1. Khái quát

Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định các biện pháp thu thập chứng cứ của cá nhân, cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo đương sự có đầy đủ chứng cứ để cung cấp cho tòa án cũng như đảm bảo các chứng cứ đó có tính hợp pháp.Theo đó, đương sự có quyền tự mình thu thập chứng cứ bằng những biện pháp được quy định tại khoản 1 Điều 97 BLTTDS năm 2015, cụ thể:

Điều 97. Xác minh, thu thập chứng cứ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ bằng những biện pháp sau đây:
a) Thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; thông điệp dữ liệu điện tử;
b) Thu thập vật chứng;
c) Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng;
d) Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó đang lưu giữ, quản lý;
đ) Yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký của người làm chứng;
e) Yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ nếu đương sự không thể thu thập tài liệu, chứng cứ;
g) Yêu cầu Tòa án ra quyết định trưng cầu giám định, định giá tài sản;
h) Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công việc khác theo quy định của pháp luật.

2. Đặc điểm của các chứng cứ

Đối với biện pháp này, để chứng cứ đương sự thu thập có giá trị chứng minh và đảm bảo tính hợp pháp của chứng cứ thì khi thu thập cần đảm bảo chứng cứ đó được xác định theo quy định tại Điều 95 BLTTDS năm 2015:

2.1 Đối với tài liệu đọc được

Đối với tài liệu đọc được thì các đương sự cần thu thập bản chính như hợp đồng mua bán, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng vay tài sản, hợp đồng cho thuê tài sản, di chúc…Trong trường hợp không có bản gốc thì thu thập bản sao có công chứng, chứng thực hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Đối với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thì phải dịch sang tiếng Việt và được công chứng, chứng thực hợp pháp.

2.2 Đối với tài liệu nghe được, nhìn được

Đối với tài liệu nghe được, nhìn được thì đương sự có thể thu thập băng ghi âm, ghi hình. Để nội dung thoả thuận của các đương sự trong băng ghi âm, ghi hình được sử dụng làm chứng cứ thì đương sự phải có văn bản trình bày về xuất xứ của băng ghi âm, ghi hình nếu đương sự tự thu âm, ghi hình hoặc văn bản xác nhận của người đã cung cấp về xuất xứ của băng ghi âm, ghi hình hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình.

2.3 Đối với thông điệp dữ liệu điện tử

Đối với thông điệp dữ liệu điện tử: theo quy định tại khoản 3 Điều 95 BLTTDS năm 2015 thì thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Theo Luật Giao dịch điện tử thì dữ liệu là thông tin dưới dạng kí hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự” và “thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” (khoản 5 và khoản 12 Điều 4). Trên cơ sở Luật Giao dịch điện tử, Toà án nhân dân tối cao đã ban hành Nghị quyết số 04/2016/NQ-HĐTPngày 30/12/2016 hướng dẫn thi hành một số quy định của BLTTDS về gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử, theo đó,thông điệp dữ liệu điện tử trong tố tụng dân sự là dữ liệu điện tử được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử từ đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng đã được ban hành theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Luật Giao dịch điện tử cũng quy định thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ khi đáp ứng điều kiện sau: “1. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. 2. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu; cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác” (Điều 14). Do đó, khi thu thập thông điệp dữ liệu điện tử, các đương sự cần bảo quản, giữ gìn để bảo đảm tình tiết, sự kiện được lưu trữ trong dữ liệu điện tử có đầy đủ 3 thuộc tính của chứng cứ.

3. Thu thập vật chứng

Khi thu thập vật chứng cũng cần đảm bảo theo quy định tại khoản 4 Điều 95 BLTTDS năm 2015, theo đó vật chứng phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ án. Do đó, khi thu thập vật chứng, đương sự phải bảo quản, giữ gìn để đảm bảo tính đặc định của vật chứng trong suốt quá trình giải quyết vụ án.

3.1 Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của NLC hoặc yêu cầu UBND xác nhận chữ kí của NLC

Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng hoặc yêu cầu UBND xác nhận chữ kí của người làm chứng. Đây là trường hợp sự việc xảy ra có sự chứng kiến của người làm chứng, đương sự thu thập chứng cứ từ người làm chứng thông qua: Văn bản trình bày của người làm chứng về nội dung vụ án. Trong trường hợp này đương sự có thể yêu cầu UBND cấp xã xác nhận chữ kí của người làm chứng trong văn bản trình bày của người làm chứng về những nội dung của vụ án. Lời trình bày của người làm chứng được ghi trong băng ghi âm, ghi hình, đĩa ghi âm, ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh. Trong trường hợp này, để lời trình bày của người làm chứng có giá trị chứng minh, đương sự cần có văn bản xác nhận của người làm chứng về xuất xứ của băng ghi âm, ghi hình, đĩa ghi âm, ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh theo quy định tại khoản 5 Điều 95 BLTTDS năm 2015. Ngoài ra, để chứng cứ thu thập được từ người làm chứng hợp pháp, đương sự cần xác định người làm chứng theo quy định tại Điều 77 BLTTDS năm 2015. Theo đó, người làm chứng là người biết các tình tiết liên quan đến vụ án và không bị mất năng lực hành vi dân sự. Đối với người làm chứng là người chưa thành niên, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi thì khi lấy xác nhận của người làm chứng cần có người đại diện theo pháp luật của người làm chứng hoặc là người quản lí, trông nom người đó.

3.2 Yêu cầu CQ, tổ chức, cá nhân cho SC hoặc cung cấp những TL có liên quan đến việc giải quyết vụ việc

Yêu cầu cơ quan , tổ chức, cá nhân cho sao chép hoặc cung cấp những tài liệu có liên quan đến việc giải quyết vụ việc mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ. Đương sự sử dụng biện pháp thu thập chứng cứ này trong trường hợp chứng cứ trong vụ án lại được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền như tranh chấp về hợp đồng đã được công chứng nhưng hợp đồng bị thất lạc, mất… thì đương sự có thể yêu cầu văn phòng công chứng cho sao chụp bản hợp đồng đã công chứng được lưu tại văn phòng hoặc tranh chấp hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất thì đương sự yêu cầu UBND, sở tài nguyên môi trường cho sao chụp hồ sơ nhà, đất liên quan đến tranh chấp của mình. Trong một số trường hợp khác, đương sự cần biết số tiền, số tài khoản của bị đơn tại ngân hàng, tổ chức tín dụng để yêu cầu toà án áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời cùng với việc nộp đơn khởi kiện hoặc sau khi toà án thụ lí vụ án… đương sự yêu cầu ngân hàng, tổ chức tín dụng cung cấp thông tin mà người khởi kiện yêu cầu. Khi yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ liên quan vụ án đang được giải quyết tại toà án, đương sự và cá nhân, cơ quan, tổ chức đang lưu giữ, quản lí chứng cứ thực hiện theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin  và Điều 106 BLTTDS năm 2015 về hình thức yêu cầu cung cấp, trình tự, thủ tục cung cấp, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo quyền tiếp cận thông tin. Theo đó, khi yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ, đương sự phải làm văn bản yêu cầu ghi rõ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp; lí do cung cấp; họ, tên, địa chỉ của cá nhân, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức đang quản lí, lưu giữ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng cứ cho đương sự trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu; trường hợp không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lí do cho người có yêu cầu.

3.3 Yêu cầu tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ nếu đương sự không thể thu thập tài liệu, chứng cứ 

Trường hợp đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập tài liệu, chứng cứ mà vẫn không thể tự mình thu thập được thì có thể đề nghị tòa án thu thập chứng cứ. Đương sự yêu cầu tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ phải làm đơn ghi rõ vấn đề cần chứng minh; tài liệu, chứng cứ cần thu thập; lí do mình không tự thu thập được và nêu rõ biện pháp đề nghị toà án thu thập. Các biện pháp thu thập chứng cứ cụ thể mà đương sự có quyền yêu cầu toà án thu thập bao gồm: lấy lời khai của đương sự (khoản 1 Điều 98); lấy lời khai của người làm chứng (khoản 1 Điều 99); đối chất (khoản 1 Điều 100); xem xét thẩm định tại chỗ (khoản 1 Điều 101); trưng cầu giám định (khoản 1 Điều 102); định giá tài sản (điểm a khoản 3 Điều 104); yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ (khoản 1 Điều 106).

3.4 Yêu cầu tòa án ra quyết định trưng cầu giám định, định giá tài sản 

Để chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ và hợp pháp, trong một số vụ án cần thiết phải tiến hành trưng cầu giám định hoặc định giá tài sản. Tuy nhiên, để kết luận giám định và kết quả định giá tài sản được coi là chứng cứ và toà án sử dụng làm căn cứ cho việc giải quyết vụ án, đương sự cần yêu cầu toà án ra quyết định trưng cầu giám định hoặc định giá tài sản. Đương sự có quyền tự mình yêu cầu giám định sau khi đã đề nghị tòa án trưng cầu giám định nhưng tòa án từ chối yêu cầu của đương sự. Quyền tự yêu cầu giám định được thực hiện trước khi tòa án ra quyết định đưa vụ án ra xét xử theo thủ tục sơ thẩm, quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự (khoản 1 Điều 102 BLTTDS năm 2015).

3.5 Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công việc khác theo quy định của pháp luật 

Để chứng minh cho yêu cầu của mình, đương sự có thể thu thập chứng cứ bằng việc yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện công việc nhất định, ví dụ: yêu cầu thừa phát lại lập vi bằng. Theo quy định tại khoản 8 Điều 94 BLTTDS năm 2015, văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lí do người có chức năng lập là nguồn chứng cứ. Do đó, để tình tiết, sự kiện do thừa phát lại ghi nhận trong văn bản là chứng cứ, đương sự cần thực hiện theo quy định tại khoản 9 Điều 95 BLTTDS năm 2015. Theo đó, việc lập vi bằng của thừa phát lại phải được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại.
Trân trọng!
Bộ phận tư vấn pháp luật dân sự – Công ty Luật LVN Group