Công tác phí là gì ? Khái niệm công tác phí được hiểu như thế nào ?

1. Khái niệm công tác phí

Công tác phí khoản chỉ trả cho công chức được cử đi công tác ngoài nơi làm việc thường xuyên để thanh toán tiền vé tàu, xe… cho bản thân và cước phí hành lí, tài liệu mang theo để làm việc một thời gian nhất định; phụ cấp công tác phí trong những ngày trên đường đi và ở tại nơi đến công tác.

Sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân hoặc pháp nhân bằng một sự kiện pháp lí nhằm tiến hành các hoạt động để đạt được mục tiêu chung nào đó.

Công ti có các đặc điểm sau:

1) Sự liên kết của ít nhất hai cá nhân hoặc pháp nhân;

2) Sự liên kết được thực hiện thông qua sự kiện pháp lí (điều lệ, hợp đồng hoặc quy chế);

3) Sự liên kết hướng tới mục tiêu là thực hiện hoạt động chung nào đó.

Căn cứ vào mục đích của sự liên kết, công ti được chia thành công tí dân sự và công ti kinh doanh. Căn cứ vào tính chất liên kết, chế độ trách nhiệm của công tỉ và của thành viên công ti, công ti được chia thành nhiều loại như công ti hợp danh, công tỉ trách nhiệm hữu hạn và công ti cổ phần.

Ở Việt Nam, thuật ngữ công ti tồn tại từ trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Nhưng lúc bấy giờ, thuật ngữ công ti dùng để chỉ đơn vị kinh tế nhà nước hoạt động kinh doanh thương mại hoặc dịch vụ. Thuật ngữ công ti theo nghĩa này là thuật ngữ sử dụng không chính thức.

Pháp luật Việt Nam hiện hành quan niệm công ty là tổ chức do nhà đầu tư đầu tư vốn thành lập để thực hiện hoạt động kinh doanh nhằm tìm kiếm lợi nhuận.

2. Điều kiện để được thanh toán công tác phí

– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;

– Có đủ các chứng từ để thanh toán: Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú), văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác, Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).

Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)”.

Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ:

Thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán; quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ, đảm bảo nguyên tắc chỉ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền cử đi công tác phê duyệt làm thêm giờ, không thanh toán cho các trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết việc riêng trong những ngày nghỉ và không thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô và các phương tiện khác

Những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí: Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức; Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học; Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác; Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

3. Công tác phí có phải đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp

Công tác phí trong quá trình công tác có thể được xác định là chi phí giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng điều kiện. Cụ thể:

3.1. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, công tác phí sẽ được tính làm chi phí giảm trừ tính Thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều khiện sau:

– Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trong quá trình đi công tác như: Hóa đơn, vé máy bay, thẻ lên máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển (Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên) v.v.

– Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

3.2. Đối với thuế thu nhập cá nhân

Không những vậy, khoản chi công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.

4. Tiền chi phí đi lại

– Thanh toán theo hóa đơn thực tế: Chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu,…Chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác, cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác chi trả, Cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay.

Trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử người đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người đi công tác không được thanh toán các khoản chi phí này.

– Căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, căn cứ tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao; thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét duyệt cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hoả, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng hoặc các phương tiện khác bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả;

– Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước: Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp cao (trên cấp Bộ trưởng) thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class) dành cho đối tượng:

Cán bộ lãnh đạo hưởng bảng lương chức vụ lãnh đạo, hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo ban hành kèm theo Nghị quyết số 730/2004/NQ-UBTVQH ngày 30/9/2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc phê chuẩn bảng lương chức vụ, bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của nhà nước; bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ ngành Toà án, ngành Kiểm sát, Quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14/12/2004 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể

Hoặc Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, gồm: Bộ trưởng và các chức danh tương đương; Thứ trưởng và cán bộ lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,3 trở lên; Phó trưởng các đoàn thể chính trị – xã hội ở Trung ương; Bí thư Thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hạng ghế thường: Dành cho các đối tượng còn lại.

– Mức thanh toán: Theo giá ghi trên vé, hoá đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.

Thanh toán khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:

a) Đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác: Mức thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác thực hiện theo quy định tại Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số Điều của Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;

b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

5. Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác: 200.000 đồng/ngày.

* Tiền thuê phòng nghỉ ngơi khi đi công tác

Theo mức khoán:

Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên, mức khoán: 1.000.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác;

Đối với các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại:

– Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000 đồng/ngày/người.

– Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.

– Đi công tác tại các vùng còn lại, mức khoán: 300.000 đồng/ngày/người

Trường hợp người đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do chỉ đăng ký được phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hoả, ô tô) từ 18h đến 24h cùng ngày, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm (bao gồm cả hình thức thanh toán khoán và thanh toán theo hóa đơn thực tế) tối đa bằng 50% mức thanh toán khoán tiền thuê phòng nghỉ tương ứng của từng đối tượng; không thanh toán khoản tiền khoán thuê phòng nghỉ trong thời gian đi qua đêm trên tàu hỏa, thuyền, tàu thủy, máy bay, ô tô và các phương tiện đi lại khác

* Thanh toán tiền công tác phí theo tháng

Nếu trong trường hợp cán bộ cấp xã, cán bộ thuộc cơ quan đơn vị công tác lưu trú trên 10 ngày/tháng thì tùy vào đối tượng, địa điểm công tác và khả năng kinh phí thì thủ trưởng đơn vị khoán mức công tác phí để hỗ trợ tiền xăng xe là 500.000 đồng/tháng

* Đi công tác theo đoàn công tác phối hợp liên ngành

Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu trưng tập cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan, đơn vị khác đi phối hợp công tác liên ngành nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị đó; trưng tập tham gia các đề tài nghiên cứu cơ bản thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí cho đoàn công tác gồm: Tiền chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị chủ trì.

Trường hợp đi công tác theo đoàn phối hợp liên ngành, liên cơ quan do thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cấp trên triệu tập trưng dụng hoặc phối hợp để cùng thực hiện các phần việc thuộc nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác chịu trách nhiệm chi tiền chi phí đi lại cho người đi công tác trong đoàn. Trường hợp các cá nhân thuộc thành phần đoàn công tác không đi tập trung theo đoàn đến nơi công tác thì cơ quan, đơn vị cử người đi công tác thanh toán tiền chi phí đi lại cho người đi công tác.

Ngoài ra, cơ quan, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ cho người thuộc cơ quan mình cử đi công tác.

Luật LVN Group (sưu tầm & biên tập)