Quy chế hoạt động của công ty TNHH một thành viên

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHỤ TÙNG MÁY…………

(tham khảo)

Thư ngỏ của giám đốc Công ty TNHH một thành viên phụ tùng máy……………..

Thế giới mà Công ty đang hoạt động luôn luôn thay đổi. Kỹ thuật phát triển không ngừng, xu hướng thương mại toàn cầu, và nhiều yếu tố khác làm cho môi trường hoạt động của Công ty ngày càng phức tạp, cạnh tranh hơn bao giờ hết. Nếu Công ty không thích ứng nhanh chóng với những điều kiện thay đổi của môi trường bên trong cũng như môi trường bên ngoài, không có kế hoạch trước cho tương lai sẽ không thể tồn tại lâu dài. Chính vì vậy nhằm nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty TNHH một thành viên phụ tùng máy ….. ban hành hệ thống Quy chế tài chính của Công ty. Hệ thống Quy chế này bao gồm:

Ä Quy chế quản lý và sử dụng vốn

Ä Quy chế Quản lý và sử dụng tài sản của Công ty

Ä Quy chế Quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh

Ä Quy chế phân phối lợi nhuận và quản lý các quỹ

Ä Kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê, và kiểm toán

Giám đốc hoan nghênh những ý kiến góp ý của các cá nhân trong Công ty nhằm hoàn thiện Hệ thống Quy chế này.

Các cá nhân nếu vi phạm quy định trong Quy chế, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị Giám đốc xử lý từ xử phạt hành chính cho đến buộc phải thôi việc.

Trong trường hợp Hệ thống Quy chế này có những sửa đổi cần thiết để phù hợp với điều kiện thực tế, Giám đốc sẽ có những quy định cụ thể và thông báo đến từng phòng ban của Công ty.

Hệ thống Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Giám đốc thông qua.

Kính thư!

……………………………………

Giám đốc

Công ty TNHH một thành viên phụ tùng máy………………..

MỤC LỤC

******

HỆ THỐNG QUY CHẾ TÀI CHÍNH CỦA

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHỤ TÙNG MÁY……………

CHƯƠNG I MỤC I MỤC II MỤC III	QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG TY TRONG VIỆC SỬ DỤNG VỐN VÀ QUỸ DO CÔNG TY QUẢN LÝ HUY ĐỘNG VỐN BẢO TOÀN VỐN NHÀ NƯỚC TẠI CÔNG TY
CHƯƠNG II MỤC I 1. 2 3. 4. 5. 6. MỤC II 1. 2. 3. 4 5. 6. 7. MỤC III MỤC IV 1. 2. 3. 4. 5. 6.	QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN CỦA CÔNG TY TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN Quy định chung Quy định về mua sắm, xây dựng TSCĐ Quy định về sử dụng, sửa chữa, nâng cấp và bảo quản TSCĐ Quy định về thanh lý, nhượng bán TSCĐ Quy định về kế toán theo dõi TSCĐ Kiểm kê tài sản cố định QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO Quy định chung Quy chế mua nguyên vật liệu, hàng hoá Quy định về quá trình nhận hàng nhập kho của Công ty Quy định về giao nhận và thuê ngoài gia công Quy định về đảm bảo chất lượng hàng trong bảo quản và giao nhận hàng hoá Quy định về kiểm kê Hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU QUẢN LÝ LUỒNG TIỀN Quy định chung Nguyên tắc quản lý Thẩm quyền ký duyệt Phiếu chi, phiếu thu Quy định về tiền mặt Quy định về Tiền gửi ngân hàng Tạm ứng và thanh toán
CHƯƠNG III MỤC I 1. 2. 3. 4. MỤC II 1. 2. 3. 4. MỤC IV 1. 2. 3. 4. 5.	QUY CHẾ QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH QUY CHẾ QUẢN LÝ DOANH THU Quy định chung Chính sách về giá thành và giá bán của Công ty Quy chế bán hàng Quy chế hoạt động của chi nhánh QUY CHẾ VỀ CHI PHÍ Quy định chung Quy định về quản lý chi phí Nguyên tắc chi phí Kế toán theo dõi chi phí QUY CHẾ QUẢN LÝ CHI HOA HỒNG Quy định về thẩm quyền phê duyệt chi hoa hồng Các đối tượng được trích hoa hồng Tỷ lệ trích hoa hồng Phương pháp trích hoa hồng Theo dõi hạch toán chi phí hoa hồng
CHƯƠNG IV MỤC I MỤC II	QUY CHẾ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ QUẢN LÝ CÁC QUỸ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN QUẢN LÝ CÁC QUỸ
CHƯƠNG V MỤC I MỤC II 1. 2. MỤC III	KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN Những quy định chung Những quy định cụ thể BÁO CÁO TÀI CHÍNH
CHƯƠNG VI	ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

CHƯƠNG I: QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN

MỤC I: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÔNG TY TRONG VIỆC SỬ DỤNG VỐN VÀ QUỸ DO CÔNG TY QUẢN LÝ

Vốn Điều lệ của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên phụ tùng máy …… do Tổng Công ty Máy ……. Công ty được quyền chủ động sử dụng vốn do Tổng Công ty giao, các loại vốn khác, các quỹ do Công ty quản lý vào hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu về bảo toàn, phát triển vốn, hiệu quả sử dụng vốn; Đảm bảo quyền lợi của những người có liên quan đến Công ty như: Các chủ nợ, khách hàng, người lao động theo các hợp đồng đã giao kết.

MỤC II: HUY ĐỘNG VỐN

Việc huy động vốn được thực hiện theo quy định tại Khoản …. Điều ….. Luật Doanh nghiệp ……

– Huy động vốn để kinh doanh dưới hình thức phát hành trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu Công ty; vay vốn của tổ chức Ngân hàng, tín dụng và các tổ chức tài chính khác, của cá nhân, tổ chức ngoài Công ty; vay vốn của người lao động và các hình thức huy động vốn khác theo quy định của pháp luật.

– Việc huy động vốn để kinh doanh thực hiện theo nguyên tắc tự chịu trách nhiệm hoàn trả, bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn huy động, không được làm thay đổi hình thức sở hữu Công ty. Việc huy động vốn của các cá nhân, tổ chức nước ngoài thực hiện theo quy định của Chính phủ về quản lý vay nợ nước ngoài.

Thẩm quyền phê duyệt Hợp đồng vay vốn trong Công ty được thực hiện như sau:

– Hợp đồng vay vốn có giá trị lớn hơn vốn Điều lệ của Công ty do Tổng Công ty quyết định.

– Các hợp đồng vay vốn khác có giá trị bằng hoặc thấp hơn vốn Điều lệ do Giám đốc Công ty quyết định. Trong đó:

+ Đối với trường hợp Công ty vay vốn của các tổ chức tín dụng có áp dụng Hợp đồng hạn mức cả năm thì việc phân cấp xác định theo Hợp đồng hạn mức, các Hợp đồng cụ thể trong phạm vi hạn mức do Giám đốc Công ty quyết định.

+ Đối với các trường hợp khác việc phân cấp áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.

Lãi suất huy động vốn thực hiện theo lãi suất thị trường. Riêng trường hợp vay vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn.

Công ty thực hiện hạch toán lãi huy động vốn theo Chuẩn mực kế toán số 16 “Chi phí đi vay” ban hành tại Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Điều kiện điều động vốn, tài sản:

– Việc điều động vốn và tài sản phải đảm bảo không ảnh hưởng đến thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm do Tổng Công ty giao kế hoạch, đặt hàng.

– Chỉ được điều động tài sản đã được đầu tư bằng vốn Nhà nước để trực tiếp sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ích.

Thẩm quyền điều động vốn, tài sản của Công ty: do cấp trên quyết định.

CHƯƠNG II – QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY

I. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN

1. Quy định về quản lý đầu tư

1.1. Quy định chung

1.1.1. Đầu tư và Ban đầu tư

Đầu tư là hoạt động dùng vốn (vốn tự có, vốn vay, vốn liên kết) để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định.

Chủ tịch Công ty hoặc Giám đốc thành lập Ban đầu tư nhằm trợ giúp Chủ tịch Công ty, Giám đốc Công ty trong việc lý các hoạt động đầu tư.

v Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban đầu tư

1) Tham mưu cho Ban giám đốc công ty trong việc nghiên cứu, triển khai các dự án đầu tư.

2) Lập dự toán cho dự án đầu tư.

3) Lập hồ sơ mời dự thầu, lựa chọn nhà thầu.

4) Đàm phán, ký hợp đồng với nhà thầu theo uỷ quyền của Ban Giám đốc Công ty.

5) Thực hiện giám sát quá trình thực hiện các cam kết của Nhà thầu trong hợp đồng kinh tế.

6) Thực hiện nghiệm thu, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế.

7) Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm và kế hoạch đầu tư cho năm tới trình Ban Giám đốc công ty và Tổng Công ty (khi có yêu cầu).

8) Thẩm định các kế hoạch nhu cầu đầu tư mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản của các bộ phận để cân đối nguồn vốn đầu tư cũng như đảm bảo tính khả thi, hiệu của của dự án đầu tư khi được triển khai.

9) Bổ nhiệm các nhân sự trong công ty tham gia vào công việc quản lý đầu tư trong các trường hợp cần thiết.

1.1.2. Vốn được sử dụng vào quá trình đầu tư là vốn đầu tư phát triển và được huy động từ những nguồn sau:

a. Đầu tư bằng vốn vay

b. Đầu tư bằng vốn liên kết

c. Đầu tư bằng vốn chủ sở hữu

1.2.3. Các hoạt động đầu tư trong công ty.

a) Đầu tư đột xuất:

– Là hoạt động đầu tư không nằm trong kế hoạch đầu tư trong năm, do tính chất nhỏ lẻ hoặc do đòi hỏi bức thiết từ nhu cầu thực tiễn của sản xuất phải đầu tư mới hoặc nâng cấp hoặc mang tính bất thường như hỏng hóc máy móc, mất mát tài sản…Khi có nhu cầu đầu tư đột xuất, trưởng bộ phận có nhu cầu phải lập văn bản thông báo tới trưởng ban đầu tư. Ban đầu tư tiến hành họp phiên bất thường để đánh giá các yếu tố: Tính cần thiết, tính phù hợp, tính hiệu quả, tính khả thi nếu thực hiện đầu tư và thống nhất ý kiến bằng biên bản cuộc họp, sau đó lập báo cáo gửi Giám đốc. Giám đốc sẽ quyết định phê duyệt đề xuất đó hay không.

b) Đầu tư theo kế hoạch:

– Là hoạt động đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐ mới nằm trong chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh nhằm bảo đảm và nâng cao năng lực sản xuất của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.

Căn cứ vào phương án sản xuất kinh doanh và nhu cầu thực tế, các bộ phận có nhu cầu mua sắm thì trưởng bộ phận này phải lập kế hoạch (luận chứng kinh tế và luận chứng kỹ thuật) đệ trình Ban đầu tư trước thời điểm 01/11 hàng năm. Khi có sự thay đổi về kế hoạch cho phù hợp với thực tiễn thì trưởng bộ phận có nhu cầu mua sắm phải thông báo cho trưởng ban đầu tư, để Ban đầu tư có sự điều chỉnh kịp thời.

+ Luận chứng kỹ thuật: Danh sách tài sản cần đầu tư, các thông số kỹ thuật của mỗi tài sản, tính năng ưu việt của tài sản, các ảnh hưởng tới môi trường, tính phù hợp giữa trình độ công nghệ với trình độ cán bộ chuyên môn sử dụng.

+ Luận chứng kinh tế: Giá cả tham khảo của mặt hàng của một số nhà cung cấp trên thị trường, bản so sánh giá trị kinh tế mang lại giữa dự án đầu tư với TSCĐ hiện sử dụng về công suất máy, chi phí vận hành, giá trị sản lượng bình quân tháng và năm, thời gian hoàn vốn đầu tư.

Trong trường hợp đầu tư nhằm duy trì năng lực sản xuất như ban đầu thì bộ phận có nhu cầu làm báo cáo đầu tư mà không phải lập luận chứng kinh tế và luận chứng kỹ thuật.

Ban đầu tư có trách nhiệm thực hiện thẩm định lại tính khả thi và hiệu quả kinh tế do các đề án mang lại. Các thành viên Ban đầu tư thống nhất ý kiến và sẽ có văn bản trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền được phê duyệt (Chủ tịch Công ty hoặc Giám đốc). Trên cơ sở xem xét, cân nhắc nhu cầu thực tế và hiệu quả do TSCĐ đó đem lại lãnh đạo cấp có thẩm quyền phê duyệt ra quyết định có mua sắm TSCĐ đó hay không và uỷ quyền cho Ban đầu tư tìm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được yêu cầu của Công ty.

1.2. Quá trình đầu tư

1.2.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

1) Lập dự án đầu tư

Ban đầu tư lập dự án đầu tư trình cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư.

2) Thẩm quyền quyết định dự án đầu tư, xây dựng

– Đối với các dự án do Nhà nước hoặc cơ quản chức năng có thẩm quyền đầu tư cho doanh nghiệp thì, người quyết định phê duyệt dự án đầu tư là người đại diện theo quy định của pháp luật phê duyệt

– Đối với dự án thuộc phạm vi quyền hạn công ty quyết định được thì người có thẩm quyền quyết định dự án đầu tư được căn cứ theo Luật doanh nghiệp, điều lệ của công ty.

3) Thẩm định dự án đầu tư

Người quyết định đầu tư tổ chức thực hiện thẩm định lại dự án đầu tư trước khi phê duyệt chính thức dự án đầu tư.

– Hội đồng thẩm định là các bộ phận chuyên môn trực thuộc người ra quyết định đầu tư hoặc thuê chuyên gia bên ngoài khi thấy cần thiết.

– Đối với Công ty thì Hội đồng thẩm định bao gồm các thành viên của Ban đầu tư và chuyên gia thuê ngoài (nếu có)

4) Quyết định đầu tư

Căn cứ vào dự án đầu tư, kết quả quả thẩm định dự án đầu tư, người có quyền quyết định đầu tư chính thức phê duyệt dự án đầu tư.

Dự án trong quyền hạn của Công ty được quyết định bởi:

a) Chủ tịch Công ty quyết định các dự án đầu tư có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 59% tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính của Công ty được công bố tại quý gần nhất, nhưng không quá mức cao nhất của dự án nhóm B theo quy định của pháp luật về quản lý dự án đầu tư, xây dựng.

b) Chủ tịch Công ty phân cấp cho Giám đốc Công ty quyết định các dự án đầu tư có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 20% tổng giá trị tài sản ghi trên Báo cáo tài chính của Công ty được công bố tại quý gần nhất.

c) Chủ tịch Công ty phân cấp cho Giám đốc Công ty quyết định các dự án đầu tư có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 20% tổng giá trị tài sản ghi trên báo cáo tài chính của Công ty được công bố tại quý gần nhất.

5. Lập thiết kế tổng dự toán.

Sau khi có quyết định đầu tư, Ban đầu tư thực hiện lập bản thiết kế tổng dự toán trình Giám đốc xét duyệt.

1.2.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư

Căn cứ vào quyết định đầu tư và quy định của Nhà nước về việc đầu tư, Ban đầu tư xác định lựa chọn các hình thức mua sắm như sau:

a. Chỉ định thầu

b. Trực tiếp mua sắm

c. Chào hàng cạnh tranh

Được áp dụng trong các trường hợp sau:

– Gói thầu có giá trị dưới hai tỷ đồng;

– Nội dung mua sắm là những hàng hoá thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá và tương đương nhau về chất lượng.

d. Tổ chức đấu thầu

Công ty sẽ tiến hành tổ chức đấu thầu trong các trường hợp sau:

Dự án sử dụng vốn Nhà nước từ 30% trở lên cho mục tiêu đầu tư phát triển, bao gồm:

– Dự án đầu tư xây dựng mới, nâng cấp mở rộng các dự án đầu tư xây dựng;

– Dự án đầu tư mua sắm tài sản kể cả thiết bị, máy móc không cần lắp đặt;

– Các dự án khác cho mục tiêu đầu tư phát triển;

Dự án sử dụng vốn Nhà nước để mua sắm tài sản nhằm phục vụ việc cải tạo, sửa chữa lớn các thiết bị, dây chuyền sản xuất công trình, công trình, nhà xưởng đã đầu tư của Công ty.

Ban đầu tư xây dựng kế hoạch đấu thầu, căn cứ vào:

– Quyết định đầu tư;

– Thiết kế, dự toán, tổng dự toán đã được duyệt;

– Nguồn vốn cho dự án;

– Các văn bản khác có liên quan.

Nội dung kế hoạch đấu thầu bao gồm:

– Tên gói thầu;

– Giá gói thầu;

– Nguồn vốn;

– Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu;

– Thời gian lựa chọn nhà thầu;

– Hình thức hợp đồng;

– Thời gian thực hiện hợp đồng.

Ban đầu tư gửi kế hoạch đấu thầu cho hội đồng thẩm định (do người có quyền quyết định đầu tư thành lập).

Căn cứ kết quả thẩm định, người có quyền quyết định đầu tư ra quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu.

Quy trình đấu thầu được thực hiện như sau:

– Ban Đầu tư xây dựng hồ sơ mời thầu.

– Người có quyền quyết định đầu tư phê duyệt hồ sơ mời thầu.

– Thông báo mời thầu trên 3 số báo liên tiếp hoặc phương tiện thông tin đại chúng khác.

– Nhận hồ sơ thầu.

– Tổ chức chấm thầu.

Giám đốc công ty quyết định thành lập Hội đồng chấm thầu để thực hiện chấm thầu

Mọi công việc trong quá trình thực hiện đấu thầu đều phải tuân theo luật đấu thầu và các văn bản pháp lý liên quan.

Căn cứ vào kết quả chấm thầu của Hội đồng chấm thầu, người có quyết định đầu tư thành lập tổ thẩm định lại kết quả chấm thầu trước khi đưa ra quyết định chính thức phê duyệt lựa chọn nhà thầu.

e. Ký hợp đồng

Căn cứ quyết định lựa chọn nhà thầu, Ban đầu tư thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế với nhà thầu.

Sau khi thống nhất đàm phán ký kết hợp đồng thì Trợ lý giúp việc của Ban đầu tư soạn thảo hợp đồng theo mẫu chung của Công ty, hợp đồng phải có đầy đủ những nội dung cơ bản sau:

– Đối tượng của hợp đồng.

– Số lượng, khối lượng.

– Quy cách, chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật khác.

– Giá hợp đồng.

– Hình thức hợp đồng.

– Thời gian và tiến độ thực hiện.

– Điều kiện và phương thức thanh toán.

– Điều kiện, nghiệm thu, bàn giao.

– Bảo hành đối với nội dung mua sắm hàng hoá, xây lắp.

– Quyền và nghĩa vụ các bên.

– Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng.

– Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng

– Các nội dung khác theo từng hình thức hợp đồng.

f. Giám sát thực hiện hợp đồng:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng của nhà thầu, Ban đầu tư phân công các thành viên chuyên trách giám sát việc đầu tư:

1) Kế toán trưởng – Thành viên: Giám sát về tài chính;

2) Trưởng phòng kỹ thuật – Thành viên: Giám sát về kỹ thuật;

3) Chuyên gia bên ngoài (nếu có)

Trong quá trình giám sát nếu có sự nghiệm thu từng phần, hạng mục thì các thành viên giám sát phải lập biên bản nghiệm thu từng phần với nhà thầu.

1.3 Kết thúc đầu tư.

Khi hoàn tất các công việc đầu tư, Ban đầu tư thực hiện nghiệm thu tổng thể và thực hiện quyết toán vốn đầu tư với nhà thầu.

Ban đầu tư lập báo cáo thực hiện đầu tư gửi Giám đốc phê duyệt

Việc Quyết toán vốn đầu tư do Ban đầu tư thực hiện hoặc thuê kiểm toán quyết toán vốn đầu tư để kế toán làm cơ sở quyết toán với nhà thầu và hạch toán giá trị công trình vào sổ sách kế toán đối với Các dự án đầu tư hoàn thành từ nhóm A trở lên

Căn cứ vào bản quyết toán vốn đầu tư được Giám đốc Công ty thống nhất với nhà thầu, Ban đầu tư thực hiện thanh lý hợp đồng mua bán với nhà cung cấp. Kế toán chỉ thanh toán cho người bán theo các điều khoản của Hợp đồng phù hợp với kết quả nghiệm thu về tài chính và được Giám đốc phê duyệt.

Giám đốc ra quyết định giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Tại thời điểm nhận tài sản phải có vận hành thử và chứng kiến của trưởng Bộ phận sử dụng phải phòng kỹ thuật, phụ trách kế toán theo dõi TSCĐ, trưởng bộ phận sử dụng và người trực tiếp sử dụng tài sản.

Việc bàn giao phải có biên bản bàn giao tài sản giữa bên. Bộ phận sử dụng phải chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ bắt đầu từ thời điểm bàn giao.

2. Xây dựng nhà cửa vật kiến trúc

Đối với hoạt động đầu tư xây dựng mới hoặc sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên ngoài tuân thủ theo các quy định nêu trên thì Ban đầu tư phải yêu cầu nhà thầu:

– Lập dự toán tổng thể và chi tiết cho công trình đầu tư căn cứ vào định mức và đơn giá theo quy định Nhà nước hiện hành.

– Các vật tư đưa vào sử dụng đều phải có hồ sơ quản lý chất lượng và nguồn gốc xuất xứ của vật tư.

– Nhà thầu phải lập nhật ký công trình, hồ sơ hoàn công để làm cơ sở thực hiện việc nghiệm thu khối lượng công việc.

– Khi khối lượng công việc hoàn thành từng phần hoặc toàn bộ thì phải thực hiện nghiệm thu khối lượng công việc từng phần hoặc nghiệm thu quyết toán toàn bộ công việc hoàn thành, biên bản nghiệm thu phải có sự xác nhận của công ty, nhà thầu, đơn vị trực tiếp thực hiện thi công, đơn vị tư vấn giám sát (nếu có).

– Phòng kế toán có quyền kiểm tra và xuất toán các hoá đơn, chứng từ của các khoản chi phí do không phù hợp theo quy định pháp luật hiện hành trong báo cáo quyết toán do nhà thầu báo cáo. Công ty sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng kinh tế. Từ thời điểm nghiệm thu, chậm nhất sau 10 ngày nhà thầu phải xuất hoá đơn tài chính để công ty hạch toán, bất kể công ty đã trả tiền hay chưa trả tiền.

3. Quy định về sử dụng, sửa chữa, nâng cấp và duy tu bảo dưỡng TSCĐ

3.1. Quy định chung

Tài sản cố định ( TSCĐ ) bao gồm: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính (nếu có).

TSCĐHH: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vât chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định) thoã mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị…

TSCĐVH: là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả…

TSCĐTTC: là những tài sản cố định mà doanh nghiệp thuê của công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại tài sản thuê hoăc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thoả thuận trong hợp đồng thuê tài chính. Tổng số tiền thuê một loại tài sản quy định tại hợp đồng thuê tài chính, ít nhất phải tương đương với giá trị của tài sản tại thời điểm ký hợp đồng.

Tiêu chuẩn nhận biết TSCĐ

a) Tài sản cố định hữu hình (“TSCĐHH”) là những tài sản có đủ các tiêu chuẩn sau:

– Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó;

– Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy;

– Có giá trị trên 10.000.000 VND;

– Có thời gian sử dụng trên 1 năm

b) TSCĐ vô hình (TSCĐVH) là những tài sản có đủ các tiêu chuẩn sau:

Mọi khoản chi thực tế mà doanh nghiệp đó chi ra thoả mãn đồng thời cả bốn điều kiện quy định tại khoản (a) Điều này, mà không hình thành tài sản cố định hữu hình thì được coi là TCĐVH. Những khoản chi phí không đồng thời thoả mãn cả bốn tiêu chuẩn nêu trên thì được hạch toán trực tiếp hoặc được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

c)Chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu

Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu TSCĐHH (TSCĐVH) được ghi tăng nguyên giá của tài sản nếu chúng thực sự cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản đó như:

– Thay đổi bộ phận của TSCĐHH làm tăng thời gian sử dụng hữu ích, hoặc làm tăng công suất sử dụng của chúng.

– Cải tiến bộ phận của TSCĐHH làm tăng đáng kể chất lượng sản phẩm sản xuất ra.

– Áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản so với trước đó.

Các chi phí phát sinh không thoả mãn điều kiện trên phải được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

3.2. Sử dụng TSCĐ.

– Phòng kế toán có trách nhiệm lập hồ sơ cho từng tài sản cố định để quản lý về giá trị của từng tài sản cố định gồm nguyên giá, trích khấu hao) và lưu giữ bộ hồ sơ của TSCĐ:

+ Hợp đồng kinh tế

+ Hoá đơn GTGT

+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng,

+ Chứng từ khác có liên quan

– Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân loại, đánh số các TSCĐ, thống kê số lượng tài sản gửi phòng kế toán để phòng kế toán lập thẻ TSCĐ và mở sổ chi tiết theo dõi.

– Mỗi phân xưởng, phòng ban đều phải có sổ theo dõi TSCĐ (về số lượng), có trách nhiệm bảo quản TSCĐ, sử dụng TSCĐ đúng mục đích và có hiệu quả.

– Các phân xưởng phòng ban sử dụng TSCĐ không được tự ý di dời, tháo dỡ, thay thế các bộ phận của TSCĐ. Mọi sự thay đổi đều phải thông báo tới Trưởng phòng kỹ thuật. Trưởng phòng kỹ thuật cử cán bộ tới kiểm tra và đưa ra quyết định xử lý ngay khi có báo cáo thực tế thị sát của cán bộ điều tra (thời gian không quá 2 ngày khi có yêu cầu từ cơ sở). Sau đó, phòng kỹ thuật gửi thông báo tới phòng kế toán về sự thay đổi đó. Trong trường hợp đối với TSCĐ có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất của phân xưởng và công ty thì trưởng phòng kỹ thuật phải báo cáo Ban Giám đốc công ty để xin ý kiến giải quyết kịp thời.

– Hàng quý các nhân viên thống kê tại phân xưởng phải lập báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm, số lượng thực tế để gửi lên phòng tài vụ (chậm nhất là sau 10 ngày kết thúc quý) nhằm đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế. Quản đốc phân xưởng phải chịu trách nhiệm làm rõ nguyên nhân chênh lệch (nếu có) giữa số liệu phân xưởng với số liệu phòng tài vụ.

– Trong quá trình sử dụng, người sử dụng có quyền đề xuất ý kiến về sửa chữa (để kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, nâng cao tính năng sử dụng), các biện pháp an toàn về tài sản với trưởng bộ phận và lãnh đạo công ty (các biện pháp phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ).

– Công ty được quyền chuyển nhượng, thay thế, thế chấp, cho thuê, cầm cố các tài sản dưới 50% tổng giá trị tài sản Công ty. Công ty được quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản của Công ty để vay vốn kinh doanh tại các ngân hàng Việt Nam theo quy định của pháp luật.

– Nếu tài sản sử dụng sai mục đích, không hiệu quả, bị mất mát hao hụt do lỗi chủ quan thì người trực tiếp ngây ra phải chịu trách nhiệm bồi hoàn mọi giá trị tổn thất và chịu kỷ luật trước hội đồng kỷ luật của công ty. Trưởng bộ phận cũng phải chịu trách nhiệm trước Công ty về sự việc do cá nhân trong bộ phận mình quản lý ngây ra.

3.3. Sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định

Hàng năm công ty sẽ thực hiện hoạt động sửa chữa (sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ), nâng cấp TSCĐ.

a. Sửa chữa TSCĐ:

là việc duy tu bảo dưỡng, sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động thao trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.

– Sửa chữa lớn là hoạt động sửa chữa TSCĐ có chi phí bỏ ra từ 100.000.000 VND trở lên

– Sửa chữa nhỏ là hoạt động sửa chữa TSCĐ có chi phí bỏ ra nhỏ hơn 100.000.000 VND.

b. Nâng cấp tài sản cố định:

Là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho tài sản cố định nhằm nâng cao công suất chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của tài sản cố định so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của tài sản cố định; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của tài sản cố định so với trước.

– Phân xưởng sản xuất phải lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn, sửa chữa định kỳ hàng tháng, quý, năm và nhu cầu về vật tư dự phòng gửi lên cho phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật tổng hợp và lập kế hoạch tổng thể báo cáo Ban đầu tư.

– Phân xưởng sản xuất phải báo cáo thường xuyên về tình hình vận hành của máy móc thiết bị hàng ngày, hàng tuần cho phòng kỹ thuật.

– Thợ sửa chữa tại phân xưởng phải có trách nhiệm sửa chữa đối với những hỏng hóc ở xưởng trong phạm vi chuyên môn của mình. Trong trường hợp đột xuất nếu nằm ngoài khả năng chuyên môn thì Phân xưởng phải thông báo kịp thời cho phòng kỹ thuật để phòng kỹ thuật cử cán bộ chuyên trách xuống sửa chữa.

– Trường hợp nằm ngoài khả năng chuyên môn sửa chữa của thợ kỹ thuật trong công ty thì trưởng phòng kỹ thuật phải đề xuất việc thuê chuyên gia gửi lên trưởng Ban đầu tư phê duyệt. Việc thuê chuyên gia phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố sau:

+ Chuyên gia phải có chứng chỉ chuyên môn và am hiểu về lĩnh vực máy móc thiết bị mà Công ty cần sửa chữa;

+ Giao dịch kinh tế giữa hai bên phải đựơc thể hiện thông qua hợp đồng kinh tế;

+ Chuyên gia được thuê phải đăng ký với cơ quan thuế để xuất hoá đơn GTGT cho Công ty để làm cơ sở hạch toán kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;

+ Trong trường hợp cần thiết, Kế toán trưởng cần giúp đỡ chuyên gia trong việc đăng ký và hoàn thành nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước.

3.4. Chi phí sửa chữa

– Căn cứ đề xuất của các bộ phận phân xưởng, Ban đầu tư xét duyệt và gửi kế hoạch tổng hợp tới Kế toán trưởng, Kế toán trưởng lập bản dự toán kinh phí sửa chữa đệ trình Ban Giám đốc phê xét duyệt.

– Phòng kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý hợp, hợp lệ của chi phí sửa chữa để quyết toán các khoản chi phí này khi đưa vào hạch toán trên sổ sách kế toán:

+ Chi phí sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ hữu hình nhằm mục đích khôi phục hoặc duy trì khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

+ Các chi phí Công ty chi ra để nâng cấp tài sản cố định được phản ánh tăng nguyên giá của tài sản cố định đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

+ Các chi phí sửa chữa tài sản cố định được coi như khoản phí tổn và được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.

+ Đối với một số khoản chi phí sửa chữa lớn và phát sinh không đều giữa các kỳ, các năm, doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí kinh doanh trong kỳ với điều kiện Công ty kinh doanh có lãi. Công ty phải lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

+ Công ty phải quyết toán chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với chi phí sửa chữa đã trích trước. Nếu chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn số đã trích trước thì phần chênh lệch được hạch toán toàn bộ hoặc được phân bổ dần vào chi phí trong kỳ nhưng thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm. Nếu chi phí sửa chữa thực thế nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.

3.5. Duy tu, Bảo dưỡng TSCĐ

– Định kỳ các phân xưởng, phòng ban đều phải tiến hành bảo dưỡng TSCĐ hiện do đơn vị quản lý và sử dụng, như: Thay thế các bộ phận hỏng hóc, thay dầu, bôi trơn, quét lại sơn chống han rỉ, lau chùi thường xuyên…để đảm bảo duy trì năng lực sản xuất.

– Các quản đốc phân xưởng lập kế hoạch đóng máy để bảo dưỡng định kỳ và lập bản dự toán kinh phí duy tu, bảo dưỡng định kỳ trình Ban đầu tư phê duyệt.

4. Quy định sử dụng máy tính

– Máy tính đã trang bị riêng bộ phận nào thì bộ phận đó sử dụng và tự chịu trách nhiệm bảo dưỡng, quản lý máy tính của bộ phận mình. Đối với máy dùng chung nhiều bộ phận, người sử dụng sẽ phải chịu trách nhiệm trong phần làm việc của mình.

– Hệ thống máy kết nối mạng và internet do cán bộ chuyên trách thiết lập phù hợp với yêu cầu và mục đích sử dụng của Công ty. Công ty sẽ chi trả phụ cấp trách nhiệm tương xứng với hiệu quả hoạt động do cán bộ này mang lại.

– Người sử dụng tuyệt đối không được can thiệp vào các xác lập này, không cài đặt vào máy các chương trình không phục vụ cho công việc..

– Mỗi người sử dụng tạo cho mình một thư mục riêng và chỉ được truy cập trong vùng thư mục riêng này. Không can thiệp vào các thông tin, dữ liệu ở thư mục của người khác.

– Người sử dụng có thể lưu trữ thông tin trên đĩa mềm. Mọi đĩa mềm đều phải được diệt virut trước khi sử dụng.

– Người sử dụng có trách nhiệm bảo vệ thông tin do mình quản lý trên tất cả các phương tiện lưu trữ (đĩa từ, giấy…) không được để lộ thông tin cho người không có chức năng, nhiêm vụ biết.

– Nghiêm cấm mọi hành vi sao chép để lộ thông tin mật của Công ty và phá vỡ hệ thống mạng. Cá nhân vi phạm sẽ xử lý theo quy định tại quy chế khen thưởng và kỷ luật của Công ty.

5. Quy định sử dụng điện thoại

– Cán bộ, nhân viên trong Công ty chỉ được phép sử dụng điện thoại vào mục đích công việc của Công ty với tinh thần đàm thoại ngắn gọn, đủ nội dung cần trao đổi.

– Trường hợp sử dụng điện thoại vào việc riêng, người sử dụng có trách nhiệm thanh toán toàn bộ cước phí cho các cuộc đàm thoại việc riêng theo giấy báo của Bưu điện.

6. Quy định về kiểm kê tài sản cố định

– Khái niệm: Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

– Mục đích việc kiểm kê: Kiểm kê TSCĐ là kiểm tra tính hiện hữu TSCĐ, đánh giá tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ của các bộ phận, phòng ban có liên quan. Liệt kê danh sách TSCĐ hư hỏng, mất mát, kết luận sơ bộ về nguyên nhân gây ra và được thể hiện thông qua biên bản kiểm kê.

– Hội đồng kiểm kê: Ban giám đốc thành lập Hội đồng kiểm kê gồm các thành phần tham gia như sau:

1) Giám đốc

2) Phó Giám đốc – Phụ trách bộ phận

3) Kế toán trưởng

4) Kế toán phụ trách theo dõi TSCĐ

5) Trưởng phòng kỹ thuật

6) Các nhân viên phòng kỹ thuật phụ trách theo dõi TSCĐ tại mỗi phân xưởng

7) Trưởng các bộ phận sử dụng TSCĐ.

– Yêu cầu: Kiểm kê tài sản cố định là yêu cầu bắt buộc theo quy định của Luật kế toán Việt nam. Sau khi thực hiện kiểm kê, Hội đồng kiểm kê phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Khi có chênh lệch thực tế giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán thì hội đồng kiểm kê phải làm rõ nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Kết quả kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

+ Tài sản cố định phải được kiểm kê ít nhất một năm hai lần vào ngày cuối Quý II (30/6) và cuối niên độ kế toán (31/12) hàng năm. Kiểm kê cần tập trung vào việc theo dõi số lượng, tình trạng hoạt động và chất lượng tài sản thực tế tại các phân xưởng hoặc bộ phận sử dụng.

+ Nếu phát hiện có sự chênh lệch tài sản thì bộ phận sử dụng, Kế toán phải lập giải trình, nêu rõ nguyên nhân báo cáo Giám đốc xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định giải quyết cụ thể.

+ Những nhân viên được phân công quản lý trực tiếp tài sản thuộc các bộ phận của Công ty bắt buộc phải có Bản cam kết với Ban Giám đốc Công ty về trách nhiệm bảo quản và quản lý tài sản.

+ Lịch kiểm kê bất thường tài sản của các Bộ phận như sau:

a) Trong những trường hợp đặc biệt, để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi hình thức sở hữu Doanh nghiệp, đánh giá lại tài sản theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác hoặc tăng cường việc kiểm kê định kỳ của Giám đốc Công ty…

b) Kế toán trưởng có trách nhiệm đưa ra kế hoạch kiểm kê và thông báo tới các Bộ phận liên quan trước khi tiến hành kiểm kê tài sản.

Quá trình kiểm kê được tiến hành như sau:

– Chuẩn bị đầy đủ các tem kiểm kê, Phiếu kiểm kê, mẫu Biên bản kiểm kê, các dụng cụ kiểm kê.

– Tiến hành kiểm kê theo các nguyên tắc sau:

+ Kiểm kê theo phương thức cuốn chiếu, kiểm kê dứt điểm từng phân xưởng, bộ phận sử dụng.

+ Kiểm kê phải thống nhất và thông suốt quá trình kiểm kê đối với một tổ kiểm kê nhất định. Tổ thành viên phải có ít nhất 02 thành viên ( trong đó 01 người đại diện cho Phòng Kế toán do Kế toán trưởng chỉ định và 01 người thuộc bộ phận sử dụng tài sản).

+ Trong quá trình kiểm kê, không được di chuyển tài sản từ bộ phận sử dụng này sang bộ phận sử dụng khác.

+ Khi kết thúc kiểm kê tài sản nào, phải dán tem kiểm kê vào tài sản đó tránh trường hợp kiểm kê trùng lắp.

+ Quá trình kiểm kê phải xác định đồng thời cả số lượng, tình trạng sử dụng và chất lượng của tài sản và phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm kê.

– Kết thúc cuộc kiểm kê, tổ kiểm kê phải lập Biên bản kiểm kê thành 03 bản (01 bản lưu Bộ phận phụ trách, 01 bản lưu bộ phận kế toán, 01 bản lưu) , trong đó ghi rõ:

+ Ngày, giờ bắt đầu tiến hành kiểm kê.

+ Thành phần tham gia kiểm kê.

+ Tên phân xưởng hoặc bộ phận tiến hành kiểm kê.

+ Nội dung, mục đích của đợt kiểm kê.

– Phương pháp tiến hành kiểm kê (mô tả chi tiết). Các thành phần tham gia kiểm kê sau khi đã kiểm tra và thống nhất toàn bộ nội dung phải ký, ghi đầy đủ họ tên vào Biên bản kiểm kê và chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự trung thực của số liệu kiểm kê.

– Trong vòng 02 ngày, Kế toán trưởng căn cứ vào báo cáo kiểm kê, căn cứ vào tình hình thực tế của tài sản (Biên bản kiểm kê theo phụ lục đính kèm) có trách nhiệm làm Báo cáo gửi Giám đốc về tình hình tài sản cố định, trong đó giải trình chi tiết về từng trường hợp tài sản hỏng, thừa hoặc thiếu tài sản thực tế so với số liệu sổ kế toán (nếu có), đồng thời đề xuất phương hướng giải quyết với Giám đốc.

– Trong vòng 03 ngày, Giám đốc sẽ xem xét, cân nhắc và ra quyết định cụ thể đối với việc xử lý chênh lệch tài sản (nếu có).

7. Quy định về thanh lý, nhượng bán TSCĐ

§ Công ty được quyền chủ động và có trách nhiệm nhượng bán, thanh lý tài sản cố định đã hư hỏng, lạc hậu kỹ thuật, không có nhu cầu sử dụng hoặc không sử dụng được; các khoản đầu tư dài hạn không có nhu cầu tiếp tục đầu tư để thu hồi vốn.

§ Thẩm quyền quyết định việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các khoản đầu tư dài hạn:

– Giám đốc Công ty quyết định các phương án thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư dài hạn, tài sản cố định có giá trị còn lại nhỏ hơn hoặc bằng 30% tổng giá trị tài sản trên Báo cáo tài chính của Công ty được công bố tại quý gần nhất.

– Các phương án lớn hơn mức phân cấp cho Giám đốc Công ty do Tổng Công ty quyết định.

§ Bộ phận sử dụng lập tờ trình Giám đốc về tình trạng thực tế của tài sản.

§ Căn cứ vào tờ trình, trên cơ sở xem xét hiện trạng TSCĐ đó, Giám đốc ra quyết định về nhượng bán, thanh lý TSCĐ.

§ Hội đồng thanh lý TSCĐ gồm:

– Giám đốc: Phụ trách chung

– Kế toán trưởng: Phụ trách quản lý Báo cáo về hiện trạng giá trị sổ sách của tài sản (nguyên giá, khấu hao) và ước tính thu nhập có được từ giao dịch bày với giám đốc.

– Kế toán theo dõi TSCĐ: Đối chiếu số liệu sổ sách kế toán với phòng kỹ thuật và bộ phận sử dụng và báo cáo lại với kế toán trưởng

– Trưởng phòng kỹ thuật: Phụ trách thẩm định lại tình trạng kỹ thuật của tài sản báo cáo giám đốc

– Đại diện bộ phận sử dụng: Trưởng bộ phận phải nộp báo cáo về hiện trạng thực tế của tài sản nói rõ lý do cần được thanh lý tài sản

§ Hội đồng thanh lý xác định giá trị còn lại thực tế của TSCĐ, lập phương án thanh lý, nhượng bán. Đối với những TSCĐ có giá trị còn lại trên 50.000.000 VND trở lên thì phải thực hiện đấu thầu theo quy định hiện hành của Nhà nước về đấu thầu.

8. Quy định về kế toán theo dõi TSCĐ

– Bộ phận kế toán phải mở đầy đủ các sổ theo dõi chi tiết TSCĐ về nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại theo từng TCSĐ và theo từng bộ phận sử dụng.

– Kế toán tính trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, phù hợp với quy định của Nhà nước (Trong trường hợp công ty điều chỉnh lại phương pháp khấu hao theo sản phẩm hoặc số dư giảm dần thì cần có văn bản thông báo với cơ quan thuế).

Nguyên giá

Khấu hao năm =

Số năm sử dụng

Khấu hao năm

Khấu hao tháng =

12 tháng

– Mọi tài sản cố định hiện có của Công ty (gồm cả tài sản chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý) đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành. Khấu hao tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh hạch toán vào chi phí kinh doanh; Khấu hao tài sản cố định chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý hạch toán vào chi phí khác.

– Đối với những tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hư hỏng, mất mát ph���i xác định nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân để xử lý bồi thường. Giám đốc Công ty quyết định mức bồi thường. Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường và giá trị thu hồi được hạch toán vào chi phí khác của Công ty.

– Mức khấu hao tối thiểu xác định theo thời gian sử dụng tối đa quy định tại Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC. Giám đốc Công ty quyết định mức khấu hao cụ thể nhưng không được thấp hơn mức khấu hao tối đa, tối thiểu.

– Theo quy định hiện hành của 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 thỏng 12 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ thì: Khi Công ty làm ăn có hiệu quả được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao được xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ (tài sản cố định tham gia vào hoạt động kinh doanh được trích khấu hao nhanh là máy móc, thiết bị,dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm, thiết bị và phương tiện vận tải, dụng cụ quản lý).

– Công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đã đưa vào sử dụng nhưng chưa quyết toán, căn cứ vào số liệu kế toán Công ty ghi tăng giá trị tài sản theo giá tạm tính để trích khấu hao thu hồi vốn. Sau khi quyết toán công trình được duyệt phải điều chỉnh lại nguyên giá

– Đối với tài sản cố định cho thuê, cầm cố, thế chấp phải trích khấu hao theo chế độ quy định và phải theo dõi thu hồi tài sản.

– Các chi phí sửa chữa lớn TSCĐ sẽ được ghi tăng giá trị của TSCĐ hay tính trực tiếp vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quyết định của Giám đốc Công ty.

– Kế toán phải phản ánh đầy đủ thu nhập và chi phí về thanh lý, nhượng bán TSCĐ.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN

(Phần: Máy móc thiết bị)

Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại…………………

Chúng tôi gồm có:

Hội đồng kiểm kê tài sản

1. Ông (Bà): Chức vụ:

2. Ông (Bà): Chức vụ:

3. Ông (Bà): Chức vụ:

4. Ông (Bà): Chức vụ:

Đã tiến hành kiểm kê thực tế tài sản sau:

1. Tên, ký mã hiệu tài sản:

– Số thẻ TSCĐ:

– Đơn vị sử dụng:

– Model:

– Seri:

– Quycách:…………………………………………….

– Công suất:……………………………………

– Năng suất:…………………………………………..

2. Nước sản xuất:……………………………………………….

3. Năm sản xuất:……………………………………………….

4. Năm đưa vào sử dụng:………………………………………

5. Nguyên giá theo sổ sách kế toán:………………………….

6. Đã trích khấu hao đến thời điểm kiểm kê:……………….

7. Hiện trạng của Tài sản:

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

Tên (chữ ký ) các thành viên tham gia kiểm kê

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN

(Phần: Nhà cửa vật kiến trúc)

Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại ………………………

Chúng tôi gồm có:

Hội đồng kiểm kê tài sản

5. Ông (Bà): Chức vụ:

6. Ông (Bà): Chức vụ:

7. Ông (Bà): Chức vụ:

8. Ông (Bà): Chức vụ:

Đã tiến hành kiểm kê thực tế tài sản là Nhà cửa vật kiến trúc sau:

8. Tên, ký mã hiệu Công trình:

– Tên Công trình: ……………………………………

– Địa điểm công trình: …………………………………….

……………………………………………………………….

……………………………………………………………..

9. Năm đưa vào sử dụng:……………………………………………..

10. Nguyên giá theo sổ sách kế toán:……………………………….

11. Đã trích khấu hao đến thời điểm kiểm kê:…………………….

12. Hiện trạng của Công trình:

……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………….

Tên (chữ ký) thành viên tham gia kiểm kê

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN

(Phần: Phương tiện vận tải)

Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại……………………

Chúng tôi gồm có:

Hội đồng kiểm kê tài sản

9. Ông (Bà): Chức vụ:

10. Ông (Bà): Chức vụ:

11. Ông (Bà): Chức vụ:

12. Ông (Bà): Chức vụ:

Đã tiến hành kiểm kê thực tế tài sản là Phương tiện vận tải sau:

13. Tên, ký mã hiệu tài sản:

– Đơn vị sử dụng:

– Biển đăng ký:

– Model:

– Quycách:………………………………………………………..

……………………………………………………………………

………………………………………………………………….

14. Nước sản xuất:………………………………………………………….

15. Năm sản xuất:…………………………………………………………..

16. Năm đưa vào sử dụng:………………………………………………..

17. Nguyên giá theo sổ sách kế toán:…………………………………….

18. Đã trích khấu hao đến thời điểm kiểm kê:…………………………..

19. Hiện trạng của Phương tiện vận chuyển:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………..

Tên (chữ ký) các thành viên tham gia kiểm kê

Tem kiểm kê Tài sản cố định

MỤC II: QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

1. Quy định chung về quản lý hàng tồn kho

Mục đích về quy định Quản lý hàng tồn kho của Công ty FUTU 1 là đưa ra những nguyên tắc, quy định, hướng dẫn cụ thể các thủ tục cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm soát và quản lý hàng tồn kho tại Công ty và Chi nhánh có hiệu quả nhất, nhằm thực hiện những mục tiêu kinh doanh mà Ban Giám đốc đưa ra.

2. Quy chế mua hàng

a) Đối với nhóm vât tư chính: Gang, thép chế tạo, vòng bi xe máy:

Kiểm soát nhà cung cấp vật tư

· Công ty cần phải kiểm soát và xem xét khả năng của các nhà cung cấp vật tư để đưa vào danh sách các nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty.

· Cán bộ mua vật tư chịu trách nhiệm thu thập các thông tin về nhà cung cấp và lập báo cáo đánh giá những tiêu chí về nhà cung cấp trình trưởng phòng Thương mại xem xét.

· Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

– Lựa chọn: Các nhà cung cấp có năng lực, uy tín, chất lượng, phục vụ tận tâm và có khả năng cung cấp đảm bảo số lượng, thời hạn và giá cả hợp lý. Ưu tiên những bạn hàng đã cung cấp vật tư nhiều năm cho Công ty.

– Loại bỏ: Các nhà cung cấp năng lực kém, phục vụ không chu đáo, các nhà cung cấp 3 lần/năm đã không đáp ứng được một trong các yêu cầu về chất lượng, thời gian và số lượng.

· Căn cứ trên các tiêu chí đánh giá và báo cáo của cán bộ vật tư, trưởng phòng Thương mại xem xét và yêu cầu cán bộ vật tư lập danh sách các nhà cung cấp đã được lựa chọn trình trưởng phòng Thương mại phê duyệt.

Theo dõi nhà cung cấp trong quá trình thực hiện

· Cán bộ vật tư lập sổ theo dõi nhà cung cấp. Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất nếu thấy các nhà cung cấp không đáp ứng được các tiêu chí đặt ra thì lập báo cáo trình trưởng phòng Thương mại xem xét.

· Trưởng phòng Thương mại căn cứ vào báo cáo để có biện pháp xử lý thích hợp đối với nhà cung cấp.

· Hàng năm cán bộ vật tư xem xét để tham mưu cho trưởng phòng Thương mại trong việc duy trì hoặc loại bỏ nhà cung cấp ra khỏi danh sách và thu thấp các nhà cung cấp mới trình trưởng phòng Thương mại phê duyệt

Sơ đồ quy trình mua sắm vật tư như sau:

Trình tự thực hiện khi mua vật tư:

· Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc các yêu cầu đột xuất phòng Kế hoạch kiểm tra cân đối vật tư tồn kho và lập kế hoạch mua vật tư chuyển phòng thương mại;

· Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư, phòng Thương mại giao nhiệm vụ cho cán bộ vật tư thực hiện

· Phòng thương mại nghiên cứu tình hình biến động giá đầu vào trên thị trường trong nước và ngoài nước báo cáo kịp thời cho Giám đốc xem xét, cân nhắc để có chính sách phù hợp với yêu cầu của sản xuất và kinh doanh của Công ty :

– Tên vật tư, nhóm hàng trong kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được phê duyệt.

– Thông qua báo cáo nhập – xuất – tồn của bộ phận kho để cân nhắc xác định số lượng tồn kho thực tế lập kế hoạch đặt hàng.

– Nghiên cứu tình hình biến động giá, đầu vào trên thị trường trong nước và thế giới để báo cáo Giám đốc xem xét, cân nhắc và quyết định nhà cung cấp.

· Khi hàng về cán bộ vật tư phòng Thương mại báo phòng KCS – Kiểm tra chất lượng vật tư.

Lập kế hoạch đặt hàng bao gồm việc

· Cán bộ mua vật tư thông báo cho nhà cung cấp có trong danh sách được phê duyệt bằng Fax hoặc điện thoại trực tiếp về nhu cầu mua vật tư.

· Cán bộ mua hàng tập hợp các thư chào hàng của các nhà cung cấp, làm rõ các thông tin còn chưa rõ, tình trưởng phòng Thương mại để lựa chọn một nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu của Công ty.

· Trưởng phòng Thương mại xem xét các đơn thư chào hàng, đàm phán để quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho Công ty. Nội dung xem xét bao gồm:

+ Chất lượng

+ Giá cả

+ Tiến độ giao hàng, vận chuyển

+ Phương thức thanh toán…

· Sau khi lựa chọn, cán bộ mua hàng thông báo cho nhà cung cấp để tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng được soạn thảo dựa trên các thỏa thuận theo quy định của pháp luật Việt Nam mà hai bên đã thống nhất, trình đại diện lãnh đạo hai bên ký và đóng dấu. Hợp đồng sau khi ký được chuyển cho các đơn vị liên quan để thực hiện.

· Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sửa đổi một trong các điều khoản trong hợp đồng thì phải tập hợp các thông tin, đàm phán với khách hàng và trình trưởng phòng Thương mại xem xét trước khi trình lãnh đạo Công ty.

· Sau khi nhận được thông báo hàng đã về, cán bộ phòng Thương mại phải kết hợp với bộ phận kho và nhân viên phòng KCS kiểm tra chất lượng hàng nhập về.

Trường hợp Công ty nhập khẩu hàng gián tiếp hoặc qua đơn vị uỷ thác thì việc chuẩn bị bộ chứng từ ngoại thương như trên sẽ do đơn vị được uỷ thác thực hiện. Tuy nhiên, việc nhập hàng sẽ do người của Công ty thực hiện, nên bộ chứng từ đầy đủ trên sẽ được đơn vị ủy thác chuyển lại cho Công ty.

· Nhân viên của phòng Thương mại thực hiện, thì người được ủy quyền sẽ mang bộ chứng từ này xuống Cảng nơi hàng về để làm thủ tục nhận hàng.

· Trước khi đi nhận hàng, nhân viên của Phòng thương mại cần phải:

– Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết phục vụ cho quá trình nhận hàng: thước đo, cặp, ê ke và các dụng cụ chuyên dùng khác.

– Nghiên cứu và thông hiểu chi tiết các thủ tục hải quan khi nhận hàng

– Hiểu rõ về mặt hàng và phối hợp với nhân viên phòng KCS cùng đi nhận hàng để đảm bảo có chuyên môn kiểm tra được chất lượng hàng.

· Khi nhận được thông báo giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên của phòng Thương mại thực hiện các thủ tục sau:

– Thông báo cho Thủ kho và các bộ phận có liên quan để chuẩn bị địa điểm kho bãi phục vụ cho quá trình nhập hàng. Điều kiện về kho bãi phải đáp ứng những quy định về bảo quản hàng hóa của Công ty.

– Chuẩn bị các phương tiện cần thiết để nhập hàng.

– Bố trí nhân sự hợp lý trong quá trình nhập hàng.

– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như Sổ theo dõi nhà cung cấp, phiếu yêu cầu kiểm tra vật tư, biên bản giao hàng (nếu có).

– Lên kế hoạch về việc điều chuyển hàng mua: giao thẳng cho phân xưởng sản xuất, giữ tại kho Công ty.

b) Đối với vật tư phụ, lẻ (ngoài nhóm vật tư chính):

– Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư phòng Thương mại giao nhiệm vụ cho cán bộ vật tư thực hiện;

– Khi nhận được nhiệm vụ mua vật tư do Trưởng phòng Thương mại giao cán bộ vật tư có trách nhiệm :

+ Tìm hiểu kỹ tính năng kỹ thuật của vật tư cần mua;

+ Thông tin cho nhà cung cấp (bằng điện thoại hoặc trực tiếp đi)

+ Thu thập thông tin chào hàng và lựa chọn nhà cung cấp

+ Kiểm tra kỹ chất lượng, số lượng trước khi mua

+ Vật tư mua về phải đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, đúng tiến độ, chứng từ hợp lệ.

+ Mọi sự thay đổi về quy cách, số lượng, chủng loại vật tư phải được sự đồng ý của Trưởng phòng Thương mại hoặc đơn vị đặt hàng.

 

2. Quy định về quá trình nhận hàng nhập kho của Công ty

· Để thực hiện công tác kiểm tra giám sát quá trình nhập hàng, Giám đốc yêu cầu toàn bộ các nhân viên, các bộ phận có liên quan đến quá trình nhận hàng thực hiện đúng các quy định sau đây:

– Các nhân viên, bộ phận phải thực hiện nhập hàng theo đúng kế hoạch. Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình nhập hàng phải giải quyết ngay theo trách nhiệm của từng bộ phận.

– Trong quá trình nhập hàng, các cá nhân phải nghiêm chỉnh chấp hành những quy định về an toàn lao động, về bảo quản hàng hóa của Công ty, và những hướng dẫn của nhân viên phòng KCS.

– Nghiêm cấm các trường hợp lợi dụng quá trình nhập hàng để trục lợi làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty.

– Mọi nhân viên, bộ phận phải thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đã được phân công từ trước. Trong trường hợp làm trái với sự phân công, nhân viên, bộ phận đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những thiệt hại đã gây ra (nếu có).

– Sau khi nhận được thông báo của Phòng KCS về chất lượng hàng nhập, Phòng Thương mại có ý kiến khiếu nại với phía người bán khi hàng không đúng qui định trong Hợp đồng mua hàng.

Giám đốc yêu cầu các Bộ phận thực hiện những quy định sau:

· Hàng nhập về kho phải đạt chất lượng, đủ số lượng. Nếu hàng thiếu hoặc sai lệch với chứng từ mà Thủ kho không thông báo cho các Bộ phận liên quan đến kiểm tra, thì Thủ kho hoàn toàn chịu trách nhiệm về số hàng thiếu hụt và sai lệch đó.

· Thủ kho có trách nhiệm chỉ đạo việc bốc dỡ và sắp xếp hàng vào đúng vị trí trong kho, đồng thời ghi Thẻ kho, Sổ nhập, xuất hàng, Biên bản giao nhận hàng, Phiếu nhập kho…. tương ứng với số lượng hàng thực nhập. Khi kết thúc quá trình nhập hàng, Thủ kho phải thực hiện bảo quản lượng hàng đã nhập theo quy định chung về bảo quản hàng hóa.

· Người nhập hàng phải có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ có liên quan và chuyển cho phòng kế toán lữu trữ và làm cơ sở hạch toán và thanh toán.

3. Quy trình về xuất hàng:

a) Xuất nguyên vật liệu vào sản xuất:

Các Bộ phận cần liên hệ với nhau để yêu cầu xuất nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh. Quá trình xuất nguyên vật liệu được thực hiện như sau:

– Bộ phận phân xưởng sản xuất sẽ lập giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu;

– Sau đó chuyển cho phòng Kế hoạch, Trưởng phòng Kế hoạch phê duyêt và kế toán phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho;

– Chuyển đến cho thủ kho. (Trong giấy phiếu xuất nguyên vật liệu phải ghi rõ: Tên hàng, quy cách, số lượng và chữ ký xác nhận của trưởng phòng Kế hoạch, Quản đốc, người nhận và người lập).

– Thủ kho làm thủ tục xuất nguyên vật liệu và phản ánh vào sổ sách để theo dõi đồng thời chuyển chứng từ về phòng kế toán. Định kỳ vào ngày cuối tháng thủ kho có trách nhiệm đối chiếu với kế toán theo dõi kho về số lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho

b) Trường hợp giao hàng lên phương tiện chuyên chở:

Việc giao nhận giữa các Bên cần có ký nhận về chất lượng, tình trạng hàng hóa. Bên giao hàng phải lập Biên bản giao hàng và phải có xác nhận của người nhận hàng.

Các phương tiện sử dụng để chuyên chở: tàu hoả, ô tô, máy bay… phải đảm bảo đúng thời gian, an toàn về lao động, chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

4. Quy định về giao nhận và thuê ngoài gia công

· Gia công là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công để hưởng thù lao.

· Khi năng lực sản xuất của Công ty không đáp ứng đủ nhu cầu đơn đặt hàng. Ban Giám đốc xét thấy cần thiết sẽ quyết định thuê ngoài gia công.

– Đối tượng được lựa chọn thuê gia công: Là các tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc những cá nhân có trình độ, năng lực về chuyên môn kỹ thuật cao và đáp ứng được các nhu cầu công việc của Công ty.

– Điều kiện của tổ chức và cá nhân nhân gia công hàng hóa cho Công ty:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh (đối với tổ chức có tư cách pháp nhân).

+ Hộ khẩu thường trú, chứng minh thư nhân dân và giấy xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi có trụ sở sản xuất (đối với các cá nhân).

+ Có hệ thống dây chuyền, máy móc đảm bảo được các yêu cầu quy trình kỹ thuật do công ty đặt ra.

+ Có chứng chỉ kiểm định của cơ quan chức năng (nếu có) về mặt hàng được đơn vị nhận gia công.

+ Giao dịch kinh tế giữa công ty và bên nhận gia công phải được thể hiện thông qua hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng và hoá đơn tài chính do Bộ Tài chính ban hành.

– Các hình thức thuê ngoài gia công.

+ Gia công để tạo ra thành phẩm

+ Gia công tạo ra bán thành phẩm

– Điều kiện giao – Nhận hàng:

Điều kiện giao nhận hàng được thực hiện theo sự thoả thuận trong Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa hai bên.

Trường hợp hàng xuất kho gửi đi gia công.

Khi có quyết định phê duyệt xuất kho của Trưởng phòng Kế hoạch, kế toán phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho (01 liên gửi phòng kế toán, 01 liên lưu phòng kế hoạch, 01 liên gửi thủ kho).

Khi hàng được giao cho bên nhận gia công phải lập biên bản bàn giao nhận hàng có sự chứng kiến và xác nhận của: Thủ kho, bộ phận KCS, kế toán theo dõi kho và bên nhận gia công.

Biên bản giao nhận hàng phải thể hiện rõ các chỉ tiêu: Số lượng, chủng loại, chất lượng, tình trạng của hàng gửi đi gia công.

+ Trong trường hợp nếu bên nhận gia công tự vận chuyển thì rủi ro trên đường vận chuyển do bên nhận gia công chịu trách nhiệm. Khi hàng xuất khỏi kho của công ty thì phải có biên bản giao nhận giữa các bên: Bên giao phải có cán bộ KCS (kiểm soát chất lượng), thủ kho, kế toán theo dõi kho và Bên nhận gia công:

+ Nếu trường hợp hàng do công ty vận chuyển, cán bộ vận chuyển và áp tải hàng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các thất thoát (nếu có) xảy ra trên đường đi.

Khi nhận hàng gia công:

– Trường hợp nhận hàng tại kho của công ty

+ Khi nhập kho hàng gia công phải được bộ phận KCS kiểm định chất lượng hàng, các sản phẩm đạt tiêu chuẩn mới cho nhập kho.

+ Lập biên bản giao nhận hàng có xác nhận của: Thủ kho, bộ phận KCS, phòng kế hoạch, kế toán theo dõi kho và bên nhận gia công.

– Trường hợp nhận hàng tại kho của bên gia công

+ Cán bộ KCS, nhân viên phòng kế hoạch, thủ kho đi nhận hàng, và cũng phải lập biên bản giao nhận hàng như trên.

+ Trường hợp hàng gia công không đạt được tiêu chuẩn như đã thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì phải đề nghị bên nhận gia công xử lý lại, nếu số sản phẩm không đạt tiêu chuẩn và không xử lý được mà vượt quá tỷ lệ cho phép thì phải lập biên bản đề nghị đơn vị gia công phải bồi thường cho công ty bằng vật chất theo quyết định của Giám đốc (theo định mức nguyên vật liệu x số sản phẩm và phải chịu trách nhiệm với đơn hàng bị sai so với cam kết với người mua).

– Cuối tháng, đơn vị nhận gia công phải có phiếu xác nhận số hàng còn tồn kho tại đơn vị. (Phiếu xác nhận do người đứng đầu đơn vị nhận gia công ký và đóng dấu và được lập 2 bản, 01 bản gửi phòng tài vụ của công ty) để đối chiếu.

– Khi kết thúc công việc gia công phải có thanh lý hợp đồng kinh tế, phòng tài vụ chỉ có nghía vụ thanh toán cho những trường hợp đã có thanh lý hợp đồng và có hoá đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định hiện hành của nhà nước.

5. Quy định về đảm bảo chất lượng hàng trong bảo quản

Hàng hóa bảo quản trong kho, bãi phải gọn gàng, ngay ngắn, có quy hoạch phân vùng cho từng chủng loại, cần có khoảng cách để dễ dàng kiểm kê, lấy hàng và đảm bảo an toàn lao động. Với những hàng hóa có kế hoạch giao hàng trước thì phải sắp xếp ở những nơi thuận tiện nhất cho việc lấy hàng.

Quy ước theo dõi các chủng loại hàng như sau: Hàng theo dõi theo từng loại nguyên vật liệu, không cho phép có sự thiếu hụt, sai lệch về chủng loại, quy cách hàng hoá.

6. Quy định về kiểm kê Hàng tồn kho

v Mục đích của công việc kiểm kê hàng tồn kho: nhằm tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho. Đồng thời, theo dõi đảm bảo chất lượng hàng hóa tồn kho phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa của Công ty.

Kiểm kê hàng tồn kho là công việc bắt buộc Theo quy định của Luật kế toán Việt Nam hiện hành vào thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Tuy nhiên để quản lý hàng tồn kho được tốt hơn và phù hợp với tình hình của Công ty, Giám đốc công ty quy định hàng tồn kho phải được kiểm kê định kỳ 06 tháng 1 lần vào ngày 30/06 và 31/12 hàng năm. Kiểm kê cần tập trung vào việc theo dõi số lượng và chất lượng hàng tồn thực tế tại kho.

Nếu phát hiện có sự chênh lệch Hàng tồn kho thì Thủ kho, Kế toán phải lập giải trình, nêu rõ nguyên nhân báo cáo Giám đốc xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định giải quyết cụ thể.

Những nhân viên được phân công quản lý trực tiếp hàng hoá của Công ty bắt buộc phải có Bản cam kết với Ban Giám đốc Công ty về trách nhiệm bảo quản và quản lý hàng hoá.

v Lịch kiểm kê đột xuất hàng hóa của các Bộ phận như sau:

Trong những trường hợp đặc biệt, để đáp ứng nhu cầu quản lý của Giám đốc, thời gian kiểm kê sẽ có kiểm kê đột xuất hay tăng cường việc kiểm kê định kỳ…

Kế toán trưởng có trách nhiệm đưa ra kế hoạch kiểm kê và thông báo tới các Bộ phận liên quan trước khi tiến hành kiểm kê vật tư.

v Quá trình kiểm kê được tiến hành như sau:

Chuẩn bị đầy đủ các Phiếu kiểm kê, mẫu Biên bản kiểm kê, các dụng cụ kiểm kê.

Tiến hành kiểm kê theo các nguyên tắc sau:

+ Kiểm kê theo phương thức cuốn chiếu, kiểm kê dứt điểm từng lô hàng, từng chủng loại hàng.

+ Kiểm kê phải thống nhất và thông suốt quá trình kiểm kê đối một tổ kiểm kê nhất định. Tổ thành viên phải có ít nhất 02 thành viên 01 người đại diện cho Phòng Kế toán do Kế toán trưởng chỉ định và Thủ kho.

+ Trong quá trình kiểm kê, không được thay đổi vị trí các hàng hóa trong kho hàng hoặc chuyển từ kho này sang kho khác.

+ Khi kết thúc kiểm kê mặt hàng nào, phải dán tem kiểm kê hoặc dùng bút đánh dấu vào mặt hàng đó tránh trường hợp kiểm kê trùng lắp.

+ Quá trình kiểm kê phải xác định đồng thời cả số lượng, qui cách, chủng loại và chất lượng của hàng hóa tồn kho và phải được ghi chép đầy đủ vào Biên bản kiểm kê.

Kết thúc cuộc kiểm kê, Tổ kiểm kê phải lập Biên bản kiểm kê thành 03 bản (01 bản lưu kho, 01 bản lưu bộ phận kế toán, 01 bản lưu) , trong đó ghi rõ:

Ngày, giờ bắt đầu tiến hành kiểm kê.

Thành phần tham gia kiểm kê.

Tên kho tiến hành kiểm kê.

Nội dung, mục đích của đợt kiểm kê.

Phương pháp tiến hành kiểm kê (mô tả chi tiết).Các thành phần tham gia kiểm kê sau khi đã kiểm tra và thống nhất toàn bộ nội dung phải ký, ghi đầy đủ họ tên vào Biên bản kiểm kê và chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự trung thực của số liệu kiểm kê.

Trong vòng 02 ngày, Kế toán trưởng căn cứ vào Báo cáo hàng tồn kho, căn cứ vào tình hình thực tế hàng tồn kho (Biên bản kiểm kê) có trách nhiệm làm Báo cáo gửi Giám đốc về tình hình hàng tồn kho, trong đó giải trình chi tiết về từng trường hợp thừa hoặc thiếu hàng tồn kho thực tế so với số liệu sổ kế toán (nếu có), đồng thời đề xuất phương hướng giải quyết với Giám đốc.

Trong vòng 03 ngày, Giám đốc sẽ xem xét, cân nhắc và ra quyết định cụ thể đối với việc xử lý chênh lệch hàng tồn kho (nếu có).

7. Quy định lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch.

Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng.

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.

Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước tính.

Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho.

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu snả phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.

Tóm lại, điều kiện để được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

+ Đối với vật tư, hàng hoá tồn kho có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư hàng hoá tồn kho.

+ Là những vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.

+ Vật tư hàng hoá tồn kho có giá trị bị giảm so với giá ghi trên sổ kế toán nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ vật tư hàng hoá tồn kho.

Phương pháp lập các khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho:

Công ty phải căn cứ vào tình hình giảm giá, só lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư hàng hoá để xác định mức dự phòng theo công thức sau:

Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá cho năm kế hoạch

=

Lượng vật tư hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

x

Giá trị hạch toán trên sổ kế toán

–

Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm

Giá thực tế trên thị trường của các loại vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm là giá cả có thể mua hoặc bán được trên thị trường.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Sau đó kế toán cần tập hợp toàn bộ các khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho của Công ty vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ để hạch toán vào giá vốn của doanh nghiệp.

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Cụ thể:

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư khoản dự phòng năm trước đã trích thì Công ty không phải trích lập khoản trích lập khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho vào giá vốn hàng bán nữa.

Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá tồn kho đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp trích thêm vào giá vốn hàng bán phần chênh lệch giữa số phải trích lập giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước.

Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá đã trích lập năm trước, thì Công ty phải hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng đã trích lập cho năm kế hoạch.

Thời điểm hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá vật tư hàng hoá đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.

MỤC III: QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU

v Yêu cầu với kế toán công nợ:

– Mở sổ theo dõi các khoản nợ theo từng đối tượng nợ; thường xuyên phân loại các khoản nợ (nợ luân chuyển, nợ khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi), đôn đốc thu hồi nợ;

– Lập bảng phân tích tuổi nợ của các khách hàng, tiến hành phân loại công nợ phải thu theo thời gian (Công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn).

– Thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng. Tại thời điểm khoá sổ kế toán phải tiến hành đối chiếu 100% công nợ phải thu làm cơ sở lập Báo cáo tài chính.

v Yêu cầu với nhân viên bãn hàng phòng Thương mại:

– Cung cấp đầy đủ và kịp thời các chứng từ về công nợ của khách hàng cho nhân viên kế toán công nợ.

– Kết hợp với nhân viên kế toán thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu đến từng khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ.

– Trước khi tiến hành bán hàng phải xem xét công nợ của khách hàng yêu cầu thanh toán công nợ cũ trước khi giao hàng.

Nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ quá hạn thanh toán theo quy định ghi trên hợp đồng hoặc các cam kết khác hoặc chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán. Công ty phải trích lập dự phòng đối với khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC ngày tháng năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cụ thể như sau:

+ Mức trích lập dự phòng bằng 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn dưới 1 năm.

+ Mức trích lập dự phòng bằng 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

+ Mức trích lập dự phòng bằng 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

v Xử lý công nợ không có khả năng thu hồi

– Nợ phải thu không có khả năng thu hồi, Công ty có trách nhiệm xử lý. Số nợ không có khả năng thu hồi được sau khi trừ tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính. Nếu còn thiếu, thì hạch toán vào chi phí kinh doanh của Công ty.

– Nợ không có khả năng thu hồi sau khi xử lý như trên, Công ty vẫn phải theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và tổ chức thu hồi. Số tiền thu hồi được hạch toán vào thu nhập của Công ty.

Giám đốc Công ty có trách nhiệm xử lý kịp thời các khoản nợ phải thu khó đòi, nợ không thu hồi được. Nếu không xử lý kịp thời các khoản nợ không thu hồi được theo quy định thì Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm như báo cáo không trung thực tình hình tài chính của Công ty. Nếu vì không xử lý kịp thời dẫn đến thất thoát vốn của Nhà nước tại Công ty thì phải chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty.

MỤC IV: QUẢN LÝ LUỒNG TIỀN

1. Quy định chung

Lượng tiền của Công ty bao gồm tiền tại quỹ của Công ty và tiền gửi tại các Ngân hàng.

Luồng tiền gồm: Tiền mua, bán hàng; Tiền khách hàng đặt cọc; tiền vay; luồng thu, chi khác.

Tiền mặt tại quỹ của Công ty bao gồm các loại: tiền VND, ngoại tệ, các loại Ngân phiếu

Tiền gửi Ngân hàng của Công ty tại các Ngân hàng sau:

– Ngân hàng Công thương Sông Công

– Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thái Nguyên

– Các ngân hàng khác nếu có

2. Nguyên tắc quản lý

An toàn: yêu cầu này đòi hỏi người phụ trách phải chọn vị trí đặt két tiền sao cho đảm bảo mức độ an toàn cao nhất, tránh những rủi ro có thể xảy ra như trộm cắp hoặc mất mát.

Chính xác: yêu cầu này đòi hỏi mọi khoản thu chi bằng tiền đều phải có chứng từ (Phiếu thu và Phiếu chi) và được phản ánh vào quĩ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Số tiền trong két phải khớp với Sổ quĩ tiền mặt.

Kịp thời: Thủ quĩ và kế toán phải thông báo kịp thời tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt theo yêu cầu của Giám đốc.

Đối với kế toán trưởng:

Kế toán trưởng có trách nhiệm điều hành tiền mặt theo kế hoạch được duyệt trong tháng.

Định kỳ hàng tháng Kế toán trưởng có trách nhiệm lập Báo cáo thu chi, trong đó nêu rõ ngày, số tiền, nguồn gốc thu, mục đích chi, thời hạn thu hồi khoản chi (nếu có). Trong báo cáo thu chi cần có chữ ký của Thủ quỹ, Kế toán ngân hàng.

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm xác nhận các số liệu và nguồn gốc luồng tiền được ghi trong báo cáo.

Cuối mỗi tháng, Kế toán trưởng lập kế hoạch tài chính chi tiết về thu, chi tiền mặt cho tháng sau tới để Giám đốc xem xét và phê duyệt.

3. Thẩm quyền ký duyệt Phiếu thu, Phiếu chi

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về quản lý thu chi trong Công ty.

Kế toán trưởng phải kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác và hợp pháp của chứng từ thanh toán theo quy định hiện hành trước khi trình Giám đốc phê duyệt. Trường hợp nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước phải từ chối thực hiện đồng thời phải báo ngay cho Giám đốc biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.

Mọi khoản chi đều có sự phê duyệt của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền sau khi Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt.

Các phiếu thu tiền phải được thủ quỹ, kế toán trưởng ký và giám đốc phải ký duyệt để đảm bảo tính thực thu.

4. Quy định về tiền mặt

4.1) Quy định chung

Thủ quỹ là người độc lập, làm việc dựa trên nguyên tắc thu, chi khi có đầy đủ Hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Trường hợp Thủ quỹ nghỉ thì trực tiếp Giám đốc, Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền phải thu tiền thay và hôm sau bàn giao cho Thủ quỹ. Các cá nhân khác không được phép thu tiền thay cho Thủ quỹ.

Các loại tiền mặt trong Công ty phải được phân loại theo từng loại tiền mặt bao gồm: tiền VND, ngoại tệ, ngân phiếu. Mã số của két sắt chỉ Thủ quỹ được biết.

Mọi khoản chi trong ngày phải làm ngay phiếu thu, phiếu chi và nộp tiền vào két, Thủ quỹ phải theo dõi sự biến động thường xuyên của dòng tiền mặt trong Công ty. Mọi khoản tiền để ngoài két, không ghi Phiếu thu, Phiếu chi đều coi là không hợp lệ và các cán bộ liên quan đều bị coi là có hành vi tham ô tài sản Công ty.

Thủ quỹ có trách nhiệm lập báo cáo thu, chi theo ngày phân loại theo luồng tiền vào, ra.

Định kỳ hoặc đột xuất phải kiểm kê quĩ tiền mặt để làm cơ sở báo cáo quĩ hàng ngày, tuần, tháng. Thủ quỹ phải tham gia trong quá trình kiểm kê quỹ tiền mặt và Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt phải được trình lên Giám đốc với đầy đủ chữ ký của các thành phần tham gia kiểm kê.

Tất cả các trường hợp thừa, thiếu giữa thực tế với sổ sách đều phải giải thích rõ nguyên nhân và đưa ra ý kiến xử lý.

4.2. Yêu cầu đối với kế toán theo dõi tiền mặt

Kế toán phải mở đầy đủ các loại Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để theo dõi tiền mặt làm cơ sở để đối chiếu với Thủ quĩ.

Mọi khoản thu, chi đều phải có đủ 05 chữ ký của:

– Giám đốc hoặc người được uỷ quyền.

– Kế toán trưởng.

– Kế toán thanh toán.

– Người nộp tiền (hoặc người nhận tiền).

– Thủ quỹ.

Trong một số trường hợp, để thuận tiện cho vệc thanh toán, được phép làm Phiếu thu, Phiếu chi có 3 chữ ký nhưng cuối ngày bắt buộc phải lấy đủ chữ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi.

Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi(Quy định tại điều 5 Mục I phần thứ III Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Ban hành chế độ kế toán Việt Nam):

– Người đề nghị thanh toán( hoặc nộp tiền) viết Giấy đề nghị thanh toán chuyển trưởng bộ phận quản lý xét duyệt.

– Chuyển Kế toán trưởng xem xét (Tính hợp lý chính xác các nghiệp vụ thanh toán, thu tiền, khả năng thanh toán của quỹ)

– Trình giám đốc ký duyệt

– Chuyển kế toán lập Phiếu thu, chi.

Mọi khoản thu trong ngày phải làm ngay Phiếu thu và nộp tiền vào két theo quy định Công ty. Tiền để ngoài két hoặc không ghi Phiếu thu, chi là không hợp lệ và các cán bộ liên quan đều bị coi là có hành vi tham ô tài sản Công ty.

Cuối mỗi tuần làm việc, Kế toán tiền mặt có trách nhiệm làm các báo cáo thu, chi trong tuần. Trong đó:

Liệt kê toàn bộ các khoản thu, chi trong tuần, ghi rõ số lượng, nguồn gốc, thời hạn được sử dụng bao gồm cả tiền mặt, ngân phiếu, séc, thẻ tín dụng các loại….

Trong báo cáo thu chi cuối mỗi tuần cần có chữ ký của Thủ quỹ, Kế toán trưởng. Trong đó:

Thủ quỹ chịu trách nhiệm xác nhận số liệu thu chi trong báo cáo và số liệu tồn két.

Kế toán chịu trách nhiệm xác nhận các số liệu và nguồn gốc luồng tiền mặt được ghi trong báo cáo.

Báo cáo thu chi cuối mỗi tuần đều phải nộp cho Giám đốc 01 bản vào thứ 2 hàng tuần.

5. Quy định về Tiền gửi ngân hàng

5.1. Quy định chung

Chủ tài khoản tiền gửi ngân hàng: Giám đốc

Tiền gửi ngân hàng phải luôn được theo dõi chặt chẽ về số dư, về chênh lệch tỷ giá, về tỷ lệ lãi vay theo từng tài khoản, từng ngân hàng, từng loại tiền gửi, từng ngân hàng.

Tăng cường khả năng thanh toán qua tiền gửi ngân hàng.

5.2. Yêu cầu đối với kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền gửi ngân hàng phải mở đầy đủ các loại sổ kế toán theo qui định của Nhà nước.

Hàng tháng phải lập Bảng đối chiếu số dư với Ngân hàng. Đối với các khoản thu chi Ngân hàng phát sinh bằng ngoại tệ, Kế toán tiền gửi ngân hàng nên yêu cầu Ngân hàng cung cấp Bảng tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để thuận lợi trong việc theo dõi và ghi chép kế toán.

Kế toán Ngân hàng thực hiện các giao dịch với Ngân hàng như nộp Séc, Lệnh chi, lấy chứng từ và đối chiếu xác nhận số dư.

Quản lý chặt chẽ các chứng từ có liên quan như Séc, Lệnh chi…:

– Lập sổ theo dõi Séc.

– Bảo quản, quản lý các chứng từ liên quan một cánh khoa học không để mất mát hoặc thất lạc. Nếu để xảy ra mất mát hoặc thất lạc phải chịu trách nhiệm về vật chất đối với Công ty. Mức bồi thường phụ thuộc vào mức độ thiệt hại do hành vi của kế toán gây ra.

Chỉ có Giám đốc mới là người có quyền ký Séc.

Lệnh chi phải được đánh số thứ tự và đáp ứng được yêu cầu của Ngân hàng.

Mọi khoản tiền thu vào và rút ra khỏi Ngân hàng đều phải được ghi sổ kế toán.

Khi đối chiếu số dư, nếu có sự chênh lệch thì phải tìm rõ nguyên nhân và báo cáo cho kế toán trưởng và Giám đốc để có biện pháp xử lý kịp thời.

6. Tạm ứng và thanh toán

6.1. Quy định chung:

Chỉ tạm ứng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Chỉ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong nội bộ của đơn vị, không được tạm ứng cho cá nhân tổ chức bên ngoài đơn vị.

Chỉ được tạm ứng tiếp khi đối tượng tạm ứng đã thanh toán hết các khoản tạm ứng trước đó.

Các trường hợp khác với quy định trên thì phải báo cáo với Giám đốc để xử lý

Các khoản tạm ứng trong Công ty bao gồm:

– Tạm ứng để mua hàng hoá, văn phòng phẩm;

– Tạm ứng để đi công tác;

– Tạm ứng khác (nếu có);

Các căn cứ để được tạm ứng

– Yêu cầu thực tế công việc

– Yêu cầu hợp lý khác.

6.2. Quy trình tạm ứng:

– Cá nhân cần tạm ứng làm Giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu của Công ty) gửi trưởng bộ phận phê duyệt.

– Trình giám đốc phê duyệt

– Gửi phòng kế toán (Kế toán trưởng) để kiểm soát và viết Phiếu chi.

– Trình giám đốc để ký duyệt Phiếu chi.

– Gặp thủ quỹ tại phòng kế toán để nhận tiền. và ký nhận vào Phiếu chi.

6.3. Thanh toán hoàn ứng

Khi hoàn thành kết thúc công việc được giao người nhận tạm ứng phải thực hiện ngay thủ tục hoàn ứng.

Trình tự tiến hành hoàn ứng:

– Cá nhân, bộ phận tạm ứng làm Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Theo mẫu số 04 – TT Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) kèm theo các hoá đơn chứng từ hợp pháp phát sinh gửi Phòng kế toán.

Phòng kế toán kiểm soát và chỉ thực hiện thanh toán đối với những chứng từ hợp lệ.

– Nếu thiếu tiền tạm ứng, phòng kế toán thực hiện chi bổ sung ngay cho cá nhân, bộ phận tạm ứng.

– Nếu còn thừa tiền tạm ứng thì bộ phận tạm ứng thực hiện hoàn trả.

– Trường hợp thừa tiền tạm ứng mà bộ phận tạm ứng chưa chi trả lại ngay thì kế toán thanh toán phải tiến hành theo dõi để thu hồi và phòng tài vụ tiến hành thu hồi thông qua lương nếu các khoản thanh toán tạm ứng quá 15 ngày. Cuối tháng kế toán thanh toán phải tiến hành xác nhận số dư tạm ứng đối với các cá nhân, bộ phận còn nợ tiền tạm ứng.

CHƯƠNG IV: QUY CHẾ QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

MỤC I: QUY CHẾ QUẢN LÝ DOANH THU

1. Quy định chung

Doanh thu của Công ty là doanh thu bán các sản phẩm cơ khí.

Kế toán phải phân biệt rõ ràng hai loại doanh thu sau:

Doanh thu kế toán: Bao gồm toàn bộ các khoản tiền về bán hàng hóa (Hoa hồng được hưởng) và các hoạt động khác của Công ty đã cung cấp cho các khách hàng và đã phát hành hoá đơn, giấy nhận nợ và kể cả trường hợp chưa phát hành hoá đơn nhưng được khách hàng chấp nhận thanh toán theo chính sách kế toán về ghi nhận doanh thu của Công ty.

Doanh thu tính thuế: là doanh thu ghi nhận trên các Hoá đơn GTGT mà Công ty đã phát hành.

Điều kiện và thời điểm xác định doanh thu:

– Điều kiện:

+ Doanh thu phát sinh trong kỳ được khách hàng chấp nhận thanh toán có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định hiện hành.

+ Doanh thu phải hạch toán bằng đồng Việt Nam. Trường hợp thu bằng ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá của Ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch.

+ Thời điểm xác định doanh thu:

+ Là thời điểm Công ty đã chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm; hoàn thành hợp đồng hoặc xuất hóa đơn bán hàng;

+ Đối với hàng hóa sản phẩm bán thông qua đại lý, doanh thu được xác định khi hàng hóa gửi đại lý đã được bán;

+ Đối với các hoạt động tài chính thì thời điểm xác định doanh thu theo quy định sau: Lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, tiền bản quyền… xác định theo thời gian của hợp đồng cho vay, cho thuê, bán hàng hoặc kỳ hạn nhận lãi. Cổ tức, lợi nhuận được chia xác định khi có nghị quyết hoặc quyết định chia. Lãi chuyển nhượng vốn, lãi bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh xác định khi các giao dịch hoặc nghiệp vụ hoàn thành. Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại nợ phải thu, nợ phải trả và số dư ngoại tệ xác định khi Báo cáo tài chính cuối năm.

Khi theo dõi doanh thu tính thuế cần lưu ý:

Việc hạch toán doanh thu phải đảm bảo thực hiện theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Doanh thu được hạch toán là doanh thu chưa có thuế GTGT.

Trong trường hợp phát sinh doanh thu hàng bị trả lại (khách hàng trả lại hàng hóa) kế toán phải lập biên bản ghi rõ lý do khách hàng trả lại hàng hóa có xác nhận của khách hàng làm cơ sở để trả lại tiền cho khách cũng như thu tiền phạt của khách hàng theo quy định của Công ty.

Kế toán phải mở đầy đủ các sổ kế toán để theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại sản phẩm, hàng hóa.

Các cá nhân có trách nhiệm quản lý doanh thu phải thực hiện tốt nguyên tắc thu đúng, thu đủ, đặt quyền lợi và uy tín của Công ty lên hàng đầu. Trong trường hợp các cá nhân, đơn vị làm thất thoát tiền của Công ty thì sẽ phải bồi thường phần thiệt hại đã gây ra. Nếu mức độ sai phạm nghiêm trọng sẽ buộc phải thôi việc.

Nghiêm cấm các cá nhân trục lợi, làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty. Giám đốc hoan nghênh các cá nhân, đơn vị có tinh thần trách nhiệm, phát hiện các cá nhân cố tình sai phạm báo cáo Giám đốc để có những biện pháp xử lý kịp thời.

2. Chính sách về giá thành của Công ty

Tổng giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá thành hàng hoá bán ra) bao gồm: giá thành sản phẩm, hàng hoá xuất tiêu thụ trong kỳ (hoặc giá vốn hàng hoá bán ra); chi phí quản lý công ty phát sinh trong kỳ; chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.

Nguyên tắc và phương pháp xác định giá thành sản phẩm:

v Giá thành sản xuất sản phẩm dịch vụ gồm:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là các khoản chi phí về nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu và động lực sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ.

+ Các khoản phải trả người lao động trực tiếp sản xuất như: tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương, chi ăn ca, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn.

+ Chi phí sản xuất chung: chi phí chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận kinh doanh như: tiền lương, phụ cấp, ăn giữa ca, chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.

v Giá thành toàn bộ sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ gồm:

+ Giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ.

+ Chi phí bán hàng: các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ như: tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, đóng gói, vận chuyển, bảo quản…, khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.

+ Chi phí quản lý công ty: các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác có liên quan đến hoạt động của Công ty.

Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý công ty được kết chuyển cho sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh.

Đối với sản phẩm có thời gian sản xuất trên một năm thì chi phí quản lý Công ty phát sinh trong năm được phân bổ cho sản phẩm dở dang.

Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Do vậy Chi phí không bao gồm tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào.

v Quy trình xuất vật tư và tính giá thành sản phẩm

Xây dựng chi phí cấu thành sản phẩm:

§ Phòng KCS sau khi nhận được đơn hàng (đối với các sản phẩm mới hoặc các đơn hàng có sự thay đổi về mẫu mã, chủng loại hàng), phải lập các bản vẽ sản phẩm và xây dựng định mức tiêu hao vật tư trình Giám đốc xét duyệt.

§ Phòng Tổng hợp phải căn cứ vào bản vẽ và quy trình công nghệ của Phòng KCS để xây dựng đơn giá tiền lương.

Khi xuất vật tư vào sản xuất

§ Cuối tháng Phòng kế hoạch phải căn cứ vào lượng hàng hóa tồn kho và các đơn hàng cho tháng tiếp theo để xây dựng kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng cụ thể:

– Kế hoạch sản xuất cho khâu tạo phôi:

+ Phân xưởng đúc

+ Phân xưởng rèn

– Kế hoạch sản xuất cho các phân xưởng gia công cơ khí

+ Xưởng cơ khí 1

+ Xưởng cơ khí 2

+ Xưởng cơ điện

+ Xưởng dụng cụ

+ Xưởng segment

+ Xưởng lắp ráp

§ Các phân xưởng sau khi nhận được kế hoạch sản xuất của phòng Kế hoạch phải tiến hành lập sổ lĩnh vật tư.

§ Cán bộ điều độ của phân xưởng căn cứ sổ lĩnh vật tư phải trình Trưởng phòng Kế hoạch xét duyệt.

§ Cán bộ thống kê của phòng Kế hoạch lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất vật tư.

§ Phân xưởng tạo phôi sau khi nhận được vật tư sẽ tiến hành sản xuất các sản phẩm được giao.

§ Cuối tháng phòng kế hoạch căn cứ vào số lượng hàng nhập đã được thủ kho xác nhận, cán bộ thống kê của phòng kế hoạch viết phiếu nhập kho.

+ Một liên lưu tại kho

+ Một liên chuyển cho phòng tài vụ làm cở sở hạch toán

+ Một liên gửi phòng kế hoạch và phòng Tổng hợp để tính tiền lương

§ Cán bộ điều độ của các phân xưởng tập hợp số liệu và lập bảng kê nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm dở dang. Đồng thời nộp báo cáo số lượng nhập xuất tồn kho cho phòng tài vụ để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và hạch toán kế toán.

§ Phòng tài vụ căn cứ vào báo cáo số lượng nhập xuất tồn kho để tính giá thành sản phẩm.

Cách tính giá thành sản phẩm như sau:

§ Đối với khâu tạo phôi:

– Chí phí nguyên vật liệu chính được căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư mà phòng Kỹ thuật xác định được chi phí nguyên vật liệu chính cho mỗi đơn vị sản phẩm.

+ Mức tiêu hao NVL chính = {Định mức tiêu hao vật tư x Đơn giá xuất kho vật tư}

+ Chi phí nhân công trực tiếp: được căn cứ vào định mức nhân công do phòng Tổng hợp xác định và cung cấp.

+ Phân bổ chi phí sản xuất chung, nguyên vật liệu phụ được xác định như sau:

Mức phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm	Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong tháng
	= —————————–
	Tổng chi phí nguyên vật liệu chính cho các sản phẩm nhập kho

§ Đối với các phân xưởng cơ khí:

– Chi phí nhân công trực tiếp: Định mức nhân công do phòng Tổng hợp xác định và cung cấp.

– Phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm: Tương tự như phần tạo phôi (NVL chính là giá thành của khâu tạo phôi xuất cho từng phân xưởng cơ khí)

3. Quy chế bán hàng

3.1. Quy định về giá bán hàng

Phân công trách nhiệm: Phòng Tài vụ phối hợp với Phòng Thương mại xây dựng chính sách giá bán dựa trên cơ sở hợp lý hoá giữa các khoản chi phí, giá đầu vào, tỷ lệ lãi, tình hình thị trường thực tế. Chính sách giá được xây dựng cho từng hợp đồng, từng đối tượng. Chính sách giá được trình Giám đốc duyệt.

Đối với các trường hợp cá biệt, chính sách giá có thể được chỉnh sửa hoặc thay đổi do các yếu tố cạnh tranh, yêu cầu của đối tác, biến động giá của thị trường đầu vào… đều phải thông qua Phòng Tài vụ, Phòng Thương mại và trình Giám đốc giải quyết.

§ Giá chào hàng

Phòng Thương mại sau khi đã phối với Phòng Tài vụ (đã nêu trên) sẽ quyết định một chính sách giá chung để tiến hành tìm kiếm và khai thác hợp đồng.

§ Giá bán chính thức

Sau khi có thoả thuận và đi đến thống nhất với đối tác, giá bán chính thức sẽ được Kế toán trưởng và trưởng Phòng Thương mại chỉnh sửa theo nguyên tắc đảm bảo có hiệu quả trở thành giá bán chính thức.

Giá bán chính thức phải được Giám đốc phê duyệt trước khi tiến tới ký kết hợp đồng với bên mua.

Trong trường phát hiện ra bất hợp lý trong giá bán, Kế toán trưởng và trưởng phòng Thương mại có trách nhiệm xin ý kiến Giám đốc điều chỉnh kịp thời.

Các nhân viên bán hàng và cán bộ phòng thương mại phải tuân thủ bán hàng theo giá bán đã được Giám đốc phê duyệt

3.2. Vận chuyển hàng cho khách hàng

3.2.1 Tự vận chuyển

Với khách hàng mà trong hợp đồng bán hàng có điều khoản vận chuyển cho khách hàng Công ty sẽ vận chuyển hàng cho khách bằng phương tiện của Công ty nếu phương tiện của Công ty cho phép theo lệnh điều xe của trưởng Phòng thương mại.

Thủ tục:

– Phải có Lệnh điều xe của trưởng Phòng thương mại.

– Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ kèm theo của lô hàng trước khi vận chuyển cho khách hàng( theo quy định tại điều 3.2.. Quy chế này)

– Khi bàn giao hàng cho khách phải có giấy giao nhận hàng có chữ ký ghi rõ họ tên và đóng dấu (Nếu có dấu) của khách hàng (Mẫu biên bản giao hàng kèm theo Quy chế này). Trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng Biểu mẫu riêng thì hai bên thoả thuận và thực hiện theo Biểu mẫu đó.

3.2.2 Thuê vận chuyển bên ngoài

Với những đơn hàng phải thuê vận chuyển bên ngoài Kế toán trưởng cùng với trưởng phòng Thương mại phải xem xét giá cước vận chuyển đảm bảo chi phí thuê ngoài không lớn hơn chi phí mà công ty tự thực hiện vận chuyển và trình Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành ký hợp đồng vận chuyển.

Trong trường hợp đặc biệt, bất khả kháng chi phí thuê ngoài lớn hơn chi phí mà Công ty tự thực hiện nhưng vẫn phải tiến hành thuê ngoài thì Kế toán trưởng phải xem xét và trình Giám đốc phê duyệt.

Thủ tục:

– Tiến hành ký hợp đồng vận chuyển với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Hợp đồng đảm bảo các trách nhiệm của nhà cung cấp đối với lô hàng vận chuyển, cũng như trách nhiệm bàn giao lô hàng cho khách hàng.

– Bàn giao hàng cho nhà vận chuyển tại kho và các hồ sơ chứng từ liên quan đến lô hàng có xác nhận của hai bên(theo quy định tại điều 3.2.. Quy chế này)

Thanh toán phí vận chuyển: Các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển sau khi thực hiện xong hợp đồng vận chuyển thì hoàn thiện hồ sơ chứng từ chuyển phòng kế toán để thanh toán phí dịch vụ bao gồm:

– Thanh lý hợp đồng kinh tế vận chuyển hàng.

– Bảng kê các lô hàng đã vận chuyển theo hợp đồng

– Biên bản giao nhận hàng giữa khách hàng với nhà vận chuyển của các lô hàng đã tiến hành vận chuyển theo hợp đồng.(mẫu Biên bản giao nhận ban hành kèm theo quy chế này).

– Bảng kê phí vận chuyển đề nghị thanh toán.

– Hoá đơn tài chính phí vận chuyển.

– Các chứng từ thanh toán phải là bản gốc.

3.2.3 Gửi hàng bằng dịch vụ khác

Với trường hợp lô hàng với số lượng ít, khách hàng ở xa và yêu cầu về thời gian gấp phòng Thương mại tiến hành gửi hàng qua đường bưu điện hoặc hàng không yêu cầu phải đảm bảo an toàn cho hàng.

Thủ tục:

– Giấy đề nghị chuyển hàng qua bưu điện hoặc hàng không, nêu rõ nguyên nhân dẫn đến việc phải chuyển hàng qua bưu điện và hàng không trình Giám đốc phê duyệt.

– Chuyển phòng Tài vụ làm thủ tục xuất hàng.

Thanh toán:

– Giấy đề nghị thanh toán(Mẫu Giấy đề nghị thanh toán ban hành kèm theo quy chế này).

– Hoá đơn tài chính của Bưu điện và Hàng không(Đảm bảo đày đủ thông tin của Công ty trên hoá đơn).

– Các chứng từ thanh toán phải là chứng từ gốc

– Với các trường hợp do nguyên nhân chủ quan của các cá nhân hay bộ phận phải thực hiện chuyển hàng qua bưu điện, hàng không thì các cá nhân hay bộ phận phải thanh toán mọi chi phí chuyển hàng.

3.4. Giao hàng

Khi nhận được hợp đồng hoặc đơn đặt hàng từng tháng của các khách hàng phòng Thương mại phô tô một bản gửi phòng Kế hoạch để lập kế hoạch sản xuất trong tháng đối với các sản phẩm truyền thống khi khách hàng hoặc các đại lý có yêu cầu thì phòng Thương mại kiểm tra hàng trong kho nếu có thì chuyển cho khách hàng, nếu hết hàng thì thông báo cho phòng Kế hoạch đưa vào kế hoạch sản xuất và tháng kế tiếp (Theo dự báo trong đơn hàng) đảm bảo tiến độ đặt hàng của khách hàng. (Ngoại trừ các sản phẩm giao bán cho các đại lý không có đơn hàng cụ thể)

Đối với các khách hàng có đơn đặt hàng cụ thể theo ngày, giờ thì thực hiện giao theo đơn hàng, đối với các hợp đồng sản xuất khác thì thông báo thời điểm giao hàng cho khách hàng trước một ngày.

Căn cứ thời điểm giao hàng đã ký kết với Bên mua, Phòng Thương mại thông báo trước 01 ngày cho Bên mua về thời điểm giao hàng.

3.4.1Trường hợp vận chuyển và giao hàng tận tay khách hàng

Phòng Thương mại lên kế hoạch vận chuyển lô hàng tới kho Bên mua (trường hợp trong hợp đồng có điều khoản vận chuyển hàng cho khách hàng), cán bộ giao hàng phòng Thương mại chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ liên quan tới đơn hàng giao bao gồm 1 hoặc các giấy tờ sau:

– Phiếu xuất kho lượng hàng giao;

– Hóa đơn tài chính của lượng hàng giao;

– Biên bản giao nhận hàng;

– Hợp đồng kinh tế;

– Hồ sơ khác nếu có;

Nhân viên giao hàng phòng thương mại chuẩn bị hồ sơ, chứng từ liên quan tới đơn đặt hàng bao gồm:

– Phiếu xuất kho hoăc hoá đơn tài chính của lượng hàng giao (tuỳ theo trường hợp là hàng gửi bán hoặc hàng bán thẳng).

– Hợp đồng kinh tế đi kèm (Nếu là hàng thuê gia công hoặc hàng bán thành phẩm)

Hàng ra khỏi kho và giao cho khách phải đúng yêu cầu, chủng loại, qui cách, chất lượng, số lượng… theo như các điều khoản của Hợp đồng đã ký kết, với sự kiểm tra, giám sát của cán bộ Phòng Thương mại (nhân viên áp tải hàng).

Sau khi hàng được Bên mua nhập đủ, cán bộ Phòng Thương mại yêu cầu Bên mua ký vào Biên bản giao nhận hàng và giao bộ hồ sơ cho Bên mua.

3.4.2 Trường hợp với những khách hàng ở xa Công ty phải thuê vận chuyển và nhân viên giao hàng tại khách hàng:

3.4.2.1 Đối với hình thức nhà vận chuyển giao hàng ngay cho khách hàng:

Sau khi làm thủ tục nhận hàng tại kho của Công ty bên vận chuyển phải có trách nhiệm tập hợp đầy đủ hồ sơ của lô hàng giao hộ bao gồm:

– Phiếu xuất kho hoặc hoá đơn tài chính hàng giao (Tuỳ theo từng trường hợp);

– Lấy xác nhận của nơi nhận hàng vào biên bản giao nhận hàng (có ký nhận ghi rõ họ tên) và đóng dấu (nếu có);

Trong trường hợp khách hàng có quy định bằng phiếu giao nhận riêng đã được thoả thuận giữa hai bên thì nhận phiếu theo quy định của khách hàng có đầy đủ chữ ký.

Nhà vận chuyển phải chịu trách nhiệm về lượng hàng đã nhận của Công ty trên đường vận chuyển mọi sự mất mát đều phải bồi thường.

Sau khi giao hàng cho khách hàng tại nơi giao hàng nhà vận chuyển ký biên bản bàn giao hàng với cơ quan nhận hàng(có ký nhận và đóng giấu của cơ quan nhận hàng) và bàn giao ngay lai cho phòng thương mại đế phòng thương mại theo dõi đối chiếu.

3.4.2.2 Đối với hình thức nhà vận chuyển giao hàng cho nhân viên giao hàng tại khách hàng:

Đối với nhân viên giao nhận hàng tại khách hàng

Phòng Thương mại phải tìm nhân sự và tiến hành ký hợp đồng với cá nhân làm nhân viên giao hàng cho Công ty đảm bảo các điều kiện sau:

– Các cá nhân phải có lý lịch rõ ràng.

– Ký hợp đồng thuê nhân viên giao nhận hàng. Trong hợp đồng phải có các điều kiện rằng buộc trách nhiệm của nhân viên giao hàng về số lượng hàng mà mình tiến hành giao nhận. Nếu có thất thoát và sai lệch về số lượng hàng các cá nhân phải có trách nhiệm đền bù bằng vật chất tuỳ theo lượng hàng thực tế.

– Sau mỗi lô hàng giao cho khách hàng nhân viên giao hàng phải có trách nhiệm gửi ngay chứng từ giao hàng về cho phòng Thương mại để theo dõi và phòng Tài vụ hạch toán theo dõi công nợ.

Khi tiến hành thanh toán tiền lương của nhân viên giao nhận tại khách hàng phải đầy đủ thủ tục:

– Bảng kê các lần giao nhận hàng trong tháng.

– Các Biên bản giao nhận hàng có đầy đủ chữ ký (ghi rõ họ tên) và đóng dấu (nếu có) của cơ quan nhận hàng của từng lần giao hàng.

– Đối với Công ty có quy định phiếu giao nhận riêng đã được thoả thuận giữa hai bên thì nhận phiếu theo quy định của khách hàng có đầy đủ chữ ký của người nhận.

– Hàng tháng gửi giấy nhận hàng của đơn vị vận chuyển cho phòng Thương mại để làm cơ sở đối chiếu thanh toán cho đơn vị vận chuyển.

Yêu cầu của nhân viên giao hàng:

– Mỗi lần nhận hàng của đơn vị vận chuyển phải kiểm tra và ký nhận vào Giấy giao hàng của đơn vị vận chuyển. Mọi sự mất mát hàng sau khi đã ký nhận với đơn vị vận chuyển đều phải chiu trách nhiệm đền bù.

– Hàng tháng gửi Giấy nhận hàng của đơn vị vận chuyển cho phòng kế hoạch và phòng tài vụ để làm cơ sở đối chiếu thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.

– Tiến hành giao hàng cho khách hàng và thu thập chứng từ hồ sơ của lô hàng

– Nếu có trường hợp sai hỏng hàng trả lại phải thu thập đầy đủ hồ sơ về hàng trả lại theo quy định tại điều 3.4.3 Quy chế này

Đối với nhà vận chuyển

Khi bàn giao hàng cho nhân viên giao hàng tại khách hàng của Công ty phải tiến hành bàn giao hồ sơ của lô hàng bao gồm:

– Hóa đơn tài chính của lô hàng

– Phiếu xuất kho của lô hàng

Và lập Biên bản bàn giao hàng với nhân viên giao hàng và chuyển về phòng thương mại Công ty làm chứng từ thanh toán.

3.4.3 Các trường hợp hàng bán bị trả lại do sai về quy cách chất lượng theo hợp đồng

Các trường hợp hàng trả lại do hàng không đúng chủng loại, qui cách, chất lượng, số lượng theo như các điều khoản của Hợp đồng đã ký kết, nhân viên áp tải hàng chịu trách nhiệm báo cáo về Phòng Thương mại. Lô hàng trả lại phải có đầy đủ hồ sơ bao gồm:

– Biên bản xác nhận nguyên nhân hàng trả lại giữa hai bên(Bên khách hàng và Công ty)

– Hoá đơn tài chính hàng trả lại(Với các đơn vị có hoá đơn đơn tài chính)

Với các đơn vị không có hoá đơn tài chính: Yêu cầu trả lại hóa đơn tài chính của lô hàng mà Công ty đã phát hành với hàng trả lại toàn bộ số hàng ghi trên hóa đơn. Nếu trả lại một phần hàng ghi trên hóa đơn yêu cầu phô tô lại hóa đơn tài chính và:

+ Phiếu nhập kho

+ Giấy đề nghị giảm giá vốn

Trưởng Phòng Thương mại cùng với bộ phận kế toán phối hợp giải quyết lô hàng trả lại và tìm hiểu rõ nguyên nhân đệ trình Giám đốc xem xét để có phương án giải quyết. Nhân viên áp tải lô hàng trả lại phải làm thủ tục nhập hàng trả lại vào kho và hoàn thiện thủ tục thanh toán đối với lô hàng trên.

Toàn bộ hoá đơn chứng từ luân chuyển hàng hoá(bản gốc) phải được tập hợp về phòng kế toán vào cuối ngày.

4. Những quy định về hoạt động và tài chính kế toán đối với chi nhánh.

Để tăng cường công tác quản lý tài chính nhằm phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, kể từ năm 2007 Công ty yêu cầu Chi nhánh phải thực hiện những quy định sau đây:

§ Chi nhánh phải mở sổ sách kế toán chi tiết và hạch toán báo sổ (bắt đầu từ tháng 01/2007).

§ Hàng tuần Chi nhánh phải làm kế hoạch hoạt động và kế hoạch chi tiêu gửi về công ty trình Giám đốc xem xét.

§ Công ty sẽ kiểm tra định kỳ hàng tháng về tình hình sổ sách, hóa đơn chứng từ và tình hình hoạt động của Chi nhánh.

§ Chi nhánh phải có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc những công việc được Công ty giao.

§ Kết thúc năm (31/12) yêu cầu Chi nhánh phải nộp toàn bộ quyết toán về phòng tài chính kế toán công ty để tổng hợp làm quyết toán chung toàn công ty. Nếu Chi nhánh nộp chậm hoặc thiếu các chứng từ chi tiết công ty sẽ loại bỏ khỏi chi phí đó để làm báo cáo quyết toán năm đúng thời hạn quy định (Chi nhánh phải tự chịu trách nhiệm về những chi phí đó).

§ Hàng tháng Chi nhánh phải nộp Bảng kê sử dụng hóa đơn tài chính và Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa (mẫu ban hành kèm theo Quy chế này) trong tháng cho phòng Tài vụ Công ty làm cơ sở hạch toán.

§ Khi Chi nhánh bán hàng nhận tiền mặt trực tiếp từ khách hàng yêu cầu Chi nhánh phải lập bảng tổng hợp tiền thu từ bán hàng và nộp về nộp quỹ công ty vào cuối tháng kèm theo biên lai thu tiền trong trường hợp không xuất hóa đơn tài chính và đính kèm hóa đơn tài chính liên 3 nếu xuất hóa đơn tài chính. Chi nhánh không chấp hành quy định trên nộp chậm hoặc tự ý chi tiêu thì Chi nhánh hoàn toàn chịu trách nhiệm về vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính kế toán trước công ty và cơ quan pháp luật.

§ Hàng tháng chi nhánh phải nộp bảng chi tiết công nợ phải thu trong trường hợp khách hàng nợ tiền đính kèm giấy đề nghị thanh toán sau có chữ ký của khách hàng và Hóa đơn tài chính liên 3 (Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn tài chính )

§ Cuối niên độ kế toán (31/12) đề nghị Chi nhánh phải xác nhận công nợ với từng khách hàng nợ của Chi nhánh, có biên bản xác nhận công nợ gửi về phòng tài chính kế toán công ty của năm tài chính đó.

Tất cả các trường hợp hoá đơn của Chi nhánh bị các cơ quan Nhà nước phát hiện vi phạm như: hoá đơn giả, hoá đơn viết ở các liên khác nhau không giống với liên gốc, vật tư, hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng với đăng ký kinh doanh của bên phát hành, hoá đơn viết khống, viết sai mã số của công ty… thì Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước các cơ quan pháp luật và công ty.

Để thực hiện tốt các nội dung trên công ty yêu cầu Chi nhánh, các phòng ban liên quan nghiêm túc thực hiện nhằm đảm bảo việc hạch toán kế toán nhanh gọn, đúng yêu cầu của công ty và quy định của Nhà nước đã ban hành, đồng thời giúp Ban giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh kịp thời có hiệu quả.

5. Quy chế quản lý chi hoa hồng

5.1. Quy định về thẩm quyền phê duyệt chi hoa hồng

Công ty không được chi hoa hồng môi giới cho đại lý bán hàng, khách hàng chỉ định, các chức danh quản lý và nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ cung ứng, tiêu thụ sản phẩm của Công ty.

Các mức trích hoa hồng và tỷ lệ trích hoa hồng dưới đây đã được Giám đốc thông qua, trong trường hợp có những sửa đổi thì Giám đốc sẽ có thông báo cụ thể đến các bộ phận liên quan.

Trong trường hợp đặc biệt, nếu tỷ lệ trích vượt quá tỷ lệ quy định trong Quy chế này phải được Giám đốc phê duyệt.

Các cá nhân, tập thể có liên quan đến việc chi trả hoa hồng có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định của Giám đốc và các quy định khác trong Quy chế này.

Bộ phận kế toán có trách nhiệm căn cứ vào qui định về việc trích hoa hồng để thường xuyên kiểm tra, giám sát.

5.2. Các đối tượng được trích hoa hồng

Các đối tác có công giới thiệu, môi giới, tìm kiếm, khai thác được hợp đồng cho Công ty đều được hưởng tỷ lệ phần trăm nhất định (do Giám đốc phê duyệt) giá trị Hợp đồng kinh tế.

Mức trích và tỷ lệ trích cụ thể đối với từng đối tượng có thể thay đổi tuỳ thuộc vào tình hình kinh doanh thực tế. Tuy nhiên, mọi trường hợp thay đổi tỷ lệ trích hoa hồng đều phải thông qua Giám đốc.

5.3. Tỷ lệ trích hoa hồng

Tỷ lệ trích hoa hồng đối với các đối tác nêu trên đều được coi là một khoản chi phí môi giới. Khoản chi phí này được cân nhắc, tính toán đảm bảo không vượt quá 50% lãi thuần do Hợp đồng đối tác đó đem lại.

5.4. Phương pháp trích hoa hồng

Phí hoa hồng phải thoả thuận trực tiếp, rõ ràng với đối tác trước khi Hợp đồng được ký kết.

Phí hoa hồng được thanh toán cho đối tác ngay sau khi thanh lý Hợp đồng và được khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản.

5.5. Theo dõi hạch toán chi phí hoa hồng

Kế toán có trách nhiệm theo dõi và hạch toán chi phí hoa hồng cho đối tượng được hưởng như một khoản chi phí bán hàng của Công ty. Các khoản chi hoa hồng môi giới đều đựơc đưa vào chi phí của Công ty.

Lưu ý: Khi chi tiền hoa hồng môi giới cho cá nhân không kinh doanh thì phải có phiếu chi tiền của Công ty kèm theo chứng từ ban đầu xác định đúng là có việc môi giới. Phiếu chi phải gi rõ tên cá nhân, số giấy Chứng minh nhân dân, có ký nhận. Trường hợp nhận hoa hồng môi giới ở mức từ 500 ngàn đồng/lần trở lên thì khi chi trả tiền hoa hồng môi giới Công ty phải khấu trừ thuế thu nhập cao là 10% và chứng từ khấu trừ thuế này cũng là một căn cứ để ghi nhận khoản thực chi về hoa hồng trong chi phí hợp lý.

MỤC II: QUY CHẾ VỀ CHI PHÍ

1. Quy định chung

Chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm tài chính, bao gồm:

– Chi phí sản xuất kinh doanh:

Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực, bán thành phẩm, dịch vụ mua ngoài (tính theo mức tiêu hao thực tế và giá gốc thực tế), chi phí phân bổ công cụ, dụng cụ lao động, chi phí sửa chữa tài sản cố định, chi phí trích trước, chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định;

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định;

+ Chi phí tiền lương, tiền công, chi phí có tính chất lương phải trả cho người lao động;

+ Kinh phí bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế cho người lao động mà Công ty phải nộp theo quy định;

+ Chi phí giao dịch, môi giới, tiếp khách, tiếp thị, xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội họp tính theo chi phí thực tế phát sinh;

+ Chi phí bằng tiền khác bao gồm: Các khoản thuế tài nguyên, thuế đất, thuế môn bài; Tiền thuê đất; Trợ cấp thôi việc, mất việc cho người lao động; Đào tạo nâng cao năng lực quản lý, tay nghề của người lao động; Chi cho công tác y tế, chi nghiên cứu khoa học, nghiên cứu đổi mới công nghệ; Thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí. Mức thưởng do Giám đốc Công ty quyết định căn cứ vào hiệu quả công việc trên mang lại nhưng không được cao hơn số tiết kiệm chi phí do công việc đó mang lại trong một năm; Chi phí cho lao động nữ; Chi phí cho công tác bảo vệ môi trường; Chi phí ăn ca cho người lao động; Chi phí cho công tác Đảng, đoàn thể tại Công ty; Các khoản chi bằng tiền khác;

+ Giá trị tổn thất thực tế, nợ phải thu không có khả năng thu hồi;

+ Giá trị các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm, thôi việc, chênh lệch tỷ giá theo số dư khoản vay dài hạn bằng ngoại tệ, chi phí trích trước bảo hành sản phẩm;

+ Chi phí hoạt động tài chính, bao gồm: các khoản chi liên quan đến đầu tư ra ngoài Công ty, tiền lãi phải trả do huy động vốn, chênh lệch tỷ giá khi thanh toán, chi phí chiết khấu thanh toán, chi phí cho thuê tài sản, dự phòng giảm giá các khoản đầu tư dài hạn.

– Chi phí khác, bao gồm:

+ Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định gồm cả giá trị còn lại của tài sản cố định khi thanh lý, nhượng bán;

+ Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xoá sổ kế toán;

+ Chi phí để thu tiền phạt;

+ Chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng;

+ Các chi phí khác

+ Không tính vào chi phí sản xuất kinh doanh các khoản đã có nguồn khác đảm bảo hoặc không liên quan đến sản xuất kinh doanh sau đây:

+ Chi phí mua sắm, xây dựng, lắp đặt tài sản cố định hữu hình, vô hình;

+ Chi phí lãi vay vốn được tính vào chi phí đầu tư và xây dựng, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ của các khoản đầu tư xây dựng phát sinh trước thời điểm đưa công trình vào sử dụng;

+ Các khoản chi khác không liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, các khoản chi không có chứng từ hợp lệ;

+ Các khoản tiền phạt về vi phạm pháp luật không mang danh Công ty mà do cá nhân gây ra.

2. Quy định về quản lý chi phí

2.1. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực… gọi tắt là vật tư tính theo mức tiêu hao thực tế và giá thực tế xuất kho.

a) Mức tiêu hao: Giám đốc Công ty xây dựng định mức tiêu hao các loại vật tư cho từng sản phẩm và chịu trách nhiệm về tính chính xác của các định mức đó. Trong quá trình thực hiện nếu mức tiêu hao vật tư thực tế lớn hơn định mức, phải xác định nguyên nhân và trách nhiệm để xử lý bồi thường. Tiền bồi thường hạch toán vào thu nhập khác. Nếu mức tiêu hao thực tế thấp hơn định mức nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì người thực hiện được thưởng. Mức thưởng không vượt quá giá trị vật tư tiết kiệm được trong năm. Tiền thưởng được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Giám đốc quyết định mức bồi thường hoặc mức thưởng. Công ty phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh định mức phù hợp với thực tế.

b) Giá vật tư thực tế xuất kho

– Giá vật tư mua ngoài gồm:

+ Giá mua ghi trong hóa đơn của người bán. Nếu là vật tư tự nhập khẩu, giá mua bằng ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá của Ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch + Thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu (nếu có) – Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất phải trừ khỏi giá mua.

+ Chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế.

– Giá vật tư tự chế biến gồm:

+ Giá vật tư thực tế xuất kho;

+ Chi phí tự chế.

– Giá vật tư thuê ngoài gia công chế biến gồm:

+ Giá vật tư thực tế xuất kho

+ Chi phí gia công.

Vật tư nhập kho, xuất kho; chi phí gia công chế biến; chi phí vận chuyển bảo quản, thu mua… phải có hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật hiện hành. Trường hợp mua hàng của người sản xuất trực tiếp không có hoá đơn, chứng từ theo chế độ quy định phải lập bảng kê mua hàng, ghi rõ họ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng. Giám đốc Công ty duyệt chi theo bảng kê và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của bảng kê.

Đối với công cụ, dụng cụ, căn cứ vào thời gian sử dụng để phân bổ giá trị vào chi phí trong thời gian không quá 3 năm.

2.2. Chi phí khấu hao tài sản cố định.

2.3. Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả; tiền ăn ca và các khoản phụ cấp có tính chất lương phải trả; tiền ăn ca theo quy định. Chi ăn ca cho người lao động do Giám đốc Công ty quyết định phù hợp với hiệu quả sản xuất kinh doanh, mức chi hàng tháng không vượt quá mức lương tối thiểu theo quy định.

2.4. Trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế cho người lao động theo các chế độ hiện hành. Chi phí cho công tác Đảng, đoàn thể lấy từ nguồn kinh phí của tổ chức này, nếu thiếu được hạch toán vào chi phí kinh doanh.

2.5. Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó:

Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định được hạch toán vào chi phí trong năm theo số thực chi, nếu lỗ thì phân bổ một phần cho năm sau. Chi phí sửa chữa lớn đối với tài sản cố định đặc thù theo chu kỳ được trích trước vào chi phí theo dự toán chi, thời điểm trích là cuối năm tài chính. Khi thực hiện sửa chữa lớn, nếu số thực chi lớn hơn số trích trước, phần chênh lệch hạch toán vào chi phí, nếu nhỏ hơn thì hạch toán giảm chi phí.

Chi giao dịch, môi giới, tiếp khách, tiếp thị, xúc tiến thương mại, quảng cáo, hội họp theo thực tế phát sinh.

Công ty không được chi hoa hồng môi giới cho đại lý bán hàng, khách hàng chỉ định, các chức danh quản lý và nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ cung ứng, tiêu thụ sản phẩm của Công ty.

Tiền thuê tài sản cố định theo Hợp đồng, nếu trả một lần cho nhiều năm thì phân bổ vào chi phí kinh doanh theo số năm thuê.

Công tác phí theo định mức do Giám đốc quyết định và công bố công khai để kiểm tra, giám sát.

2.6. Chi phí dự phòng: Việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm thực hiện theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/02/2006 của Bộ Tài chính và quy định sau:

a) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trích lập và xử lý theo hướng dẫn tại điều… Quy chế này

b) Dự phòng các khoản phải thu khó đòi:

Trích lập và xử lý theo hướng dẫn tại điều …. Quy chế này

c) Dự phòng bảo hành sản phẩm

Đối tượng và điều kiện lập dự phòng: là những sản phẩm, hàng hoá đã được doanh nghiệp thực hiện và đã bán hoặc bàn giao trong năm được doanh nghiệp cam kết bảo hành tại hợp đồng hoặc văn bản khác.

Phương pháp lập dự phòng: Công ty dự kiến mức tổn thất trích bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ trong năm và tiến hành lập dự phòng cho từng loại sản phẩm, hàng hoá có cam kết bảo hành. Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành của các sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp theo cam kết với khách hàng nhưng tối đa không vượt quá 5% tổng doanh thu tiêu thụ của các sản phẩm, hàng hoá.

Sau khi trích lập dự phòng từng loại sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết. Bảng kê chi tiết là căn cứ để hạch toán vào chi phí bán hàng.

d) Các loại dự phòng khác do hướng dẫn của chế độ kế toán Việt Nam.

2.7. Các khoản chi khác bằng tiền:

a) Chi trợ cấp thôi việc, mất việc cho người lao động theo mức quy định Luật hiện hành từ nguồn quỹ trợ cấp mất việc làm, nếu thiếu hạch toán vào chi phí kinh doanh.

b) Chi đào tạo nâng cao năng lực quản lý, tay nghề người lao động, nếu Công ty có cơ sở đào tạo thì mức chi theo định mức do Nhà nước ban hành. Trường hợp chi vượt định mức Giám đốc quyết định và chịu trách nhiệm . Nếu đào tạo ngắn ngày tại Công ty, mức chi do Giám đốc quyết định và chịu trách nhiệm, nếu thuê đào tạo thì mức chi theo hợp đồng ký với cơ sở đào tạo.

c) Chi y tế bao gồm các khoản chi cho người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước tính theo mức chi thực tế ngoài phạm vi chi trả của bảo hiểm xã hội và của người lao động.

d) Chi nghiên cứu khoa học, đổi mới công nghệ, chế thử sản phẩm mới do Giám đốc Công ty phê duyệt và chịu trách nhiệm

Công tác phí trong nước:

Cán bộ, nhân viên trong Công ty được điều động đi công tác ngắn hạn và dài hạn trong nước sẽ được hưởng chế độ công tác phí. Công tác phí được thanh toán bao gồm các khoản tiền: di chuyển, lưu trú, phụ cấp công tác phí và các chi phí hữu ích phục vụ cho mục đích công việc có liên quan đến chuyến công tác theo mức qui định. Mọi hoá đơn chứng từ hợp lệ theo quy định tài chính hiện hành và theo đúng định mức trong quy định này sẽ được thanh toán.

Tiền di chuyển:

Chủ yếu sử dụng các phương tiện giảm thiểu chi phí đảm bảo thời gian làm việc.

Di chuyển trong nội thị xã Sông Công trong phạm vi dưới 20Km, người đi công tác phải dùng phương tiện cá nhân.

Nếu di chuyển trên 20Km bằng ô tô thì sử dụng các phương tiện giao thông công cộng, không sử dụng taxi đường dài.

Trường hợp đi máy bay phải được Giám đốc duyệt chi mua vé mới được thanh toán.

Nếu sử dụng xe ô tô của công ty đi công tác thì không được thanh toán tiền di chuyển.

Tiền phụ cấp công tác phí:

Thanh toán theo số ngày đi công tác và được quy định sau:

– Các địa phương trong tỉnh dưới 20 KM bằng phượng tiện cá nhân: 20.000VND/người/ngày

– Các địa phương trong tỉnh dưới 20 KM bằng phượng tiện công cộng: 10.000 đồng/người/ngày.

– Các địa phương trong tỉnh trên 20 KM bằng phượng tiện công cộng: 35.000 đông/người/ngày.

– Các thành phố không trực thuộc trung ương: 80.000VND/người/ngày

– Các Thành phố trực thuộc trung ương : 100.000VND/người/ngày

Khoán công tác phí, mức khoán 300.000 VND/người/tháng với:

– Giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng Công ty

– Tiếp liệu vật tư phòng Thương mại, lái xe còn phòng Tổng hợp

– Chi nhánh 193E Bà Triệu – Hà Nội

Ghi chú: Đối với trường hợp đi công tác nước ngoài phải lập dự toán kinh phí cho chuyến đi công tác và trình giám đốc xét duyệt mức chi được thanh toán theo định mức chi ban hành theo Thông tư số 91/2005/TT-BTC ngày 18/10/2005 về quy định chế độ công tác phí cho cán bộ công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài.

Tiền lưu trú:

Thanh toán theo hoá đơn tài chính thực chi của khách sạn tối đa không quá:

– 300.000đ/ 2người/ ngày tại các Thành phố trực thuộc trung ương

– 200.000/2 người/ngày tại các thành phố trực thuộc trung ương

Định mức xăng dầu:

Định mức thanh toán tiền xăng dầu trên cơ sở giá xăng dầu, số km vận hành và định mức xăng dầu cho 100km vận hành thực tế cho từng loại xe.

Lái xe phải ghi rõ số Km của ngày đầu và cuối tháng và phải tự lập sổ theo dõi hành trình có xác nhận của người đi từng chặng và được thanh toán tiền cầu phà…. theo đúng lộ trình, nhưng không được thanh toán tiền phạt do vi phạm luật mà cá nhân lái xe gây ra.

Chi phí bảo dưỡng, bảo trì, vá săm lốp… lái xe phải làm giấy đề xuất hoặc Giấy đề nghị được Giám đốc ký duyệt và phải có hoá đơn dịch vụ làm cơ sở thanh toán.

Chi phí tiếp khách giao dịch:

Trưởng bộ phận được phép chi tiếp khách sau khi có ý kiến đồng ý của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền trên giấy đề nghị tiếp khách.

Việc tiếp khách phải mang nội dung rõ ràng, mục đích phục vụ lợi ích Công ty và có hiệu quả.

Chi phí tiền hoa hồng:

Công ty thực hiện việc trích hoa hồng cho người môi giới, người giới thiệu trong việc mua bán. tìm phương án đầu tư…thực sự mang lại lợi ích cho công ty (Quy định tại phần 5 mục I chương II Quy chế này)

Chi phí tiền điện, nước, điện thoại:

Căn cứ trên các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước, điện thoại của nhà cung cấp hoặc hợp đồng ký kết giữa công ty và đơn vị trả thay.

Căn cứ trên hoá đơn do bưu điện thành phố phát hành.

Các cá nhân sử dụng điện thoại của công ty cho mục đích các nhân phải thanh toán tiền cho công ty trên số đã gọi.

Chi phí văn phòng phẩm, báo chí, thông tin tài liệu…

Hàng tháng các bộ phận phải lập dự trù về văn phòng phẩm, bộ phận văn phòng trình Giám đốc xem xét và ký duyệt.

Việc sử dụng văn phòng phẩm phải tiết kiệm, tránh lãng phí, sử dụng có hiệu quả.

Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi chi phí văn phòng phẩm hàng tháng.

Chi phí bảo hiểm tài sản:

Căn cứ trên hợp đồng bảo hiểm ký kết giữa công ty và cơ quan bảo hiểm theo đúng phí bảo hiểm và danh mục tài sản có bảo hiểm.

3. Nguyên tắc chi phí

Nguyên tắc xuyên suốt là tất cả các khoản chi là: hàng hoá, vật tư, dịch vụ trên 100.000VND đều phải có hoá đơn chứng từ hợp pháp do Bộ Tài chính ban hành mới được thanh toán. Các bộ phận thực hiện phải triệt để nguyên tắc này.

Mọi nhân viên của Công ty phải có trách nhiệm chi các khoản chi phí trên tinh thần có lợi nhất cho công ty. Mọi hành vi lợi dụng vị trí cá nhân, uy tín của công ty để hoạt động phục vụ lợi ích cá nhân sẽ bị xử lý kỷ luật. Trường hợp vi phạm nặng có thể đưa ra trước pháp luật.

Nghiêm cấm việc gửi giá, lấy tiền hoa hồng trong giá mua, giá bán. Trường hợp người bán chi hoa hồng cho các hợp đồng mua thì số tiền đó phải nộp lại cho Công ty. Trường hợp phát hiện cá nhân vi phạm sẽ bị kỷ luật và phải nộp lại gấp 2 lần số tiền đã nhận từ khách hàng.

Hoá đơn hợp pháp do nhà cung cấp phát hành phải ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của Công ty, cụ thể:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn A

Tên cơ quan: Công ty TNHH một thành viên phụ tùng máy số 1

Địa chỉ : P.Mỏ chè – Thị xã Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên

Mã số thuế: 4600358468

Các bộ phận thực hiện mua hàng hoá vật tư dịch vụ phải nhớ các chỉ dẫn trên để thực hiện

Đối với thanh toán mua hàng hoá thì các chứng từ hợp pháp bao gồm: Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT), Phiếu thu tiền của nhà cung cấp; biên bản nghiệm thu (nếu có), bản thanh lý hợp đồng kinh tế (nếu có), bảng thanh toán tiền chi tiết theo từng người đã được ký nhận, phiếu nhập kho có chứ ký xác nhận của các bộ phận liên quan (thủ kho, kế toán vật tư, bộ phận vật tư)…

Đối với thanh toán công tác phí thì các chứng từ hợp pháp bao gồm: Công lệnh đi đường có sự phê duyệt của Giám đốc, trưởng bộ phận, có xác nhận của đơn vị được cử đến công tác, trên công lệnh ghi rõ thời gian, chặng đường, phương tiện đi, về…Các chứng từ khác phát sinh như hoá đơn phòng nghỉ, vé ô tô, máy bay, cầu phà…

Các trường hợp mua hàng hoá vật tư, dịch vụ không có chứng từ hợp pháp:

Trường hợp mua hàng hoá vật tư, dịch vụ tại các địa phương có giá trị từ 100.000VND đến dưới 1.000.000VND mà không có hoá đơn chứng từ hợp pháp thì bộ phận tạm ứng yêu cầu nhà cung cấp lập Giấy biên nhận ghi rõ họ tên, địa chỉ, số CMT nhân dân của nhà cung cấp và hóa đơn bán lẻ. Nếu giá trị hàng hoá dịch vụ phát sinh từ 1.000.000VND đến 3.000.000VND thì người mua phải báo cáo về Công ty cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để có biện pháp xử lý. Trường hợp được chấp nhận mua thì người mua ngoài việc thu thập đầy đủ các chứng từ nêu trên còn phải lập HĐGK với người cung cấp trong đó ghi rõ trách nhiệm quyền lợi giữa hai bên

Trường hợp đi công tác có những khoản chi phí không thể lấy được hoá đơn hợp pháp như tiền xe ôm, tiền ăn dọc đường… thì bộ phận tạm ứng phải lập Bảng kê chi tiết các khoản chi phí.

Tất cả các khoản chi phát sinh không có hoá đơn hợp pháp phải được đảm bảo là hợp lý và trung thực. Các trường hợp giả mạo, khai man chứng từ không đúng sự thật khi kiểm tra phát hiện thấy thì bộ phận liên quan phải chịu hình thức kỷ luật theo quy định của pháp luật nhà nước và của Công ty.

Với hàng hoá mua không cố định tại một nhà cung cấp thì phải có ít nhất là 3 (ba) báo giá tại ba nhà cung cấp khác nhau. Đối với nhà cung cấp thường xuyên thì không cần thiết phải có báo giá thường xuyên, song khi có biến động lớn về giá cả hàng hoá mua về, bộ phận mua hàng hoá phải có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc để có hướng xử lý.

4. Kế toán theo dõi chi phí

Kế toán có trách nhiệm kiểm soát giá mua hàng hoá trên cơ sở giá thị trường và trình Giám đốc xem duyệt.

Phòng kế toán mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chi phí.

Kế toán có quyền từ chối không thanh toán và có trách nhiệm đệ trình với Giám đốc những trường hợp chi phí không có đủ chứng từ hợp lệ hoặc vượt quá định mức thông thường.

CHƯƠNG V: QUY CHẾ PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ QUẢN LÝ CÁC QUỸ

MỤC I: PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN

v Lợi nhuận thực hiện của Công ty sau khi bù đắp lỗ năm trước theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp được phân phối như sau:

a) Chia lãi cho các thành viên góp vốn liên kết theo quy định của hợp đồng (nếu có);

b) Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đó hết thời hạn được trừ vào lợi nhuận trước thuế;

c) Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính; khi số dư quỹ bằng 25% vốn điều lệ thì không trích nữa;

d) Trích lập các quỹ đặc biệt từ lợi nhuận sau thuế theo tỷ lệ đó được nhà nước quy định đối với công ty đặc thù mà pháp luật quy định phải trích lập;

e) Số còn lại sau khi lập các quỹ quy định tại điểm a, b, c, d khoản này được phân phối theo tỷ lệ giữa vốn nhà nước đầu tư tại công ty và vốn công ty tự huy động bình quân trong năm.

Vốn do công ty tự huy động là số tiền công ty huy động do phát hành trái phiếu, tín phiếu, vay của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trên cơ sở công ty tự chịu trách nhiệm hoàn trả cả gốc và lãi cho người cho vay theo cam kết, trừ các khoản vay có bảo lãnh của Chính phủ, Bộ Tài chính, các khoản vay được hỗ trợ lãi suất.

v Phần lợi nhuận được chia theo vốn nhà nước đầu tư được dùng để tái đầu tư bổ sung vốn nhà nước tại công ty nhà nước. Trường hợp không cần thiết bổ sung vốn nhà nước tại công ty nhà nước, đại diện chủ sở hữu quyết định điều động về quỹ tập trung để đầu tư vào các công ty khác. Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập quĩ này.

v Lợi nhuận được chia theo vốn tự huy động được phân phối như sau:

a) Trích tối thiểu 30% vào quỹ đầu tư phátt triển của công ty;

b) Trích tối đa 5% lập quỹ thưởng Ban quản lý điều hành công ty. Mức trích một năm không vượt qúa 500 triệu đồng (đối với công ty có Hội đồng quản trị), 200 triệu đồng (đối với công ty không có Hội đồng quản trị) với điều kiện tỷ suất lợi nhuận thực hiện trước thuế trên vốn nhà nước tại công ty phải bằng hoặc lớn hơn tỷ suất lợi nhuận kế hoạch;

c) Số lợi nhuận còn lại được phân phối vào quĩ khen thưởng, phúc lợi của công ty. Mức trích vào mỗi quỹ do Giám đốc công ty quyết định sau khi tham khảo ý kiến của Ban Chấp hành Công đoàn công ty.

v Đại diện chủ sở hữu quyết định tỷ lệ trích cụ thể vào các quỹ đầu tư phát triển và quỹ khen thưởng Ban quản lý điều hành công ty trên cơ sở đề nghị của Giám đốc.

v Đối với những công ty nhà nước hoạt động trong lĩnh vực độc quyền được trích tối đa không qúa 3 tháng lương thực hiện cho 2 quỹ khen thưởng và phúc lợi. Số lợi nhuận còn lại sau khi trích quỹ khen thưởng, phúc lợi được bổ sung vào quỹ đầu tư phát triển của công ty.

v Đối với công ty đầu tư thành lập mới trong 2 năm liền kề từ khi có lãi nếu phân phối lợi nhuận như trên mà 2 quỹ khen thưởng, phúc lợi không đạt 2 tháng lương thực tế thì công ty được giảm phần trích quỹ đầu tư phátt triển để đảm bảo đủ 2 tháng lương cho 2 quỹ này. Mức giảm tối đa bằng toàn bộ số trích quỹ đầu tư phát triển trong kỳ phân phối lợi nhuận năm đó.

v Đối với Công ty nhà nước được thiết kế và thực tế thường xuyên, ổn định cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ích do nhà nước đặt hàng hoặc giao kế hoạch khi phân phối lợi nhuận như trên màkhông đủ trích quỹ khen thưởng và phúc lợi theo mức 2 tháng lương, thực hiện như sau:

a) Trường hợp lãi ít công ty được giảm trích quỹ đầu tư phát triển, giảm phần lợi nhuận được chia theo vốn nhà nước để cho đủ 2 tháng lương cho 2 quỹ. Nếu giảm toàn bộ số tiền trên mà vẫn chưa đủ 2 tháng lương cho 2 quỹ thì sẽ được Nhà nước trợ cấp cho đủ;

b) Trường hợp không có lãi thì Nhà nước sẽ trợ cấp đủ để trích lập 2 quỹ khen thưởng, phúc lợi bằng 2 tháng lương.

MỤC II: SỬ DỤNG CÁC QUỸ

v Quỹ dự phòng tài chính được dùng để:

a) Bù đắp những tổn thất, thiệt hại về tài sản, công nợ không đòi được xảy ra trong qúa trình kinh doanh;

b) Bù đắp khoản lỗ của công ty theo quyết định của đại diện chủ sở hữu.

v Quỹ đầu tư phátt triển được dùng để: bổ sung vốn điều lệ cho công ty.

v Quỹ khen thưởng được dùng để:

a) Thưởng cuối năm hoặc thường kỳ trên cơ sở năng suất lao động và thành tích công tác của mỗi cán bộ, công nhân viên trong công ty nhà nước;

b) Thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể trong công ty nhà nước;

c) Thưởng cho những cá nhân và đơn vị ngoài công ty nhà nước có đóng góp nhiều cho hoạt động kinh doanh, công tác quản lý của công ty.

Mức thưởng theo quy định tại điểm a, b, c khoản này do Giám đốc quyết định. Riêng điểm a cần có ý kiến của Công đoàn công ty trước khi quyết định.

v Quỹ phúc lợi được dùng để:

a) Đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi của công ty;

b) Chi cho các hoạt động phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên công ty, phúc lợi xã hội;

c) Góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung trong ngành, hoặc với các đơn vị khác theo hợp đồng;

d) Ngoài ra có thể sử dụng một phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả những trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa, hoặc làm công tác từ thiện xã hội.

Việc sử dụng quỹ phúc lợi do Giám đốc quyết định sau khi tham khảo ý kiến của công đoàn công ty.

v Quỹ thưởng Ban điều hành công ty được sử dụng để thưởng cho Ban Giám đốc công ty. Mức thưởng do đại diện chủ sở hữu quyết định gắn với hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, trên cơ sở đề nghị của Giám đốc công ty.

v Việc sử dụng các quỹ nêu trên phải thực hiện công khai theo quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ ở cơ sở và quy định của Nhà nước.

Công ty chỉ được chi các quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành công ty sau khi thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả.
CHƯƠNG VI: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN, THỐNG KÊ VÀ KIỂM TOÁN

MỤC I: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Căn cứ vào chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước đầu tư do đại diện chủ sở hữu giao, Công ty xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty.

Giám đốc quyết định kế hoạch tài chính của Công ty và báo cáo với Tổng Công ty làm căn cứ giám sát và đánh giá kết quả quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Giám đốc Công ty.

MỤC II: CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN

1. Những quy định chung

– Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

– Công tác kế toán phải thực hiện đúng các qui định của Nhà nước.

– Quá trình hạch toán phải đầy đủ, chính xác, hợp lý, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Hạch toán kế toán phải trên cơ sở chứng từ gốc.

– Định kỳ hàng quí, hàng năm phòng kế toán phải lập Báo cáo tài chính trình Giám đốc.

– Tất cả những trường hợp liên quan đến công tác hạch toán, kế toán mà đơn vị không giải quyết được phải trình Ban Giám đốc để đưa ra hướng giải quyết.

2. Những quy định cụ thể

– Hạch toán tiền: trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, đúng qui định về thu, chi tiền như: hoá đơn mua hàng, Hoá đơn bán lẻ (với những khoản chi < 100.000vnđ),=”” hợp=”” đồng=”” kinh=”” tế,=”” giấy=”” đề=”” nghị=”” tạm=”” ứng,=”” giấy=”” báo=”” nợ/có=”” của=”” ngân=”” hàng…=””>

– Các chứng từ chi phải có Bảng kê các khoản chi kèm theo và phải phù hợp với đề nghị đã duyệt.

– Các khoản thu phải có Bảng kê ghi đầy đủ nội dung khoản thu, đối tượng nộp, số Hợp đồng (nếu có), phương thức chi trả

– Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp giá bình quân gia quyền.

– Hoá đơn mua hàng phải có đầy đủ tên và mã số thuế của Bên bán và Bên mua và các nội dung khác theo qui định. Trong quá trình theo dõi, kế toán cần cụ thể việc theo dõi Hoá đơn đó mua hàng để xuất cho đối tượng nào, gắn với lô hàng nào.

– Hoá đơn bán hàng: Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Khi lập hóa đơn người viết hóa đơn phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải. Việc lập hóa đơn có thể viết bằng tay, đánh máy 1 lần in sang các liên có nội dung như nhau. Trường hợp viết sai cần huỷ hóa đơn thì gạch chéo để huỷ bỏ và không xé rời khỏi quyển hóa đơn và phải lưu đầy đủ các liên của số hóa đơn.

– Trường hợp mẫu hóa đơn có chỉ tiêu Thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết Thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt mà có thể uỷ quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập và giao hóa đơn cho khách hàng. Việc ủy quyền người ký duyệt hóa đơn bán hàng phải có quyết định của Thủ trưởng đơn vị và hóa đơn này phải được đóng dấu của Công ty vào góc trên, bên trái của Liên 2 hóa đơn

MỤC III: BÁO CÁO TÀI CHÍNH

– Cuối kỳ kế toán (quý, năm), Công ty phải lập, trình bày và gửi các Báo cáo tài chính và báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các báo cáo này.

– Công ty phải thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm theo quy định tại Nghị định 105/2005/NĐ-CP ngày 30 tháng 3 năm 2004.

– Công ty thực hiện công khai tình hình tài chính theo quy định của Nhà nước.

– Công ty phải tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật.

– Công ty chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan tài chính có thẩm quyền đối với công tác tài chính của Công ty theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG VII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm phải thực hiện nghiêm chỉnh những nội dung trong quy định này.

Ban Giám đốc đánh giá cao những ý kiến, quan điểm của từng cá nhân nhằm hoàn thiện quy định này.

Các trường hợp phát sinh trong quá trình kinh doanh, Ban Giám đốc sẽ có những biện pháp xử lý cụ thể.

Tùy vào tình hình thực tế, Ban Giám đốc sẽ có những sửa đổi trong quy định này. Trong trường hợp sửa đổi, Ban giám đốc sẽ thông báo đến các phòng ban, phân xưởng và Chi nhánh và toàn thể nhân viên của Công ty.

Tất cả các trường hợp vi phạm quy chế này, không kể vị trí, quyền hạn trong Công ty, phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban giám đốc và pháp luật. Tùy theo mức độ thiệt hại, trách nhiệm trong mỗi trường hợp, Ban giám đốc sẽ có các biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, đơn vị vi phạm quy định này từ phạt tiền đến buộc phải thôi việc.

Các cá nhân, đơn vị chấp hành tốt quy định này sẽ được Ban Giám đốc khen thưởng.

Các trường hợp vi phạm nêu trên nếu vi phạm pháp luật hiện hành thì người vi phạm sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước cơ quan pháp luật.

Hệ thống Quy chế này đã được Giám đốc thông qua ngày ….. tháng ….. năm 20….

Giám đốc

Công ty TNHH một thành viên phụ tùng máy ……………..