1. Khái niệm Lệnh chi trả

Lệnh chi trả (PAYMENT ORDER) là lệnh chỉ thị chuyển tiền tới một tài khoản hay người thụ hưởng được chỉ định. Các lệnh chi trả có thể được gởi bằng thư điện tín, hay thông qua Hiệp hội viễn thông tài chính liên Ngân hàng quốc tế (SWIFT), một mạng lưới liên lạc được sử dụng phổ biến trong nghiệp vụ ngân hàng quốc tế.

Công cụ chi trả như chi phiếu trực tiếp thanh toán một số tiền nhất định cho bên thứ ba. Các hối phiếu được viết đối với tài khoản lệnh rút tiền khả nhượng (NOW) là hình thức lệnh chi trả thông thường.

 

2. Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi được quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN hướng dẫn về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành như sau:

Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:

a) Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

b) Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, cụ thể:

– Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó: Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

– Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng phải kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại, khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ,…) theo đúng quy định về chứng từ điện tử.

– Ngân hàng phải kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.

Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

c) Xử lý chứng từ và hạch toán

– Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:

+ Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

Xem thêm: Apple Id, Icloud Id Là Gì? Hai Tài Khoản Id Apple Là Gì Tại Sao Bạn Lại Cần Nó

+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

– Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

+ Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

+ Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

– Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:

+ Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

+ Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

d) Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.

 

3. Khái niệm hối phiếu

Hối phiếu (bill) là công cụ vay nợ ngắn hạn mang hình thức một văn bản yêu cầu người phát hành hối phiếu (con nợ) trả cho người hưởng hối phiếu (chủ nợ) một số tiền nhất định vào một thời điểm nhất định hay phải trả ngay khi nhận được hối phiếu, tức phải trả tiền cho người hưởng hối phiếu ngay khi anh ta yêu cầu. Một khi đã được chấp nhận (người chấp nhận có thể là ngân hàng chấp nhận) và “ký hậu” (tức người chấp nhận ký vào mặt sau hối phiếu), hối phiếu trở nên có khả năng thương lượng và có thể đem chiết khấu (tức đem bán với giá thấp hơn mệnh giá của nó) với lãi suất phản ánh lãi suất ngắn hạn trên thị trường.

Thông thường, hối phiếu có thời hạn cao nhất là 6 tháng, và trước đây được sử dụng nhiều để tài trợ cho thương mại (đặc biệt trong thời kỳ chuyên chở hàng hóa) và nhu cầu về vốn luân chuyển của ngành công nghiệp và nông nghiệp. ”Hối phiếu nội địa” là hối phiếu được phát hành để tài trợ cho hoạt động kinh doanh trong nước, ”hối phiếu nước ngoài” hay hối phiếu thương mại được phát hành trong quá trình thực hiện các giao dịch ngoại thương. Hối phiếu nội địa phần lớn đã được thay thế bằng tiền vay ngân hàng hay tín dụng thương mại, nhưng hiện nay vẫn tồn tại ở Anh, ban đầu là để tài trợ cho các hợp đồng thuê mua, sau đó được các công ty lớn sử dụng làm phương tiện gọi vốn phục vụ cho những mục đích chung.

Ở Mỹ, các công ty lớn thường xuyên sử dụng ”chứng phiếu” ngắn hạn, thực ra là hối phiếu, để đáp ứng nhu cầu tài chính chung của họ. Một loại hối phiếu quan trọng khác là tín phiếu kho bạc do chính phủ phát hành để trả nợ ngắn hạn.

 

4. Quá trình hình thành của hối phiếu

Chứng chỉ hối phiếu là hình thức nguyên thuỷ của hối phiếu. Khoảng thế kỉ XII, thương nhân ở Italia đã phát hành các chứng chỉ nhận nợ làm công cụ thanh toán trong quan hệ thương mại gọi là chứng chỉ hối phiếu. Trong tờ chứng thư, người phát hành cam kết với người thụ hưởng về việc thanh toán giá trị tương ứng (có khấu trừ phần phí dịch vụ) tại nơi khác bằng đồng tiền được sử dụng tại nơi đó, Đến thế kỉ XIV, ngoài loại nhận nợ, xuất hiện hình thức hối phiếu đòi nợ. Từ thế kỉ XVI, khi hối phiếu được chuyển nhượng thì trở thành công cụ thanh toán ngày càng rộng rãi trong quan hệ thương mại nội địa ở từng quốc gia và cả thương mại quốc tế. Tuy vậy, do pháp luật của các quốc gia có những khác biệt nên phát sinh các tranh chấp. Các Hội nghị Haagen (Đức) vào năm 1910 và năm 1912 đặt nền móng cho các thoả thuận quốc tế về hối phiếu. Song do chiến tranh thế giới lần thứ nhất, nên mãi đến năm 1930, Hội nghị quốc tế về hối phiếu tại Giơnevơ (Thụy Sĩ) mới thông qua 3 bản Hiệp ước liên quan đến hối phiếu. Tuy nhiên, do các nước thuộc hệ pháp luật Anh – Mỹ không tham gia nên mục tiêu của Hiệp ước này không đạt được. Để quốc tế hoá việc sử dụng hối phiếu, ngày 09.12.1988, Đại hội đồng Liên hợp quốc tại-khoá họp lần thứ 43 đã thông qua Hiệp ước thống nhất về hối phiếu đòi nợ và hối phiếu nhận nợ quốc tế. Hối phiếu đòi nợ và hối phiếu nhận nợ có những dấu hiệu cơ bản sau: thứ nhất, hối phiếu là chứng chỉ có giá và có giá trị lưu thông; thứ hai, khoản tiền thanh toán được xác định cụ thể (thông qua xác định mệnh giá và lãi suất chiết khấu).

Ở Việt Nam, trong quyền hạn tnanh toán với nhân dân, hối phiếu chưa được sử dụng phổ biến. Theo quy định của Luật thương mại năm 1997, năm 2005 và Pháp lệnh thương phiếu năm 1999, thương phiếu gồm hối phiếu và lệnh phiếu. Theo quy định của Pháp lệnh thương phiếu thì hối phiếu tương tự hối phiếu đòi nợ, còn lệnh phiếu tương tự hối phiếu nhận nợ ở các nước.

 

5. Đặc điểm, chức năng của hối phiếu

Hối phiếu có 3 đặc điểm chính như sau:

Tính bắt buộc của hối phiếu: Hối phiếu là “tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện”. Người trả tiền hối phiếu phải trả theo đúng nội dung ghi trên tờ phiếu và không thể viện bất cứ lý do riêng nào của mình để từ chối trả tiền đối với người ký phát hối phiếu hay người thụ hưởng, trừ trường hợp hối phiếu được lập ra trái với các đạo luật chi phối nó.

Tính trừu tượng của hối phiếu: Trên hối phiếu không nêu nguyên nhân phát sinh việc lập hối phiếu, mà chỉ ghi số tiền phải trả và những nội dung liên quan đến việc trả tiền. Hiệu lực pháp lý của hối phiếu cũng không bị ràng buộc bởi bất cứ nguyên nhân gì sinh ra hối phiếu. Nói cách khác, nghĩa vụ trả tiền của hối phiếu là trừu tượng.

Tính lưu thông của hối phiếu: Hối phiếu có thể được chuyển nhượng một hay nhiều lần trong thời hạn của nó. Hối phiếu có tính chất này vì hối phiếu là lệnh đòi tiền của người này với người khác, trên hối phiếu có một giá trị tiền nhất định và hối phiếu có tính bắt buộc & tính trừu tượng.

Chức năng của hối phiếu

Hối phiếu có 3 chức năng:

– Hối phiếu là phương tiện thanh toán: hối phiếu là phương tiện giúp người bán đòi tiền người mua và giúp người chuyển tiền trả nợ cho người bán;

– Hối phiếu là phương tiện đảm bảo: hối phiếu là chứng từ có giá do đó nó có thể mua bán, cầm cố, thế chấp, v.v

– Hối phiếu là phương tiện cung cấp tín dụng: Vì hối phiếu là một chứng từ có giá nên nó có thể là công cụ hữu hiệu trong việc cung ứng các khoản tín dụng thương mại, tín dụng ngân hàng.

 

6. Ý nghĩa của hối phiếu

Hối phiếu là cách thanh toán được sử dụng phổ biến trong xuất nhập khẩu và thường gắn với các hình thức thanh toán quốc tế như L/C hay ủy thác thu.

Ngoài ra thì hối phiếu còn được sử dụng như một công cụ lưu thông tín dụng khi hối phiếu được chiết khấu tại ngân hàng hay khi nó được lưu thông từ người này sang người khác. Trong thời gian còn hiệu lực thì hối phiếu như một loại hàng hóa mua bán trên thị trường tiền tệ.