Người phát ngôn là gì ? Quy định về người phát ngôn

1. Khái niệm về người phát ngôn

Người phát ngôn là người phát biểu thay cho một người khác hay một tổ chức.

Người phát ngôn hay còn gọi là phát ngôn viên, có thể được chọn thông qua hợp đồng hoặc được bổ nhiệm theo quy chế của cơ quan, tổ chức hữu quan. Phát ngôn thay cho người khác là một nghề, do đó phát ngôn viên cần có các tiêu chuẩn về thể hình, giọng nói, kiến thức, kĩ năng giao tiếp phù hợp với công việc phát ngôn. Hợp đồng tuyển dụng phát ngôn viên thường được kí kết giữa các cá nhân với nhau, như các ngôi sao điện ảnh, âm nhạc, thể thao, các nhà doanh nghiệp giàu có kí hợp đồng để chọn người phát ngôn cho mình. Người phát ngôn có nghĩa vụ phát biểu đúng theo những nội dung đã được chỉ đạo và sắp đặt sẵn của người hay tổ chức đã tuyển dụng mình. Do Vậy, nội dung phát biểu của người phát ngôn chính là ý chí của người hay tổ chức mà người phát ngôn đã thay mặt để phát biểu, Người phát ngôn không phải chịu tránh nhiệm về nội dung phát biểu của mình, trừ trường hợp người đó phát biểu sai nội dung hoặc vượt quá phạm vi đã được người, tổ chức tuyển dụng mình chỉ đạo.

Ở nhiều nước, người phát ngôn, phát ngôn viên đã trở thành một chức danh trong hệ thống chức danh viên chức nhà nước, thường là của nguyên thủ quốc gia, cơ quan ngoại giao và nhiều cấp, ngạch khác nhau. Ở nước ta, hiện nay có người phát ngôn của Thủ tướng Chính phủ và người phát ngôn của Bộ Ngoại giao. Họ có nghĩa vụ phát biểu thay mặt cho Thủ tướng Chính phủ và Bộ Ngoại giao trên các phương tiện thông tin đại chúng, trong các cuộc họp báo về những chính sách đối nội, đối ngoại quan trọng của Nhà nước. Ví dụ: thái độ của Việt Nam liên quan đến các sự kiện quốc tế lớn, nhạy cảm nhự chiến tranh lrắc, căng thẳng hạt nhân trên bán đảo Triều Tiên, vấn đề Đài Loan…

2. Lịch sử hình thành

Ở Hoa Kỳ, chức danh Người phát ngôn xuất hiện từ giữa thế kỷ XIX, Tổng thống Hoa Kỳ nhiệm kỳ thứ 7 (1829-1837) Adrew Jackson là Tổng thống Hoa Kỳ đầu tiên sử dụng người phát ngôn. Đến đầu thế kỷ XX, William Taft, Tổng thống Hoa Kỳ nhiệm kỳ thứ 27 (1909-1913) là tổng thống đầu tiên đưa ra quy chế mỗi tuần người phát ngôn Nhà Trắng tổ chức 2 lần họp báo và chiêu đãi các nhà báo. Các đời tổng thống kế tiếp về sau tuy vẫn duy trì chế độ người phát ngôn họp báo tại Nhà Trắng nhưng thời gian định kỳ giữa hai lần dài hơn; đồng thời sau đó chế độ phát ngôn cũng được kiến lập tại các bang toàn Hoa Kỳ. Cùng với chế độ người phát ngôn của các bộ, chính phủ, hạ viện, thượng viện…, ở Hoa Kỳ còn có Hiệp hội Người truyền bá tin tức của Chính phủ.

Đến nay Hoa Kỳ là nước có đội ngũ người phát ngôn thuộc các cấp chính quyền và tổ chức đông nhất thế giới; Hoa Kỳ đã ban hành Luật về người phát ngôn; Luật này quy định, những quan chức tự ý từ chối cung cấp tin tức sẽ phải chịu trách nhiệm tư pháp và có thể bị phạt. Luật phát ngôn chính là sự ràng buộc người phát ngôn vào những quy định ngặt nghèo có lợi cho chính phủ. Hiện nay, Chính quyền các cấp và các tổ chức ở Hoa Kỳ, tổng cộng có tới hơn 4 vạn người phát ngôn.

Liên Xô cũ và Nga, không có luật riêng về phát ngôn; Người phát ngôn được coi là một loại chức nghiệp, người làm công việc phát ngôn gọi là Thư ký tin tức. Từ thời kỳ Liên Xô đã có chức vị Thư ký tin tức. Thư ký tin tức đại diện cho nhà nước và chính phủ cung cấp những tin tức chính thức cho giới truyền thông, báo chí và công chúng. Với sự phát triển xã hội và kinh tế, thư ký tin tức tại Nga ngày nay không chỉ tồn tại ở cơ quan chính phủ mà dần mở rộng tới các loại tổ chức như doanh nghiệp lớn, tập đoàn, tổ chứ xã hội chính trị, v.v… thậm chí ngay cả doanh nhân cũng mời tuyển thư ký tin tức riêng cho mình.

Thư ký tin tức ở Nga đang dần trở thành một công việc hấp dẫn. Thư ký tin tức là cánh tay đắc lực của tổng thống, thủ tướng, bộ trưởng Ngoại giao, doanh nghiệp lớn hoặc tập đoàn, v.v… Thư ký tin tức ở Nga, đa số đều được đào tạo cơ bản nghiêm túc, tốt nghiệp đại học từ các trường danh tiếng như Đại học Tổng hợp Moskva, Đại học Quan hệ Quốc tế Moskva,… với các chuyên ngành liên quan đến quan hệ cộng đồng, báo chí, luật học, triết học,…

Ở Israel người Phát ngôn ở một số bộ nhạy cảm như Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao, Thủ tướng chính phủ,… không phải chỉ có một người mà là một văn phòng riêng. Tiêu chuẩn tiên quyết người phát ngôn được tuyển chọn vào những văn phòng này phải thông thạo ít nhất 2 ngoại ngữ, mỗi tổ vừa có người nghe nói lưu loát tiếng Anh, Hezbollah, vừa có cả người giỏi tiếng Nga, Ảrập,… Phóng viên nước ngoài tác nghiệp ở Israel, đều có một phương thức riêng để liên hệ với người phát ngôn các bộ, ngành, Chính phủ Israel. Đường dây điện thoại nóng của Văn phòng người phát ngôn Bộ Quốc phòng Israel luôn có một nhóm người trực 24 giờ/ngày.

Mỗi khi có sự kiện đột xuất, các phóng viên báo chí có thể quay gọi số điện thoại đến người phát ngôn phụ trách các khu vực khác nhau để hỏi về tình hình mới nhất của các sự kiện mình quan tâm. Thậm chí có những sự kiện mới phát sinh, văn phòng người phát ngôn Israel chủ động cung cấp tin cho các phóng viên.

3. Người phát ngôn của các cơ quan Nhà nước

Người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; tổng cục thuộc bộ, cơ quan ngang bộ; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, gồm:

-Người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước;

-Người được người đứng đầu giao nhiệm vụ;

-Người có trách nhiệm được người đứng đầu ủy quyền hoặc giao nhiệm vụ phối hợp cùng người phát ngôn thực hiện phát ngôn hoặc cung cấp thông tin cho báo chí.

Người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của các cục, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các tổ chức cấp tỉnh thuộc cơ quan trung ương được tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phương, gồm:

-Người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước.

-Cấp phó là người được giao phụ trách cơ quan thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí, được người đứng đầu cơ quan ủy quyền.

Người thực hiện phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã, gồm:

-Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã;

-Cấp phó được uỷ quyền thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí.

Họ tên, chức vụ, số điện thoại và địa chỉ e-mail của người phát ngôn phải được công bố bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà nước về báo chí và phải được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan hành chính nhà nước.

4. Người phát ngôn trong doanh nghiệp

Trong xu hướng kinh doanh hiện nay, người phát ngôn cho doanh nghiệp không chỉ là người đại diện cho tiếng nói của doanh nghiệp, mà còn là cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan thông tấn báo chí, mà còn giữ một vai trò quan trọng trong quan hệ đối ngoại. Đây là hoạt động gắn liền với quá trình phát triển thương hiệu vì người phát ngôn là hình ảnh thứ hai (sau giám đốc hay chủ doanh nghiệp) đại diện cho hình ảnh của thương hiệu.

Công tác PR (bublic relations)- quan hệ công chúng – là công cụ hiệu quả cho các DN trong quá trình phát triển thương hiệu. Khi DN muốn chọn PR là chiến lược truyền thông nhằm giảm ngân sách quảng cáo thì việc phát hành thông cáo báo chí, trả lời phỏng vấn báo chí, tổ chức họp báo… trở thành những công việc hàng tháng thậm chí hàng tuần… Thông điệp của DN có đến được với công chúng chính xác theo đúng mục tiêu hay không phụ thuộc nhiều vào việc hoạch định chiến lược đối thoại và thực hiện công tác đối thoại. Quá trình này không thể không có sự tham gia của người phát ngôn.

Nhiệm vụ chính của người phát ngôn doanh nghiệp là xây dựng và thực hiện chiến lược đối thoại với cộng đồng và khách hàng nhằm phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp, đó là điều phải được xem là điều kiện đủ trong quá trình phát triển một thương hiệu hoàn chỉnh. Phát ngôn đã trở thành một nghề nghiệp chuyên môn, một công việc không thể thiếu của công tác quan hệ công chúng. Phát ngôn viên giữ một vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trước công chúng. Đối với doanh nghiệp lớn, việc phát ngôn sẽ được giao hẳn cho một người làm phát ngôn viên. Đối với doanh nghiệp nhỏ, giám đốc hay trưởng phòng có thể kiêm luôn nhiệm vụ của phát ngôn viên.

Ở các công ty lớn, công việc phát ngôn thường được giao cho một người phụ trách, nhưng ở nhiều DN nhỏ, giám đốc thường kiêm luôn nhiệm vụ này. Việc giám đốc hay chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện công việc phát ngôn có nhiều thuận lợi vì hơn ai hết, chủ DN hiểu rõ nhất mong muốn của mình trong đại diện cho thương hiệu. Thêm vào đó, khủng hoảng thương hiệu là chuyện có thể xảy ra với bất kỳ DN nào.

Do vậy, các DN nên có những chiến lược phòng ngừa. Sai lầm lớn nhất của một số DN khi bị khủng hoảng là thường giữ thái độ im lặng, né tránh báo chí hoặc chỉ cung cấp thông tin chung chung, vòng vo; hoặc tệ hơn là không có một người phát ngôn chính thức cho những sự cố đặc biệt này. Thương hiệu càng nổi tiếng thì càng được nhiều người quan tâm. Do đó, khi khủng hoảng xảy ra, báo chí sẽ đặc biệt quan tâm để cung cấp thông tin cho xã hội. Sẽ có nhiều câu hỏi, gián tiếp hoặc trực tiếp đặt ra cho giám đốc DN. Những câu trả lời vội vàng, chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là con đường nhanh nhất làm mất uy tín thương hiệu.

Nếu có người phụ trách phát ngôn một cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình. Những câu trả lời vội vàng, chứa đựng sự bất ổn trước báo chí sẽ là con đường nhanh nhất làm mất uy tín thương hiệu. Nếu có người phụ trách phát ngôn một cách chuyên nghiệp, mọi thông tin đối thoại với công chúng sẽ được lập trình theo một chiến lược rõ ràng. Khi đó, người phát ngôn sẽ là người gác cổng thông tin để quá trình đối thoại của DN đạt hiệu quả cao. Như vậy, người phát ngôn là người đại diện cho DN, là cầu nối giữa DN với các cơ quan thông tấn, báo chí.

5. Những kỹ năng cần thiết của người phát ngôn cho doanh nghiệp

Người phát ngôn là người đại diện cho DN, là cầu nối giữa Dn với các cơ quan thông tấn, báo chí. Để làm tốt vai trò này, người làm công việc phát ngôn cần được huấn luyện thực hành những kỹ năng quan trọng sau đây:

Biết thiết lập mối quan hệ.

DN hoạt động luôn luôn có mối quan hệ mật thiết với cộng đồng. Người phát ngôn cần có kỹ năng thiết lập mối quan hệ – từ bên trong với các đồng nghiệp đến bên ngoài với báo chí, ngành dọc, chính quyền địa phương…, tất cả nhằm giúp việc kinh doanh của DN đạt hiệu quả.

Biết viết thông cáo báo chí bằng tiếng Việt

Nhiều bản thông cáo báo chí gởi đến phóng viên giống như một bản quảng cáo, thậm chí còn sai lỗi chính tả tiếng Việt. Điều này rất bất lợi, vì các nhà báo cần thông tin là để có thể viết một bài báo có nội dung, có nhiều sâu chứ không phải những dòng quảng cáo sản phẩm, dịch vụ.

Biết quan tâm đến phong thái của mình

Nhiều người phát ngôn là đại diện cho hình ảnh thương hiệu, từng lời nói, cử chỉ, hành động đều được khách hàng và công chúng để ý. Vì thế, cần luôn ý thức rằng từng hành động của mình là hành động của thương hiệu. Người phát ngôn cần đầu tư cho cả hình thức bên ngoài lẫn tính cách của mình.

Có kỹ năng nói tiếng Việt

Biết nhiều ngoại ngữ là một lợi thế, nhưng người phát ngôn cần chắc chắn rằng mình có khả năng diễn đạt rõ ràng bằng tiếng Việt và có khả năng tóm tắt tất cả những điều mình muốn nói trong một thời gian nhất định. Phải biết trả lời phỏng vấn, biết phát biển trước đám đông và đặc biệt tự tin khi đứng trước ống kính truyền hình.

Biết nói “thật nhưng không đủ”

Người phát ngôn là người biết nói thật. Những lời nói quá (mang tính quảng cáo) của người phát ngôn có thể làm tổn hại thương hiệu. Tuy nhiên, không phải tất cả những chuyện có thật của DN cũng có thể phát ngôn. Hãy nói thật nhưng đừng bao giờ nói hết mọi thứ.

Nói chung, kỹ năng chuyên nghiệp sẽ hình thành khi thực hành. Vì thế, hãy chủ động tập dợt từ cách đi đứng, chọn lựa trang phục đến từng câu nói của mình.

Luật LVN Group (tổng hợp & phân tích)