Thưa Luật sư của LVN Group, theo quy định pháp luật lao động có phải mọi công ty đều cần phải có nội quy lao động hay không? Và trường hợp nào cũng sẽ phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước? Trường hợp công ty không đăng ký với cơ quan nhà nước thì có được áp dụng nội quy để xử lý kỷ luật người lao động hay không? Khi không đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước thì bị xử phạt hành chính như thế nào? Rất mong được Luật sư của LVN Group giải đáp mọi thắc mắc của tôi. Tôi xin cảm ơn!
Người hỏi: Quỳnh Nga – Thái Nguyên
1. Cơ sở pháp lý về nội quy lao động
– Bộ luật lao động 2019
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP
2. Có phải mọi công ty đều phải có nội quy lao động?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành quy định về những yêu cầu được đặt ra đối với người lao động trong việc tuân thủ thời gian, công nghệ và sự điều hành sản xuất, kinh doanh của người sử dụng.
Việc ban hành nội quy lao động nhằm duy trì trật tự trong doanh nghiệp, là cơ sở để điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất đồng thời đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp thiết lập kỷ luật lao động và xử lý vi phạm xảy ra.
Điều 11 Bộ luật lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Theo quy định này thì rõ ràng không phân biệt về quy mô, tính chất kinh doanh của người sử dụng lao động mà bất kể người sử dụng lao động nào cũng sẽ phải ban hành nội quy lao động và sự khác nhau ở đây chính là hình thức thể hiện của nội quy lao động sẽ phụ thuộc vào quy mô sử dụng người lao động của người sử dụng lao động. Cụ thể, đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
Nội dung này được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 69). Theo đó, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải ban hành bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Như trên đã nêu, nội quy lao động được ban hành nhằm duy trì trật tự trong công ty, điều hành mọi hoạt động trong công ty sao cho hiệu quả. Đồng thời nội quy cũng thiết lập kỷ luật lao động để làm căn cứ áp dụng xử lý người lao động vi phạm, do đó, việc ban hành bằng văn bản sẽ là một tài liệu minh thị rõ ràng hơn so với ban hành chỉ bằng lời nói.
Như vậy, theo phân tích ở trên thì pháp luật lao động hiện hành buộc mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động, và quy mô người lao động chỉ xác định hình thức mà nội quy lao động được thể hiện (văn bản hay là bằng lời nói).
3. Trường hợp nào cũng phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước?
Về vấn đề đăng ký nội quy lao động được quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động 2019 và theo đó, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Như vậy, chỉ đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên (ban hành nội quy lao động bằng văn bản) mới phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước.
Về trình tự, thủ tục được hướng dẫn như sau:
– Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động;
– Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động mà nội dung của nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Lưu ý: Nếu người sử dụng lao đọng có nhiều chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản cuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
4. Không đăng ký nội quy với cơ quan nhà nước thì có được áp dụng?
Theo như phân tích ở mục 2 và 3, trường hợp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước đó là người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Và trường hợp này, thời điểm phát sinh hiệu lực của nội quy lao động được quy định là sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Như vậy, đối với trường hợp không phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước thì thời điểm phát sinh hiệu lực của nội quy lao động sẽ do người sử dụng lao động quy định và trường hợp này không đăng ký nội quy lao động thì vẫn được phép áp dụng. Còn trường hợp phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước mà không tiến hành các thủ tục đăng ký theo quy định thì sẽ không có cơ sở làm phát sinh hiệu lực của nội quy lao động, do đó, cũng không được áp dụng nội quy lao động tại đơn vị.
5. Xử phạt vi phạm hành chính hành vi vi phạm quy định liên quan đến nội quy lao động
Các hành vi vi phạm quy định liên quan đến nội quy lao động gồm:
– Không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niem yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc;
– Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên;
– Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
– Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
– Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
Biện pháp xử phạt hành chính được áp dụng đối với các hành vi vi phạm nêu trên là phạt tiền, trong đó mức phạt thấp nhất là 1 triệu đồng và cao nhất là 10 triệu đồng (lưu ý, người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt nêu trên là gấp đôi).
Xem cụ thể tại Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và của pháp luật có liện quan. Nội dung chủ yếu cần có trong nội quy lao động gồm:
– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
– Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, tran phục, tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
– Các trường hợp được tạm chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tmaj thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định;
– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
… Xem chi tiết tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
6. Vai trò của nội quy lao động đối với người sử dụng lao động
Bộ luật lao động không có định nghĩa như thế nào là nội quy lao động. Tuy nhiên, căn cứ vào các nội dung chủ yếu của một nội quy lao động cần có theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động và hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, trong đó quy định trách nhiệm, nghĩa vụ của người lao dộng đối với người sử dụng lao động cũng như các biện pháp chế tài (hình thức xử lý kỷ luật lao động) đối với người lao động nào không chấp hành hoặc chấp hành không đầy đủ nghĩa vụ lao động do người sử dụng lao động quy định.
Về mặt quản trị doanh nghiệp, nội quy lao động của doanh nghiệp thực sự đóng vai trò rất cần thiết giúp người sử dụng lao động đảm bảo sự ổn định, trật tựm nề nếp làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành. Bên cạnh đó, việc ban hành nội quy lao động cũng giúp doanh nghiệp thiết lập được hệ thống các quy tắc về kỷ luật lao động nhằm ngăn ngừa các hành vi vi phạm của người lao động mà có thể gây thiệt hại về tài sản và uy tín của người sử dụng lao động.
1900.0191
Luật LVN Group (tổng hợp và phân tích)