Cơ cấu tổ chức quản lý trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là như thế nào?

Phụ thuộc vào chủ sở hữu công ty là tổ chức hay cá nhân mà cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có những điểm khác biệt nhất định.

Theo Luật doanh nghiệp năm 2020 thì công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu được tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:

– Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và Kiểm soát viên.

– Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và Kiểm soát viên.

So với việc quản trị công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ sở hữu, mô hình quản trị loại công ty do một pháp nhân làm chủ sở hữu được quy định phức tạp hơn. Hai mô hình mà công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một pháp nhân là chù sờ hữu được quyền lựa chọn để tổ chức quản lý công ty chính là những mô hình thể hiện rõ tính chất đại diện vì chủ sở hữu công ty là tổ chức không trực tiếp thực hiện quyền quản lý điều hành công ty mà cần phải thông một chế định cụ thể để hiện thực hóa quyền hạn của mình. Dù lựa chọn tổ chức theo mô hình nào thì đều có những ưu và nhược điểm khác nhau và mỗi mô hình ở các vị trí, chức danh luôn có sự tác động qua lại, đối trọng với nhau, cùng nhau hợp tác nhằm mục đích chung và luôn nằm dưới quyền hạn cao nhất cùa tổ chức – chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, thì chức năng, quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và Kiểm soát viên thực hiện theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020

Trong trường hợp chỉ có một người được bổ nhiệm làm người đại diện cho chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là tổ chức thì người đó làm Chủ tịch công ty. Chủ tịch công ty nhân danh chù sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc; chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020, pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

Quyền, nghĩa vụ và chế độ làm việc của Chủ tịch công ty đối với chủ sở hữu công ty được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty, Luật này và pháp luật có liên quan. Quyết định của Chủ tịch công ty về thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty có hiệu lực kể từ ngày được chủ sở hữu công ty phê duyệt, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, do Chủ tịch công ty bổ nhiệm hoặc thuê vói nhiệm kỳ không quá 5 năm. Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật, Chủ tịch công ty về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc được quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc ký với Chủ tịch công ty. Đây là những quyền nhằm bảo đàm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc thực hiện tốt vai trò điều hành công việc hằng ngày của công ty.

Lưu ý: Quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 139 Bộ luật dân sự năm 2015, cũng như Luật doanh nghiệp năm 2020 thì người đại diện của công ty mới có quyền nhân danh và vì lợi ích của công ty để ký kết họp đồng làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ của công ty. Vậy nên, cách quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 cần được hiểu trong bối cảnh Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 thì Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: (i) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020; (ii) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh của công ty, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Dù công ty được tổ chức theo mô hình nào thì trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty phải có Kiểm soát viên. Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định cơ chế kiểm soát quản lý điều hành công ty bằng các quy định về Kiểm soát viên. Trước đây, theo Luật doanh nghiệp năm 2020 thì chủ sở hữu công ty chỉ được bổ nhiệm từ 1 đến 3 Kiểm soát viên, quy định như vậy đã phần nào giới hạn quyền tự quyết của doanh nghiệp. Bởi chính chủ sở hữu sẽ dựa vào nhu cầu, khả năng của mình để quyết định số lượng Kiểm soát viên cần thiết. Vì vậy, đến Luật doanh nghiệp năm 2020 thì chù sở hữu không bị giới hạn số lượng Kiểm soát viên tối đa.

Chủ tịch công ty là chủ thể quàn lý chung, quyết định thông qua kế hoạch, phương án kinh doanh để Giám đốc/Tổng Giám đốc thực thi ứên thực tế. Để bảo đảm tính minh bạch, khách quan, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu cần có một chủ thể có thể kiểm tra, giám sát hoạt động của công ty cũng như các công việc hằng ngày mà Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng Giám đốc thực hiện vì quyền lợi của chủ sở hữu công ty. Chính vì thế, Kiểm soát viên được ra đời và nằm trong hệ thống cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, Kiểm soát viên do chính chủ sở hữu bổ nhiệm, hoàn toàn độc lập với Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng Giám đốc của công ty và có chức năng chính là kiểm tra, giám sát. Do đó, các quyền và nghĩa vụ của Kiểm soát viên được quy định tại Luật doành nghiệp năm 2020 góp phần bảo đảm Kiểm soát viên có thể phát huy vai trò của mình. Chẳng hạn như quyền kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của các chức danh quản lý trong công ty, hay thẩm định các báo cáo kết quả kinh doanh trước khi trình chủ sở hữu công ty… Đặc biệt, Luật doanh nghiệp năm 2020 đã được bổ sung quyền của Kiểm soát viên trong việc xem xét bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào của công ty… Từ phía Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng Giám đốc, khi Kiểm soát viên có yêu cầu thì các chức danh này phải có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ thông tin.

Mô hình tổ chức quản lý này phức tạp hơn Mô hình 1, gồm có Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và Kiểm soát viên. Trường hợp chủ sở hữu bổ nhiệm nhiều người làm người đại diện thì trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty có Hội đồng thành viên. Do đó, cần lưu ý về sự khác biệt giữa Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên với Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Nếu như Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không phải luôn có trong mọi trường hợp, các thành viên trong Hội đồng thành viên cũng không phải là các chủ sở hữu của công ty mà họ chi là người được chủ sở hữu cử để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sờ hữu công ty. Còn Hội đồng thành viên trong mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì luôn bắt buộc phải có và Hội đồng thành viên trong mô hình công ty này gồm tất cả các thành viên của công ty – những chủ sở hữu của công ty.

Thành viên Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do chủ sở hữu công ty bổ nhiệm với số lượng giới hạn từ 03 đến 07 thành viên và có nhiệm kỳ không quá 5 năm. Thực tế thì chính chủ sở hữu sẽ cân nhắc trên cơ sở quy mô kinh doanh để quyết định số lượng thành viên Hội đồng thành viên, và mô hình này phù hợp với các công ty có quy mô lớn với nhiều ngành, nghề kinh doanh. Việc giới hạn số lượng thành viên Hội đồng thành viên nhằm bảo đảm công ty không có quá nhiều thành viên trong Hội đồng thành viên làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, chủ sở hữu sẽ thường sẽ không bổ nhiệm quá nhiều người bởi sẽ tốn kém nhiều chi phí trong việc vận hành Hội đồng thành viên, nhưng cũng sẽ có trường hợp chủ sở hữu công ty thấy cần thiết và có đủ khả năng để vận hành Hội đồng thành viên với số lượng thành viên quá 7 người. Cho nên việc Luật doanh nghiệp năm 2020 giới hạn số lượng thành viên Hội đồng thành viên được nhiều chuyên gia đánh giá là quy định can thiệp quá sâu của Nhà nước vào hoạt động kinh doanh của công ty.

Vì được chủ sở hữu công ty lập ra nên Hội đồng thành viên phải nhân danh chủ sở hữu công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc; chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 và quy định khác của pháp luật có liên quan. Quyền hạn, nhiệm vụ: Điều lệ công ty và pháp luật có liên quan quy định.

– Cuộc họp của Hội đồng thành viên:

+ Thẩm quyền, cách thức triệu tập Hội đồng thành viên:

+ Điều kiện tiến hành cuộc họp: ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng thành viên dự họp.

+ Nghị quyết Hội đồng thành viên:

> Nghị quyết Hội đồng thành viên được thông qua: có hơn một nửa số thành viên Hội đồng thành viên dự họp tán thành.

> Sửa đổi, bổ sung Điều lệ, tổ chức lại công ty, chuyên nhượng phần vốn góp: được ít nhất 3/4 số thành viên Hội đồng thành viên dự họp tán thành.

> Nghị quyết có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày ghi trong nghị quyết.

Thẩm quyền, cách thức triệu tập Hội đồng thành viên trong mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được thực hiện tương tự như đối với Hội đồng thành viên trong mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Tuy nhiên, càn lưu ý là điều kiện tiến hành cuộc họp của Hội đồng thành viên trong mô hình công ty này phụ thuộc vào số lượng thành viên dự họp, điều này khác biệt với điều kiện tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên lại dựa vào tỷ lệ vốn điều lệ tối thiểu.

Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020 thì cuộc họp của Hội đồng thành viên được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên dự họp. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau. Hội đồng thành viên có thể thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.

Điều kiện để Nghị quyết Hội đồng thành viên được thông qua và có hiệu lực được quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2020. Tuy nhiên, điều kiện để thông qua nghị quyết Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản không được Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định, nên Điều lệ công ty cần làm rõ vấn đề này.

Đối với các chức danh như Giám đốc, Tổng Giám đốc và Kiểm soát viên ở mô hình này cũng tương tự như ở Mô hình 1.

Luật doanh nghiệp năm 2020 quy định khá giống nhau, đơn giản về mô hình tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là cá nhân. Theo đó, mô hình này gồm có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Trong đó, Chủ tịch công ty có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc. Có thể thấy rằng, mô hình tổ chức quản lý cùa công ty đơn giản và gọn hơn so với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tổ chức làm chủ sở hữu.

về người đại diện theo pháp luật, theo Luật doanh nghiệp năm 2020 thì nếu Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật.

Điểm đặc biệt trong mô hình này là pháp luật không bắt buộc phải thành lập Kiểm soát viên. Kiểm soát viên có vai trò quan trọng trong việc thay mặt chủ sở hữu công ty kiểm tra, giám sát công việc kinh doanh hằng ngày của công ty để bảo đảm tốt nhất quyền lợi của chủ sở hữu. Trong mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu, vì chủ sở hữu không thể tự mình tham gia vào việc kinh doanh mà điều này được thực hiện bởi (các) người đại diện. Vì vậy, chủ sở hữu cần có một cơ quan độc lập để kiểm tra việc kinh doanh và kịp thời báo cáo cho chủ sở hữu. Trong khi đó, ở mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, thường thì chủ sở hữu sẽ trực tiếp tham gia vào các công việc kinh doanh của công ty, lúc này chính chủ sở hữu sẽ quyết định hoặc có thể tự thực hiện việc kiểm tra công việc kinh doanh, cho nên không cần đến Kiểm soát viên. Tuy nhiên, nếu xét thấy cần thiết thì cá nhân chủ sở hữu công ty có thể thiết lập bộ phận Kiểm soát viên.