Tình huống soạn thảo văn bản hành chính thông dụng – Soạn thảo biên bản

1. Khái niệm về văn bản hành chính thông dụng?

Văn bản hành chính thông dụng là văn bản do chủ thể quản lý nhà nước hoặc do cá nhân, tổ chức ban hành để giải quyết các công việc vụ thể phát sinh trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để đôn đốc, chỉ đạo, hỗ trợ cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả.

Văn bản hành chính thông dụng được sử dụng rất phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, theo đó, căn cứ vào mục đích sử dụng, văn bản hành chính thông dụng được chia thành bốn nhóm sau:

– Văn bản hành chính dùng để thông tin, giao dịch. Ví dụ: Công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo, công điện…

– Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện. Ví dụ: Biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền…

– Văn bản hành chính dùng để dự kiến công việc sẽ làm. Ví dụ: Đề án, dự án, kế hoạch, chương trình…

– Văn bản hành chính dùng để đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ. Ví dụ: Nội quy, quy chế…

2. Đặc điểm của văn bản hành chính thông dụng

Các văn bản hành chính thông dụng thường mang một số đặc điểm chung sau đây:

Chủ thể ban hành. Văn bản hành chính thông dụng do nhiều chủ thể ban hành. Chủ thể ban hành văn vản có thể là cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp hoặc thậm chí có thể là cá nhân.

Nội dung của văn bản. Nội dung của văn bản hành chính thông dụng thường là truyền đạt các thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế nhằm phục vụ cũng như đápứng nhu cầu quản lý của nhà nước. Ngoài ra, văn bản hành chính thông dụng còn được ban hành để cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản áp dụng pháp luật triển khai trong nội bộ cơ quan nhà nước.

Hình thức, tên gọi. Hình thức và tên gọi của các văn bản hành chính thông dụng khá phong phú và đa dạng, được liệt kê tại phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2020.

Mời bạn tham khảo nội dung nghị định 30/2020/NĐ-CP tại đây.

3. Một số văn bản hành chính thông dụng thường gặp

 Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản sự việc là văn bản ghi nhận lại sự kiện thực tế xảy ra có giá trị chứng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật.

Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các  quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.

Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,… để cấp trên xem xét, quyết định.

Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,…

4. Mẫu biên bản về vụ việc tai va chạm giao thông

Xem xét đặc điểm của các văn bản hành chính thông dụng nêu trên, loại văn bản phù hợp nhất để ghi lại sự việc va chạm giao thông là Biên bản. Với giả định là vụ việc va chạm giao thông ở Thái Hà – Chùa Bộc thì lực lượng chức năng có thẩm quyền là Công an thành phố Hà Nội. Cụ thể là Đội cảnh sát giao thông số 3 Công an thành phố Hà Nội sẽ lập biên bản vụ việc ghi lại vụ và chạm trên.

Vào hồi 16 giờ ngày 26 tháng 2 năm 2016 tại Bốt cảnh sát giao thông đặt tại Ngã tư giao cắt tuyến đường Thái Hà – Chùa Bộc.

Chúng tôi gồm có:

1. Đồng chí Nguyễn Văn A                         Chức vụ: Đội trưởng đội cảnh sát giao thông số 3 Công an thành phố Hà Nội.

2. Đồng chí Nguyễn Thị B                         Chức vụ: Đội phó đội cảnh sát giao thông số 3 Công an thành phố Hà Nội.

Với sự chứng kiến của:

1. Đồng chí Trần Văn C

Chiến sỹ cảnh sát giao thông thuộc đội cảnh sát giao thông số 3.

2. Bà Lê Thị Đ

CCCD số: xxxxxxxxxxxx

Cư trú tại 89 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

3. Bà Nguyễn Thị E

Cư trú tại 87 Nguyễn Chí Thanh, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Tiến hành lập biên bản về vụ và chạm giữa xe cộ giữa:

1. Ông Nguyễn Văn G

Cư trú tại số nhà xx, Ngõ 7 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Nghề nghiệp: nhân viên bảo hiểm PJCO

Số CMTND: 140451XXX

2. Bà Nguyễn Thị M

Cư trú tại 90 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Nghề nghiệp: nhân viên của công ty tổ chức sự kiện SKYBLUE.

Số CMTND: 145032XXX

Sự việc diễn ra như sau:

Vào hồi 16 giờ tại Ngã tư giao cắt tuyến đường Thái Hà – Chùa Bộc, khi lực lượng cảnh sát giao thông đội cảnh sát giao thông số 3 đang tiến hành phân luồng phương tiện di chuyển trong giờ cao điểm để tránh ùn tắc thì phát hiện một xe ô tô mang biển kiểm soát 30A – 123.5X do bà Nguyễn Thị M điều khiển theo hướng Chùa Bộc đi Thái Hà va chạm với một xe mô tô mang biển kiểm soát 29 – K5 679X do ông Nguyễn Văn G điều khiển theo hướng ngược lại. Vụ va chạm khiến ông Nguyễn Văn G bị chấn thương ở tay, chân, xe mô tô do ông Nguyễn Văn H điều khiển bị hư hỏng phần yếm xe. Xe ô tô do bà Nguyễn Thị M điều khiển bị trầy xước ở phần mui xe, vỡ một đèn bên trái. Do đang trong giờ cao điểm nên vụ va chạm làm ách tắc giao thông trên diện rộng.

Sau khi sự việc xảy ra, lực lượng cảnh sát đã kịp thời có mặt tại hiện trường va chạm di chuyển xe và các đương sự về bốt cảnh sát để giải quyết, điều tiết luồng phương tiện giao thông, giải tỏa ùn tắc giao thông trên diện rộng. Đồng thời tiến hành lấy lời khai của các bên đương sự và người chứng kiến sự việc xảy ra.

Lời khai của các bên:

Theo lời khai của bà Nguyễn Thị M, bà M đã chấp hành đúng tín hiệu đèn giao thông và dừng xe trước vạch dừng xe khi có đèn đỏ. Sau đó ông Nguyễn Văn H đã điều khiển xe vượt đèn đỏ. Do tránh một chiếc xe ô tô khác đi ngang nên ông Nguyễn Văn H bị mất lái và đâm và ô tô của bà M.

Còn theo lời khai của ông Nguyễn Văn H, ông H không hề vi phạm tín hiệu giao thông, ông chỉ vừa vượt qua vạch dừng khi đèn vừa chuyển màu.

Theo lời khai của bà Lê Thị Đ và bà Nguyễn Thị E là người đi bộ đang băng qua đường đã tận mắt chứng kiến vụ va chạm xảy ra, cũng chứng nhận việc ông Nguyễn Ngọc H đã tự điều khiển xe máy vượt đèn đỏ gây ra vụ va chạm với xe ô tô của bà Nguyễn Thị M.

Kết hợp với lời khai của chiến sỹ cảnh sát giao thông Trần Văn C là người trực tiếp điều khiển luồng phương tiện phía bên ngã tư xảy ra vụ va chạm, việc ông Nguyễn Văn H vượt đèn đỏ và mất lái, sau đó va chạm với xe của bà M hoàn toàn đúng như lời khai của bà Nguyễn Thị M và hai người chứng kiến trên là bà Lê Thị Đ và bà Nguyễn Thị E.

Khi đối chiếu với camera tại nhà dân số xx Thái Hà, ông Nguyễn Văn H thừa nhận lời khai của bà Nguyễn Thị M và những người chứng kiến đúng với tình hình thực tế.

Vụ va chạm xảy ra được ghi lại đúng sự thật.

Biên bản được lập thành 04 bản,mỗi bản có 03 trang. Hai bản được giao cho hai đương sự, 01 bản được lưu tại đội cảnh sát giao thông số 3 Công an thành phố Hà Nội, có giá trị pháp lý như nhau.

Biên bản được đọc công khai cho những người có tên trong biên bản cùng nghe.

Biên bản được lập kết thúc vào hồi 18 giờ 15 phút cùng ngày.

5. Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính thông dụng – Biên bản

Về hình thức của biên bản, biên bản là một trong các loại văn bản hành chính nên về thể thức kỹ thuật trình bày, cần tuần thủ các quy định của pháp luật về soạn thảo văn bản tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2020.

Về nội dung biên bản: Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác. Bên cạnh đó, các số liệu, thời gian và sự kiện được ghi trong biên bản phải chính xác, cụ thể, ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

Về bố cục của biên bản: Trong biên bản phải có đầy đủ các nội dung sau:

– Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Tên văn bản và trích yếu nội dung.

– Thời gian lập biên bản (Ngày, tháng, năm, giờ, phút)

– Thành phần lập biên bản, người lập biên bản, người chứng kiến.

– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

– Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).

– Ký xác nhận của những người có tên trong biên bản.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật – Công ty luật LVN Group