1. Khái niệm công hàm

Công hàm là văn kiện ngoại giao chính thức của Chính phủ hoặc Bộ Ngoại giao gửi cho Chính phủ hoặc bộ ngoại giao của nước khác với nội dung trao đổi, thông báo, yêu sách hay phản đối hoạt động, sự kiện hoặc vấn đề nào đó có liên quan hoặc cả hai cùng quan tâm.

2. Phân loại công hàm

Có các loại công hàm sau:

Công thư:

– Khái niệm
Công thư được sử dụng trong các vấn đề giao dịch quan trọng. Công thư được sử dụng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao do Lãnh đạo Bộ, Trưởng cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại nước ngoài ký.

– Hình thức

Trang đầu của công thư được in trên giấy offset vàng. Trang tiếp theo được in trên giấy offset trắg khổ A4. Chức danh đầy đủ của người gửi được in phía góc trái, cân giữa so với Quốc huy, cách mép dưới của Quốc huy là 0,5 cm, phông Times New Roman, cỡ chữ 10-12, in hoa, đậm và thẳng. Dấu gạch liền được in phía dưới chức danh, đọ dài 1 cm, cân giữa, cách chức danh là 0,5 cm. Địa điểm soạn thư và thông tin về thời gian được in cùng dòng với dòng cuối cùng của chức danh, căn lề phải, cách mép phải giấy là 1,5-2 cm.

Công hàm thường (note verbale):

Công hàm thường là thư tín ngoại giao có mức độ nghi thức thấp hơn công thư. Thẩm quyền Công hàm thường do cấp vụ/ phòng ký hoặc cấp cao hơn, người được trưởng cơ quan ủy quyền ký tắt ở góc dưới bên phải của trang cuối cùng.

– Hình thức

Công hàm thường được bắt đầu bằng câu chào xã giao. Trang đầu của công hàm thường được in bằng giấy offset vàng (conqueror), các trang tiếp theo được in bằng giấy offset trắng.

Công hàm Pro Memoire:

– Khái niệm

Công hàm pro memorie là biên bản trao đổi chính thức về các vấn đề mà Chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo. Tại Bộ Ngoại giao, văn bản này được trao trực tiếp cho Đại sứ, Công sứ hoặc đại diện. Công hàm loại này do cấp vụ hoặc cấp cao hơn ký tắt ở góc dưới bên phải của trang cuối. Tại cơ quan đại diện ngoại giao, công hàm này có thể trao trực tiếp hoặc chuyển qua giao thông ngoại giao.

– Hình thức

Trang đầu của công hàm pro memoire được in trên giấy offset vàng. Các trang tiếp theo được in trên giấy offset trắng.

Công hàm ngoại giao (diplomatic note):

Công hàm ngoại giao là thư tín chính thức giữa các Chính phủ truyền đạt các vấn đề Chính phủ ủy quyền hoặc chỉ đạo. Công thức lịch thiệp không được sử dụng trong hình thức thư tín này. Công hàm ngoại giao có thể do Lãnh đạo Bộ, trưởng cơ quan đại diện ngoại giao hoặc ngừoi được ủy quyền ký tắt hoặc ký đầy đủ.

– Hình thức

Trang đầu của công hàm ngoại giao được in trên giấy offset vàng. Các trang tiếp theo được in trên giấy offset trắng.

Công hàm tập thể (collective note):

– Khái niệm

Công hàm tập thể là hình thức thư tín do hai hay nhiều Chính phủ gửi 01 hay nhiều Chính phủ. Công hàm tập thể phải có chữ ký đầy đủ của đại diện Chính phủ.

– Hình thức

Công hàm tập thể không in Quốc huy. Nếu không có thỏa thuận khác với các nước ký chung công hàm, công hàm tập thể được in trên giấy offset trắng.

Công hàm thông báo:

– Khái niệm

Công hàm thông báo là công hàm gửi đến các cơ quan đại diện ngoại giao tại Hà Nội hoặc tới cơ quan đại diện ngoại giao các nước tại nước nhận. Công hàm của Bộ Ngoại giao do cấp vụ/phòng hoặc cấp cao hơn ký tắt; công hàm của cơ quan đại diện do người được trưởng cơ quan đại diện ủy quyền ký tắt.

– Hình thức

Công hàm thông báo được in trên giấy offset trắng.

3. Quản lý công hàm

Quản lý Công hàm trong công tác đối ngoại của Bộ Tư pháp được quy định tại Điều 43 Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 1486/QĐ-BTP năm 2016, cụ thể:

1. Các đơn vị có nhu cầu xây dựng Công hàm để gửi hoặc trả lời Công hàm của đối tác nước có trách nhiệm soạn thảo nội dung, lấy ý kiến Vụ Hợp tác quốc tế trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. Sau khi có ý kiến nhất trí của Lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ trì chuyển nội dung cho Vụ Hợp tác quốc tế để xây dựng Công hàm trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối với hoạt động tương trợ tư pháp về dân sự, Vụ Pháp luật quốc tế xây dựng và trả lời Công hàm. Công hàm phải được gửi Lãnh đạo Bộ phụ trách để báo cáo và Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, quản lý.

3. Trường hợp nội dung trả lời Công hàm của đối tác nước ngoài thuộc thẩm quyền của đơn vị thuộc Bộ thì đơn vị trả lời bằng Công văn hành chính.

4. Công hàm phải được ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, số Công hàm, chữ ký nháy của lãnh đạo cấp Vụ và được đóng dấu treo của Bộ Tư pháp. Vụ Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối xây dựng, quản lý, theo dõi tình hình Công hàm của Bộ Tư pháp.

4. Trình tự giải quyết hồ sơ cấp công hàm đề nghị cấp thị thực ở trong nước

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 136, được sửa đổi, bổ sung theo khoản 5, Điều 1 Nghị định 94, và quy định từ Điều 10 đến Điều 13 Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao, cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước hoặc Cơ quan ngoại vụ địa phương) cấp phiếu biên nhận (theo mẫu 07/2016/XNC), thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Thời hạn xử lý:

a) Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan cấp hộ chiếu: đối với đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước giải quyết trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu hoặc cấp công hàm thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước giải quyết trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

b) Trường hợp hồ sơ được nộp tại Cơ quan ngoại vụ địa phương, trong thời gian sớm nhất và không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ngoại vụ địa phương phải chuyển hồ sơ cho Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước. Đối với đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước giải quyết trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với đề nghị gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu hoặc cấp công hàm thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước giải quyết trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

c) Trường hợp hồ sơ được nộp với Tờ khai dưới dạng khai trực tuyến thì thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với đoàn có số lượng từ 50 người trở lên thì thời hạn giải quyết là không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Trường hợp nộp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng thì trước khi cấp hộ chiếu mới, Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước làm thủ tục hủy giá trị hộ chiếu đó. Đối với trường hợp đi thăm thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước cấp hộ chiếu mới có ghi chức danh và không hủy hộ chiếu cũ.

Trường hợp có văn bản thông báo việc mất hộ chiếu thì Cơ quan cấp hộ chiếu ở trong nước trong thời gian sớm nhất và không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, thông báo hủy giá trị hộ chiếu đã bị mất nêu trên cho: Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cục Cửa khẩu Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng Bộ Quốc phòng, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (trong trường hợp Cục Lãnh sự là cơ quan nhận văn bản thông báo) và Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (trong trường hợp Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh nhận văn bản thông báo), các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

4. Trả kết quả:

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận. Trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm thì cần nộp bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước và xuất trình bản chính để đối chiếu.

5. Trình tự giải quyết hồ sơ cấp công hàm đề nghị cấp thị thực ở nước ngoài

1. Nhận hồ sơ:

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại Điều 17 và 18 Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện cấp phiếu biên nhận, thu lệ phí và cấp biên lai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì Cơ quan đại diện hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

2. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các đối tượng nêu từ khoản 1 đến khoản 4 Điều 16 Thông tư này:

a) Trừ các trường hợp nêu tại điểm b dưới đây, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện gửi chi tiết nhân thân gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch (kèm theo ảnh) của người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, đồng gửi cơ quan cấp hộ chiếu cũ trước đây (nếu hộ chiếu đó được cấp tại Cơ quan đại diện khác hoặc tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để xác minh và xin ý kiến.

b) Đối với trường hợp con mới sinh ở nước ngoài của thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài; các trường hợp nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều 16 Thông tư số 03/2016/TT-BNG ngày 30/6/2016 của Bộ Ngoại giao mà Cơ quan đại diện đã nhận được Quyết định hoặc thông báo của Bộ Ngoại giao về việc thay đổi chức vụ hoặc bổ nhiệm làm thành viên Cơ quan đại diện hoặc cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài hoặc trường hợp xin cấp hộ chiếu do bị mất hoặc hỏng hộ chiếu mà đương sự xuất trình được bản chụp Quyết định cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài của cơ quan chủ quản và Cơ quan đại diện có cơ sở khẳng định và đảm bảo được tính xác thực của các thông tin nhân thân, thông tin vềhành trình công tác tại nước sở tại, thông tin về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã được cấp, thông tin về yêu cầu tiếp tục hành trình công tác đến các nước khác (đối với trường hợp hỏng hoặc mất hộ chiếu) của đương sự thì người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể quyết định cấp ngay hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ không cần xác minh và chịu trách nhiệm về quyết định cấp hộ chiếu của mình. Sau khi cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Cơ quan đại diện thực hiện việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trong nước theo thủ tục quy định tại điểm e dưới đây.

c) Đối với các trường hợp phải xác minh, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu xác minh, cơ quan cấp hộ chiếu trước đây có trách nhiệm trả lời cho Cục Lãnh sự, đồng gửi cho Cơ quan đại diện.

Trường hợp Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao là cơ quan cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trước đây thì trả lời xác minh phải kèm theo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

d) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo ý kiến về việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho Cơ quan đại diện.

đ) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện thực hiện việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc có văn bản từ chối gửi cho đương sự. Trong trường hợp đương sự có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị, Cơ quan đại diện thực hiện việc hủy hộ chiếu cũ đó trước khi cấp hộ chiếu mới.

e) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

f) Cơ quan đại diện thông báo cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao danh sách những người trình báo mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, đồng thời thông báo việc hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

g) Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao thông báo hủy giá trị hộ chiếu bị mất cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an, Cục Cửa khẩu Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phòng Bộ Quốc phòng, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Đối với đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho các đối tượng nêu tại khoản 5 Điều 16 Thông tư này:

a) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện tiến hành cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo ý kiến của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao.

b) Sau khi cấp hộ chiếu, Cơ quan đại diện thông báo ngay cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an danh sách những người được cấp hộ chiếu, trong đó ghi rõ chi tiết nhân thân, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu mới và hộ chiếu cũ, thời hạn của hộ chiếu mới, lý do cấp hộ chiếu và chức danh của người được cấp hộ chiếu.

4. Đối với đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm:

Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đại diện sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hoặc có văn bản thông báo từ chối cho đương sự.

5. Trả kết quả:

Cơ quan đại diện trả kết quả cho người có tên trong giấy biên nhận. Trường hợp người có tên trong giấy biên nhận không phải là người được cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ hoặc/và cấp công hàm thì cần nộp bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế của người có tên trong giấy biên nhận và xuất trình bản chính để đối chiếu.

Ngoài ra, nếu còn vấn đề vướng mắc hoặc băn khoăn về những nội dung trên hoặc các nội dung khác liên quan tới giải quyết tranh chấp lao động cá nhân tại Toà án, Quý khách hàng có thể liên hệ tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến1900.0191 để được giải đáp thêm.

Trân trọng./

Công ty luật LVN Group (tổng hợp & phân tích)