1. Khái niệm bí mật thương mại
Bí mật thương mại trong tiếng Anh là Trade secret.
– Bí mật thương mại là những thông tin được sử dụng trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh không được nhiều người biết tới nhưng lại có thể tạo cơ hội cho người sở hữu nó có một lợi thế so với những đối thủ cạnh tranh không biết hoặc không sử dụng những thông tin đó.
Bí mật thương mại bao gồm công thức, thành phần một sản phẩm, thiết kế một kiểu máy móc, công nghệ và kĩ năng đặc biệt, các đề án tài chính, qui trình đấu thầu các dự án có giá trị lớn,…
– Tầm quan trọng của bí mật thương mại
Bí mật thương mại cần phải được bảo vệ vì nó là một loại tài sản đặc biệt mang lại lợi nhuận cho công ty. Nếu bí mật thương mại bị tiết lộ sẽ dẫn đến hậu quả làm mất lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh của công ty.
Vì thế, người lao động trực tiếp liên quan đến bí mật thương mại (những nhân viên kĩ thuật cao cấp, những người làm việc trong bộ phận nghiên cứu và phát triển) có nghĩa vụ bảo mật không được tiết lộ hay sử dụng thông tin tích lũy được trong quá trình làm việc.
2. Các đối tượng bí mật thương mại
Các đối tượng có thể được coi là bí mật thương mại:
– Quy trình, kỹ thuật và bí quyết kỹ thuật trong sản xuất;
– Bộ sưu tập dữ liệu, ví dụ, danh sách khách hàng;
– Kiểu dáng, hình vẽ, kế hoạch và bản đồ;
– Các thuật toán, quy trình được thực hiện trong chương trình máy tính và bản thân chương trình máy tính;
– Công thức để sản xuất sản phẩm;
– Chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh , kế hoạch xuất khẩu, kế hoạch tiếp thị;
– Thông tin tài chính;
– Hồ sơ cá nhân;
– Tài liệu hướng dẫn;
– Nguyên liệu;
– Thông tin về các hoạt động nghiên cứu và triển khai.
Chủ sở hữu bí mật kinh doanh là tổ chức, cá nhân có được bí mật kinh doanh một cách hợp pháp và thực hiện việc bảo mật bí mật kinh doanh đó. BÍ mật kinh doanh mà bên làm thuê, bên thực hiện nhiệm vụ được giao có được trong khi thực hiện công việc được thuê hoặc được giao thuộc quyền sở hữu của bên thuê hoặc bên giao việc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Sử dụng bí mật kinh doanh là việc thực hiện các hành vi sau đây:
– Áp dụng bí mật kinh doanh để sản xuất sản phẩm, cung ứng dịch vụ, thương mại hàng hóa;
– Bán, quảng cáo để bán, tàng trữ để bán, nhập khẩu sản phẩm được sản xuất do áp dụng bí mật kinh doanh;
Chủ sở hữu bí mật kinh doanh không có quyền cấm người khác thực hiện các hành vi sau đây:
– Bộc lộ, sử dụng bí mật kinh doanh thu được khi không biết và không có nghĩa vụ phải biết bí mật kinh doanh đó do người khác thu được một cách bất hợp pháp;
– Bộc lộ dữ liệu bí mật nhằm bảo vệ công chúng theo quy định tại khoản 1 Điều 128 Luật Sở hữu trí tuệ;
– Sử dụng dữ liệu bí mật quy định tại Điều 128 Luật Sở hữu trí tuệ không nhằm mục đích thương mại;
– Bộc lộ, sử dụng bí mật kinh doanh được tạo ra một cách độc lập;
– Bộc lộ, sử dụng bí mật kinh doanh được tạo ra do phân tích, đánh giá sản phẩm được phân phối hợp pháp với điều kiện người phân tích, đánh giá không có thỏa thuận khác với chủ sở hữu bí mật kinh doanh hoặc người bán hàng.
3. Điều kiện bảo hộ bí mật thương mại
Bí mật kinh doanh được bảo hộ nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Không phải là hiểu biết thông thường và không dễ dàng có được;
- Khi được sử dụng trong kinh doanh sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ;
- Được chủ sở hữu bảo mật bằng các biện pháp cần thiết để không bị lộ hoặc không để người khác không dễ dàng tiếp cận được.
Các thông tin bí mật sau đây không được bảo hộ với danh nghĩa bí mật thương mại:
- Bí mật về nhân thân;
- Bí mật về quản lý nhà nước;
- Bí mật về quốc phòng, an ninh;
- Thông tin bí mật khác không liên quan đến kinh doanh.
4. Thủ tục bảo hộ bí mật thương mại
Không giống với sáng chế, bí mật thương mại được bảo hộ mà không cần phải đăng ký- nghĩa là không cần thực hiện bất kỳ thủ tục nào. Theo đó, bí mật thương mại có thể được bảo hộ vô thời hạn hoặc cho đến khi thông tin vẫn còn tính bí mật. Vì một số lý do, việc bảo hộ thương mại có thể là đặc biệt hấp dẫn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, có một số điều kiện đối với thông tin được coi là bí mật thương mại. Việc tuân thủ các điều kiện đó có thể làm cho việc bảo hộ thương mại khó khăn và tốn kém hơn so với ban đầu. Trong khi các điều kiện đó có thể là khác nhau giữa các nước thì vẫn có một số tiêu chuẩn chung được quy định tại Điều 39 Hiệp định TRIPS của Tổ chức thương mại thế giới là:
– Thông tin phải là bí mật (nghĩa là không được biết đến một cách rộng rãi hoặc được tiếp cận một cách dễ dàng bởi những người xử lý thông tin đó một cách thông thường);
– Phải có giá trị thương mại vì nó là bí mật;
– Phải được chủ sở hữu áp dụng những biện pháp thích hợp để giữ bí mật cho thông tin đó (ví dụ, thông qua các điều khoản bảo mật trong hợp đồng sử dụng lao động, các hợp đồng cam kết giữ bí mật, …)
Các hành vi sau đây bị coi là xâm phạm quyền đối với bí mật kinh doanh:
– Tiếp cận, thu thập thông tin thuộc bí mật kinh doanh bằng cách chống lại các biện pháp bảo mật của người kiểm soát hợp pháp bí mật kinh doanh đó;
– Bộc lộ, sử dụng thông tin thuộc bí mật kinh doanh mà không được phép của chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó.
– Vi phạm hợp đồng bảo mật hoặc lừa gạt, xui khiến, mua chuộc, ép buộc, dụ dỗ, lợi dụng lòng tin của người có nghĩa vụ bảo mật nhằm tiếp cận, thu thập hoặc làm bộc lộ bí mật kinh doanh.
– Tiếp cận, thu thập thông tin thuộc bí mật kinh doanh của người nộp đơn theo thủ tục xin cấp phép kinh doanh hoặc lưu hành sản phẩm bằng cách chống lại các biện pháp bảo mật của cơ quan có thẩm quyền.
– Sử dụng, bộc lộ bí mật kinh doanh dù đã biết hoặc có nghĩa vụ phải biết bí mật kinh doanh đó do người khác thu được có liên quan đến một trong các hành vi được Luật Sở hữu trí tuệ liệt kê.
– Không thực hiện nghĩa vụ bảo mật thông tin.
5. Nên lựa chọn bảo hộ dưới dạng bí mật thương mại hay bảo hộ theo cách khác
– Bảo hộ bí mật thương mại không phù hợp cho tất cả các sản phẩm, nhưng cần được xem xét cùng với các hình thức bảo hộ sở hữu trí tuệ khác. Xem xét trên cơ sở từng trường hợp.
– Bảo hộ bí mật thương mại có thể thích hợp:
+ Đối với những sáng chế hoặc quy trình sản xuất không đáp ứng tiêu chuẩn bảo hộ theo hình thức khác
+ Khi bí mật thương mại không được xem là có giá trị lớn để được đáng giá là patent, mẫu hữu ích, kiểu dáng, nhãn hiệu.
+ Khi có khả năng giữ được bí mật thông tin trong một thời hạn đáng kể
+ Nếu thông tin bí mật bao hàm một sáng chế có khả năng được cấp patent có giá trị, bảo hộ bí mật thương mại chỉ phù hợp nếu có thể giữ được bí mật thông tin đó trên 20 năm (thời hạn bảo hộ patent) và nếu những người khác không thể tạo ra sáng chế giống hệt theo cách hợp pháp)
+ Khi bí mật liên quan đến phương pháp hoặc công thức chế tạo chứ không liên quan đến sản phẩm, vì sản phẩm dễ bị phân tích ngược hơn.
+ Khi bạn đã nộp đơn yêu cầu bảo hộ theo hình thức sở hữu trí tuệ khác và đang đợi được cấp patent, đăng ký mẫu hữu ích, kiểu dáng công nghiệp và nhãn hiệu
– Ví dụ số 1
- Hàng chục năm trước, Coca-Cola đã quyết định giữ bí mật công thức đồ uống nhẹ của mình
- Chỉ một vài người trong công ty biết được công thức này
- Được giữ trong một chiếc hầm của một ngân hàng ở Atlanta, Georgia
- Những người biết được công thức bí mật này đã ký hợp đồng không tiết lộ
- Người ta đồn rằng những người này không được đi cùng nhau
- Nếu công thức này được cấp patent, cả thế giới đều có thể sản xuất Coca-Cola
– Ví dụ số 2
- Patent đã được cấp cho hệ thống nối cột hoặc ống (cách gắn các viên gạch với nhau)
- Nhưng ngày nay patent có thời hạn dài và công ty rất cố gắng để tránh không cho các đối thủ cạnh tranh sử dụng các kiểu dáng, nhãn hiệu và bản quyền.
– Ví dụ số 3
- Kết hợp: những khía cạnh khác nhau của một sáng chế, sản phẩm hoặc kinh doanh có thể được bảo hộ bằng việc sử dụng các luật sở hữu trí tuệ khác nhau
- Ví dụ: Phần mềm máy tính: Một người phát triển phần mềm máy tính sáng chế ra một phương pháp mới để làm cho một đối tượng nào đó hữu ích và viết một chương trình thực hiện phương pháp đó trên máy tính
Chương trình này có thể được bảo hộ bản quyền (các ngôn ngữ khác nhau)
Nếu phương pháp này đáp ứng các tiêu chuẩn về tính mới và tính không hiển nhiên, nhà sáng chế có thể yêu cầu bảo hộ patent cho cả phương pháp, phương tiện có thể đọc được bằng máy tính chứa phương pháp đó và hệ thống máy tính mới để thực hiện phương pháp đó.
Có thể đáp ứng các yêu cầu bảo hộ patent trong khi giữ lại mã nguồn của chương trình máy tính, vì vậy vẫn giữ được chúng là bí mật thương mại.
6. Những chiến lược bảo hộ cơ bản
6.1. Nhận dạng bí mật thương mại
Cân nhắc khi quyết định coi một thông tin là bí mật thương mại:
- Thông tin đó đã được biết đến ngoài công ty hay chưa
- Nhân viên và những người khác có liên quan trong công ty đã biết đến một cách rộng rãi chưa
- Đã tiến hành những biện pháp bảo đảm tính bí mật của thông tin đó chưa.?
- Giá trị của thông tin đối với công ty của bạn là gì?
- Giá trị tiềm tàng đối với các đối thủ cạnh tranh của bạn là gì? (bao gồm thông tin phủ nhận)
- Đã tốn bao nhiêu tiền bạc và công sức để thu nhập và phát triển thông tin đó?
- Mức độ khó để người khác có thể đạt được, thu nhập và nhân lên thông tin đó.
6.2. Xây dựng chính sách bảo hộ
Bảo hộ những lợi ích của một chính sách bằng văn bản:
- Minh bạch
- Rõ ràng (xác định và bảo hộ như thế nào)
- Bộc lộ như thế nào
- Chứng minh các cam kết bảo hộ có ý nghĩa quan trọng khi tố tụng
6.3. Giáo dục nhân viên
- Ngăn cản việc bộc lộ do sơ xuất (vô ý)
- Hợp đồng lao động: Chỉ dẫn sớm về dự định bảo hộ; NDA/CA/NCA; Nghĩa vụ đối với những nhân viên cũ
- Nhân viên mới: Qua phỏng vấn, gửi thư cho nhân viên mới, đối xử công bằng và đối đãi thoả đáng đối với hoạt động sáng chế, giới hạn tiếp cận đối với dữ liệu
- Giáo dục và đào tạo: Văn bản chính sách, mạng nội bộ, đào tạo và kiểm tra định kỳ, phỏng vấn, nghỉ hưu v.v.. Làm cho mọi người biết rằng việc bộc lộ thông tin bí mật có thế dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động và/hoặc bị truy cứu trách nhiệm
- Bảo hộ bí mật thương mại phải là một phần văn hoá của doanh nghiệp: Đào tạo mỗi nhân viên trở thành nhân viên bảo vệ tiềm năng; Mỗi nhân viên phải góp phần giữ gìn môi trường an ninh (ví dụ đường dây nóng bảo vệ nặc danh)
- Thông tin rõ ràng và nhắc nhở
- Giám sát sự tuân thủ, truy cứu xâm phạm
6.4. Hạn chế tiếp cận
Thứ nhất: chỉ tiết lộ với những người cần phải biết thông tin đó
Thứ hai: Hệ thống máy tính cần giới hạn sự tiếp cận của từng nhân viên vào những dữ liệu được sử dụng hoặc cần thiết thực sự cho một giao dịch
6.5. Đánh dấu tài liệu
- Giúp nhân viên nhận biết được bí mật thương mại từ đó ngăn chặn bộc lộ vô ý
- Thiết lập hệ thống đánh dấu tư liệu thống nhất: Trên giấy hoặc bằng phương tiện điện tử (ví dụ dấu hiệu “mật” trên màn hình thư điện tử chuẩn)
6.6. Cách ly và bảo hộ về mặt hệ thống nội bộ
- Nộp lưu có khoá riêng biệt
- Uỷ quyền
- Kiểm soát truy cập
- Vào sổ danh sách tiếp cận (người, tư liệu được xem)
- Giám sát các cơ sở lưu giữ/công ty
- Xé nhỏ
- Giám sát, kiểm tra
6.7. Cách ly và bảo hộ về mặt vật lý
- Ủy quyền (từ khoá);
- Kiểm soát truy cập
- Đánh dấu mật (dấu khắc, hoặc trước hoặc sau thông tin nhạy cảm)
- Phân lập và khoá theo cách vật lý: băng, đĩa vi tính hoặc các phương tiện lưu giữ khác
- Email; nhắn tin SMS
- Giám sát truy cập từ xa đối với các server
- Bức tường lửa, phần mềm chống vi rut; mã hoá
- Giám sát, kiểm tra (đối với email: lưu các file đã gửi)
6.8. Hạn chế sự tiếp cận của công chúng với cơ sở
- Kiểm soát việc ra vào của khách
- Đi kèm khách
- Đôi khi NDA/CA
- Có thể theo dõi bất cứ người nào đi qua cơ sở của công ty (bằng máy, sơ đồ v.v.)
- Đàm thoại trên cao
- Tư liệu xem xét đơn giản
- Các hộp rác không chủ ý
6.9. Các bên thứ ba
- Chia sẻ để khai thác
- Nhân viên tư vấn, cố vấn tài chính, lập trình viên máy tính, thiết kế website, nhà thầu phụ, liên doanh v.v.
- Hợp đồng bảo mật, hợp đồng không tiết lộ
- Hạn chế tiếp cận theo nhu cầu cần biết
6.10. Cung cấp tự nguyện
- Chia sẻ để khai thác
- Nhân viên tư vấn, cố vấn tài chính, lập trình viên máy tính, thiết kế website, nhà thầu phụ, liên doanh v.v.
- Hợp đồng bảo mật, hợp đồng không tiết lộ
- Hạn chế tiếp cận theo nhu cầu cần biết