Có thể bổ sung được hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu hay không ?

>> Luật sư tư vấn pháp luật Đấu thầu trực tuyến, gọi: 1900.0191

Trả lời:

1. Có thể bổ sung tài liệu, hồ sơ sau khi đã mở thầu thầu không?

1.1 Bộ tài liệu, hồ sơ cầm có trong hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu, căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013: “Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.“, được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Về việc xác định các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu, hiện nay trong quy định của Luật Đấu thầu năm 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về việc đấu thầu khác không có điều luật nào quy định cụ thể về các tài liệu hay số lượng tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, như đã xác định tại khái niệm thì hồ sơ dự thầu được lập theo yêu cầu thể hiện trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, theo quy định tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013:

“Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.” 

Thì hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu. Đây là cơ sở, là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tham dự đấu thầu gói thầu này.

Do vậy, căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật đấu thầu về việc đánh giá hồ sơ dự thầu, các quy định khác quy định của Luật đấu thầu năm 2013 và văn bản hướng dẫn có liên quan đến hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, có thể xác định, hồ sơ dự thầu được lập sẽ gồm có các giấy tờ cơ bản theo yêu cầu của từng gói thầu trong các lĩnh vực khác nhau.

1.2 Quy định về bổ sung hồ sơ dự thầu

Trên thực tế, việc nộp thêm tài liệu, hợp đồng tương tự sau khi đấu thầu vẫn được. Trong Luật Đấu Thầu đã quy định rõ một số điều khoản về tình huống này. 

Điều 16 nghị định 63/2014/NĐ-Cp có quy định về làm rõ hồ sơ dự thầu:

1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.

3. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.

Thông thường mọi người sẽ xử lý dựa vào tình huống sau đây:

Nếu không may phát hiện các bạn hợp đồng tương tự không hợp để chứng minh năng lực, kinh nghiệm với gói thầu. Bạn cũng lo lắng gì cả, mọi người có thể bổ sung thêm vào hồ sơ dự thầu. Thời hạn tối đa là trong vòng 3 đến 5 ngày sau thời điểm đóng thầu.

Khi này chủ thầu bắt buộc phải nhận và đánh giá hợp đồng tương tự được bổ sung. Họ phải xem tài liệu này như một phần chính thức của hồ sơ dự thầu, không được bỏ sót, làm “qua loa”. Tuy nhiên trường hợp này rất ít xảy ra, trừ khi nhà thầu chuẩn bị không kịp, gặp trục trặc trong quá trình tìm hợp đồng thích hợp,…

Nếu sau khi mở thầu, trước lúc đóng thầu, bên mời thầu phát hiện thiếu sót, họ có thể yêu cầu nhà thầu bổ sung thêm. Vì chủ thầu có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ dự thầu, làm rõ mọi dữ liệu cần thiết. Thế nên bạn có thể nộp thêm hợp đồng tương tự trong giai đoạn này. Trường hợp này thường xảy ra nhiều hơn so với tình trạng nhà thầu chủ động bổ sung kể trên.

Tại khoản thời gian sau mở, trước đóng thầu, bạn cũng có thể bổ sung thêm nhiều tài liệu khác. Điển hình như báo cáo tài chính, tài liệu chứng minh tư cách dự thầu, năng lực, kinh nghiệm,…

2. Bên mời thầu có quyền từ chối việc bổ sung hồ sơ không?

Chủ thầu không có quyền từ chối tiếp nhận các tài liệu được bổ sung trong thời gian còn hiệu lực. Điều này đã được quy định rất rõ trong khoản 1, Điều 16, Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

Điều 16. Làm rõ hồ sơ dự thầu

1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

Thậm chí việc này còn được làm rõ hơn trong mục 4 Chỉ thị 03/CT-BKHĐT:

a) Việc đánh giá HSDT/HSĐX phải đảm bảo nguyên tắc trung thực, khách quan, công bằng, căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá HSDT/HSĐX và các yêu cầu khác trong HSMT/HSYC, tuân thủ quy định pháp luật về đấu thầu và pháp luật khác liên quan; tuyệt đối không thiên vị hoặc gây khó khăn cho bất kỳ nhà thầu nào trong quá trình đánh giá HSDT/HSĐX.

b) Việc làm rõ HSDT/HSĐX phải được thực hiện theo đúng quy định tại các Điều 16, Điều 27 và Điều 37 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP. Không được loại nhà thầu tại bước kiểm tra tính hợp lệ HSDT/HSĐX do thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm khi chưa thực hiện làm rõ HSDT/HSĐX; nghiêm cấm việc làm rõ HSDT/HSĐX dẫn đến thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu, nội dung cơ bản của HSDT/HSĐX đã nộp. Riêng đối với hình thức chỉ định thầu, hạn chế việc làm rõ HSĐX kèm thay đổi nội dung cơ bản của HSĐX đã nộp dẫn tới kéo dài thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu, ảnh hưởng tới chất lượng, hiệu quả kinh tế của gói thầu.

c) Đối với các tài liệu về năng lực, kinh nghiệm do nhà thầu gửi đến bên mời thầu, chủ đầu tư trong thời gian đánh giá HSDT/HSĐX phải được tiếp nhận để xem xét, đánh giá năng lực, kinh nghiệm.

Cụ thể như sau:

• Chủ thầu không được loại nhà thầu trong khâu kiểm tra HSĐX/HSDT.
• Mọi tài liệu để chứng minh năng lực, kinh nghiệm, tính hợp lệ đều phải được tiếp nhận, đánh giá. Trong đó bao gồm cả những giấy tờ, tài liệu bổ sung.

Việc hoàn sung hợp đồng tương tự hoàn toàn hợp lệ.

Như vậy các quy định trong bộ Luật Đấu Thầu đã tạo rất nhiều điều kiện cho nhà thầu. Tuy nhiên, một số chủ thầu do thiếu kinh nghiệm hoặc hữu ý lơ đi việc này. Nếu rơi vào tình trạng trớ trêu ấy, mọi người hoàn toàn có thể khiếu nại, đòi lại quyền lợi cá nhân.

3. Lưu ý khi bổ sung tài liệu cho Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất

Mặc dù bạn có thể bổ sung tài liệu cho HSDT/HSĐX theo đúng quy định. Tuy nhiên, sẽ có một vài quy định về việc này mà mọi cần hết sức lưu ý. Bao gồm những điều lệ như sau:

• Bạn có thể bổ sung hồ sơ chứng minh khả năng, kinh nghiệm, làm rõ HSDT/HSĐX. Bên cạnh đó, những tài liệu như đề xuất tài chính, kỹ thuật,… – Những tài liệu không hỗ trợ làm rõ HSDT/HSĐX sẽ bị từ chối.
• Tuyệt đối không được làm thay đổi bản chất của nhà thầu, quyền dự thầu, giá cả, các hồ sơ cơ bản đã nộp.
• Hồ sơ kê khai về nhân sự/cách bố trí nhân sự sẽ không được thay đổi hay bổ sung. Tuy nhiên, nhà thầu vẫn có thể bổ sung thêm một số quan điểm cá nhân về vấn đề này. Vì như thế sẽ hỗ trợ làm rõ HSDT hơn, chứ hoàn toàn không thay đổi bất kỳ bản chất nhà thầu, hồ sơ nào cả.

Vậy bạn có thể gửi những hồ sơ nhằm chứng minh, làm rõ tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm… mà không làm thay đổi đến bản chất , nội dung , kết quả lực chọn nhà thầu của chủ đầu tư sau khi mở thầu theo quy định nêu trên.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi, nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi số: 1900.0191 để được giải đáp. Rất mong nhận được sự hợp tác!