Công chứng vi bằng cần những giấy tờ gì? Lập vi bằng ở đâu?

1. Những kiến thức cần biết về vi bằng

Vi bằng là gì?

Vi bằng là một loại tài liệu bằng văn bản. Bên cạnh đó, hình ảnh, video, âm thanh có thể được trình bày vào vi bằng. Trong loại tài liệu này, thừa phát lại sẽ mô tả, ghi lại hành vi và các sự kiện mà người họ chứng kiến một cách trung thực và khác quan nhất.

Mục đích khi sử dụng vi bằng: Vi bằng sẽ cung cấp bằng chứng mạnh mẽ về bảo vệ chống lại rủi ro pháp lý. Nếu các bên có tranh tụng liên quan đến một sự kiện hoặc phạt tiền, tài liệu này có giá trị cho các mục đích chứng cứ trước tòa án.

Vi bằng chỉ được coi là hợp lệ khi nó được đăng ký tại Bộ tư pháp. Trong vòng tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận, Bộ tư pháp phải đăng ký với sự giúp đỡ của thừa pháp lại. Bộ tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu nhận thấy rằng việc lập giấy vi bằng không tuận thủ theo quyền hạn của mình và không được quyền nộp đơn xin cấp bằng, những không phải không gửi kịp thời để đăng ký theo kế hoạch. Thông báo ngay lập tức bằng văn bản cho văn phòng của người thừa phát lại và người nộp đơn yêu cầu lập vi bằng.

Tại sao phải lập vi bằng?

– Đối với giao dịch không có vi bằng, đặc điểm như sau:

• Trong thực tế khi tiến hành giao dịch có thể có bất kỳ người nào đó làm chứng cho một giao dịch cụ thể như làm chứng hợp đồng góp vốn, làm chứng cho việc giao nhận tiền cọc, … ;
• Khi phát sinh tranh chấp, tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ mời người làm chứng mô tả lại những việc mà họ chứng kiến bằng lời nói hoặc bằng văn bản;
• Giá trị chứng cứ: cần đối chất và kiểm tra lại lời làm chứng đó có chính xác hay không và có đúng với sự thật hay không, được coq quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, có thể nhanh, những cũng có thể rất lâu.

– Đối với giao dịch khi có vi bằng, cụ thể như sau:

• Thừa phát lại khi lập vi bằng về hành vi, sự kiện thì có mô tả bằng văn bản, quay phim, chụp hình và ghi âm thực tế ngay tại thời điểm lập vi bằng;
• Vi bằng được đăng ký tại Sở tư pháp trong vòng 03 ngày kể từ ngày lập.

Theo đó, vi bằng có giá trị chứng cứ rất cao và đã được pháp luật quy định là nguồn chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc của Tòa án và các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Công nhận vi bằng là gì?

Công nhận vi bằng là văn bản thừa phát lại, giấy tay, hợp đồng giao dịch, được công chứng viên chứng nhận, làm chứng cứ, bởi vì nó sẽ ghi nhận sự kiện hành vi để làm chứng trong xét xử và được pháp luật công nhận theo quy định của Luật công chứng.

Giá trị pháp lý của công chứng vi bằng như thế nào?

Văn phòng thừa phát lại cũng chỉ ghi nhận lại hành vi trao đổi, giao dịch tiền, giao nhận giấy tứ chứ không chứng thực quan hệ giao dịch mua bán tài sản. Vi bằng không có chức năng như công chứng, chững thực, công chứng chứng thực việc giao dịch mua bán tài sản, vi bằng không thay thế các văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.

Việc lập vi bằng được thực hiện theo đúng quy trình thủ tục do Nhà nước quy định sẽ xác nhận giao dịch của các bên tại thời điểm lập và được coi là chứng cứ tại Tòa án nếu có tranh chấp xảy ra. Như vậy, vi bằng chỉ có giá trị chứng cứ và được tòa án ghi nhận, đây là đặc điểm cho thấy việc lập vi bằng sẽ có thể giảm thiểu rủi ro pháp lý khi tham gia các giao dịch.

Như vậy, công chứng vi bằng không có giá trị pháp lý mà chỉ có giá trị chứng cứ. Theo Nghị định  số 08/2020/NĐ-CP, vi bằng do thừa phát lại lập có giá trị làm chứng cứ, trong hoạt động xét xử, vi bằng do thừa phát lại lập được sử dụng là một nguồn chứng cứ để tòa án xem xét, quyết định.

Thời hiệu của vi bằng: Vi bằng không được quy định cụ thể về thời hiệu và cả từ các văn bản khác trước đó. Vi bằng được lập và được đăng ký thì sẽ có giá trị chứng cứ tại thời điểm đăng ký và nó sẽ không mất giá trị nếu như không bị hủy bởi tòa án.

Các trường hợp được lập vi bằng:

Vi bằng được lập nhằm ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của các cá nhân, tổ chức, cơ quan trong phạm vi toàn quốc trừ các trường hợp quy định theo pháp luật. Theo đó, các trường hợp nên được lập vi bằng, cụ thể dưới đây:

• Xác nhận về tình trạng nhà đất liền kề trước khi xây dựng công trình;
• Xác nhận tình trạng nhà nước khi cho thuê hay mua nhà;
• Xác nhận tình trạng nhà đất bị lấn chiếm;
• Xác nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản khác trái quy định của pháp luật;
• Xác nhận tình trạng tài sản trước khi ly hôn hoặc kế thừa;
• Xác nhận mức độ ô nhiễm;
• Xác nhận về tình trạng công trình khi nghiệm thu;
• Xác nhận các sự kiện pháp lý theo quy định của pháp luật;
• Xác nhận giao dịch không thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chức, những việc không thuộc thẩm quyền chứng thực của ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật

Các trường hợp không được lập vi bằng?

Không phải mọi trường hợp đều được lập vi bằng, theo quy định của pháp luật có một số trường hợp không được lập vi bằng, bao gồm các trường hợp sau đây:

• Thừa phát lại không được thực hiện các việc liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người thân thích của mình,  bao gồm: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; Cháu ruột mà Thừa phát lạu lại ông, bà, chú, cậu, cô, dì;
• Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lại trong khu vực cấm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự;
• Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình;
• Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng; giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính;
• Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật;
• Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng;
• Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ;
• Ghi nhận sự kiện, hành vi không do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, vi bằng bao gồm những đặc điểm cụ thể sau đây:

• Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp theo quy định của pháp luật;
• Vi bằng không thể thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác;
• Vi bằng là nguồn chứng cứ để tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật;
• Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu thấy cần thiết, tòa án nhân dân, viện kiểm sát nhân dân có thể triệu tập thừa phát lại, cơ quan, tổ chức , cá nhân khác để làm rõ tính chính xác thực của vi bằng. Thừa phát lại là cơ quan, tổ chức, cá nhân khác phải có mặt khi được tòa án, viện kiểm sát nhân dân triệu tập.

2. Giấy tờ cần chuẩn bị và thủ tục công chứng vi bằng

Công chứng vi bằng sẽ là bằng chứng mạnh mẽ để bảo vệ cho cả hai bên chống lại những nguy cơ pháp lý có rủi ro diễn ra. Nếu các bên tranh chấp, kiện tụng thì tài liệu này sẽ có giá trị dùng như chứng cứ trước tòa án.

Giấy tờ cần chuẩn bị khi công chứng vi bằng là gì?

Theo nghị định về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại quy định về thủ tục lập vi bằng như sau:

+ Phiếu thỏa thuận lập vi bằng;

+ Phiếu thỏa thuận lập vi bằng trong đó các nội dung: nội dung cần lập vi bằng, thời gian, địa điểm lập vi bằng, chi phí lập vi bằng, … đồng thời tiến hành tạm ứng chi phí lập vi bằng;

+ Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu lập vi bằng.

Sau khi tiến hành lập xong vi bằng, thừa phát lại có thể cấp bản sao vi bằng trong những trường hợp như:

• Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp bản sao vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành liên quan đến việc đã lập vi bằng; hoặc
• Trường hợp theo nhu cầu của bên yêu cầu lập vi bằng và bên có liên quan.

Ngoài ra, việc công chứng vi bằng sẽ được lập thành 03 bản chính giữa các đối tượng có liên quan bao gồm:

1. Bản giao người yêu cầu chuyển nhượng;
2. Bản đăng ký và lưu trữ hồ sơ của Sở Tư pháp tỉnh;
3. Bản lưu trữ tại văn phòng thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ dành cho tài liệu văn bản,.

Thủ tục công chứng vi bằng như thế nào?

Thủ tục công nhận vi bằng gồm gồm các bước, trình tự sau đây:

– Đến văn phòng thừa phát lại để yêu cầu lập vi bằng:

Thừa phát lại có thể tiếp nhận nhu cầu của khách hành, tuy nhiên cần phải xác nhận trường hợp sự kiện, hành vi cần lập vi bằng có điều kiện hay không, có đúng theo quy định của pháp luật có cho phép được lập vi bằng hay không? Bởi Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.

– Thỏa thuận về việc lập vi bằng với văn phòng thừa phát lại:

Khi có nhu cầu muốn lập vi bằng, người yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận bằng văn bản với trưởng văn phòng thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau đây:

• Nội dung vi bằng cần lập;
• Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
• Chi phí lập vi bằng;
• Các thỏa thuận khác (nếu có)

Lưu ý: Việc thỏa thuận làm vi bằng sẽ được lập thành 02 bản, người có yêu cầu sẽ giữ 01 bản, văn phòng thừa phát lại sẽ giữ 01 bản.

– Tiến hành lập vi bằng:

Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng về chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Nội dung chủ yếu của vi bằng:

• Tên, địa chỉ văn phòng Thừa phát lại; họ và tên Thừa phát lại;
• Họ và tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu;
• Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
• Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khác quan trong việc lập vi bằng;
• Chữ ký của Thừa phát lại và đóng dấu văn phòng thừa phát lại, chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.

Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ tư pháp quy định.

– Giao vi bằng đã lập cho người có nhu cầu lập vi bằng và gửi vi bằng đã được lập đến Sở tư pháp:

Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại văn phòng thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng. Trước khi giao vi bằng, thừa phát lại đề nghị khách hàng ký vào sổ bàn giao và thanh lý thỏa thuận vi bằng.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở tư pháp nơi Văn phòng thừa phát lại đặt trụ sở để ghi vào sổ đăng ký.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở tư pháp phải vào Sổ đăng ký vi bằng.

3. Địa điểm thực hiện công chứng vi bằng

Hiện nay, việc lập vi bằng sẽ được thực hiện tại Văn phòng thừa phát lại, khác với Văn phòng công chứng do các cá nhân, tổ chức đứng ra thành lập thì Thừa phát lại là người có đủ tiêu chuẩn được nhà nước bổ nhiệm theo quy định của pháp luật.

Văn phòng thừa phát lại được thực hiện các công việc sau đây:

1. Tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan;
2. Lập vi bằng theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này;
3. Xác minh điều kiện thi hành án theo yêu cầu của đương sự và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan theo quy định của Nghị định này và pháp luật có liên quan;
4. Tổ chức thi hành các bản án, quyết định của Tòa án theo yêu cầu của đương sự theo quy định của Nghị định số 08/2020/ NĐ-CP và pháp luật có liên quan.

Như vậy, Thừa phát lại chỉ được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại và vi bằng phải được đăng ký tại Sở tư pháp thì mới hợp pháp. Thừa phát lại được nhà nước trao quyền lập vi bằng và cấp bản sao vi bằng cho người yêu cầu lập vi bằng, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vi bằng đã được lập. Thừa phát lại tuy không phải công chức nhà nước nhưng để có thể làm Thừa phát lại thì cần những điều kiện tiêu chuẩn được nhà nước bổ nhiệm theo quy định của pháp luật hết sức nghiêm ngặt.

4. Một số điều cần lưu ý khi công chứng vi bằng

– Chi phí lập vi bằng:

Chi phí lập vi bằng do hai bên và văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc. Văn phòng thừa phát lại và bên yêu cầu có thể thỏa thuận thêm về các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin nếu có; tiền bồi dưỡng người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác nếu có.

– Vi bằng không thể thay thế hợp đồng chuyển nhượng có công chứng:

Theo nghị định số 08/2020/ NĐ-CP có quy định về thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng, giá trị pháp lý của vi bằng, trong đó có xác định rõ: vi bằng không thể thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác. Vi bằng chỉ được coi là nguồn chứng cứ để tòa án xem xét và giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định. Theo đó, vi bằng không thể thay thế hợp đồng chuyển nhượng có công chứng, đặc biệt là không thể thay thế hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng mua bán nhà ở được công chứng hoặc chứng thực.

– Công chứng vi bằng có thể thực hiện việc bán nhà hay không?

Hiện nay, thừa phát lại vẫn chưa được nhà nước trao cho quyền công chứng. Nên nếu lựa chọn bán nhà qua công chứng vi bằng là một hoạt động hoàn toàn sai. Như đã trình bày ở trên, Thừa phát lại chỉ được nhà nước trao quyền để làm những nhiệm vụ như: Tống đạt theo nhu yêu cầu được đưa ra của cơ quan thi hành án cũng như tòa án; Lập vi bằng bằng theo yêu cầu cảu các tổ chức, cơ quan; Xác minh các điều kiện thi hành bản án theo yêu cầu của đương sự. Một số trường hợp thường gặp mà người mua nhà bị mất trắng khi mua nhà ở bằng cách lập vi bằng: nhà ở là tài sản thế chấp tại ngân hàng; một nhà bán cho nhiều người; người thuê nhà, lấy nhà đi bán. Một số trường hơp có thể yêu cầu lập vi bằng như: Ghi nhận hành vi giao nhận tiền cọc của các bên; Ghi nhận hành vi các bên ký tên vào hợp đồng đặt cọc hoặc ghi nhận các bên giao nhận tiền như một tiến trình trong việc giao kết hợp đồng chuyển nhượng nhà đất, …

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật LVN Group về những giấy tờ cần chuẩn bị để công chứng vi bằng và nơi thực hiện công chứng vi bằng. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ cho quý khách hàng khi nghiên cứu về công chứng vi bằng và những vấn đề liên quan đến thủ tục lập vi bằng.

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc, không hiểu nào về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn miễn phí của công ty Luật LVN Group chúng tôi 1900.0191 để nhận được sự giải đáp thắc mắc kịp thời, nhanh chóng đến từ đội ngũ Luật sư của LVN Group và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của quý khách hàng!