Lưu giữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Thuế của Công ty luật LVN Group

>> Luật sư tư vấn pháp luật Thuế, gọi: 1900.0191

Trả lời:

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận Luật sư của LVN Group tư vấn pháp luật của Công ty Luật LVN Group. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ Luật sư của LVN Group của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

Cơ sở pháp lý:

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Nội dung tư vấn:

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP định nghĩa về tại khoản 2 Điều 3 như sau: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm 02 loại:

– Không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

– Có mã của cơ quan thuế: Dược cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Trong đó, mã của cơ quan thuế là một dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

– Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với trường hợp cung cấp dịch: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Dù mới chỉ được áp dụng trong một thời gian chưa dài, nhưng hóa đơn điện tử đã chứng minh được nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Có thể điểm lại một số lợi ích khi sử dụng loại hóa đơn này như sau:

– Tiết kiệm chi phí:

Khi sử dụng hóa đơn, các đơn vị không tốn chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… Theo đó, chi phí của hóa đơn điện tử ước tính chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.

– Thời gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng:

Với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài click, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ đâu, miễn là có internet; thay vì phải vận chuyển hóa đơn qua bưu điện như hóa đơn giấy.

– Có độ an toàn, chính xác cao:

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…

– Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Khi sử dụng hóa đơn này, các đơn vị không phải đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn sử dụng.

4. Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Trước đây, những nội dung của có trên hóa đơn được quy định tại Điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nay, tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những nội dung này được quy định bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

– Thời điểm lập hóa đơn;

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Bộ Tài chính được giao hướng dẫn những nội dung bắt buộc có trên hóa đơn và những nội dung không nhất thiết phải có. Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện nay, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về vấn đề này vẫn chưa được ban hành.

5. Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Hóa đơn được công nhận là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

– Về nội dung: Có đầy đủ nội dung bắt buộc như nêu trên;

– Về thời điểm lập hóa đơn: Với trường hợp bán hàng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn việc việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng; Với trường hợp cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

– Về định dạng hóa đơn: Theo định dạng chuẩn dữ liệu như quy định của Bộ Tài chính.

– Về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Phải nhận được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế…

– Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

6. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Trường hợp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.

– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

– Nếu có thay đổi thông tin đã đăng ký, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 như trên.

Bước 2: Lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế

– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn

– Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã

Bước 3: Cấp mã hóa đơn

– Hóa đơn được cấp mã nếu đúng thông tin đăng ký; Đúng định dạng; Đầy đủ nội dung và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn.

– Hệ cấp cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua

Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn

– Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01.

– Hủy những hóa đơn giấy còn chưa sử dụng kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn để lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; ký số trên hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua

Hóa đơn được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

7. Thế nào là lưu giữ hóa đơn điện tử?

Hiểu một cách đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

8. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữu hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:
– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Vví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Theo Nghị định, Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc 05 trường hợp sau:

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.

– Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

– Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

Tổng cục Thuế có thể thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng trên.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Thuế – Công ty luật LVN Group