Những quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 về Hội đồng quản trị và thành viên Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần.

1. Khái niệm và cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần

Theo quy định tại Điều 111 Luật doanh nghiệp 2020 Công ty cổ phần (Công ty CP) là doanh nghiệp, trong đó:

– Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

– Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;

– Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

– Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 120 và khoản 1 Điều 127 của Luật này.

– Công ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

– Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần các loại để huy động vốn.

Theo luật pháp của các quốc gia trên thế giới, việc quản lý Công ty cổ phần có thể được tổ chức theo hai phương án: hoặc một Hội đồng quản trị với một Chủ tịch có Tổng giám đốc phụ tá, hoặc một Ban chỉ đạo và một Ban kiểm soát (Pháp, Đức). Công ty cổ phần có thể tự do lựa chọn giữa hai phương án này. Ngoài ra, sau khi đã lựa chọn một phương án công ty có thể đổi sang phương án kia; chỉ cần sửa đổi lại Điều lệ mà không phải chuyển đổi cống ty. Luật Doanh nghiệp Việt Nam áp dụng một phương án chiết trung: vừa có Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, vừa có Ban kiểm soát nếu cồng ty có từ 11 cổ đông trở lên hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty.

2. Hội đồng quản trị là gì?

Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý Công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị. Tùy vào cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần, Hội đồng quản trị có các thành viên hội đồng quản trị và có thể có thành viên độc lập Hội đồng quản trị.

Để trở thành thành viên Hội đồng quản trị (quản trị viên) trong công ty cổ phần cần đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của luật doanh nghiệp.

3. Thành viên Hội đồng quản trị

3.1. Tuyền chọn Quản trị viên.

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty gồm ít nhất 3 người và không quá 11 người. Số thành viên cụ thể do Điều lệ công ty ấn định.

Theo Điều 155 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên Hội đồng quản trị phải là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc người khác có khả năng chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty, hoặc hội đủ các điều kiện, tiêu chuẩn khác do Điều lệ công ty quy định.

Luật chỉ nói đến cổ đông là cá nhân, vậy cổ đông là tổ chức có thể là thành viên Hội đồng quản trị không? cổ đông là tố chức được thay mặt bởi người đại diện theo ủy quyền, người này có thể là thành viên Hội đồng quản trị nếu tổ chức do họ đại diện có ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông, hoặc nếu bản thân họ hội đủ các điều kiện nói trên. Tuy nhiên, có một hạn chế: đối với công ty con trong đó Nhà nướẹ sở hữu số cổ phần trên 50% vốn điều lệ thì những người liên quan của người quản lý công ty mẹ và của người có quyền bổ nhiệm người quản lý này, không thể là thành viên Hội đồng quản trị.

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng có quyền đề cử người vào Hội đồng quản trị; Điều lệ công ty có thể quy định một tỷ lệ nhỏ hơn. Căn cứ vào sô lường thành viên Hội đồng quản trị, cổ đông hoặc nhóm cổ đông này được quyền cử một hoặc một số người theo quy định của Hội đồng quản trị làm ứng viên. Nếu số ứng viên do họ đề cử ít hơn số quy định thì số ứng viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử (Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2020).

Quản trị viên có thể là một thể nhân hay là một pháp nhân, nếu là pháp nhân thì pháp nhân này phải bổ nhiệm một người đại diện thường trực để tham gia các phiên họp của Hội đồng quản trị. Trường hợp pháp nhân bãi nhiệm người đại diện này thì phải bổ nhiệm ngay một người khác thay thế và thông báo cho Chủ tịch Hội đồng quản trị về sự thay đổi đó.

Quản trị viên là người quản lý công ty nên phải là người thành niên có đủ năng lực hành vi dân sự. Luật không hạn định tuổi tối đa của Quản trị viên, tuy nhiên Điều lệ công ty có thể ấn định mức tuổi để ngăn ngừa tình trạng công ty do những người “thất thập cổ lai hy” quản lý. Nhiệm kỳ của Quản trị viên là năm năm, Quản trị viên mãn nhiệm có thể được tái bổ nhiệm. Ngoài ra, Điều lệ cũng có thể quy định là Quản trị viên không thể cùng một lúc làm Quản trị viên cho nhiều công ty khác, như thế để người này dành nhiều thời gian cho công ty.

Ngoài ra, chiếu theo Điều 17 Luật Dọanh nghiệp 2020, Quản trị viên không thể là những người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang châp hành hình phạt tù (án treo), Chủ Doanh nghiệp tư nhân, thành viên giữ chức vụ quản lý công ty đã bị tuyên bố phá sản (sự cấm đoán này chỉ có hiệu lực trong thời hạn từ 01 đến 03 năm kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản).

3.2. Bổ nhiệm và miễn nhiệm Quản trị viên.

Đốỉ với các công ty tương đối nhỏ, các thành viên sáng lập đã góp đủ vốn điều lệ và không cần rao bán cổ phiếu, các thành viên Hội đồng quản trị có thể được chỉ định ngay trong Điều lệ. Trường hợp các thành viên sáng lập không góp đủ vốn điều lệ và phải rao bán cổ phiếu sau khi công ty đã được câp Giây chứng nhận đăng ký kinh doanh thì các Quản trị viên đầu tiên của công ty sẽ được Đại hội đồng thành lập công ty bầu ra. Trong thời gian hoạt động của công ty, việc bổ nhiệm Quản trị viên thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Nhiệm kỳ của Quản trị viên là năm năm, Quản trị viên mãn nhiệm có thể được tái bổ nhiệm một hay nhiều lần tùy theo quy định của Điều lệ.

Khó khăn có thể xảy ra khi các Quản trị viên chấm dứt nhiệm vụ giữa hai kỳ họp Đại hội đồng cổ đông (chết, từ chức cá nhân hay tập thể), cần phân biệt các trường hợp sau:

+ Trường hợp số thành viên Hội đồng quản trị bị giảm quá một phần ba so với số quy định tại Điều lệ thì Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày để bổ sung thành viên Hội đồng quản trị (Điều 115 Luật Doanh nghiệp 2005).

+ Nếu số Quản trị viên còn lại bằng hay cao hơn 2/3 số Quản trị viên do Điều lệ quy định, Hội đồng quản trị có thể tiếp tục làm việc và chờ Đại hội đồng cổ đông gần nhất bổ sung sau.

+ Nếu tất cả các Quản trị viên đều đồng loạt chấm dứt nhiệm vụ (từ chức tập thể, cùng chết trong 1 tai nạn), Tổng giám đốc, nhóm cổ đông hay bất cứ cổ đông nào cũng có quyền yêu cầu Toà án bổ nhiệm một Quản trị viên tạm thời để đảm nhiệm công việc quản lý công ty trong khi chờ đợi Đại hội đồng cổ đông nhóm họp để bầu các Quản trị viên mới.

Chức vụ Quản trị viên có thể châm dứt bởi nhiều lý do: do áp dụng quy định của Điều lệ về giới hạn tuổi tác, Quản trị viên qua đời, công ty giải thể hay chuyển đổi hình thức, hết nhiệm kỳ. Trên thực tê’ có hai lý do có thể gây khó khăn, đó là từ chức và bãi nhiệm.

Việc từ chức có thể là tự ý hay bị bắt buộc. Quản trị viên có thể từ chức bất cứ lúc nào mà không cần nêu lý do. Tuy nhiên, nếu từ chức vì không đồng ý với cung cách làni việc củạ công ty thì Quản trị viên có lợi ích để nêu lý do, như thế sẽ tránh được nguy cơ có thể bị tố cáo là cố ý gây ưở ngại cho công ty.

Việc từ chức phải được thể hiện bằng một hành động, tích cực của đương sự, hoặc là một lời tuyên bô’ trước Hội đồng hoặc là một đơn từ chức gửi cho công ty. Dù sao việc từ chức phải không nhằm mục đích gây ttở ngại cho công ty, nếu không đương sự có thể phải bồi thường thiệt hại.

Quản trị viên bị bắt buộc phải từ chức khi rơi vào trong các tình huống không được đảm nhiệm chức vụ này theo Luật hay Điều lệ như đã trình bày ở trên.

Một nguyên tắc quan trọng đối với Quản trị viên Công ty cổ phần là họ có thể bị Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm bất cứ lúc nào mà không cần báo trước, không cần nêu lý do và không phải bồi thường. Sở dĩ như vậy là vì Quản trị viên là một người được công ty ủy quyền và theo nguyên tắc thì sự ủy quyền có thể bị chấm dứt bất cứ lúc nào.

Sự bãi nhiệm được tuyên bố trong một buổi họp của Đại hội đồng cổ đông. Trên nguyên tắc Quản trị viên bị bãi nhiệm không được quyền đòi hỏi gì đốì với công ty. Tuy nhiên, có hai trường hợp: nếu cuộc họp của Đại hội đồng ra quyết định bãi nhiệm Quản trị viên mà không diễn ra theo đúng thể thức và điều kiện do Luật và Điều lệ quy định thì Quản trị viên có quyền khởi kiện, yêu cầu Toà án hủy bỏ quyết định này. Mặt khác việc bãi nhịêm có thể cấu thành

một sự lạm quyền nếu việc này có tính cách nóng vội hay xảy ra trong những điều kiện xúc phạm đến danh dự của Quản trị viên bị bãi nhiệm; ttong trường hợp này Quản trị viên có thể đòi bồi thường thiệt hại, nhưng không thể yêu cầu được phục chức.

3.3. Quy chế Quản trị viên.

Ý niệm ủy quyền thực ra không thích hợp cho tình trạng của Quản trị viên. Thực vậy, người này không thể là người được ủy quyền của các cổ đông bới vì họ hành động nhân danh công ty; Quản trị viên cũng không thể là người được công ty ủy quyền bởi vì quan hệ pháp lý uỷ quyền đòi hỏi phải có hai ý chí mà công ty thì không có ý chí riêng. Sự thực các Quản trị viên họp thành một cơ quan của công ty do luật định với nhiệm vụ quản lý công ty một cách tập thể.

Cũng như các cổ đông khác, Quản trị viên không chịu ttách nhiệm cá nhân về nợ nần của công ty, trách nhiệm của họ được giới hạn ttong phạm vi vốn góp.

Nói chung, Quản trị viên phải thực hiện công việc của mình một cách nghiêm chỉnh, cẩn trọng và rigay tình, nếu không có thể bị bãi nhiệm. Cụ thể Quản trị viên phải tham dự các phiên họp của Hội đồng quản trị, phải giơ bí mật về các thông tin được công ty cung cấp. Quản trị viên cũng phải được sự chấp thuận trước của Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị khi ký kết các hợp đồng liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến họ (Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020).

Để giúp các Quản trị viên đảm nhiệm công việc của mình một cách hữu hiệu, luật công nhận cho họ được quyền yêu cầu các cấp quản lý công ty cung cấp cho họ các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty. Cán bộ quản lý được yêu cầu phải cung cấp kịp thời và đầy đủ các thông tin yêu cầu (Điều 159 Luật Doanh nghiệp 2020).

Vấn đề đặt ra là Quản trị viên có thể đồng thời ký kết với công ty một hợp đồng lao động với tư cách là người làm công ăn lương không? Trong các công ty nhỏ có tính cách gia đình, Quản trị viên thường kiêm nhiệm các công việc chuyên môn hay kỹ thuật và được ttả lương cho công việc này. Tình trạng này ttên thực tế có thể gây khó khăn: một mặt cho phép kiêm nhiệm sẽ mở đường cho việc tạo lập nhiều việc làm có tính cách giả tạo mục đích để cho một vài Quản trị viên được hưởng thêm thù lao và các bảo đảm của Luật Lao động. Mặt khác kiêm nhiệm sẽ gây trở ngại cho việc hành xử quyền tự do bãi nhiệm của công ty: khi một Quản trị viên tỏ ra không xứng đáng công ty khó có thể bãi nhiệm người này vì họ còn có hợp đồng lao động vơi công ty. Công ty muốn bãi nhiệm thì phải đồng thời chấm dứt hợp đồng lao động và như thế sẽ phải trả các khoản bồi thường theo Luật Lao động.

Trước những trở ngại ưên, Hội đồng quản trị phải cân nhắc trước khi cho Quản trị viên được kiêm nhiệm một chức vụ có ăn lương trong công ty. Nói chung, không nên cho phép một Quản trị viên nào đương nhiệm được ký kết một hợp đồng lao động với công ty. Trái lại, không có gì ngăn cản một người nhân viên ăn lương của công ty trở thành Quản trị viên, với điều kiện công việc người này đang làm phải cố thật.

Trên nguyên tắc Quản trị viên không được ăn lương của công ty. Nhưng trên thực tế ít khi nào Quản trị viên làm việc không có thù lao ngoại trừ trường hợp các công ty nhỏ có tính cách gia đình. Việc trả cho Quản trị viên một khoản thù lao vừa phải sẽ là một yếu tố khuyến khích những người có khả năng đảm nhiệm công việc này. Do đó, hàng năm Đại hội đồng cổ đông có thể dành cho Hội đồng quản trị một ngân khoản để “bồi dưỡng” cho các Quản trị viên. Hội đồng quản trị sẽ tùy nghi ấn định tiền bồi dưỡng cho các thành viên; thường tiền này được trả cho mỗi kỳ họp. Ngoài ra, Hội đồng quản trị cũng có thể trả một khoản bồi dưỡng đặc biệt cho Quản trị viên đảm nhiệm một sứ mạng vượt ngoài phạm vi công việc thông thường của họ.

3.4. Trách nhiệm của Quản trị viên.

Một Công ty cổ phần mà được quản lý không tốt thì sẽ gây ra nhiều thiệt hại cho các chủ nợ của công ty, người làm công cho công ty và các cổ đông. Do đó, theo nguyên tắc chung Quản trị viên phải chịu trách nhiệm về các hành động sai ừái của mình.

về ttách nhiệm dân sự phải có ba yếu tố: một lỗi, một sự thiệt hại, và một quan hệ nhân .quả giữa lỗi và sự thiệt hại. Thiệt hại khó có thể tính được bởi vì thường là hậu quả của nhiều hành vi quản lý đan chen nhau rất phức tạp. Dan chứng về quan hệ nhân quả giữa lỗi và sự thiệt hại cũng khó khăn bởi vì các hành vi bị chỉ trích thường xảy ra nhiều năm trước khi bị phanh phui, và trong một bốì cảnh kinh tế hoàn toàn khác. ,

về lỗi có thể kể ra các trường hợp sau (Điều 165 Luật Doanh nghiệp 2020):

+ Vi phạm Điều lệ: Đó là trường hợp các Quản trị viên đã không tuân thủ các giới hạn thẩm quyền do Điều lệ quy định.

+ Quản trị viên lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; tiết lộ bí mật công ty.

+ Khi công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả, Hội đồng quản trị phải thông báo tình hình tài chính của công ty cho tất cả các chủ nợ, và không được tăng lương, ữả tiền thưởng cho công nhân và người quản lý của công ty. Nếu vi phạm nghĩa vụ này thì Quản trị viên phải chịu trách nhiệm về thiệt hại xảy ra cho các chủ nợ của công ty.

+ Lỗi quản lý. Đó là loại lỗi khó chứng minh nhất bởi vì trong trường hợp này cần phải so sánh hành vi bị chỉ trích với thái độ của một Quản trị viên mẫn cán, năng động nhưng cẩn trọng đặt vào một hoàn cảnh tương tự. Lỗi quản lý có thể là cố ý, vô ý hay chỉ là một sự bất cẩn.

Trách nhiệm của Quản trị viên có thể là cá nhân hay liên đới. Cá nhân khi nào có bằng chứng về lỗi của một Quản trị viên xác định, tập thể khi nào đó là lỗi của Hội đồng quản trị hay của một số Quản trị viên.

Khi một quyết định của Hội đồng quản trị bị xem là sai trái, Quản trị viên nào muốn khỏi chịu ttách.nhiệm thì phải chựng minh rằng họ đã không tham dự buổi họp trong đó quyết định đã được biểu quyết; hoặc mặc dù đã có mặt ưong buổi họp nhưng họ đã phản đốì quyết định và đã chọ ghi sự phản đối này vào biên bản buổi họp.

Trường hợp các Quản trị viên chịu trách nhiệm liên đới thì mỗi người phải chịu trách nhiệm về toàn bộ khoản bồi thường đổì vđi nạn nhân. Trách nhiệm này chỉ được phân chia giữa các Quản trị viên với nhau tùy theo mức độ lỗi của mỗi người.

Tố quyền tuyển định trách nhiệm thuộc về người nào đã chịu thiệt hại, lỗi của một Quản trị viên gây thiệt hại cho một người thứ ba hay một cổ đông sẽ làm phát sinh một tố quyền cá nhân. Nhưng nêu lỗi gây thiệt hại cho công ty thì sẽ phát sinh tố quyền cho công ty, tố quyền này do công ty hành xử chông lại Quản trị viên phạm lỗi. Tố quyền cá nhân tiên niệm rằng thiệt hại mà người thứ ba hay cổ đông phải gánh chịu đã do một Quản trị viên chứ không phải công ty gây ra; ngoài ra phải là một thiệt hại cá nhân tách biệt với thiệt hại của công ty. Như vậy tố quyền cá nhân ít khi xảy ra.

Khi nhiều cổ đông phải gánh chịu thiệt hại về cùng một lỗi, họ có thể họp nhau lại và cử một người trong số họ đại diện để khởi kiện trước Toà án.

Tố quyền của công ty nhằm sửa chữa thiệt hại do công ty đã phải gánh chịu, tái tạo lại sản nghiệp của công ty, trong trường hợp một hay nhiều Quản trị viên đã phạm lỗi. Tố quyền trên nguyên tắc do người đại diện hợp pháp của công ty hành xử. Nếu tất cả các thành viên Hội đồng quản trị đều phạm lỗi thì tố quyền chỉ có thể được khởi động sau khi tất cả các thành viên này đều bị bãi nhiệm hay từ chức và được thay thế bởi các Quản trị viên khác, những người này sẽ hành xử tố quyền. Trên thực tế, các Quản trị viên mới có thể e ngại không muôn khởi kiện các Quản trị viên cũ, khi đó cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu ttên 10% cổ phần phổ thông có quyền hành xử tố quyền bởi vì theo luậthọ có quyền đề cử Quản trị viên, thì cũng có quyền yêu cầu Toà án xét xử Quản trị viên phạm lỗi.

Cuốỉ cùng cần nhận định rằng theo Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 thì Đại hội đồng cổ đông có quyền “xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị”. Thực ra Đại hội đồng chỉ xem xét để khiển ttách hay bãi nhiệm Quản trị viên, còn việc xác định ưách nhiệm dân sự hay hình sự của Quản trị viên thuộc thẩm quyền của Toà án.

Về hình sự, Quản trị viên sử dụng sai trái tài sản của công ty có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội “sử dụng trái phép tài sản” theo Điều 177 Bộ luật Hình sự.

* Ghi chú:

Điều 159 khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiềm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty phải kê khai các lợi ích liên quan của họ với công ty bao gồm:

– Tên… doanh nghiệp mà họ cô sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần;

– Tên… doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng cổ phần hoặc phần vốn góp trên 35% vốn điều lệ ”.

Việc kê khai tương tự cũng được Điều 71 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định đối với thành viên Hội đồng thành viên và Giám đốc Công ty TNHH như đã trình bày ở phần trên. Vấn đế đặt ra là: nghĩa vụ này cũng được áp dụng cho các “người quản lỷ khác”, vậy họ là những ai, cần phải xác định rõ. Ngoài ra, cũng cần xác định “những người liên quan” là ai? Có phải áp dụng định nghĩa của Điều 4 Luật

Doanh nghiệp 2020 hay chỉ nên giới hạn vào: vợ, chồng, con cái, anh chị em của Quản trị viên, Kiểm soát viên, Giám đốc?

4. Hoạt động của Hội đồng quản trị

4.1. Điều hành Hội đồng quản trị.

Hội đồng quản trị điều hành theo nguyên tắc tập thể, cách thức biểu qúyết để lây quyết định giữ vai trò căn bản. Trước khi xác định quyền hạn của Hội đồng, chúng ta cần xem xét các điều kiện để triệu tập các phiên họp bổi vì Hội đồng không phải là một cơ quan thường trực.

4.2. Điều kiện triệu tập Hội đồng quản trị.

Thời hạn và thể thức triệu tập Hội đồng quản trị do Điều lệ công ty quy định. Thư triệu tập phải được gửi cho Quản trị viên trong một thời hạn đủ để người này tham dự phiên họp (ít nhất 5 ngày trước ngày họp). Mỗi quý Hội đồng quản trị phải họp ít nhất một lần, nếu cần có thể họp bất thường. Cuộc họp do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập và chủ toạ. Giấy triệu tập phải ghi rõ nghị trinh. Ban kiểm soát khi cần có thể yêu cầu Chủ tịch triệu tập cuộc họp; ngoài ra ưong những trường hợp đặc biệt Tổng giám đốc hoặc ít nhất hai thành viên Hội đồng quản trị cũng có quyền yêu cầu triệu tập Hội đồng quản trị (Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020).

Cuộc họp của Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ 2/3 tổng số thành viên ttở lên tham dự. Quyết định của Hội đồng được thông qua nếu được đa sô thành viên dự họp chấp thuận. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuốỉ cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch.

Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết bằng cách bỏ phiếu bằng văn bản. Phiếu phải đựng trong phong bì dán kín và phải chuyển đến chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất 1 giờ trước giờ khai mạc. Phiếu chỉ được mở ra trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi đầy đủ vào sổ biên bản. Chủ toạ và Thư ký phiên họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản (Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020). Biên bản phải ghi rõ tên những ngườỉ hiện diện, người vắng mặt và lý do vắng mặt, tóm tắt các vấn đề thảo luận, các vấn đề được đưa ra biểu quyết và kết quả biểu quyết. Quản trị viên nào chống lại một quyết định cũng cần ghi nhận sự chống đối này trong biên bản với đầy đủ lý do để phòng hờ có vấn đề trách nhiệm được đặt ra liên quan đến quyết định này.

Nếu cuộc họp của Hội đồng quản trị vi phạm quy định của pháp luật về vấn đề túc số và biểu quyết theo đa số, thì các quyết định của cuộc họp này sẽ bị vô hiệu.

* Ghi chú:

1. Điều 157 khoản 3 Lụật Doanh nghiệp 2020 quy định: Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị khi: “có đề nghị của Tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 người quản lý khác”.

Theo định nghĩa của Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 thì những người quản lý Công ty cổ phần là: Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác do Điều lệ quy định. Vậy cần xác định những người quản lý khác nói trong điều khoản là ai? Giám đốc một bộ phận của công ty, Kế toán trưởng có phải là người quản lý không?

2. Điều 157 khoản 11 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Thành viên (Hội đồng quản trị) phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận”.

vấn đề đặt ra là: thành viên Hội đồng quản trị có thể ủy quyền cho người khác là ai? Người này phải là cổ đông hay có thể là người ngoài? Thiết tưởng người được ủy quỳên phải là người có quan tăm đến công ty (cổ đông có nhiều cổ phần) hoặc người có khả nâng chuyên môn được Hội đồng quản trị đánh giá là thích hợp.

5. Quyền hạn của Hội đồng quản trị.

Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 dành cho Hội đồng quản trị nhiều quyền hạn rộng rãi. Trong việc quản lý công ty Hội đồng có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của Đại hội cổ động. Ta có thể thâu tóm trong ba mục sau đây:

+ Hội đồng có thẩm quyền tổ chức bộ máy hoạt động của công ty: bổ nhiệm và miễn nhiệm Chủ tịch, ân định mức thù lao cho chức danh này; theo đề nghị của Chủ tịch, Hội đồng bổ nhiệm các Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và các chức danh khác của công ty, đồng thời mức lương của họ, xác định phạm vi và thời hạn công việc được giao phó cho họ. Hội đồng cũng có thể .giao phó cho một vài thành viên hay người thứ ba, là cổ đông hay không, những công tác đặc biệt, thành lập các ban nghiên cứu và ân định thù lao cho những thành viên không phải là Quản tộ viên. Chúng ta cũng biết rằng chính Hội đồng quyết định tiền “bồi dưỡng” cho các Quản trị viên và có thể cho họ hưởng những khoản thù lao đặc biệt.

+ Hội đồng có thẩm quyền quyết định các biện pháp cần thiết để Đại hội cổ đông làm việc có hiệu quả. Trong mục đích đó, Hội đồng triệu tập đại hội, ân định chương trình nghị sự. Chính Hội đồng thành lập quyết toán tài chính hàng’ năm, trình Đại hội cổ đông phúc trình về công việc kinh doanh của công ty và đề nghị việc phân bổ lợi nhuận. Mỗi khi cần lây một quyết định quàn trọng liên quan đến hoạt động của công ty; Hội đồng phải làm báo cáo: tăng vốn, mua lại phần hùn, phát hành trái phiếu…

+ Hội đồng là cơ quan có quyền cho phép thế châp tài sản của công ty, hoặc việơ ký kết các hợp đồng giữa công ty và những người lãnh đạò công ty hay các cổ đông lớn, ngoại trừ những trường hợp thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đồng. Khi người lãnh đạo ký kết hợp đồng với công ty, có thể xảy ra trường hợp những người này lạm dụng chức vụ để mưu cầu lợi lộc. Nhưng mặt khác hợp đồng có thể hữu ích cho công ty và có lợi cho cả hai bên. Để dung hoà các quyền lợi đối nghịch này Điều 167 Luật Doanh nghiệp 2020 dự liệu rằng các hợp đồng này phải được sự chấp thuận của Đại hội cổ đông hoặc Hội đồng quản trị.

Trước hết, sự cho phép này áp dụng cho các hợp đồng ký kết trực tiếp giữa công ty và Quản trị viên, Tổng giám đốc công ty và cổ đông nắm giữ trên 35% cổ phần có quyền biểu quyết của công ty. Biện pháp này cũng áp dụng cho các hợp đồng trong đó những người nói trên có lợi ích gián tiếp (do những người liên quan của họ ký kết với công ty).

Đôi với các hợp đồng có giá trị lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi ttong sổ kế toán của công ty thì phải được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận trước khi ký kết. Đốì với các hợp đồng có giá trị bằng hoặc nhỏ hơn tỷ lệ nói trên thì phải được Hội đồng quản trị chấp thuận trước khi ký kết. Vi phạm quy định thì hợp đồng sẽ bị vô hiệu.

Một cách tổng quát Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Nhưng giới hạn này chỉ có hiệu lực đốì với tất cả các cổ đông, đốì với những người thứ ba công ty phải chịu trách nhiệm về các hành vi của Hội đồng vượt quá giới hạn mục đích của công ty, trừ khi công ty chứng minh được rằng người thứ ba đã biết rõ là hành vi vượt quá giới hạn ấy, việc này trên thực tế rất khó dẫn chứng.

Hội đồng cũng không được dẫm chân lên lĩnh vực thẩm quyền của các cơ quan khác của công ty: không được xâm phạm vào các lĩnh vực do luật quy định thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Do đó, Hội đồng không được bãi nhiệm một Quản trị viên, không được tự ân định ngân khoản cho việc bồi dưỡng các Quản trị viên, không được sửa đổi Điều lệ… Hội đồng cụng phải tôn trọng quyền hạn của Chủ tịch, không được giới hạn quyền này khiến Chủ tịch ttên thực tế mất quyền lãnh đạo công ty.