Trả lời:
Chào bạn. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi tới Bộ phận tư vấn pháp luật của Công ty Luật LVN Group. Với câu hỏi của bạn, chúng tôi xin tư vấn như sau:
1. Khi nào nên thay đổi tên công ty?
Tên công ty là một yếu tố quan trọng, luôn gắn liền với các hoạt động của công ty. Tuy nhiên, khi gặp phải một trong những tình huống dưới đây thì bạn nên thay đổi tên công ty:
– Tên công ty dễ gây ra sự nhầm lẫn giữa các công ty với nhau
Rất nhiều công ty có xu hướng lựa chọn tên công ty trùng với tên sản phẩm đang kinh doanh. Có vẻ rất hợp lý nếu như tên sản phẩm của bạn hoàn toàn mới lạ, và còn khan hiếm trên thị trường. Tuy nhiên, nếu đến thời gian, sản phẩm đó trở nên phổ biến, được nhiều người kinh doanh thì cái tên bạn lựa chọn sẽ bị ảnh hưởng, bị mất đi sức hút.
– Tên công ty mang tính miêu tả, tên chung chung
Có thể khi mới thành lập công ty, cái tên sẽ khiến nhiều người hiểu nhưng khi công việc kinh doanh phát triển thì tên công ty không có sự khác biệt. Như trường hợp Công ty cung cấp sỉ văn phòng phẩm, mới nghe mọi người sẽ nghĩ ngay đến ngành nghề công ty kinh doanh và đối tượng khách hàng hướng đến. Nhưng khi mở rộng kinh doanh, họ không thể khiến nhiều khách hàng chú ý đến mình, họ không thể thực hiện hoạt động mua bán với các đối tượng khách hàng khác. Vì vậy, thay đổi tên công ty là điều tất yếu. Những tên công ty mang tính miêu tả, chung chung hoặc nôm na sẽ rất khó để lại ấn tượng trong tâm trí người khác và dễ khiến hiểu nhầm, trở nên sai lệch khi công ty phát triển.
– Tên công ty có gắn với một địa danh nào đó
Điều này rất thường xuyên xảy ra khi thành lập công ty – doanh nghiệp mới, các cá nhân, tổ chức thường thích đặt tên kèm theo thành phố nơi họ đặt trụ sở. Nhưng khi họ mở rộng phạm vi, thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh ở nhiều địa điểm khác thì địa danh đi kèm trong tên sẽ không còn liên quan nữa. Đồng thời, khi khách hàng của họ có nhu cầu tìm kiếm đối tác ở các thành phố khác, họ sẽ nghĩ công ty đó chỉ hoạt động tại địa điểm ghi trong tên công ty. Nhiều trường hợp thay vì đặt lại tên, thương hiệu, các công ty đã chọn cách chi một khoản lớn tiền quảng cáo, truyền thông để khách hàng biết được phạm vi hoạt động của mình. Vì vậy, hãy lựa chọn tên công ty dựa vào thương hiệu thay vì vị trí địa lý, trừ trường hợp bạn kinh doanh đặc sản của địa phương.
– Thay đổi tên công ty khi công ty kế thừa tên một cá nhân đã không còn sức ảnh hưởng nữa
Trước khi tiến hành thủ tục thay đổi tên công ty trong trường hợp này, bạn cần đánh giá lại giá trị thương hiệu cũng như mức độ nhận biết của khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Có những doanh nghiệp mang tên người sáng lập đã để lại nhiều dấu ấn cho khách hàng nhưng cũng không ít trường hợp tên riêng này gây khó khăn cho doanh nghiệp khi bán hoặc khi sáp nhập với công ty khác, có cần thêm tên đối tác vào hay không, … Hoặc trường hợp tên cá nhân khó nhớ, khó đọc hoặc tối nghĩa.
2. Thay đổi tên, địa chỉ công ty có ảnh hưởng gì đến công trình đang thi công và các công trình đang trình duyệt hay không?
Căn cứ Điều 28 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bao gồm các nội dung chủ yếu như sau:
– Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
– Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
– Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Bên cạnh đó, tại các khoản 1, 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng đưa ra quy định về việc thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau: Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Và doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Từ những căn cứ pháp lý nêu trên, có thể thấy việc bạn muốn thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp chỉ là trên mặt pháp lý về Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chứ nó không ảnh hưởng gì đến thẩm quyền ký các giấy tờ liên quan đến các dự án. Hay nói cách khác, việc thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến các công trình đang thực hiện hay công trình trong quá trình đợi duyệt của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, khi thay đổi tên và địa chỉ doanh nghiệp trong Giấy đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp của bạn cần tiến hành thông báo tên gọi mới, địa chỉ mới của công ty tới đối tác đang hợp tác với công ty của bạn, để họ cập nhật các thông tin của doanh nghiệp; đồng thời, bạn cũng cần phải thông báo tên và địa chỉ được thay đổi tới ngân hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế và thực hiện các thủ tục hợp thức hóa hóa đơn giá trị gia tăng doanh nghiệp đã phát hành; …
3. Một số lưu ý khi thay đổi tên, doanh nghiệp của doanh nghiệp
3.1. Lưu ý về thủ tục thay đổi tên, địa chỉ doanh nghiệp
Lưu ý về hồ sơ để thay đổi tên gọi, địa chỉ của doanh nghiệp
Căn cứ vào khoản 2 Điều 47 và khoản 1 Điều 48 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 do Chính phủ ban hành về đăng ký doanh nghiệp (hướng dẫn chi tiết bới Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27 tháng 02 năm 2015 do Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tạ Nghị định 12/2015/NĐ-CP và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ) thì doanh nghiệp muốn thay đổi tên hoặc chuyển trụ sở chính thì cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu được quy định ở mục (4) của Nghị định này;
– Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi tên hoặc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Lưu ý về nơi nộp hồ sơ đề nghị thay đổi tên, địa chỉ của doanh nghiệp
– Trường hợp đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
– Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
Lưu ý về trình tự thực hiện việc thay đổi tên, địa chỉ của doanh nghiệp
– Bước 1: Nộp hồ sơ.
– Bước 2: Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận.
– Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do. Khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.
Lưu ý: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế. (Căn cứ vào Điều 30 Luật Doanh nghiệp năm 2020).
3.2. Một số lưu ý khác sau khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Thứ nhất, thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp
Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Do nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện hai thông tin: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp. Do đó, khi thay đổi tên doanh nghiệp thì con dấu pháp nhân của doanh nghiệp cũng phải thay đổi.
Kể từ ngày 01/07/2015, khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc con dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Trường hợp doanh nghiệp lứ chọn sử dụng nhiều hơn một con dấu thì các con dấu của doanh nghiệp cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất. Hiện nay, doanh nghiệp khắc dấu có trách nhiệm công bố mẫu dấu của doanh nghiệp (không phải đăng ký mẫu dấu). Sau đó Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy xác nhận công bố mẫu dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp lưu ý giữ lại Giấy công bố mẫu dấu để xuất trình khi thực hiện thủ tục tại ngân hàng hoặc các đơn vị khác.
Thứ hai, thay đổi và in ấn lại hóa đơn VAT
Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi tên, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có tên và địa chỉ của doanh nghiệp.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 của Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì đối với các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn, gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Thứ ba, thông báo tên gọi mới, địa chỉ mới
Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo việc thay đổi tên cũng như chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp đến với các tổ chức, các cơ quan có liên quan. Các tổ chức, các cơ quan có liên quan bao gồm: Thuế, Ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành, …
Thứ tư, thay đổi tên gọi của các tài sản thuộc quản lý của công ty
Tức là, sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, các tài sản đăng ký sở hữu bởi công ty cũng phải thay đổi theo tên mới.
Thứ năm, xác định nghĩa vụ thuế
Sau khi thay đổi tên và có cả thay đổi về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, trong trường hợp chuyển trụ sở sang quận/ huyện/ thành phố trực thuộc tỉnh khác hoặc tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương khác thì doanh nghiệp phải tiến hành xác nhận nghĩa vụ thuế đối với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cũ. Nếu doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh nhưng vẫn cũng quận/ huyện/ thành phố trực thuộc tỉnh cũ hoặc cùng tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương cũ thì sẽ không cần phải tiến hành xác nhận nghĩa vụ thuế, mà chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế về tên gọi mới, địa chỉ mới của doanh nghiệp.
Mọi vướng mắc chưa rõ hoặc có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận Luật sư của LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7, gọi ngay tới số: 1900.0191 hoặc gửi email trực tiếp tại: Tư vấn pháp luật qua Email để được giải đáp. Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật LVN Group.