Quy định của pháp luật về quản lý hộ tịch

1. Các quy định của pháp luật về hoạt dộng đăng ký hộ tịch

Theo quy định tại Luật hộ tịch 2014 đã quy định về những nội dung cần phải dăng ký và ghi vào sổ hộ tịch cụ thể như sau:

Xác nhận vào sổ hộ tịch những sự kiện sau: Kết hôn, khai sinh, khai tử, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác dịnh lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch.

Và ghi vào sổ hộ tịch những thông tin sau: Thay đổi quốc tịch, xác định cha, mẹ, con, xác định lại giới tính, nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi, ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn, công nhận giám hộ, tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự và các sự kiện hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, nghị định 123/2015/NĐ-CP cũng đã bổ sung thêm một số quy định về các nội dung đăng ký hộ tịch như việc đăng ký khai sinh đối với trẻ em sinh ra do mang thai hộ để phù hợp với luật hôn nhân và gia đình 2014.

2. Quy định của pháp luật về thẩm quyền đăng ký, quản lý hộ tịch

Luật hộ tịch 2014 đã có những quy định cụ thể về thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch so với Nghị định 158/2005/ND-CP thì luật hộ tịch 2014 quy định từ 01/01/2016 thẩm quyền đăng ký các sự kiện hộ tịch được thực hiện ở 2 cấp: Cấp huyện và cấp xã, trong đó Ủy ban nhân dân cấp huyện đăng ký hộ tịch trong các trường hợp sau: “Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch, khai tử có yếu tố nước ngoài. Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước, xác định lại dân tộc. Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.” Luật hộ tịch đã cho phép UBND huyện dược giải quyết thủ tục dăng ký họ tịch có yếu tố nước ngoài bao gồm kết hôn với người ngoại quốc, với sự điều chỉnh này sẽ tháo bỏ tình trạng chờ đợi khi phải gửi các hồ sơ giấy tờ lên Sở Tư pháp.

Vấn đề được UBND cấp huyện quan tâm nhiều nhất là việc tiếp nhận thẩm quyền đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài. Hầu hết ở các địa phương trên cả nước đều lo lắng về yêu cầu trình độ ngoại ngữ của cán bộ, những quy định về phỏng vấn, hay không có sự hỗ trợ đồng bộ từ các cơ quan chức năng liên quan (công an, ngoại vụ, công chứng, dịch thuật,…) sẽ gặp những khó khăn nhất định khi thực hiện nhiệm vụ mới… Tuy nhiên, Nghị định số 123/2015/NĐ–CP ngày 15/11/2015 quy định tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch đã quy định tương đối cụ thể và thuận lợi cho cán bộ hộ tịch cấp huyện, giảm tối đa không phải được thực hiện trong mọi trường hợp mà chỉ khi “căn cứ tình hình cụ thể, khi cần thiết, Bộ Tư pháp báo cáo Thủ tướng Chính phủ quy định bổ sung thủ tục phỏng vấn khi giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên và hiệu quả quản lý nhà nước”: khi giải quyết việc kết hôn có yếu tố nước ngoài thị trong giai đoạn đầu, đối với địa phương nào có nhiều việc, chắc chắn cũng sẽ có những bỡ ngỡ, khó khăn ban đầu, nhưng theo Cục Hộ tịch, 38 quốc tịch, chứng thực – Bộ tư pháp, Cục đã lưu ý các địa phương căn cứ vào tình hình thực tế, Sở Tư pháp có thể biệt phải cán bộ xuống huyện một thời gian, khi nào ở cấp huyện làm tốt thì rút người lên hoặc tăng cường tập huấn, chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ cấp huyện.

Ngoài ra luật hộ tịch 2014 còn quy định cho UBND cấp huyện thẩm quyền thanh tra kiểm tra các hoạt động hộ tịch thuộc thẩm quyền với mục têu nâng cao tính tự chủ và chịu trách nhiệm của chính quyền địa phương với công tác hộ tịch và giảm gánh nặng lên chính quyền cấp trên.

3. Quy định về thủ tục và thời gian đăng ký hộ tịch

Luật Hộ tịch 2014 ra đời đã có những quy định mang tính cải cách mạnh mẽ về thủ tục hành chính, nhằm đơn giản hóa, cắt giảm thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch (từ 46 thủ tục hiện hành xuống còn khoảng 25 thủ tục). Điều đó đem lại những lợi ích thiết thực cho người dân, bảo đảm đơn giản, thuận lợi, tiết kiệm chi phí xã hội.

Bên cạnh đó, luật hộ tịch cũng quy định chỉ cấp bản chính đối với giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn, đối với những sự kiện hộ tịch khác thì sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký người dân sẽ được cấp Trích lục hộ tịch tương ứng, bản chính trích lục hộ tịch được chứng thực bản sao. Luật cũng quy định giảm thời hạn giải quyết đối với hầu hết các sự kiện hộ tịch, những sự việc hộ tịch đơn giản được giải quyết trong ngày, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Các cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình mà không phụ thuộc vào nơi cư trú, cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Ngoài ra luật cũng quy định cá nhân được phép lựa chọn đăng ký khai tại UBND nơi cư trú của cha hoặc mẹ thay vì ưu tiên lựa chọn nơi cư trú của mẹ như trước đây. Cá nhân cũng có quyền lựa chọn phương thức đăng ký như nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua hết thống đăng ký trực tuyến trong điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho phép. Tuy nhiên những quy định mới của Luật Hộ tịch 2014 về thủ tục đăng ký hộ tịch đã tạo ra một số bất cập sau:

Việc quy định được lựa chọn nơi đăng ký hộ tịch đã tạo ra áp lực không hề nhỏ đối với cơ quan hộ tịch ở những địa phương mà có nhiều người tạm trú, người đang sinh sống mà không có hộ khẩu thường trú. Theo đó không những lượng công việc sẽ tăng lên dáng kể, mà độ phức tạp của công việc cũng vì thế mà tăng theo. Những người không có hộ khẩu thường trú sẽ dễ thường xuyên biến động gây khó khăn cho công tác quản lý cũng như việc thực hiện đăng ký hộ tịch. Với tình trạng công chức và lượng công việc như hiện nay, thì quy định giảm thời hạn giải quyết đăng ký hộ tịch sẽ không tránh khỏi việc trễ hẹn, tạo sự bức xúc cho công dân. Quy định rút ngắn thời hạn là quy định tích cực, mang tính cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân, nhưng cùng với đó ta cũng cần phải giải quyết phù hợp về số lượng, về khoản bồi dưỡng cho công chức đề khuyến khích họ tâm huyết, nhiệt tình giải quyết tốt công việc. Thói quen của người đi đăng ký khai sinh thường là đồng thời đăng ký hộ khẩu thường trú tại nơi đó, nên khi quy định về việc được đăng ký khai sinh tại cơ quan đăng ký tạm trú, nơi đang sinh sống thì nhiều khi người dân chỉ thực hiện đăng ký khai sinh mà quên làm thêm thủ tục về nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.

Việc quy định yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch ký tên vào sổ hộ tịch trong trường hợp nộp hồ sơ qua bưu chính, hệ thống trực tuyến mà không trực tiếp đi đăng ký cũng gây ra lúng túng cho cơ quan, công chức hộ tịch nếu không có hướng dẫn cụ thể. Luật mới quy định nhiều thủ tục mở cho nhân dân, hạn chế các loại giấy tờ phải nộp… nhưng lại đặt nhiều trách nhiệm lên vai các công chức tư pháp hộ tịc . Tuy nhiên, không phải công chức tư pháp hộ tịch nào cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công dân như Luật quy định vì sợ chịu trách nhiệm, sợ gặp phải sai sót khi làm việc, có rất nhiều công chức tư pháp hộ tịch vẫn đòi hỏi công dân những giấy tờ hộ tịch mà luật không quy định cần phải có, vẫn yêu cầu công dân chứng thực giấy tờ hồ sơ khi nộp đăng ký hộ tịch, không dám hoặc từ chối những việc hộ tịch mà Luật quy định đáng ra công chức hộ tịch phải làm. Có những việc xác minh mà đáng ra công chức tư pháp hộ tịch sẽ phải tự mình gửi hồ sơ liên hệ để xác minh sự việc, nhưng do bận quá nhiều việc, ngại khó khăn mà họ lại bắt công dân tự mình xác minh.

4.  Quy định về dữ liệu hộ tịch

Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, lưu trữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân đã đăng ký, làm cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách. Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm: Sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là một điểm mới trong luật hộ tịch nhằm hướng đến Chính phủ điện tử, nó là cơ sở dữ liệu ngành được lập trên cơ sở tin học hoá công tác đăng ký hộ tịch. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu trữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ nhu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Ngoài ra việc lưu trữ thông tin hộ tịch còn được thực hiện thông qua sổ hộ tịch trước đây sổ hộ tịch được lưu trữ làm 2 bản nhưng hiện nay nhờ có cơ sở dữ liệu điện tử mà việc lưu trữ được giảm đi chỉ còn 1 quyển sổ theo từng loại hộ tịch được đăng ký.

5. Quy định của pháp luật về việc cấp sổ định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch năm 2014, nội dung khai sinh sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân (số được cấp cho mỗi công dân Việt Nam, không lặp lại ở người khác), đối với người dưới 14 tuổi, số định danh cá nhân được ghi vào giấy khai sinh và đây là số thẻ căn cước công dân khi đủ 14 tuổi. Cấp số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh được nhận định là quy định mang tính đột phá trong công tác quản lý hộ tịch và quản lý dân cư, là tiền đề quan trọng để tiến tới mục tiêu cắt giảm nhiều loại giấy tờ, tạo thuận lợi cao nhất cho người dân khi tham gia giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính. Nhằm quy định chi tiết về việc cấp số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh theo Luật Hộ tịch 2014, ngày 31/12/2015 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 137/ 2015/NĐ –CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân. Nội dung Nghị định quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cấu trúc số định danh cá nhân, phương thức kết nối, cập nhật, khai thác, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành: quy định cụ thể thủ tục cấp số định danh cá nhân cho các nhóm đối tượng được xác định tại Đề án 896. Về việc cấp số định danh cá nhân khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa được vận hành hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đối

với nhóm trẻ em được thực hiện đăng ký khai sinh từ ngày 01-01-2016, Nghị định đã quy định cụ thể sự phối hợp giữa cơ quan tư pháp và cơ quan công an, theo đó cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch và cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua tài khoản truy cập do cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Bộ Công an, cung cấp để lấy số định danh cá nhân từ Trung tâm cấp số định danh cá nhân cấp cho người được đăng ký khai sinh. Do đó đã bảo đảm việc cấp số định danh cá nhân không phát sinh thêm thủ tục hay kéo dài quy trình giải quyết việc đăng ký khai sinh.

6. Công tác cân bộ, công chức

Để triển khai, thi hành các quy định của luật hộ tịch 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan khác thì các vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức vẫn là một điều quan trọng, đấy là một vấn đề mấu chốt ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai, thực hiện. Theo quy định tại điều 74 luật hộ tịch 2014 thì cán bộ, công chứ tư pháp- hộ tịch cấp xã phải có trình độ từ trung cấp luật trở lên và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch tại phòng Tư pháp phải có trình độ cử nhân luật trở lên và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch. Đối với một số tỉnh thành thì vấn đề này không phải vấn đề đáng lo ngại, tuy nhiên ở những tỉnh thành đặc biệt là vùng sâu, vùng xa,… thì những yêu cầu của luật hộ tịch 2014 là một diều đáng lo ngại, họ sẽ phải bố trí thời gian, sắp xếp người thay thế, vấn đề về kinh phí cũng là một trong số những khó khăn lớn gặp phải,…. Bên cạnh những quy định mới, nhiệm vụ mới,… Cũng đòi hỏi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức vì vậy cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, trao đổi trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ công chức.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về Thời điểm mở thừa kế là gì? Quyền và nghĩa vụ của người mở thừa kế..  Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự – Công ty luật LVN Group