1. Tìm hiểu chung về mã số vạch

1.1. Mã số vạch là gì?

Đăng ký mã số vạch là một việc làm cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, giúp đơn vị dễ dàng quản lý sản phẩm, hàng hóa của mình hoặc đáp ứng đủ điều kiện để doanh nghiệp phân phối hàng hóa, sản phẩm của mình vào các hệ thống siêu thị hay xuất khẩu. Dưới góc độ pháp lý, mã số được hiểu là mọt dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức. Mã vạch thì được hiểu là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được. Trong đó cũng có một số khái niệm mà quý khách cần lưu ý như:

+ EAN: là tên của tổ chức mã số vạch (MSMV) quốc tế trước thang 02 năm 2005. Mã số EAN là mã số tiêu chuẩn do tổ chức Mã số vạch quốc tế quy định để áp dụng chung trên toàn thế giới

+ GS1: là tên của tổ chức mã số mã vạch quốc tế từ tháng 02 năm 2005 đến nay

+ Mã quốc gia là số đầu gồm ba chữ số do tổ chức GS1 cấp cho các quốc gia thành viên. Mã quốc gia của Việt Nam là 893

+ Mã doanh nghiệp là dãy số gồm mã quốc gia và số phân định tổ chức hoặc doanh nghiệp, gồm từ bốn đến bảy số tiếp theo

+ Mã mặt hàng là dãy số ba đến năm số tiếp theo của mã số. Số cuối cùng trên dãy mã số là số kiểm tra.

 

1.2. Tại sao phải đăng ký mã số mã vạch?

Đăng ký mã số mã vạch là việc làm mà đa số các doanh nghiệp trước khi muốn tung sản phẩm sản xuất ra thị trường. Mỗi một doanh nghiệp sẽ có mã số mã vạch riêng cho sản phẩm của mình. Mặc dù hiện nay pháp luật Việt Nam không quy định đây là thủ tục bắt buộc phải có khi doanh nghiệp đưa sản phẩm ra bán trên thị trường. Tuy nhiên thì việc đăng ký mã số mã vạch đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp kinh doanh có thể kể đến như:

– Quản lý mặt hàng, sản phẩm của mình với tiến độ nhanh chóng và hiệu quả hơn

– Đạt năng suất cao hơn cũng như tiết kiệm chi phí vì nhận diện sản phẩm bằng máy míc, thiết bị, hạn chế được lao động chân tay, không cần sử dụng nhiều lao động, quản lý số lượng hàng hóa xuất đi và nhập vào nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian kiểm toán, đạt năng suất cao hơn

– Độ chính xác cao hơn khi quản lý sản phẩm, hàng hóa thông qua mã số mã vạch, kiểm tra bằng thiết bị máy móc, hạn chế được rủi ro nhầm lẫn với các sản phẩm khác khi sử dụng nhân lực là người lao động

– Kiểm tra thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng, chính xác, làm hài lòng khách hàng, đem lại sự tin tưởng cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm/ hàng hóa của mình, phục vụ cho việc bán sản phẩm, trao đổi sản phẩm tốt hơn, tự động hơn

Như vậy với những lợi ích nêu trên, Luật LVN Group thường khuyến khích quý khách thực hiện việc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm của mình trước khi đưa ra thị trường Việt Nam nhằm nâng cao giá trị kinh tế cho doanh nghiệp

Tuy nhiên quý khách cần phải lưu ý, mặc dù việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm kinh doanh không phải là thủ tục bắt buộc nhưng nếu quý khách sử dụng mã vạch mà chưa được đăng ký thì sẽ bị coi là hành vi bất hợp pháp, có thể bị xử phạt hành chính thậm chí bị xử lý theo trách nhiệm hình sự.

 

2. Thủ tục đăng ký mã vạch online mới nhất 

Hiện nay, các thủ tục hành chính đang dần được Nhà nước hiện đại hóa theo hình thức trực tuyến nhằm đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa thời đại công nghệ 4.0, cũng như giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện công việc kinh doanh của mình nhanh gọn, đơn giản, tránh rườm rà. Và việc đăng ký mã vạch cũng được thực hiện theo hình thức trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng thay vì đến nộp trực tiếp. Tuy nhiên thì đây là dịch vụ công mức độ 3 nên ngoài việc khai online, quý khách sẽ phải gửi hồ sơ giấy để được cấp đăng ký mã vạch. Quý khách hoàn toàn có thể gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện để tránh mất công sức di chuyển. Còn nếu không đăng ký online mà chỉ nộp hồ sơ giấy, quý khách khi đến cơ quan vẫn phải khai online theo hướng dẫn của chuyên viên. Vì vậy, Luật LVN Group sẽ hướng dẫn quý khách thủ tục đăng ký mã vạch online mới nhất ngay tại nhà theo các tiến trình sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản

Nếu quý doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia doanh nghiệp thì sẽ bỏ qua bước này và bắt đầu vào bước số 2 là Kê khai hồ sơ đăng ký

Nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản, là người đăng ký lần đầu sẽ tiến hành đăng ký tài khoản bằng cách truy cập vào trang thông tin điện tử của Trung tâm mã số, mã vạch quốc gia của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng theo đường link: http://vnpc.gs1.gov.vn/

Để đăng ký tài khoản doanh nghiệp, quý khách điền mã doanh nghiệp trên giấy phép kinh danh của doanh nghiệp để kiểm tra doanh nghiệp đã có tài khoản hay chưa, nếu chưa có thì quý khách chọn “đăng ký mới” và điền đầy đủ thông tin vào các ô thông tin hiện trên màn hình để đăng ký tài khoản

Nếu đăng ký thành công thì thông tin về tên đăng nhập và mật khẩu sẽ được gửi trực tiếp vào email mà bạn đăng ký 

Bước 2: Kê khai hồ sơ đăng ký

Sau khi nhận được tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời thì quý khách thực hiện đăng nhập lại hệ thống. Tiếp theo quý khách thực hiện kiểm tra lại thông tin đã kê khai và bổ sung trong trường hợp còn thiếu. 

Kiểm tra xong thông tin, quý khách kê khai các thông tin hồ sơ chính là thông tin của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ. Bao gồm các thông tin cần lưu ý sau:

* Chọn loại mã và số năm đóng phí duy trì:

– Mã doanh nghiệp (GCP): Là mã tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp cho doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân bổ cho các sản phẩm của mình:

+ Mã GCP-7: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 dưới 100.000 loại sản phẩm

+ Mã GCP-8: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm

+ Mã GCP-9: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm

+ Mã GCP-10: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm

Doanh nghiệp có thể chọn tối thiểu 01 năm và tối đa 03 năm để duy trì. Số tiền phải nộp sẽ được hệ thống tính tự động phụ thuộc vào loại mã và số năm duy trì

– Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): Là loại mã dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng,… của doanh nghiệp, được sử dụng trong trao đổi dữ liệu điện tử hoặc phục vụ quá trình truy xuất nguồn gốc. Mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm. Mỗi mã GLN chỉ được cấp cho một địa điểm, pháp nhân duy nhất. GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gắn địa điểm như:

+ Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầy phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…

+ Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…

+ Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (Ví dụ: phòng kế toán), một hòn thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính 

– Mẫ số rút gọn GTIN-8: là mã được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này sẽ cấp riêng cho từng sản phẩm

– Mã ủy quyền GTIN: Là mã xác nhận ủy quyền gia công sản phẩm có mã số vạch của chủ sở hữu

* Thông tin đơn vị: Phần này quý khách nhập chính xác với các ô tương ứng trên giấy phép đăng ký kinh doanh 

Bước 3: Chọn hình thức thanh toán

Tại bước này quý khách lựa chọn hình thức nộp trược tiếp tại GS1 Vietnam hoặc theo phương thức chuyển khoản. Việc nộp lệ phí có thể nộp cùng lúc nộp hồ sơ giấy hoặc chueyenr khoản trước và nộp hồ sơ giấy qua đường bưu điện. 

– Nộp phí trực tiếp: Quý khách nộp trực tiếp tại Trung tâm mã số, mã vạch quốc gia tại địa chỉ: Tầng 2, Nhà H, Số 8, Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Hotline: 1900 636218

– Nộp phí qua tài khoản ngân hàng: quý khách có thể chọn một trong hai tài khoản ngân hàng sau để chuyển khoản

+ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank) chi nhánh Cầu Giấy với số tài khoản 1507201067907, chủ tài khoản: Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc gia

+ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam (Vietinbank) chi nhánh Nam Thăng Long với số tài khoản 122000064913, chủ tài khoản Trung tâm Mã số, mã vạch Quốc gia 

– Về cú pháp chuyển khoản quý khách nhập theo cú pháp sau: 

+ Đăng ký mới: Tên doanh nghiệp ngắn gọn_Mã số trên Giấy phép kinh doanh_Dangkymoi

+ Phí duy trì: Tên doanh nghiệp ngắn gọn_Mã số đã được cấp 893…_Phi duy tri nam….

Mỗi năm doanh nghiệp cần phải nộp chi phí nhà nước để có thể duy trì sử dụng mã số vạch. Sau khi nhận được giấy chứng nhận quyền sở hữu mã số, mã vạch thì doanh nghiệp có trách nhiệm nộp phí duy trì năm đầu tiên theo đúng quy định cho đến những năm tiếp theo với thời gian nộp chậm nhất là ngày 30/6 hàng năm

Bước 4: Nộp hồ sơ giấy (bản cứng)

Sau khi đã tiến hành xong phần lựa chọn hình thức thanh toán, quý khách ấn nộp hồ sơ và đợi kết quả mã vạch doanh nghiệp gửi qua email đã đăng ký. Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến thì có thể tải về biểu mẫu hố sơ bản cứng trực tiếp trên hệ thống quản lý mã số, mã vạch để tiến hành nộp trực tiếp hồ sơ giấy theo các hình thức trực tiếp đến cơ quan hoặc gửi qua đường bưu điện. Trước đó quý khách chọn phần hình thức nhận kết quả bản cứng theo một trong hai hình thức:

– Nhận trực tiếp: Doanh nghiệp đến trực tiếp trung tâm để nhận kết quả

– Nhận bưu điện: Doanh nghiệp điền các thông tin yêu cầu gửi kết quả về qua đường bưu điện khi có kết quả

* Về thành phần hồ sơ bản cứng:

– 01 Bản Giấ chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đầu tư. Bản sao công chứng còn thời hạn (6 tháng)

– 01 Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch: Có trong biểu mẫu theo quy định và doanh nghiệp lúc này cần điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn. Ký tên người có thẩm quyền và đóng dấu của doanh nghiệp. Đối cới Hộ kinh doanh cần có chữ ký của chủ hộ kinh doanh

– 01 Ban rủy nhiệm chi hoặc thông báo chuyển khoản thành công có đầy đủ nội dung (nếu có)

Phần kê khai bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch phải thực hiện đầy đủ, chi tiết và đúng quy định pháp luật. Để có thể chắc chắn về mặt pháp lý, quý khách hãy gửi yêu cầu đến Công ty Luật LVN Group theo các kênh liên lạc được gắn cuối bài viết để được Luật sư trực tiếp hướng dẫn phần kê khai này cho quý khách

Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi hoàn tất mọi thủ tục trên, Trung tâm sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày cấp mã. Thười hạn giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ và phí. Trong vòng 01 tháng kể từ ngày cấp mã, quý khách sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký mã vạch

Sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký mã vạch, cán bộ sẽ yêu cầu doanh nghiệp kê khai cập nhật (khai báo) thông tin sản phẩm trên trang web của Trung tâm và liên hệ với trung tâm trước khi đến lấy kết quả.

 

3. Lệ phí đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch trong nước theo Thông tư 232/2016/TT-BTC là:

+ 1 triệu đồng một mã nếu sử dụng mã doanh nghiệp GS1

+ 300.000 VNĐ một mã nếu sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)

+ 300.000 VNĐ một mã nếu sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chưc số EAN-8

Mức thu phí đăng ký sử dụng mã số vạch nước ngoài:

+ 500.000 VNĐ một hồ sơ với hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 sản phẩm

+ 10.000 VNĐ một mã với hồ sơ trên 50 mã sản phẩm

Mức thu phí duy trì sử dụng mã vach hàng năm:

+ 500.000 VNĐ một năm nếu sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số

+ 800.000 VNĐ một năm nếu sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số

+ 1.500.000 VNĐ một năm nếu sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số

+ 2 triệu đồng một năm nếu sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số

+ 200.000 VNĐ một năm nếu sử dụng mã địa điểm toàn cầu

+ 200.000 VNĐ một năm nếu sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8

 

4. Hiệu lực của Giấy chứng nhận mã vạch

Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch trong trường hợp cấp mới không quá 03 năm kể từ ngày cấp

Đối với mã vạch trong trường hợp được cấp lại thì thời hạn có hiệu lực của Giấy chứng nhận sẽ được ghi theo thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch đã được cấp.

 

5. Dịch vụ Đăng ký mã vạch tại Công ty Luật LVN Group

Nếu quý khách gặp khó khăn trong quá trình đăng ký mã vạch lần đầu dù theo bất kể hình thức online hay trực tiếp, quý khách hoàn toàn có thể liên lạc với Công ty Luật LVN Group để nhận được sự hỗ trợ trực tiếp và nhiệt tình nhất từ phái Luật sư có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực doanh nghiệp. Chúng tôi đã triển khai dịch vụ Đăng ký mã số, mã vạch đến với khách hàng của mình bao gồm việc hướng dẫn, tư vấn cho quý khách có nhu cầu muốn đăng ký mã vạch cho sản phẩm của mình, tư vấn các vấn đề pháp lý cũng như các văn bản pháp luật liên quan đến vấn đề kinh doanh sản phẩm của quý khách. Và đặc biệt, Luật sư dày dặn kinh nghiệm của công ty hoàn toàn có thể thay mặt quý khách thực hiện mọi thủ tục liên quan đến việc đăng ký nếu quý khách có nhu cầu muốn ủy quyền cho Luật sư trực tiếp thực hiện

Chúng tôi hứa hẹn sẽ mang đến cho quý khách những trải nghiệm dịch vụ pháp lý tốt nhất và chất lượng nhất với mức chi phí tối ưu nhằm hỗ trợ, đảm bảo quyền lợi của khách hàng là trên hết. Các thủ tục sẽ được tiến hành nhanh chóng và đảm bảo tính hợp pháp cho quý khách.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Thủ tục đăng ký mã vạch online mà công ty Luật LVN Group muốn gửi đến quý khách mang tính tham khảo. Nếu quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, quý khách hãy vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại: 1900.0191 để được Luật sư tư vấn trực tiếp qua tổng đài có thể hỗ trợ và giải đáp kịp thời mọi thắc mắc

Nếu quý khách có nhu cầu muốn báo phí dịch vụ pháp lý Đăng ký mã vạch cho sản phẩm, quý khách hãy gửi yêu cầu báo giá dịch vụ đến địa chỉ email: [email protected] để nhận được mọi thông tin chính xác nhất Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách! Luật LVN Group xin trân trọng cảm ơn!