Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu cung cấp Bộ hồ sơ hoàn công bản số (có dấu đỏ) có đúng quy định của pháp luật không?

Khách hàng: Xin chào luật LVN Group, tôi có một vấn đề nhờ luật LVN Group tư vấn giúp như sau:tôi là nhà thầu thực hiện gói thầu thi công hạng mục đường giao thông. Sau khi hoàn thành, chủ đầu tư yêu cầu chúng tôi cung cấp file mềm bộ hồ sơ hoàn công có dấu đỏ đã được scan. Yêu cầu của chủ đầu tư như vậy có hợp lý và đúng quy định của pháp luật không ?

Xin cảm ơn!

Luật sư trả lời:

Căn cứ pháp lý được sử dụng trong bài viết:

– Thông Tư số 10/2013/TT-BXD

– Nghị định 68/2019/NĐ-CP

1. Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng

– Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án đã được phê duyệt, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật xây dựng, nguồn vốn sử dụng và hình thức đầu tư của dự án, phương thức thực hiện của dự án. Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ cho từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng, phù hợp với yêu cầu thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện xây dựng, kế hoạch thực hiện dự án, mặt bằng giá thị trường tại khu vực xây dựng công trình và các biến động giá dự kiến trong quá trình đầu tư xây dựng.

– Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; hướng dẫn phương pháp lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

– Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng và quyết toán vốn đầu tư xây dựng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt gồm cả trường hợp tổng mức đầu tư được điều chỉnh theo quy định tại Điều 7 Nghị định này. Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng để lập, thẩm tra, kiểm soát và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

– Các công trình xây dựng đặc thù thuộc loại công trình bí mật nhà nước, công trình xây dựng theo lệnh khẩn cấp, cấp bách áp dụng nguyên tắc, phương pháp xác định chi phí đầu tư xây dựng và hệ thống công cụ định mức, đơn giá xây dựng, chỉ số giá quy định tại Nghị định này để xác định chi phí đầu tư xây dựng, làm cơ sở xác định giá trị hình thành tài sản công đối với các công trình xây dựng này. Việc thẩm định, phê duyệt chi phí đầu tư xây dựng các công trình này được thực hiện theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng công trình xây dựng đặc thù tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng.

– Các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng thuộc các Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo bền vững, Chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới áp dụng nguyên tắc, phương pháp xác định chi phí đầu tư xây dựng quy định tại Nghị định này và phù hợp với đặc thù, tính chất các công trình thuộc các Chương trình này.

– Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện theo các căn cứ, nội dung, cách thức, thời điểm xác định, phương pháp xác định các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng, giá gói thầu xây dựng, hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng, chỉ số giá xây dựng của công trình đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư thống nhất sử dụng phù hợp với các giai đoạn của quá trình hình thành chi phí theo quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng tại Nghị định này.

2. Hồ sơ chuẩn bị đầu tư và hợp đồng xây dựng

Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng là một trong các danh mục hồ sơ hoàn công công trình đầu tiên cần được tập hợp. Nó bao gồm các loại chứng từ như sau:

• Quyết định về chủ trương đầu tư.
• Quyết định phê duyệt dự án đầu tư của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Văn bản thẩm định và tham gia ý kiến trong việc nghiệm thu dự án của cơ quan ban ngành có liên quan.
• Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng khu tái định cư cho người dân.
• Văn bản cho phép sử dụng các đầu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào.
• Quyết định cấp hoặc cho thuê đất của cơ quan chức năng.
• Giấy phép xây dựng.
• Tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu.

3. Hồ sơ khảo sát xây dựng và thiết kế công trình

Hồ sơ khảo sát xây dựng và thiết kế công trình được xem là xương sống của danh mục hồ sơ hoàn công. Bộ hồ sơ này cần tập hợp được các loại giấy tờ như:

• Phương án kỹ thuật và báo cáo khảo sát dành cho công trình xây dựng.
• Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sát của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Phiếu đánh giá kết quả thẩm tra, kiểm định thiết kế và các quyết định phê duyệt kỹ thuật.
• Bộ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công của công trình được chủ đầu xác nhận.
• Biên bản nghiệm thu thiết kế của công trình.
• Một số văn bản và tài liệu khác có liên quan đến quá trình khảo sát, thiết kế công trình.

4. Hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình

Sau cùng, nằm trong danh mục hồ sơ hoàn công công trình theo thông tư chính là bộ hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình. Khi này người tiến hành thủ tục hoàn công cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như sau:

• Các thay đổi trong quá trình xây dựng so với bản vẽ ban đầu.
• Văn bản thẩm định và phê duyệt của cơ quan chức năng cho phép các thay đổi của công trình.
• Bản vẽ hoàn công công trình.
• Các biên bản kế hoạch, kiểm tra, kiểm soát chất lượng công trình.
• Các chứng chỉ nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa được cấp theo đúng quy định của pháp luật.
• Kết quả quan trắc học, đo đạc trong thi công.
• Các bản nghiệm thu xây dựng.
• Kết quả đối chứng, kiểm định chất lượng.
• Nguồn gốc của thiết bị được sử dụng trong công trình.
• Quy trình vận hành, khai thác và bảo trì công trình.
• Văn bản xác nhận của cơ quan chức năng liên quan đến vấn đề an toàn chất lượng công trình.
• Kết quả nghiệm thu công trình để đưa vào sử dụng.
• Biên bản nghiệm thu từng hạng mục.
• Các phụ lục cần sửa chữa, khắc phục sau quá trình đưa công trình vào sử dụng.

Tóm lại, danh mục hồ sơ hoàn công công trình bao gồm 3 bộ hồ sơ chính. Trong mỗi bộ hồ sơ cần tập hợp được các loại chứng từ quan trọng có liên quan.

Hồ sơ hoàn công là những tài liệu, nhật ký, lý lịch được lưu lại của từng công trình xây dựng gồm: Phê duyệt dự án, phê duyệt đầu tư, khảo sát thiết kế xây dựng, dự toán, thi công công trình. Hay nói cách khác, tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình xây dựng nên một công trình từ A-Z gọi là hồ sơ hoàn công.

Sau khi hoàn tất quá trình xây dựng thì hoàn công là thủ tục cuối cùng hợp thức hóa công trình xây dựng về mặt pháp lý do đó đây là bước vô cùng quan trọng.

5. Vai trò của hồ sơ hoàn công

– Làm cơ sở cho việc nghiệm thu từng giai đoạn, hạng mục công trình hoàn thành đưa vào sử dụng.

– Hồ sơ hoàn công xây dựng làm cơ sở cho việc thanh toán, quyết toán và phục vụ cho việc kiểm toán của đơn vị xây dựng.

– Hoàn công xây dựng có tác dụng giống như một người hướng dẫn cho người khai thác sử dụng, ngoài ra còn giúp cho các cơ quan quản lý trực tiếp công trình nắm rõ đầy đủ tình trạng ban đầu để có thể khai thác và sử dụng và khai thác hết khả năng của công trình cũng như có biện pháp tu sửa, sửa chữa sao cho phù hợp nhất.

– Hồ sơ hoàn công xây dựng còn giúp các chủ đầu tư đưa ra được những phương án thiết kể bảo vệ công trình một cách tốt nhất.

– Khi thiết lập hồ sơ hoàn công xây dụng là cơ sở để phục vụ cho việc thiết kế, mở rộng, nâng cấp công trình khi cần.

– Ngoài ra nó còn có tác dụng dùng để tìm lại những số liệu cần thiết có liên quan tới công trình cho các cơ quan, đơn vị nghiên cứu cũng như các cơ quan thanh tra khi cần.

6. Quy trình 4 bước nghiệm thu hoàn công

Bước 1: Xác định điều kiện hoàn công

Hoàn công nhà là bước bắt buộc trong quy trình xây dựng thi công các công trình lớn nhỏ thuộc trường hợp phải xin phép xây dựng. Đồng nghĩa vơi việc bạn sẽ không phải làm thủ tục hoàn công nếu căn nhà của bạn không bắt buộc phải xin cấp phép xây dựng trước khi tiến hành thi công.

Bước 2: Xác định hiện trạng công trình để hoàn công

Sau khi hoàn tất công đoạn thi công, đơn vị thi công sẽ có trách nhiệm dọn dẹp công trình, chuẩn bị tài liệu nghiệm thu và lập bản vẽ hoàn công.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 4: Liên hệ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

UBND cấp xã, quận/ huyện sẽ có thẩm quyền xử lý thủ tục hoàn công vì thế các bạn có thể liên hệ sau khí đã đảm bảo hoàn tất hồ sơ để tiến hành thủ tục.

Như vậy, Hồ sơ hoàn công không nhất thiết phải cần dấu đỏ được scan.

7. Quy định bề dự toán gói thầu xây dựng

Theo quy định tại Nghị định 68/2019/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng thì dự toán gói thầu xây dựng bao gồm:

– Dự toán gói thầu xây dựng riêng biệt: dự toán gói thầu thi công xây dựng; dự toán gói thầu mua sắm thiết bị; dự toán gói thầu lắp đặt thiết bị công trình; dự toán gói thầu tư vấn đầu tư xây dựng; dự toán gói thầu thuộc khoản mục chi phí khác;

– Dự toán gói thầu hỗn hợp: dự toán gói thầu thiết kế và thi công xây dựng (EC); dự toán gói thầu mua sắm vật tư, thiết bị và thi công xây dựng (PC); dự toán gói thầu thiết kế – mua sắm vật tư, thiết bị – thi công xây dựng (EPC); dự toán gói thầu lập dự án – thiết kế – mua sắm vật tư, thiết bị – thi công xây dựng (chìa khóa trao tay). căn cứ vào quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 10, Thông tư 09/2019/TT-BXD hướng dẫn về xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành  thì: “Dự toán gói thầu thi công xây dựng gồm các chi phí: chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, thu nhập chịu thuế tính trước, thuế giá trị gia tăng, chi phí dự phòng cho yếu tố phát sinh khối lượng và yếu tố trượt giá.”

 + Chi phí trực tiếp gồm chi phí vật liệu (kể cả vật liệu do chủ đầu tư cấp), chi phí nhân công, chi phí máy và thiết bị thi công. Cụ thể như sau: Chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy và thiết bị thi công được xác định trên cơ sở khối lượng các công việc xây dựng và giá xây dựng công trình.

+ Chi phí gián tiếp gồm: Chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, chi phí quản lý, điều hành sản xuất tại công trường xây dựng, chi phí bảo hiểm cho người lao động do người sử dụng lao động nộp.

+ Thu nhập chịu thuế tính trước (khoản lợi nhuận của doanh nghiệp xây dựng được dự tính trước trong dự toán xây dựng).

+ Thuế giá trị gia tăng theo quy định của Nhà nước.

+ Chi phí dự phòng gồm chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian xây dựng công trình. Cụ thể như sau:

– Chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh được tính bằng tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng và chi phí khác.

– Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định trên cơ sở thời gian xây dựng công trình; thời gian thực hiện gói thầu; kế hoạch thực hiện dự án; kế hoạch lựa chọn nhà thầu; kế hoạch bố trí vốn và chỉ số giá xây dựng (tính bằng tháng, quý, năm) phù hợp với loại công trình xây dựng có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế.

=> Như vậy có thể thấy thì việc xác định chi phí cho gói thầu thi công xây dựng là việc vô cùng cần thiết. Và chủ đầu tư xác định dự toán gói thầu khi có đủ năng lực theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên Chủ đầu tư không đủ năng lực theo quy định của pháp luật thì được thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng thực hiện xác định dự toán gói thầu xây dựng.

Trân trọng!