Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng – soạn thảo tờ trình

bài viết dưới đây, công ty Luật TNHH LVN Group xin cung cấp tới quý khách hàng một số khái niệm về văn bản hành chính thường dùng cũng như đưa ra ví dụ cụ thể về cách soạn thảo tờ trình – một loại văn bản hành chính thường được sử dụng.

1. Văn bản hành chính thông dụng là gì ?

Văn bản hành chính thông dụng là loại văn bản được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức để giải quyết các công việc cụ thể phát sinh trong nội bộ cơ quan, tổ chức; hỗ trợ cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả mong muốn.

Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng rất phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, theo đó, căn cứ vào mục đích sử dụng, văn bản hành chính thông dụng được chia thành bốn nhóm sau:

– Văn bản hành chính dùng để thông tin, giao dịch: Công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo, công điện…

– Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện: Biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền…

– Văn bản hành chính dùng để dự kiến công việc sẽ làm: Đề án, dự án, kế hoạch, chương trình…

– Văn bản hành chính dùng để đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ: Nội quy, quy chế…

2. Tờ trình là gì ?

Một trong những loại văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là tờ trình. Tờ trình là văn bản hành chính được sử dụng để cấp dưới đề xuất kiến nghị, chủ trương, chính sách hoặc một sự thay đổi mới mong cấp trên xem xét phê duyệt. Có hai loại tờ trình là tờ trình trình trực tiếp công việc cần đề xuất và tờ trình kèm theo một văn bản khác.

Tờ trình trình trực tiếp công việc là loại văn bản trong đó thể hiện toàn bộ nội dung của công việc được sử dụng trong trường hợp nội dung trình đơn giản, ngắn gọn, không có nhiều mục phải liệt kê . Tờ trình kèm theo một văn bản khác nghĩa là ngoài tờ trình còn có các phụ lục, các văn bản khác đi kèm. Loại tờ trình này được sử dụng trong trường hợp nội dung trình có nhiều tiểu mục nhỏ, mỗi tiểu mục cần diễn giải chi tiết nên thường trong tờ trình chính chỉ nêu khái quát, cụ thể các nội dung để cấp trên nắm bắt toàn thể. Còn từng mục nhỏ sẽ đối chiếu với các phụ lục kèm theo sẽ dễ xem xét hơn, tránh bị rối.

3. Cấu trúc của tờ trình

Cũng giống như các văn bản hành chính thông dụng khác, thông thường, tờ trình cũng có kết cấu gồm 3 phần:

Phần 1: Phần dẫn đề. Thực chất, đây giống như mở bài của một văn bản. Trong phần này, người viết phải nêu một cách ngắn gọn, khái quát nhất về bối cảnh, tình hình và phân tích tính quan trọng của bối cảnh, tình hình đó làm cơ sở dẫn tới “đề suất” cần được thực hiện trong phần nội dung chính. => Khái quát lại, đây là phần nêu vấn đề.

Phần 2: Đây là nội dung chính của tờ trình. Trong phần này, người viết nếu đề suất, phương án, phân tích các đề suất và phương án (nếu cần thiết để tăng tính thuyết phục) … Có thế nêu hết nội dung đề suất trong một văn bản hoặc nếu ý chính và trình bày chi tiết ra một phụ lục kèm theo tờ trình.

Phần 3: Phần kết thúc: Trong phần này, người viết có thể lựa chọn các phương pháp kết đề như nêu ý nghĩa, giá trị của đề suất mong cấp trên xem xét; nêu mong muốn, kiến nghị cấp trên hỗ trợ,…

4. Mẫu tờ trình tham khảo

TỜ TRÌNH

Về kế hoạch tổ chức ngày hội văn hóa các dân tộc tỉnh Bắc Ninh

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh

Bắc Ninh là một tỉnh ở vùng đồng bằng và trung du bắc bộ nơi có 27 dân tộc anh em sinh sống như: Kinh, Tày, Nùng, Hoa… cùng vị trí địa lí và điều kiện tự nhiên hết sức thuận lợi, đã và đang được biết đến là vùng đất giàu truyền thống văn hóa với nhiều loại hình nghệ thuật và các lễ hội dân gian đặc sắc. Cùng với lịch sử hình thành và phát triển hàng nghìn năm, đến nay trên toàn tỉnh Bắc Ninh đã có 495 di tích văn hóa được Nhà nước công nhận và xếp hạng, tổ chức gần 300 lễ hội lớn nhỏ hàng năm và đặc biệt, vào 9/2009, Quan Họ Bắc Ninh đã vinh dự được tổ chức Khoa học, Giáo dục và Văn hóa của Liên hiệp quốc UNESCO công nhận là Di sản văn hóa phi vật thể đại diện của nhân loại.

Để góp phần gìn giữ, phát huy và tôn vinh bản sắc văn hóa các dân tộc, giáo dục truyền thống yêu nước, lòng tự hào dân tộc, củng cố, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, nâng cao đời sống tinh thần, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội. Đồng thời, nhằm giới thiệu quảng bá với bạn bè trong nước và Quốc tế về tiềm năng, thế mạnh phát triển văn hóa, thể thao, du lịch và các giá trị di sản văn hóa các dân tộc tỉnh Bắc Ninh. Sở văn hóa, du lịch và thể thao kính trình UBND tỉnh Bắc Ninh xem xét chỉ đạo về kế hoạch tổ chức ngày hội văn hoa các dân tộc tỉnh Bắc Ninh. Bao gồm các nội dung chính sau:

1. Thời gian, địa điểm tổ chức:

Ngày hội văn hóa các dân tộc sẽ tổ chức trong 03 ngày, từ ngày 10/03/2021đến ngày 12/03/2021. Lễ khai mạc dự kiến bắt đầu vào 8 giờ sáng ngày 10/03/2021; lễ bế mạc diễn ra vào 20 giờ ngày 12/03/2021 tại sân vận động thành phố Bắc Ninh.

2. các hoạt động dự kiến diễn ra trong lễ hội:

2.1. Hoạt động văn hóa:

– Chương trình nghệ thuật đêm ngày 10/02: Tổ chức chương trình nghệ thuật giới thiệu về miền đất, con người và bản sắc văn hóa các dân tộc tỉnh Bắc Ninh (có kịch bản riêng), trình diễn trang phục truyền thống các dân tộc tại sân vận động tỉnh Bắc Ninh do UBND huyện chủ trì, chương trình nghệ thuật do Trung tâm Văn hóa – Thể thao huyện thực hiện.

– Hoạt động văn hóa cộng đồng đường phố (có kịch bản chi tiết riêng). Nội dung: Biểu diễn dân ca, dân vũ, quan họ, tấu nhạc cụ dân tộc của các dân tộc: Kinh, Tày, Nùng, Hoa…. tỉnh Bắc Ninh tại một số điểm trên tuyến đường Quốc lộ 6, đường nội thị khu vực tổ chức các hoạt động ngày hội. của thành phố Bắc Ninh (trong đó có mời đại biểu, du khách cùng tham gia). Do Trung tâm Văn hóa – Thể thao các huyện thực hiện.

– Hội trại Văn hoá, cộng đồng các dân tộc tỉnh Bắc Ninh (Có kế hoạch riêng). Nội dung: Tổ chức giới thiệu 27 trại văn hoá đặc trưng cho 27 dân tộc anh em sinh sống tại tỉnh Bắc Ninh. Trưng bày trang trí trại văn hoá, giới thiệu và bán các sản phẩm nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, ẩm thực, trang phục, công cụ lao động sản xuất; thi múa xòe tại các trại văn hóa.

– Hội thi ẩm thực các dân tộc Bắc Ninh: Thi nấu cơm; trình bày, giới thiệu ẩm thực dân tộc.

+) Thi nấu cơm: Các đội thi nấu cơm phải thực hiện 4 điểm chính: Lấy lửa bằng các hình thức cọ sát vật liệu tự nhiên (không dùng bật lửa, diêm, hoặc than củi…); kê bếp, nấu cơm (tự giã gạo, không dùng gạo có sẵn để nấu); thịt gà (phải đun nước thịt gà tại chỗ), chế biến các món ăn; trình bày mâm cơm.

+) Trình bày, giới thiệu ẩm thực dân tộc: Mỗi đội chuẩn bị trước một mâm cơm, bao gồm các món ăn dân tộc độc đáo và hấp dẫn, mang đặc trưng riêng của dân tộc mình (bao gồm cả các món ăn vừa được chế biến ở phần thi nấu cơm). Các món ăn phải được chế biến, kết hợp hài hòa từ các loại thực phẩm động vật, thực vật, đảm bảo ngon, chất lượng, an toàn và trình bày đẹp mắt.

2.2. Hoạt động thể thao dân tộc, trò chơi dân gian (có thể lệ riêng):

– Thi kéo co, đẩy gậy, đánh tu lu (dành cho các đội thi)

– Thi bắn nỏ (phần thi dành cho khách du lịch): Tổ chức cho du khách trải nghiệm với môn thể thao dân tộc (bắn nỏ), có tính điểm trao thưởng.

– Trò chơi dân gian (có thể lệ riêng )

+) Tung Còn (dành cho du khách): Ban tổ chức chuẩn bị cột còn, quả còn; du khách mua vé, tham gia thi; mỗi du khách được tung tối đa không quá 03 quả còn, nếu trúng vòng còn sẽ được trao thưởng.

+) Trò chơi Rồng ấp trứng, Vật gậy, Ném Pao, Đánh Yến: Tổ chức thi giữa huyện Quế Võ, Gia Lương, Tiên Sơn, Thuận Thành, Yên Phong.

2.3. Hoạt động du lịch, thương mại:

– Tổ chức Cuộc thi sáng tác biểu trưng (logo) Bắc Ninh; quà tặng du lịch Bắc Ninh; ảnh đẹp các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh của Bắc Ninh xưa và nay. (Thực hiện theo Kế hoạch số 892/KH-UBND ngày 01/11/2015 của UBND tỉnh về tổ chức cuộc thi sáng tác biểu trưng (logo) Bắc Ninh; quà tặng du lịch Bắc Ninh; ảnh đẹp các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh của Bắc Ninh xưa và nay).

– Tổ chức các tour du lịch văn hóa Bắc Ninh: Kết hợp cùng với Ban quản lý Di tích – Danh thắng, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du lịch và các Công ty, doanh nghiệp có tài nguyên du lịch trên địa bàn, tổ chức tư vấn và thực hiện các tour du lịch đến các di tích, danh thắng, điểm tham quan du lịch, bao gồm: khu du lịch văn hóa Quan họ Cổ Mễ; Khu du lịch văn hóa Đền Đầm; Khu du lịch văn hóa Phật Tích..

– Hội chợ thương mại: Tổ chức không gian hội chợ phục vụ nhu cầu trao đổi, mua bán các mặt hàng, các sản phẩm tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp do Công ty CP tổ chức sự kiện và hội chợ toàn cầu Hà Nội phối hợp tổ chức.

3. Đại biểu tham dự lễ hội:

– Lãnh đạo Bộ văn hóa, thể thao và du lịch và một số bộ ngành khác;

– Lãnh đạo Vụ Văn hóa dân tộc;

– Lãnh đạo Thành ủy, HĐND, UBND tỉnh Bắc Ninh;

– Lãnh đạo các sở ban ngành tỉnh Bắc Ninh;

– Các cơ quan, đơn vị truyền thông, báo chí;

– Các đơn vị, doanh nghiệp, công ty trong và ngoài tỉnh tài trợ kinh phí cho ngày hội.

4. Kinh phí tổ chức lễ hội:

– Kinh phí tổ chức dự kiến sẽ trích từ ngân sách tỉnh giao cho sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch năm 2016 và nguồn đóng góp từ các nhà tài trợ, vận động sự đóng góp của nhân dân địa phương.

Các đơn vị tham dự sẽ chủ động lo kinh phí đi lại, ăn nghỉ và tham gia các nội dung chương trình ngày hội.

Ngày hội văn hóa các dân tộc là hoạt động quy mô lớn, giới thiệu, quảng bá về tiềm năng, thế mạnh phát triển văn hóa, thể thao, du lịch và các giá trị di sản trong công cuộc đổi mới, hội nhập và phát triển. Các hoạt động trong Ngày hội góp phần giữ gìn, phát huy và tôn vinh bản sắc văn hóa các dân tộc, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân tộc đồng thời thể hiện vị thế, tiềm năng phát triển trên các lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch của Bắc Ninh đối với các tỉnh trong khu vực. Vì vậy, Sở văn hóa, thể thao và du lịch kính trình UBND tỉnh phê duyệt và cho ý kiến chỉ đạo về kế hoạch tổ chức ngày hội văn hóa các dân tộc tỉnh Bắc Ninh. Sở Văn hóa, thể thao và du lịch kính mong sự quan tâm chỉ đạo của UBND tỉnh cùng sự phối hợp của các sở ban ngành trên địa bàn tỉnh tạo điều kiện hỗ trợ về kinh phí và cơ sở vật chất để tổ chức lễ hội.

Giám đốc Sở văn hóa, thể thao và du lịch kính trình và xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Ninh.

Chúng tôi trân trọng cảm ơn!

5. Lưu ý khi soạn thảo tờ trình

Về hình thức, tờ trình là một trong các loại văn bản hành chính nên về thể thức kỹ thuật trình bày, cần tuần thủ các quy định của pháp luật về soạn thảo văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2020.

Mời bạn tham khảo nội dung nghị định 30/2020/NĐ-CP tại đây.

Nội dung của tờ trình, tờ trình thường có cấu trúc 03 phần (như nêu tại mục 3). Tuy nhiên, không nhất thiết phải ghi rõ phần 1: Đề suất, phần 2: Nội dung chính và phần 3: Kết luận. Quý khách hàng có thể tham khảo cách viết tờ trình tại mục số 4 trong bài viết này để thấy cách dẫn đề, cách viết nội dung chính và cách đưa ra kết luận của tác giả.

Ngoài ra, cần lưu ý về lối diễn đạt và ngôn ngữ sử dụng trong tờ trình. Đây là một trong các văn bản hành chính nhà nước, tuy là dạng văn bản nghị luận như tờ trình không mang tính học thuật như các bài văn viết. Tờ trình mang tính thực tiễn. Do vậy, nội dung trình bày trong tờ trình cần hết sức ngắn gọn, diễn đạt rõ ràng, mạch lạc, không phải lan man vào phân tích từng nội dung, phải thực tế và không cần sử dụng quá nhiều các biện pháp tu từ. Ngôn ngữ trong tờ trình cũng phải trang trọng, lịch sự, phổ thông – từ ngữ sử dụng dễ hiểu, không đa nghĩa và phải thể hiện rõ tính chất hành chính và tính chuẩn mực của người viết, không mang khuynh hướng cá nhân.

Trân trọng!