1. Quyết sách theo Simon
Quyết sách được hiểu là hoạch định kế hoạch, là lựa chọn một trong hai phương án hành động đã được chuẩn bị, là thiết lập cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và nghĩa vụ; so sánh tình hình thực tế với kế hoạch, lựa chọn phương pháp kiểm tra. Điều đó có nghĩa là quyết sách phải quán xuyến các mặt kế hoạch, tổ chức, điều khiển. Hơn nữa, cán bộ quản lý các cấp của tổ chức đều phải tiến hành quyết sách. Cán bộ quản lý ở bậc cao nhất là người quyết định mục đích và phương châm chung của tổ chức.
Cán bộ quản lý cấp cơ sở là người bố trí, sắp xếp công việc hàng ngày để thực hiện mục tiêu và kế hoạch của bộ phận; thậm chí mỗi công nhân trong quá trình làm việc cũng cần lựa chọn đối tượng lao động, công cụ lao động, phương pháp lao động.
Tóm lại, quyết sách quán triệt mọi mặt, mọi cấp của tổ chức và toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Do đó, Herbert Alexander Simon nói: “Đế hiểu được hàm ý của quyết sách, cần phải hiểu từ “quyết sách” theo nghĩa rộng. Như vậy, quyết sách gần như đồng nghĩa với “quản lý”.
Trước tiên, xét theo quá trình thông thường của quyết sách, Theo ông Herbert Alexander Simon cho rằng quyết sách là một quá trình hoàn chỉnh do một loạt các giai đoạn có liên hệ với nhau cấu thành.
Theo ông Herbert Alexander Simon, người ta thường miêu tá một cách quá hạn hẹp tác dụng của người vạch ra quyết sách. Họ cho rằng, người vạch quyết sách là người có khả năng lựa chọn và quyết định con đường đúng nhất ở ngã tư đường, vào thời khắc quan trọng nhất. Do họ chỉ chú ý đến giây phút chọn lựa cuối cùng mà xem nhẹ toàn bộ quá trình hoàn chỉnh của quyết sách nên đã miêu tả sai lệch quyết sách.
2. Các loại hình của quyết sách
Theo ông Simon cho rằng, mọi hoạt động trong nội bộ của tổ chức đều có thể phân thành 2 loại: đã diễn ra nhiều lần và diễn ra lần đầu. Tương ứng với 2 loại hoạt động đó, quyết sách của tổ chức cũng có thể chia thành 2 loại: quyết sách theo trình tự và quyết sách không theo trình tự.
Trình tự (thứ tự, cách thức) là công việc thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo….
Thứ nhất,quyết sách theo trình tự là quyết sách được vạch ra đối với các hoạt động diễn ra nhiều lần. Do nó là hoạt động lặp đi lặp lại nhiều lần nên mọi người có thể tìm được quy luật của nó qua kinh nghiệm thực tế, từ đó có thế vạch ra những trình tự có thể thực hiện mà không cần phải giải quyết lại mỗi khi nó diễn ra.
Ông Simon nhấn mạnh, dù là doanh nghiệp hay các tổ chức khác đều phải nỗ lực nâng cao mức độ trình tự hóa quyết sách của tổ chức. Bởi vì, thứ nhất, việc trình tự hóa quyết sách có thể tăng cường hệ thống điều khiển của tổ chức. Ví dụ, doanh nghiệp vạch ra một loạt trình tự tác nghiệp tiêu chuẩn, đổng thời liên hệ nó với chế độ thưởng phạt thì có thể điều khiển công việc của mỗi công nhân một cách có hiệu quả. Thứ hai, việc trình tự hóa quyệt sách có thể tăng cường hệ thống điều hòa, phối hợp của tổ chức. Ví dụ, thông qua việc hoạch định trình tự một cách thích hợp, có thê bảo đảm sự phối hợp thống nhất giữa các thành viên trong nội bộ đơn vị và giữa các đơn vị về phương thức và nhịp điệu hoạt động, từ đó bảo đảm cho hoạt động bình thường của toàn bộ tổ chức.
Thứ hai, quyết sách phi trình tự là việc tiến hành quyết sách đối với hoạt động xuất hiện lần đầu mà tính chất và kết cấu của nó vẫn chưa rõ ràng.
Ví dụ, tất cả quyết sách quản lý kinh doanh của một doanh nghiệp mang tính sáng tạo cái mới đều thuộc loại quyết sách này. Việc tiến hành quyết sách đối với hoạt động này phải cãn cứ theo quá trình quyết sách nói chung mà trước tiên là điều tra, nghiên cứu, đồng thời dựa vào thứ tự các giai đoạn của quá trình quyết sách để hoàn thành. Tuy nhiên, khi vấn đề thuộc loại này lặp đi lặp lại thì quyết sách của nó cũng sẽ từng bước được trình tự hóa. Việc quyết sách phi trình tự tuy không có tiền lệ có thể tuân theo, nhưng người ta sẽ không bó tay, mà có thể dựa vào tri thức và phương pháp sẵn có để xử lý.
Ông Simon nói: “Chúng không phải là hai loại quyết sách khác nhau hoàn toàn mà là một thể thống nhất liên tục giống như quang phổ; một đầu của nó là quyết sách trình tự hóa ớ mục cao, còn đầu kia là quyết sách phi trình tự hóa ở mức cao. Dựa theo thể thống nhất kiểu quang phổ này, người ta có thể tìm được rất nhiều quyết sách. Song, hai từ trình tự hóa và phi trình tự hóa cũng chỉ dùng để làm tiêu chí như dải màu đen và màu trắng của quang phổ mà thôi. Kỳ thực, phần lớn thế giới là màu xám, chỉ có một số ít chỗ là màu đen hoàn toàn hoặc trắng hoàn toàn”. Điều này cũng có nghĩa rằng, khái niệm về quyết sách trình tự hóa hay phi trình tự hóa đều chỉ là tương đối.
3. Hai loại phương pháp truyền thống và hiện đại
Hai loại quyết sách khác nhau kể trên (quyết sách theo trình tự và quyết sách không theo trình tự) cần dùng kỹ thuật khác nhau để xử lý. Hơn nữa, trong kỹ thuật xử lý 2 loại quyết sách này, phương pháp truyền thống và phương pháp hiện đại cũng khác nhau. Simon đã quy nạp kỹ thuật hoạch định 2 loại quyết sách này ở dưới đây:
Kỹ thuật hoạch định quyết sách theo kiểu truyền thống và hiện đại như sau:
Thứ nhất, quyết sách trình tự hóa: Quyết sách thông thường lặp đi lặp lại quá trình đặc định do tổ chức nghiên cứu, hoạch định để xử lý quyết sách nói trên
Đối với kiểu truyền thống,
– Thói quen.
– Công tác thường lệ mang tính sự vụ: Quy trình thao tác tiêu chuẩn.
– Cơ cấu tổ chức: Khá năng xây ra là bình thường: hệ thống mục tiêu phụ, kênh thông tin đã được quy định rõ.
Đối với kiểu hiện đại
– Vận trù học: Mô hình phân tích toán học, mô thức máy tính.
– Xử lý số liệu điện tử (vi tính).
Thứ hai, đối với loại quyết sách phi trình tự: Kiểu đơn xạ, cơ cấu không tốt, quyết định về chính sách mới.
Đối với kiểu truyền thống,
– Phán đoán, trực giác và sáng tạo.
– Phán đoán khái quát.
– Tuyển chọn và đào tạo giám đốc.
Đối với kiểu hiện đại
– Kỹ thuật giải quyết vấn đề theo kiểu thăm dò dùng vào việc:
– Đào tạo, xây dựng người quyết sách về con người;
– Biên soạn chương trình máy tính mang tính chất thăm dò.
4. Bình luận về hai loại quyết sách
Chúng ta có thể thấy, đối với quyết sách trình tự hóa, phương pháp xử lý truyền thống trước tiên dựa vào việc xây dựng kỹ năng hợp lý và thói quen.
Ví dụ, việc đào tạo kỹ thuật đối với công nhân viên mới để họ nắm vững kỹ thuật một cách thành thạo và thói quen cần thiết cho việc hoàn thành chức vụ. Hơn nữa, xây dựng quy trình thao tác chuẩn. Đăy cũng là một phương pháp làm cho các thành viên của tổ chức hình thành nền nếp làm việc theo một thói quen hợp lý. Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức nhất định, phân công trách nhiệm cho các bộ phận, xây dựng cơ cấu mục tiêu cho cấp dưới, xác định hệ thống quyền hạn và các kênh thông tin.
Nhưng phương pháp xử lý quyết sách trình tự hóa kiêu hiện đại lại lựa chọn phương pháp vận trù học, tức là đưa phương pháp toán học hiện đại vào lĩnh vực quyết sách, đồng thời vận dụng máy tính điện tử để xử lý số liệu và sử dụng công nghệ tự động hóa đối với quá trình quyết sách theo trình tự mà người ta thường gặp.
Đối với quyết sách phi trình tự, phương pháp xử lý truyền thống là dựa vào kinh nghiệm, khả nãng quan sát trực giác và tinh thần sáng tạo của người ra quyết sách để quyết định.
Vì vậy, cần phải lựa chọn nhân tài và tiến hành việc đào tạo về chuyên môn để nâng.cao kỹ năng quyết sách của nhà quản lý. Đồng thời, khi thiết kế tổ chức, cần thiết lập một đơn vị thực hiện chức năng quyết sách để phân chia rõ ràng chức năng quyết sách trình tự và quyết sách phi trình tự nhằm đảm bảo cho các loại quyết sách này được quan tâm đúng mức. Phương pháp hiện đại thuộc quyết sách phi trình tự hóa lại lựa chọn kỹ thuật giải quyết vấn đề theo kiểu thãm dò, sử dụng máy tính điện tử vào quá trình mô phỏng tư duy con người và giải quyết vấn đề, làm cho quyết sách này cũng có thể từng bước thực hiện tự động hóa.
5. Đôi nét về Simon
Ông Herbert Alexander Simon (15/6/1916 – 9/2/2001) là một nhà khoa học chính trị, kinh tế, xã hội học, tâm lý học người Mỹ và đặc biệt là giáo sư tại Đại học Carnegie Mellon, nơi ông có các nghiên cứu về nhiều lĩnh vực như nhận thức tâm lý, khoa học nhận thức, khoa học máy tính, hành chính, kinh tế, quản lý, khoa học triết học, xã hội học và khoa học chính trị. Với gần một ngàn ấn phẩm thường xuyên được trích dẫn, ông là một trong những nhà khoa học xã hội có ảnh hưởng nhất trong thế kỷ 20.
Ông Simon là một trong những người sáng lập ra một vài lĩnh vực khoa học quan trọng ngày nay, bao gồm cả trí tuệ nhân tạo, xử lý thông tin, ra quyết định, giải vấn đề, kinh tế học sức chú ý, lý thuyết tổ chức, hệ thống phức hợp, và mô phỏng trên máy tính các phát hiện khoa học. Ông đã đặt ra thuật ngữ tính hợp lý giới hạn và satisficing, và là người đầu tiên phân tích kiến trúc phức tạp và đề xuất một cơ chế đính kèm ưu đãi để giải thích các phân bố luật công suất.
Ông cũng nhận được nhiều danh hiệu cao quý trong suốt cuộc đời mình. Bao gồm: thành viên Viện hàn lâm khoa học và nghệ thuật Hoa Kỳ năm 1959; được bầu vào Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia vào năm 1967; giải Turing của ACM cho “đóng góp cơ bản về trí tuệ nhân tạo, tâm lý nhận thức của cong người, và xử lý danh sách”(1975); giải Nobel kinh tế “cho nghiên cứu tiên phong của ông vào quá trình ra quyết định trong các tổ chức kinh tế” (1978); huân chương Khoa học Quốc gia (1986); và giải thưởng APA cho các đóng góp nổi bật suốt đời về tâm lý học (1993).
Như một minh chứng cho phương pháp tiếp cận liên ngành của mình, Simon đã liên kết các khoa của Carnegie Mellon như Trường Khoa học máy tính Carnegie, Trường kinh doanh Tepper, khoa triết học, khoa học Xã hội và quyết định, và tâm lý học. Ông Simon còn được nhận bằng Tiến sĩ Luật danh dự (LL.D.) từ Đại học Harvard vào năm 1990.