khoản 6 Điều 113 BLLĐ)

Theo đó, khi nghỉ hằng năm, nếu người lao động có thời gian đi đường, di chuyển bằng các phương tiện vận chuyển đường dài, thì thời gian đó có thể được xem xét để tính thêm ngoài những ngày nghỉ hằng năm như được các bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Điều kiện để thời gian đi đường được tính thêm

Thời gian đi đường sẽ được tính thêm vào ngày nghỉ hằng năm của người lao động (ngoài các ngày phép hằng năm được hưởng nguyên lương mà người lao động được phép nghỉ theo thỏa thuận) khi thỏa mãn đủ các điều kiện sau đây:

– Người lao động sử dụng một trong các phương tiện đường bộ, đường sắt hoặc đường thủy để đi và về trong thời gian nghỉ phép hằng năm. Như vậy, các phương tiện đường hàng không sẽ không được áp dụng theo quy định này;

– Số ngày đi đường cho cả chuyến đi và chuyến về phải trên 02 ngày. Theo đó, thời gian đi đường được cộng thêm vào ngày nghỉ hằng năm chỉ bắt đầu tính từ ngày thứ 03 trở đi. Trên thực tế, để đảm bảo cho việc chính xác và công bằng, người sử dụng lao động thường yêu cầu người lao động cung cấp các giấy tờ chứng minh để xem xét (ví dụ như vé xe ô tô, vé tàu hỏa); và

– Việc tính hưởng thêm thời gian đi đường vào ngày nghỉ hằng năm của người lao động chỉ được áp dụng cho 01 lần nghỉ trong năm. Thông thường, lịch nghỉ phép năm sẽ được thực hiện trong năm Dương lịch, cụ thể là từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm tương ứng (cũng có một số doanh nghiệp quy định lịch nghỉ hằng năm sẽ được thực hiện trong năm tài chính của doanh nghiệp) và theo đó, người lao động sẽ được người sử dụng lao động tính thêm ngày nghỉ đi đường vào ngày nghỉ hằng năm trong đợt nghỉ của năm đó.

Tiền tàu xe và tiền lương cho những ngày đi đường của người lao động

Về nguyên tắc, tiền tàu xe và tiền lương cho những ngày đi đường sẽ do người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận. Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, người lao động được quyền xin người sử dụng lao động tạm ứng một khoản tiền lương ít nhất bằng với tiền lương của những ngày nghỉ. Trong đó, tiền lương của những ngày nghỉ sẽ được tính theo tiền lương theo hợp đồng lao động tại thời điểm người lao động nghỉ hằng năm có hưởng lương. (Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Ngoài ra, khi người sử dụng lao động chi trả lợi ích về tiền tàu xe, tiền lương cho người lao động theo quy định nói trên, về mặt pháp lý, để có thể được xem là chi phí hợp lệ được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp, người sử dụng lao động nên quy định rõ về việc chi trả này trong thỏa ước lao động tập thể. Nếu chưa có thỏa ước lao động tập thể thì nên quy định nội dung này trong hợp đồng lao động hay phụ lục hợp đồng lao động của từng người lao động.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về một số vấn đề pháp luật lao động. Bạn đọc có bất cứ vướng mắc nào trong lĩnh vực lao động vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận Luật sư của LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.0191 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật LVN Group. Rất mong nhận được sự hợp tác!

Luật LVN Group (Tổng hợp và phân tích)