Hộ chiếu (tên tiếng Anh là Passport) là một trong những giấy tờ tùy thân quan trọng của bạn và được xem như giấy CMND hay thẻ căn cước mang tính “quốc tế” của bạn. Trong mọi trường hợp bạn xuất cảnh ra nước ngoài cho dù là với mục đích du học, du lịch hay khám chữa bệnh, bạn đều cần phải có Hộ chiếu để được xuất cảnh ra khỏi lãnh thổ Việt Nam và nhập cảnh vào lãnh thổ của quốc gia nơi đến. Vậy thủ tục xin cấp hộ chiếu và thủ tục xin cấp lại hộ chiếu được tiến hành như thế nào?
Câu hỏi: Thưa Luật sư của LVN Group, cháu là sinh viên năm cuối với dự định đi du học tại Mỹ sau khi tốt nghiệp cử nhân. Cháu đang chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục pháp lý để đi du học. Mong Luật sư của LVN Group có thể tư vấn giúp cháu vè thủ tục xin cấp hộ chiếu.
Luật sư tư vấn:
1. Hộ chiếu là gì?
Hộ chiếu là giấy tờ do Chính phủ cấp để công dân của quốc gia đó có thể xuất cảnh sang đất nước khác cũng như nhập cảnh trở lại nước mình. Có thể coi hộ chiếu như một loại giấy thông hành hay chính là chứng minh nhân dân phiên bản quốc tế của một công dân.
Hộ chiếu cung cấp các thông tin cơ bản như: ảnh, họ và tên, ngày tháng năm sinh, ngày cấp, ngày hết hạn, quốc tịch, chữ ký hộ chiếu… của chủ sở hữu. Hộ chiếu Việt Nam luôn ghi rõ ngày tháng năm sinh để tránh trường hợp nhầm lẫn do trùng hợp các thông tin khác.
– Các loại hộ chiếu của Việt Nam
Theo quy định hiện hành, Hộ chiếu Việt Nam gồm ba loại: Hộ chiếu ngoại giao, Hộ chiếu công vụ và Hộ chiếu phổ thông. Như tên gọi của nó, hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ được cấp cho các cán bộ, công chức, viên chức được cơ quan có thẩm quyền cử hoặc cho phép đi nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ của cơ quan đó. Trong khi đó, Hộ chiếu phổ thông là loại thông dụng nhất hiện nay và được cấp cho mọi công dân Việt Nam. Do đó, trong hầu hết mọi trường hợp, bạn chỉ cần đến hộ chiếu phổ thông mà thôi.
Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ chỉ đề cập đến hộ chiếu phổ thông là loại hộ chiếu dung cho đa phần công dân việt nam. Hộ chiếu phổ thông có thời hạn trong vòng 10 năm kể từ ngày cấp. Sở hữu loại hộ chiếu này, bạn có quyền đến những quốc gia cho phép nhập cảnh. Nếu quốc gia đó yêu cầu visa thì bạn cần tiến hành xin visa để có thể nhập cảnh hợp pháp.
Hộ chiếu phổ thông có màu xanh lá. Kích thước hộ chiếu phổ thông là 15,5 cm x 10,5 cm gồm 32 trang. Bốn trang đầu tiên cung cấp thông tin cá nhân của người sở hữu, 28 trang còn lại để đóng dấu xuất, nhập cảnh và visa.
– Công dụng của hộ chiếu: Hộ chiếu hay Passport công dụng chính được dùng như để nhận dạng thông tin của người sở hữu. Còn theo định nghĩa trên trang của chính phủ thì hộ chiếu hay passport là Giấy Phép Ðược Quyền Xuất Cảnh khỏi đất nước và Ðược Quyền Nhập Cảnh trở lại từ nước ngoài.
Lưu ý hộ chiếu không tạo ra quyền cho người có hộ chiếu được phép xuất cảnh khỏi nước mình, nhập cảnh, quá cảnh qua lãnh thổ nước khác. Đây chỉ là giấy tờ cần phải có để được xuất cảnh và nhập cảnh trở lại thôi. Nếu bạn đang gặp tố tụng hay có lệnh cấm xuất ngoại thì có hộ chiếu bạn cũng không được đi đâu vì tên bạn đã nằm trong danh sách cấm xuất cảnh rồi. Chừng nào giải quyết xong tố tụng hay lệnh cấm thì mới đi được.
2. Hồ sơ xin cấp hộ chiếu
Để thực hiện thủ tục cấp mới Hộ chiếu phổ thông bạn sẽ phải chuẩn bị hồ sơ như sau:
Theo quy định, trong trường hợp người đăng ký xin cấp hộ chiếu đã từ đủ 9 tuổi trở lên, hộ chiếu sẽ được cấp riêng cho người đó. Trong trường hợp người xin cấp hộ chiếu là trẻ em dưới 9 tuổi, pháp luật cho phép cha, mẹ của trẻ có thể đăng ký để cấp riêng hộ chiếu cho trẻ hoặc trẻ sẽ được cấp chung với hộ chiếu của cha, mẹ. Tùy thuộc vào trường hợp của bạn, bạn sẽ chuẩn bị hổ sơ như sau:
* Trường hợp cấp hộ chiếu cho trẻ em trên 09 tuổi hoặc cấp cho cha hoặc mẹ nhưng không kèm theo trẻ em dưới 09 tuổi.
Thành phẩn hồ sơ gồm:
– 01 Tờ khai để nghị cấp hộ chiếu phổ thống làm theo mẫu
Lưu ý: Trong trường hợp người được cấp hộ chiếu là trẻ em dưới 14 tuổi thì Tờ khai phải do cha, mẹ hoặc người giám hộ (nếu không có cha, mẹ) của trẻ khai và ký hộ. Tờ khai này phải được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai lên ảnh của trẻ.
– 02 ảnh mới chụp, cỡ 4cm X 6cm, mặt nhìn thẳng, đẩu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng của người được cấp hộ chiếu.
* Trường hợp cấp hộ chiếu cho cha hoặc mẹ kèm theo trẻ em dưới 09 tuổi.
Thành phần hổ sơ gồm:
– 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông làm theo Lưu ý: Tờ khai này phải được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai lên ảnh của trẻ.
– Nộp 02 ảnh 4cm X 6cm của cha (hoặc mẹ) và 02 ảnh cỡ 3cm X 4cm của trẻ. Ảnh chụp phải là mới chụp, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng;
– Bản sao hoặc bản chụp có chứng thực giấy khai sinh của trẻ;
Hộ chiếu của cha hoặc mẹ còn thời hạn ít nhất 01 năm nếu đề nghị bổ sung trẻ em dưới 09 tuổi vào hộ chiếu của cha, mẹ.
* Trường hợp cấp hộ chiếu riêng cho trẻ em dưới 09 tuổi
Thành phần hồ sơ gồm:
– 01 Tờ khai để nghị cấp hộ chiếu phổ thông làm theo mẫu
Lưu ý: Tờ khai phải do cha, mẹ hoặc người giám hộ (nếu không có cha, mẹ) của trẻ khai và ký hộ. Tờ khai này phải được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai lên ảnh của trẻ.
– 02 ảnh mới chụp, cỡ 4cm X 6cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng của trẻ.
Bản sao hoặc bản chụp có chứng thực giấy khai sinh của trẻ;
Nếu người giám hộ khai và ký thay thì nộp bản sao hoặc bản chụp có chứng thực giấy tờ chứng minh quyền giám hộ trẻ em đó.
3. Thủ tục thực hiện xin cấp hộ chiếu
Bước 1: Bạn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Bạn nộp hồ sơ đến Phòng Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người để nghị cấp hộ chiếu thường trú hoặc tạm trú. Khi nộp hồ sơ, bạn sẽ phải xuất trình giấy CMND hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng để cán bộ nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu; trường hợp bạn nộp hồ sơ ở nơi tạm trú thì còn phải xuất trình thêm sổ tạm trú của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an khi bạn cần gấp hộ chiếu trong một trong các trường hợp sau: Cần đi nước ngoài để chữa bệnh nếu có giấy tờ chỉ định của bệnh viện; Có thân nhân ruột thịt ở nước ngoài bị tai nạn, bệnh tật, bị chết cần phải đi gấp để giải quyết, nếu có giấy tờ chứng minh những sự việc đó; Là cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân viên trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân có nhu cầu xuất cảnh gấp, nếu có văn bản đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi người đó đang làm việc; hoặc Có lý do cấp thiết khác đủ căn cứ (do Cục trưởng Cục Quản lý xuất nhập cảnh xem xét, quyết định).
Trong trường hợp bạn không có điều kiện trực tiếp nộp hổ sơ, bạn có thể ủy thác cho một bên thứ ba cung cấp dịch vụ (có tư cách pháp nhân) nộp hồ sơ và nhận kết quả thay cho bạn.
Bạn phải đóng lệ phí cấp Hộ chiếu phổ thông. Khi nộp hồ sơ, bạn phải nộp lệ phí hộ chiếu. Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì bạn sẽ nộp lệ phí cùng với hồ sơ và thanh toán cước phí chuyển, phát cho Bưu điện.
Bước 2: Nhận kết quả giải quyết
Trong trường hợp bạn nộp hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, bạn sẽ nhận được kết quả giải quyết hồ sơ trong vòng 8 ngày làm việc, kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, kết quả giải quyết hổ sơ sẽ có trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Hồ sơ xin cấp lại hộ chiếu
Khi bạn bị mất hộ chiếu hoặc hộ chiếu của bạn bị hư hỏng thì bạn có thể thực hiện thủ tục đăng ký cấp lại hộ chiếu để được cấp lại hộ chiếu của mình. Bạn chuẩn bị hổ sơ gồm:
* Trong trường hợp hộ chiếu bị mất:
– 01 Tờ khai để nghị cấp hộ chiếu phổ thông làm theo mẫu
Lưu ý: Trường hợp đề nghị cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi thì tờ khai mẫu do cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ khai, ký thay, được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
– 01 Đơn trình báo mất hộ chiếu làm theo mẫu
Trong trường hợp bạn đã trình báo cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về việc mất hộ chiếu và đã được Cơ quan này cấp giấy xác nhận đã trình báo thì bạn có thể nộp giấy xác nhận này thay cho Đơn trình báo trên.
– 02 ảnh 4cm X 6cm của người đề nghị cấp lại hộ chiếu. Ảnh chụp phải là mới chụp, mặt nhìn thẳng, đẩu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng;
– Trong trường hợp người được cấp lại hộ chiếu là trẻ em dưới 14 tuổi hoặc hộ chiếu được cấp lại là của cha hoặc mẹ có kèm theo trẻ em dưới 9 tuổi thì còn phải bổ sung thêm các tài liệu khác như nêu trên.
* Trong trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng
– 01 Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông làm theo mẫu
Lưu ý: Trường hợp để nghị cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi thì tờ khai mẫu do cha hoặc mẹ hoặc người giám hộ khai, ký thay, được Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi trẻ em đó thường trú hoặc tạm trú xác nhận, đóng dấu giáp lai ảnh.
– Nộp 02 ảnh 4cm X 6cm của người đề nghị cấp lại hộ chiếu. Ảnh chụp phải là mới chụp, mặt nhìn thẳng, đẩu để trần, không đeo kính màu, phông nền màu trắng;
– Bản chính Hộ chiếu đã bị hư hỏng;
– Trong trường hợp người được cấp lại hộ chiếu là trẻ em dưới 14 tuổi hoặc hộ chiếu được cấp lại là của cha hoặc mẹ có kèm theo trẻ em dưới 9 tuổi thì còn phải bổ sung thêm các tài liệu khác như nêu trên.
5. Thủ tục thực hiện xin cấp hộ chiếu
Bước 1: Nộp hổ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Tương tự, bạn có thể nộp hồ sơ trên đến một trong 02 cơ quan sau: Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh thuộc Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi người đề nghị cấp hộ chiếu thường trú hoặc tạm trú; hoặc Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an.
Trong trường hợp bạn trực tiếp nộp hồ sơ, bạn sẽ phải xuất trình giấy CMND hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng để cán bộ nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu; trường hợp bạn nộp hồ sơ ở nơi tạm trú thì còn phải xuất trình thêm sổ tạm trú của bạn.
Trong trường hợp bạn không có điểu kiện trực tiếp nộp hổ sơ, bạn có thể ủy thác cho một bên thứ ba cung cấp dịch vụ (có tư cách pháp nhân) nộp hổ sơ và nhận kết quả thay cho bạn hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu điện (trừ trường hợp đê’ nghị cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi). Nếu nộp hồ sơ qua đường bưu điện, bạn phải gửi kèm theo trong hổ sơ bản chụp giấy CMND/Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng. Ngoài ra, Tờ khai đề nghị cấp Hộ chiếu phổ thông của bạn phải có xác nhận của Trưởng Công an phường, xã, thị trấn nơi đăng ký thường trú.
Bạn phải đóng lệ phí sửa đổi, bổ sung Hộ chiếu phổ thông.
Bước 2: Nhận kết quả giải quyết.
Tương tự như thủ tục cấp mới hộ chiếu, trong trường hợp bạn nộp hổ sơ tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, bạn sẽ nhận được kết quả giải quyết hồ sơ trong vòng 8 ngày làm việc, kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, kết quả giải quyết hổ sơ sẽ có trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ.