Hình thức văn bản quy phạm pháp luật là gì ? Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản pháp luật

1) Văn bản luật gồm Hiến pháp, bộ luật, luật và nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật của Quốc hội;

2) Văn bản dưới luật gồm pháp lệnh, nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật của Uỷ ban thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng; nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cạ.. quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Toà ân nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các, cơ quan nhà nước có thẩm quyển, giữa các cụ quan nhà nước có thẩm quyền với các tổ chực chính trị – xã hội; nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp; quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.

1. Yêu cầu về mẫu giấy và vùng trình bày văn bản pháp luật

– Mẫu giấy: Theo quy định của pháp luật hiện hành, văn bản pháp luật được trình bày trên khổ giấy A4 với kích thước 210 mm X 297 mm.

– Vùng trình bày: Văn bản pháp luật được trình bày theo chiều dài trang giấy (trừ trường họp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được lập thành phụ lục riêng thì phần biểu, bảng này có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy), với định lề trang văn bản (Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư) như sau:

Lề trên: cách mép trên trang giấy từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Văn bản pháp luật có nhiều trang thì phải được đánh số thứ tự các ưang bằng số Ả rập liên tục từ ưang thứ hai đến trang cuối của văn bản, ở giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

2. Cách thức trình bày hình thức văn bản pháp luật

2.1 Quốc hiệu

Quốc hiệu bao gồm tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu lý tưởng của Nhà nước. Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải của vùng trình bày trang đầu tiên của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất gồm tên nước, chế độ chính trị của Nhà nước “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng thứ hai gồm các cụm từ chỉ mục tiêu lý tưởng của Nhà nước “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” (Tiêu ngữ), được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13 hoặc 14, viết hoa chữ cái đầu tiên của các cụm từ và giữa các cụm từ có gạch nối. Phía dưới Quốc hiệu có đường kẻ ngang, nét liền (sử dụng lệnh Draw), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ thứ hai ( Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP gọi phân này là Quôc hiệu và Tiêu ngữ).

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2.2 Tên cơ quan ban hành văn bản pháp luật

Tên cơ quan ban hành văn bản là tên gọi chính thức của cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản. Tuỳ thuộc cách thức tổ chức và hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước mà khi ban hành văn bản, phần tên cơ quan ban hành được trình bày theo một trong hai cách sau đây:

– Chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản: cách này được sử dụng khi cơ quan ban hành văn bản có sự độc lập tương đối trong mối quan hệ với cơ quan cấp trên, như cơ quan quyền lực nhà nước (Quốc hội, hội đồng nhân dân các cấp…), cơ quan quản lý cỏ thẩm quyền chung (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, uỷ ban nhân dân các cấp), các cơ quan ở trung ương (Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, các bộ, cơ quan ngang bộ,…).

Cách trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ ở góc trái, phía trên trang giấy, ngang hàng với quốc hiệu và được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

BỘ TƯ PHÁP

UỶ BAN NHÂN DẤN HUYỆN A

– Ghi tên hai cơ quan: Tên cơ quan cấp trên trực tiếp của cơ quan ban hành văn bản, tên cơ quan ban hành văn bản. Cách thức trình bày này được áp dụng đối với các văn bản được ban hành bởi các cơ quan có sự lệ thuộc chặt chẽ vào cơ quan cấp trên trực tiếp về tổ chức và hoạt động. Đó là các đơn vị trực thuộc các cơ quan trong bộ máy nhà nước như: tổng cục, viện… thuộc bộ; các cơ quan hành chính có thẩm quyền chuyên môn ở địa phương như các sở, phòng, ban…; các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước như trường học, bệnh viện, viện nghiên cứu…; văn bản do cơ quan kiểm sát ở địa phương ban hành.

Cách trình bày: Tên cơ quan cấp trên được ghi ở dòng thứ nhất, bằng kiểu chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13 và dòng thứ hai ghi tên cơ quan ban hành văn bản bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN C

PHÒNG TƯ PHÁP

2.3 Số, ký hiệu văn bản pháp luật

Số, kí hiệu văn bản giúp cho việc theo dõi, quản lý và tra cứu văn bản được thuận tiện và khoa học. Phần này được trình bày ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản và gồm các bộ phận: số văn bản, năm ban hành (đối với văn bản quy phạm pháp luật) và kí hiệu của văn bản; giữa các bộ phận này được ngăn cách với nhau bằng một dấu gạch chéo (/).

– Số văn bản: số văn bản được đánh liên tục cho các văn bản pháp luật do mỗi cơ quan ban hành theo năm dương lịch, ngoài ra còn có thể đánh số theo nhiệm kì công tác. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, đứng, viết hoa chữ cái đầu tiên, sau “Số” có dấu hai chấm (:). số của văn bản được đánh bằng số Ả rập.

Trên thực tế, việc đánh số văn bản pháp luật được thực hiện theo một số cách sau đây:

+ Đánh số tổng hợp: Đây là cách đánh số cho tất cả các loại văn bản pháp luật do cơ quan ban hành để giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của cơ quan trong một năm hay một nhiệm kì; bắt đầu đánh từ số 01 tính từ ngày 01/01 hàng năm hay ngày đầu tiên của nhiệm kì và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm hay ngày cuối cùng của nhiệm kì. Cách này thường được áp dụng đối với các cơ quan ban hành rất ít văn bản pháp luật trong một năm và chỉ sử dụng để đánh số cho các văn bản áp dụng pháp luật.

+ Đánh số theo loại văn bản: Đây là cách đánh số cho từng loại văn bản pháp luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành, bắt đầu từ số 01 tính từ ngày 01/01 hàng năm hay ngày đầu tiên của nhiệm kì và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm hay ngày cuối cùng của nhiệm kì. Cách đánh số này thường được sử dụng trong các cơ quan có thẩm quyền ban hành nhiều loại văn bản pháp luật khác nhau.

+ Đánh số theo loại việc: Đây là cách đánh số cho từng loại việc mà cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản để giải quyết. Các văn bản pháp luật dùng để giải quyết những công việc trong cùng một nhóm sẽ được đánh số chung. Ví dụ: Các văn bản pháp luật về xử lý vi phạm hành chính sẽ được đánh từ số 01; các văn bản pháp luật giải quyết nhóm công việc về tổ chức nhân sự cũng được đánh từ số 01… Cách này cũng chỉ được sử dụng để đánh số cho nhóm văn bản áp dụng pháp luật. Với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Mỗi cách đánh số đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng trong việc quản lý và tra cứu văn bản. Do vậy, người làm công tác văn thư của cơ quan cần căn cứ vào số loại văn bản pháp luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành và số lượng công việc mà cơ quan phải ban hành văn bản pháp luật giải quyết để lựa chọn cách đánh số văn bản cho phù hợp.

– Năm ban hành văn bản: Đối với nhóm văn bản quy phạm pháp luật, pháp luật quy định sau phần số văn bản phải ghi năm ban hành văn bản với đầy đủ cả 4 chữ số.

– Kí hiệu văn bản được trình bày sau số của văn bản (đối với văn bản áp dụng pháp luật) và sau năm ban hành (đối với văn bản quy phạm pháp luật), bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Tuỳ thuộc vào từng nhóm văn bản pháp luật khác nhau mà kí hiệu văn bản pháp luật cũng được xác lập theo những cách khác nhau.

+ Với nhóm văn bản quy phạm pháp luật: Kí hiệu văn bản được ghi bằng tập hợp chữ cái viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, hai phần này nối với nhau bằng dấu gạch ngang (-) không cách chữ.

Ví dụ:

SỐ:.. ,/2013/NĐ-CP (nghị định – Chính phủ);

Số:.. ./2014/QĐ-UBND (quyết định – uỷ ban nhân dân).

+ Với nhóm văn bản áp dụng pháp luật: Ngoài cách ghi trên, kí hiệu văn bản có thể ghi theo cách: chừ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên của loại việc mà văn bản giải quyết.

Ví dụ: SỐ:…/QĐ-XPVPHC (quyết định – xử phạt vi phạm hành chính). Hoặc chữ viết tắt của tên loại vụ việc và chữ viết tắt của cấp xét xử (dùng cho bản án của toà án nhân dân).

Riêng với các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, phần số và kí hiệu được trình bày như sau(1):

– Số, kí hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Các kí tự trong số, kí hiệu của văn bản được trình bày liền nhau, không cách chữ.

– Từ số” hoặc “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, chữ cái đầu của cụm từ “… số” được viết hoa; sau chữ “… số” hoặc “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

– Năm ban hành được ghi đầy đủ các số.

– Kí hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

– Số khóa Quốc hội được thể hiện bằng số Ả Rập.

– Giữa số, năm ban hành và kí hiệu của văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong kí hiệu văn bản của Chủ tịch nước, nghị quyết liên tịch có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

2.4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản pháp luật

Thông thường, phần này được trình bày ngang hàng với phần số, kí hiệu văn bản, đặt canh giữa dưới quốc hiệu và tiêu ngữ, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; giữa địa danh và thời gian ban hành văn bản dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách.

– Địa danh ban hành văn bản là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản theo nguyên tắc quản lý về lãnh thổ hành chính. Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

+ Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan, tổ chức đó đóng trụ sở.

Ví dụ: Văn bản do các bộ, ngành, trường đại học… đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội ban hành, phần địa danh ghi Hà Nội.

+ Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính tương ứng (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn).

Ví dụ: Văn bản của Hội đồng nhân dân, Ưỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ và các sở, ban, ngành thuộc tỉnh phần địa danh ghi Phú Thọ. Văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm (thành phố Hà Nội) và các phòng, ban thuộc huyện, phần địa danh ghi Nam Từ Liêm.

Trong những trường họp đặc biệt sau, phần địa danh ban hành văn bản phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính (gồm đơn vị hành chính: thành phố, quận, phường, thị trấn… và tên riêng đơn vị hành chính):

+ Tên riêng đơn vị hành chính được đặt theo tên người.

Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Nguyễn Trãi.

+ Tên riêng đơn vị hành chính được đặt bằng con số.

Ví dụ: Quận 5, Phường 7.

+ Tên của thành phố trực thuộc tỉnh trùng với tên tỉnh hoặc tên của thị trấn thuộc huyện trùng với tên huyện thì các văn bản của thành phố hoặc thị trấn phần địa danh ghi thêm chữ Thành phố hoặc Thị trấn.

Ví dụ: Văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố Nam Định (tỉnh Nam Định) và các phòng, ban thuộc thành phố, phần địa danh ghi: Thành phố Nam Định.

+ Tên riêng của đon vị hành chính được đặt theo một sự kiện lịch sử:

Ví dụ: Phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).

– Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

Thời gian ban hành văn bản có ý nghĩa rất quan trọng vì nó có thể là căn cứ pháp lý để xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản pháp luật. Để bảo đảm tính chính xác và thống nhất thì thời gian ban hành văn bản phải do người có thẩm quyền kí văn bản ghi và đó là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua và kí ban hành/kí chứng thực.

Thời gian ban hành văn bản phải được trình bày đầy đủ theo thứ tự ngày, tháng, năm bằng số Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hon 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2014.

Đối với các văn bản pháp luật do Quốc hội ban hành, thời gian ban hành văn bản được trình bày ở phần cuối cùng của văn bản, trong đoạn lời chứng (hay lời chứng thực); khi đó không còn phần địa danh mà chỉ có thời gian văn bản này được Quốc hội thông qua.

Ví dụ: Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XII, kì họp thứ 4 thông qua ngày 13 tháng 11 năm 2008 (Luật Cán bộ, công chức).

Với các văn bản pháp luật của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, phần này lại được trình bày phía trên thể thức đề kí và chức vụ của người có thẩm quyền kí văn bản.

Ví dụ: Hà Nội, ngày… tháng… năm…

TM. UỶ BAN THƯỜNG vụ QUỐC HỘI
CHỦ TỊCH

2.5 Tên và trích yếu nội dung của văn bản pháp luật

– Tên của văn bản pháp luật là tên của từng loại văn bản pháp luật do cơ quan, tổ chức ban hành. Tất cả các văn bản pháp luật khi ban hành đều phải ghi tên loại bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt chính giữa dòng giấy theo chiều ngang (phía dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ và địa danh, thời gian ban hành văn bản).

– Trích yểu nội dung của văn bản pháp luật là phần tóm tắt ngắn gọn nội dung chính của văn bản; có tác dụng cá biệt hoá văn bản; giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung của văn bản; thuận tiện cho việc vào sổ, theo dõi, tra tìm, viện dẫn văn bản.

Trích yếu nội dung văn bản được xác lập bằng một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ thông thường đặt sau cụm từ “về việc” (có thế viết tắt “V/v”) trình bày ở ngay dưới dòng tên của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét đậm, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH
về việc bổ nhiệm Trưởng phòng Kiểm tra
và theo dõi thi hành văn bản

Trường hợp văn bản pháp luật ban hành kèm theo một văn bản khác thì phần trích yếu nội dung của văn bản ghi tên của văn bản kèm theo này sau chữ “Ban hành” (thay cho chữ “Về việc”).

Ví dụ:

THÔNG TƯ

Ban hành quy định bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
cho giảng viên các cơ sử giáo dục đại học

Riêng nhóm văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, tên của văn bản gồm hai phần: tên loại văn bản (luật, pháp lệnh, nghị quyết) và tên gọi của văn bản (là cụm từ ngắn gọn phản ánh nội dung chủ yếu của văn bản). Các phần này được trình bày thành hai dòng khác nhau, theo chiều ngang của văn bản, bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 15.

Ví dụ:

LUẬT
VIÊN CHỨC

PHÁP LỆNH

TÍN NGƯỠNG, TÔN GIÁO

Với cách đặt tên này, các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội không còn phần trích yếu nội dung.

Thế thức của một so văn bản áp dụng pháp luật có những nét khác biệt so với những quy định chung.

Ví dụ: Bản án không có phần trích yếu nội dung; tên bản án được trình bày ở phần số, kí hiệu; thời gian ban hành bản án được trình bày ở góc bên trái, phía dưới tên và số, kí hiệu bản án; dưới Quốc hiệu là ngữ “Nhân danh nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.

2.6 Phần ký văn bản pháp luật

Văn bản pháp luật phải được người có thẩm quyền kí đúng thể thức và cơ quan ban hành văn bản phải đóng dấu đúng quy định. Chữ kí và con dấu của cơ quan trên văn bản nhằm bảo đảm tính pháp lý cho văn bản đó. Văn bản pháp luật không có chữ kí và con dấu hợp pháp thì không có hiệu lực pháp lý.

Phần kí được trình bày ở cuối văn bản, phía góc phải của trang giấy. Phần kí văn bản bao gồm:

– Thể thức đề kí và chức vụ người kí: trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cõ chữ từ 13 đến 14.

Với văn bản pháp luật được ban hành bởi cơ quan, tố chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng cá nhân thì thủ trưởng cơ quan đó sẽ trực tiếp kí ban hành văn bản. Với các văn bản pháp luật được ban hành bởi cơ quan, tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập thể và quyết định theo đa số thì khi kí thủ trưởng cơ quan sẽ phải ghi rõ thể thức kí “thay mặt” (viết tắt TM.) cơ quan ở dòng thứ nhất và dòng thứ hai ghi chức vụ của người kí.

Ví dụ:

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

Hoặc:

TM. CHÍNH PHỦ

THỦ TƯỚNG

Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền kí tất cả các văn bản của cơ quan. Tuy nhiên, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình kí thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó kí thay chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật. Trường hợp cấp phó kí ban hành văn bản sẽ phải ghi chữ viết tắt “KT.” (kí thay) vào trước chức vụ của thủ trưởng cơ quan ở dòng thứ nhất và chức vụ của người kí ở dòng thứ hai.

Ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Đối với những công việc ít quan trọng, thủ trưởng cơ quan cũng có thể uỷ nhiệm cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan (thủ trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp) kí một số loại văn bản. Khi đó, người kí văn bản phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ thủ trưởng cơ quan.

Ví dụ:

TL. Bộ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHÉ

Việc giao kí thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.

Trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ qụan cũng có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan đó kí thừa uỷ quyền một số văn bản mà theo quy định thuộc thẩm quyền kí của thủ trưởng. Việc giao kí thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại. Khi kí, người được uỷ quyền phải ghi thể thức kí “TƯQ.” vào trước chức vụ thủ trưởng cơ quan.

Ví dụ:

TUQ. THỦ TƯỚNG

Bộ TRƯỞNG Bộ TƯ PHÁP

Trong trường hợp cơ quan vì lý do nào đó tạm thời chưa có thủ trưởng thì người được giao tạm thời thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của thủ trưởng cơ quan khi kí ban hành văn bản pháp luật phải ghi rõ là “Quyền” trưởng, viết tắt chữ “Q.” vào trước chức vụ thủ trưởng cơ quan.

Ví dụ:

Q. GIÁM ĐÓC

Chức vụ của người kí ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người kí văn bản trong cơ quan, tổ chức (như Thủ tướng, Bộ trưởng, Thứ trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, Phó hiệu trưởng, Q. Giám đốc…), không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách… Trường hợp cấp phó được giao phụ hách thì thực hiện như cấp phó kí thay cấp trưởng.

Để tránh sự trùng lặp thông tin không cần thiết, ở phần kí (bao gồm cả thể thức đề kí và chức vụ người kí) không cần phải nhắc lại tên cơ quan ban hành văn bản, trừ văn bản liên tịch. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật liên tịch phải ghi rõ chức vụ và tên cơ quan của người kí ban hành văn bản trong phần cuối của văn bản, ở vị trí ngang hàng nhau.

– Chữ ký: Chữ ký của cấp có thẩm quyền xác nhận giá trị pháp lý cho văn bản. Người có thẩm quyền kí văn bản pháp luật không được kí bằng bút chì, không dùng mực đỏ và các loại mực dễ phai.

Thông thường, văn bản pháp luật chỉ có một chữ kí; chỉ trong trường hợp văn bản pháp luật được các cơ quan liên tịch ban hành thì phải có đầy đủ chữ kí của các cơ quan này.

– Họ tên người kí bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người kí văn bản pháp luật. Phần này được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, cách chức vụ của người kí 30 mm. Đối với các văn bản pháp luật, trước họ, tên của người kí không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học và cũng chỉ trong những trường hợp cần thiết.

TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Bộ TRƯỞNG

Nguyễn Văn A

2.7 Dấu trong văn bản pháp luật

Văn bản pháp luật sau khi được người có thẩm quyền kí phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức. Để bảo đảm giá trị pháp lý và tính họp pháp cho văn bản pháp luật, tuyệt đối không đóng dấu khi chưa có chữ kí của chủ thể có thẩm quyền.

Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, dùng đúng màu mực dấu quy định (màu đỏ) và trùm lên khoảng 1/3 chừ kí về phía bên trái (Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định vê công tác vãn thư và Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ vê quản lý và sử dụng con dấu).

Ngoài con dấu xác nhận chữ kí của chủ thể có thẩm quyền, trong văn bản pháp luật còn có thể xuất hiện các dấu hiệu chỉ mức độ khẩn, mật của văn bản.

– Dấu chỉ mức độ mật gồm ba mức “MẬT”, “TỐI MẬT”, “TUYỆT MẬT”. Việc xác định văn bản pháp luật nào có nội dung thuộc bí mật nhà nước và đóng dấu độ mật cho văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.(1)

– Dấu chỉ mức độ khẩn: Tuỳ vào mức độ được chuyển phát nhanh mà văn bản được xác định độ khẩn theo các mức “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”.

Các con dấu này có hình chữ nhật viền đơn với kích thước quy định, trên đó khắc sẵn các từ chỉ mức độ khẩn, mật bằng chữ in hoa, cờ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Dấu chỉ mức độ khẩn, mật của văn bản được đóng ở góc bên trái, dưới phần số, kí hiệu của văn bản và bằng màu mực đỏ tươi.

2.8 Nơi nhận

Đây là phàn có ý nghĩa quan trọng giúp cho việc sao, gửi văn bản được nhanh chóng, đầy đủ. Cơ quan ban hành văn bản phải căn cứ yêu cầu cụ thể của từng việc và trên cơ sở những quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác mà quyết định việc gửi văn bản tới các địa chỉ cần thiết. Nơi gửi, số lượng văn bản cần gửi được ghi rõ trong phần nơi nhận giúp cho bộ phận văn thư biết được số lượng văn bản cần phải nhân bản và gửi tới đâu đồng thời tạo điều kiện cho việc thực hiện văn bản được nhanh chóng, thuận lợi (xem: Quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 và Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 của Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định sô 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một sô Điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước).

Nội dung phần nơi nhận văn bản đủ nhất bao gồm các cơ quan, tổ chức có quyền kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan ban hành văn bản (cấp trên); các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tới việc thực hiện văn bản như phối hợp, tạo điều kiện thực hiện văn bản (ngang cấp); các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản (cấp dưới) và bộ phận lưu văn bản. Với các văn bản quy phạm pháp luật ở trung ương và cấp tỉnh phải gửi đến cơ quan Công báo để đăng tải theo quy định.(1) Riêng Hiến pháp, luật, pháp lệnh không trình bày phần nơi nhận.

Phần nơi nhận trình bày ở vị trí cuối cùng của văn bản, sát lề trái, ngang hàng với phần kí. Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm, sau có dấu hai chấm (:). Phần liệt kê các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11. Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;); riêng dòng cuối cùng là chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), sau đó là chữ viết tắt (kiểu chữ in hoa, đứng) tên của đơn vị lưu văn bản như văn thư, văn phòng hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, cuối cùng là dấu chấm (.).

Luật LVN Group (sưu tầm & biên tập)