Khách hàng: Chào Luật sư LVN Group. Luật sư cho tôi hỏi về nội dung thuyết quản lý hệ thống và thuyết quản lý tổ chức. Việt Nam có thể áp dụng các học thuyết này như thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nước đối với các doanh nghiệp?
Cảm ơn!
Trả lời :
1. Truờng phái quản lý theo hệ thống
Phương pháp hệ thống được các nhà nghiên cứu về khoa học quản lý đề cao giá trị qua đề xuất của L.P.Bertalafly (nhà sinh vật học người Áo) từ thập kỷ 40 thế kỷ XX, hình thành một trường phái mới. Theo đó, tổ chức quản lý được xem xét, phân tích thông qua phương pháp tiếp cận hệ thống thay vì nghiên cứu riêng lẻ từng bộ phận cấu thành; sự vật được xem xét trong mối liên hệ bên trong giữa các bộ phận với cả chỉnh thể hệ thống. Chính C.Mác đã sử dụng phương pháp hệ thống để nghiên cứu các quan hệ kinh tế trong tác phẩm “Tư bản luận”.
2. Thuyết quản lý hệ thống
Hệ thống là một tập hợp các thành phần tương thuộc và tương quan để tạo thành một chỉnh thể thống nhất. Toàn bộ tổ chức được đặt trong một bối cảnh rộng lớn với các nhân tố bên ngoài tác động lên tổ chức gồm các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra. Bản thân mỗi tổ chức là một hệ thống con (subsystem); tiếp đó các tổ chức hợp lại thành hệ thống lớn hơn như một hợp lực phối sinh (synergy) mà giá trị tổng thể lớn hơn tổng giá trị các thành phần hợp thành (2+2>4) và mỗi thành phần sẽ tạo ra giá trị riêng gấp bội khi tương tác với cả hệ thống mở (Open system).
Với hệ thống đóng (Closed System), ranh giới hệ thống là cứng ngắc, còn hệ thống mở có ranh giới tương đối co giãn, linh động. Mỗi hệ thống có những đầu vào (inputs) bao gồm các luồng thông tin, nguyên liệu, vật tư, năng lượng và nhân lực; từ môi trường bên ngoài đi vào hệ thống và qua những quá trình biến đổi bên trong hệ thống chuyển thành sản phẩm và dịch vụ ở các đầu ra (outputs) của hệ thống. Khi hệ thống hoạt động, các thông tin được phản hồi (Feedback), và đó là chìa khóa để kiểm soát hệ thống phục vụ việc đánh giá và điều chỉnh khi cần thiết.
3. Thuyết quản lý tổ chức
Thuyết quản lý tổ chức được khởi xướng bởi nhà xã hội học và luật học người Đức Max Weber (1864-192), và sau đó được Chester Irving Barnard người Mỹ (1886-1961) phát triển hoàn chỉnh.
M.Weber đưa ra phương pháp nghiên cứu quản lý, theo đó coi toàn bộ tổ chức như một trung tâm để phân tích, đề ra mô hình quản lý những doanh nghiệp quy mô lớn dựa trên các nguyên tắc sau:
– Phân công lao động rõ ràng theo hướng chuyên môn hóa cao, tinh thông nghề nghiệp.
– Bố trí các vị trí trong tổ chức theo một hệ thống quyền lực, có tuyến điều khiển rõ ràng.
– Có một hệ thống nội quy, thủ tục chính thức chi phối quyết định và hành động, đảm bảo sự phối hợp tốt và định hướng phát triển cho mọi người với sự đề bạt theo thành tích và thâm niên.
C.I.Barnard nghiên cứu quá trình ra quyết định, các mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức không chính thức cùng với vai trò, chức năng của những người quản lý.
Ông đưa ra định nghĩa về tổ chức được coi là nổi tiếng nhất: “Tổ chức là một hệ thống các hoạt động hay tác động có ý thức của hai hay nhiều người”, trong đó tổ chức chính thức là kiểu hợp tác giữa những người có ý thức, có mục đích và có sự cân nhắc. Tổ chức phải được xem xét như một tổng thể và tính trội của hệ thống tổ chức là ở chỗ nó tạo ra sức mạnh tổng hợp lớn hơn tổng số sức mạnh của các bộ phận hợp thành. Quản lý bao giờ cũng là việc quản lý một hệ thống tổ chức nhất định với các mối quan hệ hữu cơ, và đó là công việc chuyên môn duy trì hoạt động của tổ chức.
4. Các yếu tố phổ biến của một tổ chức
Ba yếu tố phổ biến của một tổ chức là:
– Sự sẵn sàng hợp tác giữa các cá nhân, trong đó chú ý mối quan hệ giữa cống hiến (góp công sức) và hưởng thụ (nhận đãi ngộ). Sự thỏa mãn khi “nhận lại” tạo ra động cơ thúc đẩy làm việc tốt, phổ biến là 4 kiểu động cơ: sự hấp dẫn của công việc (gây hứng thú), sự thích ứng của các phương pháp và điều kiện lao động (hợp lý), cơ hội để thăng tiến (có ưu đãi và danh tiếng), sự đồng thuận trong tổ chức.
– Có mục đích rõ ràng của tổ chức để thể hiện được sự hợp tác và lợi ích chung. Mục đích đó chỉ đồng nhất với động cơ cá nhân khi mục đích chung trở thành nguồn gốc của sự thỏa mãn cá nhân.
– Được thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để mọi người biết rõ mục đích chung, đảm bảo thống nhất hành động. Các thông tin đó cần công khai (với những người cần biết), rõ ràng (không thể hiểu khác), trực tiếp và ngắn gọn(qua nói và viết), thường xuyên (không bị ngắt quãng), tin cậy (chuẩn xác, trung thực, đúng quyền hạn, có trách nhiệm).
Thuyết này còn đề cập các kiểu quyết định quản lý theo trật tự thứ bậc của tổ chức (cấp cao, cấp giữa, cấp thấp); nghệ thuật ra quyết định và một số vấn đề quan trọng khác (hệ thống chức vị, yếu tố quyền hành, thuyết phục và khuyến khích, đạo đức của người quản lý). Tư duy của Barnard đã có ảnh hưởng sâu sắc đến tư tưởng quản lý của H.A.Simon qua thuyết hành vi trong quản lý.
Tư tưởng quản lý của Barnard hoàn toàn khác với lý thuyết quản lý truyền thống. Trong đó ông coi lý luận về tổ chức là nền tảng, đi sâu vào bản chất của tổ chức, dùng lý luận đó làm cơ sở để phân tích chức năng quản lý, kết hợp vai trò của nhà quản lý với những yếu tố cấu thành tổ chức, kết hợp vai trò đó với sự sinh tồn và phát triển của tổ chức. Với những quan điểm mới mẻ đó, Barnard đã giành được vị trí rất quan trọng trong lịch sử tư tưởng quản lý ở phương Tây, đặt nền móng cho lý luận quản lý hiện đại.
5. Xây dựng văn hoá quản lý Nhà nước đối với Doanh nghiệp ở Việt Nam
Văn hoá quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp là các yếu tố được thể hiện trong quá trình tương tác giữa Nhà nước và doanh nghiệp. Đó là một loạt những tiêu chuẩn bao gồm niềm tin, cách nhìn nhận sự việc, các giá trị cốt yếu và lối ứng xử của công chức thực thi công vụ. Những yếu tố cốt yếu này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tăng trưởng kinh tế của đất nước. Vấn đề quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp thực chất là tìm hiểu những quan hệ xã hội được kết tinh trong các quan hệ giữa doanh nghiệp và Nhà nước.
Để nghiên cứu thực trạng văn hoá quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp, người ta thường sử dụng những phương pháp điều tra bằng phiếu thăm dò ý kiến, phỏng vấn sâu, phương pháp quan sát, … và những kết quả về thực trạng văn hoá quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp.
Trước hết, các ý kiến đều thống nhất việc xây dựng văn hoá quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp là rất cần thiết. Tuy nhiên, cần phải xác định đây là vấn đề khó khăn và phải được xây dựng từng bước. Điều trước nhất, cần làm ngay đó là, phải thay đổi tư duy quản lý của cơ quan hành chính nhà nước. Để đạt được điều này đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, phụ thuộc vào thái độ ứng xử, đạo đức, phẩm chất, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức thực thi công việc.
Các ý kiến cho rằng:
– Các chế độ chính sách cần ổn định lâu dài, không thường xuyên thay đổi.
– Cần chi tiết, tránh tình trạng mập mờ hiểu theo nhiều nghĩa, tạo cơ hội cho việc “lách luật”, cơ chế xin cho. Cần cụ thể hóa, tránh tình trạng thiếu rõ ràng.
– Cần sớm hoàn thành các bộ luật đảm bảo điều chỉnh đủ các đối tượng, hành vi, … Nhà nước cần ban hành các chính sách đồng bộ, tránh chồng chéo, không rõ ràng.
– Nên tham khảo ý kiến của doanh nghiệp trước khi ban hành chính sách, tránh những khó khăn bất khả thi khi thực hiện.
– Hệ thống luật phải đảm bảo sự ổn định, công khai, bình đẳng. Cần đề cao hơn nữa vai trò của doanh nghiệp trong nền kinh tế”.
Với những hạn chế trong quy trình giải quyết công việc tại các cơ quan quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp như: quy trình giải quyết công việc còn rườm rà, có nhiều đầu mối cùng tham gia vào giải quyết một công việc đã dẫn tới tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, gây phiền hà cho các doanh nghiệp, tạo kẽ hở cho các sách nhiễu nẩy sinh.
Để khắc phục tình trạng này, bên cạnh việc Chính phủ có những chính sách thích hợp hơn thì mỗi công chức ở trong các cơ quan quản lý nhà nước khi thực thi công vụ phải thực hiện đúng chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của mình, không nhũng nhiễu hạch sách…Cán bộ trong các cơ quan nhà nước cần được đào tạo bài bản, rõ ràng và được tuyển chọn kỹ càng. Cán bộ công chức cần đảm bảo xử lý công việc đúng thời hạn. Có những hướng dẫn rõ ràng khi trả lời doanh nghiệp. Cần có sự nhiệt tình giúp đỡ các doanh nghiệp, tránh tình trạng gây khó rễ, nhũng nhiễu doanh nghiệp. Cần sử phạt nghiêm minh các công chức và lãnh đạo cố tình vi phạm Pháp luật.
Đối với hệ thống các văn bản luật và các văn bản dưới luật, các chuyên gia cho rằng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, văn bản có vai trò rất lớn như: bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, truyền đạt các quyết định quản lý đến đối tượng quản lý. Đây là cơ sở cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần thể chế hóa các văn bản, chỉ thị của Đảng thành các văn bản luật, và các văn bản quy phạm pháp luật để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động của hệ thống doanh nghiệp thực hiện thống nhất.
Thực tế phản ánh, hiện nay các văn bản luật và các văn bản dưới luật về quản lý Nhà nước đối với doanh nghiệp vẫn còn chung chung, thiếu cụ thể, có thể hiểu theo nhiều nghĩa, đặc biệt các văn bản hướng dẫn như Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của các bộ, ngành liên quan chưa kịp thời. Có nhiều luật, pháp lệnh ban hành và có hiệu lực từ khá lâu nhưng đến nay vẫn chưa có hướng dẫn hoặc hướng dẫn không đầy đủ. Luật Dân sự, Luật Phá sản doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp cũng ở tình trạng đó.
Bên cạnh đó, thực trạng các văn bản về luật và các văn bản dưới luật vẫn còn chồng chéo và thiếu nhất quán và thường xuyên phải thay đổi, bổ sung các văn bản luật, pháp lệnh đã ban hành trước đây.
Khe hở về quản lý tài chính, ràng buộc trách nhiệm đối với các văn bản ban hành chưa rõ ràng đã dẫn đến những vụ án tham nhũng lớn, trong đó có xét xử các vị lãnh đạo về trách nhiệm trong quá trình ban hành các quyết định, văn bản quản lý.
Trên đây là nội dung Luật LVN Group sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật LVN Group (Sưu tầm và Biên soạn)