Thủ tục ký kết và công chứng hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật hiện hành

1. Hợp đồng ủy quyền là gì?

Điều 562 Bộ Luật Dân sự 2015 (BLDS 2015) quy định Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Quan hệ ủy quyền có những đặc điểm khác biệt so với một số quan hệ tương tự như quan hệ gia công, dịch vụ. Trong mối quan hệ này, bên làm gia công hoặc dịch vụ nhân danh mình thực hiện công việc vì lợi ích của mình. Mặt khác, trách nhiệm dân sự của hợp đồng dịch vụ, gia công là trách nhiệm của chính bên nhận làm dịch vụ, gia công

Ngoài hình thức ủy quyền theo hợp đồng, trong thực tiễn, bạn có thể thăy sự xuất hiện của hình thức ủy quyển theo giấy ủy quyền.

Nội dung của giấy ủy quyền tương tự như hợp đổng ủy quyền, tuy nhiên, giấy ủy quyển chỉ cần có chữ ký của người ủy quyền. Ngoài ra, ngoài việc công chứng giấy ủy quyền tại các Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng, bạn có thể chứng thực giấy ủy quyển đối với trường hợp ủy quyển không có thù lao, không có nghĩa vụ bổi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyển sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản tại UBND cấp xã hoặc cấp huyện.

2. Ý nghĩa của hợp đồng ủy quyền

Cá nhân hoàn toàn có quyển tự mình xác lập, thực hiện các giao dịch hoặc ủy quyền cho chủ thể khác đại diện cho mình để xác lập, thực hiện những giao dịch này. Chính vì sự phổ biến và quan trọng này, việc ủy quyền được xác lập dựa trên thỏa thuận giữa người ủy quyền và người được ủy quyền thông qua hình thức hợp đồng ủy quyền được pháp luật quy định cụ thể trong Bộ luật Dân sự.

Cụ thể, Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyển có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thỏa thuận như vậy hoặc pháp luật có quy định khác. Theo đó, bạn hoàn toàn có quyến thỏa thuận về công việc được ủy quyền, thù lao, thời hạn ủy quyền cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Ngoài ra, bạn cũng có thể thỏa thuận về việc chấm dứt ủy quyển và các hậu quả, nếu có, trong trường hợp chấm dứt ủy quyển.

Vể hình thức, pháp luật dân sự hiện hành không quy định cụ thể về hình thức của hợp đổng ủy quyền bằng văn bản, bằng lời nói hay một hình thức nào khác, cũng không quy định cụ thể về việc công chứng hoặc chứng thực đối với hợp đông ủy quyển. Tuy nhiên, theo quy định tại pháp luật về công chứng, việc công chứng hợp đồng ủy quyển liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản sẽ thuộc phạm vi thẩm quyền của công chứng viên tại các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.

Trong thực tế, ngoài việc thực hiện các quyền đối với bất động sản, bạn có thể yêu cầu công chứng viên công chứng hợp đồng ủy quyển đối với các công việc khác, ngoại trừ các công việc mà pháp luật quy định không được ủy quyến ví dụ như liên quan đến quyền nhân thân.

3. Các quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền

Căn cứ Điều 565 và 566 BLDS 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền như sau

Điều 565. Nghĩa vụ của bên được ủy quyền

1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.

3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.

4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.

5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.

Điều 566. Quyền của bên được ủy quyền

1. Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.

2. Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

* Nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền

– Người được ủy quyền được phép thực hiện các hành vi pháp lí trong phạm vi được ủy quyền. Khi thực hiện việc ủy quyền mà gây thiệt hại cho bên kia thì người ủy quyền phải chịu trách nhiệm dân sự. Ngược lại, người được ủy quyền thực hiện các hành vi pháp lí vượt quá giới hạn được ủy quyền phải tự mình chịu trách nhiệm về hành vi vượt quá thẩm quyền đó. Điều này có ý nghĩa để xác định trách nhiệm dân sự và xác định địa vị pháp lí khi tham gia tố tụng của mỗi người trong quan hệ ủy quyền và giao dịch đối với người khác.

– Theo hợp đồng ủy quyền, người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện nghĩa vụ của mình mà không được ủy quyền lại cho người khác, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác. Để thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, bên được ủy quyền có thể yêu cầu người khác trợ giúp mình thực hiện công việc đó. Trường hợp này người thứ ba không phải gánh chịu nghĩa vụ nào đối với người ủy quyền. Người thứ ba thực hiện các công việc thực tế mà không phải là các hành vi pháp lí.

– Hết hạn của hợp đồng hoặc khi thực hiện xong việc được uỷ quyền, bên được uỷ quyền phải giao lại kết quả công việc và giấy tờ, phương tiện đã nhận từ bên uỷ quyền (khoản 5 Điều 565 Bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết nhằm thực hiện công việc ủy quyền (khoản 1 Điều 566 BLDS 2015).

* Quyền của bên nhận ủy quyền

– Bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết nhằm thực hiện công việc ủy quyền (khoản 1 Điều 566 BLDS 2015)

– Theo Điều 564 BLDS 2015, người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện các hành vi được ủy quyền nếu được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Khi người được ủy quyền ủy quyền lại cho người thứ ba thực hiện một số hành vi pháp lí thì người được ủy quyền và người thứ ba đại diện cho người ủy quyền tham gia giao dịch với người khác trong phạm vi được ủy quyền. Việc ủy quyền và ủy quyền lại phải lập thành vãn bản. Nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định thì phải công chứng hoặc chứng thực.

– Hình thức của hợp đồng uỷ quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu. Hình thức ủy quyền là căn cứ pháp lí để xác định phạm vi quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền, xác định trách nhiệm dân sự của người ủy quyền hoặc của người được ủy quyền.

– Nếu trong hợp đồng ủy quyền có thoả thuận về việc trả thù lao thì sau khi đã hoàn thành việc ủy quyền, bên được ủy quyền có quyền yêu cầu bên ủy quyền ttả thù lao như thoả thuận và thanh toán những chi phí cần thiết trong khi thực hiện việc ủy quyền…

– Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền.

+ Trường hợp ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có;

+ Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý.

4. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền

Căn cứ Điều 567 và 568 BLDS 2015 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền như sau:

Điều 567. Nghĩa vụ của bên ủy quyền

1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.

2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

Điều 568. Quyền của bên ủy quyền

1. Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.

2. Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

3. Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này.

* Nghĩa vụ của bên ủy quyền

Bên ủy quyền có thể là cá nhân hoặc pháp nhân, ủy quyền cho người khác, nhân danh mình thực hiện toàn bộ hoặc một số hành vi pháp lí nhất định. Bên ủy quyền phải xác định rõ phạm vi quyền, nghĩa vụ mà người đại diện cho mình sẽ thực hiện.

Bên ủy quyền có nghĩa vụ cung cấp các thông tin, phướng tiện cần thiết cho bên được ủy quyền thực hiện công việc được ủy quyền và phải chịu trách nhiệm về những hành vi pháp lí do người được ủy quyền thực hiện ữong phạm vi được ủy quyền; có nghĩa vụ nhận kết quả công việc mà người được ủy quyền đã thực hiện; thanh toán các chi phí cần thiết mà người được ủy quyền đã bỏ ra, trả tiền thù lao như đã thoả thuận (Điều 567 Bộ luật dân sự năm 2015).

* Quyền của bên ủy quyền

– Bên ủy quyền có quyền kiểm soát các hành vi thực hiện giao dịch của bên được ủy quyền. Nếu bên được ủy quyền thực hiện nghĩa vụ của mình không đúng hoặc có thể gây thiệt hại, bên ủy quyền có thể đình chỉ việc ủy quyền.

– Sau khi bên được ủy quyền thực hiện xong các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng ủy quyền, bên ủy quyền có quyền yêu cầu bên được ủy quyền phải chuyển giao tài sản, các giấy tờ, phương tiện cần thiết thực hiện việc ủy quyền, trừ trường hợp phương tiện, giấy tờ không còn do việc thực hiện nhiệm vụ ủy quyền.

– Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền

+ Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại;

+ Nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý;

+ Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

5. Thủ tục xác lập hợp đồng ủy quyền hợp pháp

5.1. Công chứng Hợp đồng ủy quyền

Do tính chất phổ biến của việc lập và công chứng Hợp đổng ủy quyền theo thỏa thuận giữa các bên tham gia hợp đổng, tác giả sẽ cung cấp các quy định cụ thể về trình tự thực hiện việc công chứng Hợp đổng ủy quyền. Theo đó, nếu bạn có ý định lập và công chứng Hợp đổng ủy quyền, bạn cần phải thực hiện theo trình tự thủ tục như sau:

Bước 1: Chuẩn bị nội dung thỏa thuận trong Hợp đổng ủy quyền. Trước khi lập Hợp đồng thỏa thuận, các bên tham gia hợp đổng nên thỏa thuận kỹ với nhau về nội dung của Hợp đồng ủy quyền, trong đó cẩn thiết phải có các nội dung bao gồm thông tin xác định tư cách của các bên tham gia việc ủy quyền (bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ), công việc được ủy quyền, thù lao (nếu có), thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan. Bạn cẩn lưu ý, những vấn để khác có liên quan nếu không được thỏa thuận trong Hợp đổng ủy quyển thi sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ công chứng Hợp đổng ủy quyền.

Để công chứng Hợp đổng ủy quyền, bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

– Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu).

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu Phiếu yêu cầu này trên hệ thống thông tin điện tử hoặc nhận trực tiếp tại các phòng công chứng/văn phòng công chứng gần nơi cư trú hoặc nơi khác thuận tiện cho bạn nhất.

– Dự thảo Hợp đồng ủy quyền.

Bạn có thể chuẩn bị trước dự thảo Hợp đồng ủy quyền hoặc bạn hoàn toàn có thể yêu cẩu phòng công chứng/văn phòng công chứng nơi bạn lựa chọn để công chứng Hợp đổng ủy quyền soạn thảo nội dung thỏa thuận theo yêu cầu của bạn, miễn là đầy đủ các nội dung cần thiết.

– Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.

Bản sao giấy tờ tùy thân được yêu cầu ở đây có thể là bản sao giấy CMND/thẻ căn cước công dần hoặc hộ chiếu. Bản sao này không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hồ sơ, bạn nhớ mang theo bản chính để đối chiếu.

– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp nội dung công việc ủy quyền có liên quan đến các tài sản này.

Tương tự, bản sao này cũng không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hồ sơ, bạn nhớ mang theo bản chính để đối chiếu.

– Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến công việc được ủy quyền.

Các bản sao này củng không cần chứng thực, tuy nhiên, khi nộp hổ sơ, bạn nhớ mang theo bản chính để đối chiếu.

Bước 3: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng ủy quyển.

Quy định pháp luật hiện tại không quy định vể nơi thực hiện việc công chứng hợp đổng ủy quyển, do đó, việc công chứng có thể được thực hiện tại bất kỳ nơi nào. Để thuận tiện cho bạn, việc công chứng có thể được thực hiện tại nơi bạn cư trú.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn việc công chứng tại Phòng công chứng hoặc Van phòng công chứng tùy theo yêu cầu của mình.

Bước 4: Ký kết Hợp đồng ủy quyền.

Sau khi đọc lại hoặc yêu cẩu Công chứng viên đọc lại nội dung của Hợp đổng ủy quyển, bạn và người cùng tham gia hợp đồng phải ký tên trực tiếp trên Hợp đồng ủy quyển dưới sự chứng kiến của những người này. Trong trường hợp không thể ký và ghi rõ họ tên, bạn có thể yêu cầu được điểm chỉ trong văn bản thỏa thuận.

Ngoài ra, trong trường hợp bạn hoặc người sẽ trở thành vợ, chồng của bạn không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được thì sẽ phải có hai người làm chứng cho việc thỏa thuận này. Người làm chứng phải có đầy đủ năng lực hành vi dần sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc thỏa thuận. Người làm chứng cũng cần phải ký tên và ghi rõ họ tên trong văn bản thỏa thuận.

Lưu ý: Để tránh mất thời gian của bạn, trong trường hợp cần người làm chứng, bạn nên chủ động mời người sẽ làm chứng cho văn bản thỏa thuận giữa bạn và người sẽ trở thành vợ/chồng của bạn. Người làm chứng cẩn mang theo giấy tờ tùy thân (Giấy CMND/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu) bản sao và bản chính để xuất trình đối chiếu khi được yêu cẩu.

Bên cạnh đó, nếu bạn hoặc người sẽ trở thành vợ/chổng của bạn không thông thạo tiếng Việt thì bạn hoặc người sẽ trở thành vợ/ chồng của bạn cần thiết phải chuẩn bị cho bản thân một người phiên dịch phải có đầy đủ năng lực hành vi dần sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc thỏa thuận. Người phiên dịch này cũng cần phải ký tên và ghi rõ họ tên trong văn bản thỏa thuận.

Trong trường hợp bạn và người cùng tham gia hợp đổng không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng) thì bạn có thể yêu cầu tổ chức hành nghể công chứng nơi bạn cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; người cùng tham gia hợp đồng sẽ yêu cẩu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đổng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

5.2. Sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyển

Vì Hợp đồng ủy quyển là một giao dịch về dân sự do các bên hoàn toàn tự do và tự nguyện thực hiện, chính vì vậy, các bên cũng hoàn toàn có quyền thỏa thuận với nhau để sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyền này.

Thủ tục công chứng việc sửa đổi hoặc bổ sung hoặc chấm dứt Hợp đồng ủy quyển được thực hiện tương tự như thủ tục công chứng Hợp đồng ủy quyền nêu trên