1. Bút toán là gì?

Bút toán là một thuật ngữ kế toán, là hoạt động ghi nhận lại những giao dịch vào sổ kế toán phát sinh từ các vấn đề liên quan đến tài chính, kinh tế. Bút toán có thể được ghi lại bằng giấy bút thông thường hoặc cũng có thể lưu lại bằng phần mềm lưu giữ.

Đối với mỗi bút toán có thể gồm nhiều hạng mục mà mỗi hạng mục có thể là một định khoản nợ hoặc định khoản có. Trong đó, quy tắc ghi bút toán là định khoản nợ luôn được ghi trước định khoản có. Định khoản nợ, có phản ánh sự tăng/giảm của một tài khoản kế toán.

Bút toán được gọi là cân đối khi tổng giá trị định khoản nợ phải bằng tổng giá trị định khoản có, nếu không thì bút toán sẽ được coi là không “cân”. Và trong một phép tính toán hay trong các giao dịch thì hai định khoản này bắt buộc phải bằng nhau xét trên phương diện tổng giá trị.

Các bút toán có thể ghi nhận các hạng mục duy nhất hoặc các hạng mục lặp đi lặp lại như khấu hao tài sản cố định hay khấu hao vốn.

 

2. Phân loại bút toán

Có thể chia bút toán thành những loại sau:

– Bút toán điều chỉnh : là một quá trình mà trong đó người kế toán sẽ tiến hành thực hiện sự điều chỉnh về các định khoản trong những thời điểm nhất định đã quy định cụ thể. Mục đích chính của bút toán điều chỉnh là bảo đảm về yếu tố đo lường doanh thu và chi phí được chính xác hơn.  

+ Điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: là loại bút toán thực hiện các công việc điều chỉnh về vấn đề phân bố giá gốc của những tài sản cố định kèm theo chi phí của chúng. Và khi sử dụng loại bút toán điều chỉnh này thì hầu hết người ta sẽ cần dùng đến phương pháp khấu hao theo một đường thẳng.

+ Điều chỉnh doanh thu nhận trước: là bút toán sẽ thực hiện việc điều chỉnh lại những doanh thu khi doanh nghiệp nhận trước tiền của khách hàng và làm hợp đồng cam kết bán hàng, đồng thời cung cấp những dịch vụ đến cho khách hàng. Dẫn đến việc phát sinh những khoản nợ cần phải trả.

+ Điều chỉnh doanh thu chưa thu: là loại bút toán đi ngược lại hoàn toàn với bút toán điều chỉnh doanh thu đã được nhận trước. Điều đó có nghĩa là loại bút toán này cần phải tiến hành thực hiện điều chỉnh lại những khoản doanh thu có phát sinh nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng. Phần này sẽ được xử lý chung với những khoản nợ phải thu.

+ Điều chỉnh các loại chi phí trả trước: là loại bút toán thực hiện việc điều chỉnh lại những khoản chi phí đã được khách hàng trả trước và điều này có ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như kết quả của quá trình kinh doanh tại tổ chức, doanh nghiệp của các kỳ kế toán sau đó như là các khoản đóng bảo hiểm, thuê mặt bằng,…

+ Điều chỉnh các loại chi phí phải trả: là bút toán mà các nhân viên kế toán sẽ cần phải tiến hành điều chỉnh lại những khoản chi phí có phát sinh nhưng chưa được khách hàng trả hoặc là chưa được qua xử lý các vấn đề về khoản nợ cần phải trả như là tiền lương hàng tháng, chi phí sử dụng các dịch vụ,…

Mỗi một loại thì dựa trên những đặc điểm khác nhau để điều chỉnh. Đối với ngành kế toán thì mục đích khi sử dụng bút toán điều chỉnh chính là để đảm bảo được độ chính xác về các số liệu trên một phương diện các chi phí phát sinh cùng các doanh thu phát sinh tại các tổ chức, doanh nghiệp.

– Bút toán kết chuyển: là loại bút toán được thực hiện tại điểm cuối kỳ làm kế toán với các định mức thời gian như kết chuyển theo  tháng, kết chuyển quý và kết chuyển theo năm. Bút toán kết chuyển chính là tiến hành chuyển những tài khoản kế toán theo các loại 5, 6, 7 và 8 vào các tài khoản của loại 9.

Bút toán kết chuyển gồm những nội dung sau:

+ Chuyển những khoản giảm trừ doanh thu vào trong các tài khoản doanh thu. Từ những thông tin đã nắm được để kết chuyển từ bên định khoản có những tài khoản doanh thu từ nguồn thu nhập khác loại thuộc các loại như là 511, 512, 515, 711 vào trong những tài khoản định khoản nợ.

+ Kết chuyển bên định khoản nợ từ những loại tài khoản như 632, 635, 641, 642, 811 và 821 vào những tài khoản có 911.

+ Thực hiện loại bỏ những chi phí không mang tính hợp lý và cộng những khoản chi phí nói trên vào mức thu nhập tính thuế.

– Bút toán khoá sổ: là loại bút toán được sử dụng vào dịp cuối kỳ của kế toán với nhiệm vụ là ghi một cách đầy đủ các số liệu thống kê vào trong sổ kế toán để từ đó làm căn cứ và lập những báo cáo về mặt tài chính của doanh nghiệp.

+ Bút toán khóa sổ sẽ tập hợp lại những khoản chi phí phát sinh và tính toán lại giá thành sao cho hợp lý nhất.

+ Bút toán khóa sổ sẽ kiểm kê lại toàn bộ những nguồn tài sản cố định cũng như quỹ tiền mặt và các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp. Và tiến hành việc đối chiếu với các số phụ ngân hàng, xử lý các vấn đề chênh lệch.

+ Bút toán khóa sổ thực hiện việc trích ra những chi phí phát sinh trong suốt 1 năm hoạt động mà chưa có đầy đủ các thông tin về chứng từ hay hóa đơn thanh toán.

+ Sử dụng bút toán khóa sổ để phân bố những khoản được chi trả trước trong thời gian ngắn và cả trong thời gian dài hạn, kèm theo trích ra phần khấu hao về tài sản cố định.

+ Thực hiện việc đối chiếu với các khoản công nợ rồi xem xét về sự chênh lệch và tiến hành xử lý hay điều chỉnh kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như thực hiện khấu trừ công nợ cần thiết.

+ Bút toán khóa sổ cũng thực hiện việc lập kế hoạch dự phòng cho các mặt hàng tồn kho của doanh nghiệp và những khoản nợ cần thiết phải thu nhưng lại khó đòi. Bên cạnh đó cũng cần phải dự phòng về đầu tư tài chính kèm theo việc hoàn lại các khoản dự phòng.

Mọi sổ sách về kế toán sẽ được sử dụng để làm cơ sở cho vấn đề lập ra các báo cáo về tài chính của tổ chức, doanh nghiệp trong các cuộc họp theo tháng, quý, năm sau khi đã hoàn tất toàn bộ các công việc bút toán khóa sổ

Trong kế toán, những loại bút toán kể trên là những loại tiêu biểu và được sử dụng nhiều nhất. Từ những phương pháp kể trên, các cá nhân sẽ sử dụng thông tin có được để làm báo cáo tài chính, lưu giữ những thông tin của công ty.

 

3. Những điều cần biết về bút toán

Cách ghi chép bút toán

– Trường hợp nếu ghi vào file excel: Kế toán doanh nghiệp phải ghi định khoản nợ vào bút toán đầu tiên, tiếp theo đó là định khoản có.

– Trường hợp ghi chép bằng phần mềm: Ghi chép bút toán bằng phần mềm lưu giữ của kế toán, toàn bộ những bút toán sẽ được nhập vào các số phụ. các bút toán sẽ được nhập vào các module khác nhau của phần mềm như phải thu hoặc phải trả, tức là các sổ phụ và sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sổ cái.

– Trường hợp nhân viên kế toán thực hiện ghi chép các giao dịch bút toán trực tiếp trên giấy bút thông qua sổ sách thông thường, kế toán viên cần ghi lại các định khoản nợ đầu tiên, sau đó mới ghi các khoản định có. Như vậy thì người khác mới có thể phân biệt được các khoản khác nhau. Cụ thể đó là những khoản định có sẽ cần phải được ghi lệch sang một bên để dễ dàng nhận diện được các khoản đó.

Trong lĩnh vực kế toán hiện nay có rất nhiều các thuật ngữ chuyên ngành khác nhau mà một người làm cần phải nắm bắt và hiểu thật kỹ lưỡng. Bài viết trên đây của Luật LVN Group về Bút toán là gì? Phân loại và những điều cần biết về bút toán đã giúp bạn hiểu hơn về bút toán. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có câu hỏi hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài hỗ trợ: 1900.0191 để được giải đáp kịp thời. Trân thành cảm ơn!