Những vấn đề chung về tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương?

Lao động chính là hoạt động tay chân và trí óc của con người nhằm tác động, biến đổi các vật tự nhiên thành những vật  phẩm có ích,  đáp  ứng nhu cầu của con người. Trong doanh nghiệp, để quá trình sản xuất kinh  doanh được diễn  ra thường  xuyên, liên  tục thì chúng ta phải tái tạo sức lao động hay phải trả thù  lao cho người lao động trong thời gian tham gia vào quá trình sản xuất  kinh  doanh, khoản thù lao đó chính là tiền lương.

Lao động không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá của loài người mà còn là  yếu tố quyết định sự tồn tại  và  phát triển của  quá trình sản  xuất. Do vậy trong  các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thì yếu tố con người luôn đặt lên vị   trí hàng đầu, người lao động chỉ phát huy hết khả  năng của mình  khi  sức  lao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới hình  thức tiền  lương  và các  khoản trợ cấp thuộc BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ,  như  ốm  đau,  thai  sản…. Mặt khác tiền lương cũng là đòn bẩy kinh tế quan trọng để quản lý lao động, quản lý tài chính, khuyến khích người lao động nhiệt tình, có trách nhiệm trong công việc từ đó mới đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất – kinh doanh. Bởi vậy không ngừng nâng cao mức sống của người lao động là động lực quan trọng để nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm.

Dưới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lương luôn được coi là  bộ phận quan trọng của giá trị hàng hoá. Nó chịu tác động của nhiều yếu tố như kinh tế, chính trị, xã hội, lịch sử. Ngược lại  tiền  lương cũng tác động đối  với  sự phát  triển sản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị, xã hội.Chính vì thế, không chỉ ở tầm vĩ mô là Nhà nước mà ngay cả người chủ sản xuất, người lao động đều quan tâm tới chính sách tiền lương. Chính sách tiền lương phải thường xuyên được đổi mới cho phù hợp với điều kiện kinh tế chính trị xã hội của từng nước trong từng thời kỳ.

Trong sản xuất kinh doanh tiền lương là một  yếu  tố quan  trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để  xác định tiền lương, tiền công hợp lý cần  phải có cơ  sở tính đúng,  tính đủ giá trị của sức lao động. Đó là giá trị của các yếu tố đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động, đảm bảo cho người  lao động hòa nhập với thị trường xã  hội.

Để có nhận thức đúng về tiền lương,  phù hợp với  cơ chế quản lý mới  khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

Quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao  gồm không chỉ lực lượng lao  động làm việc trong khu vực, lĩnh vực SX-KD thuộc sở hữu nhà nước mà cả đối  với công chức, viên chức trong quản lí nhà nước, quản lí xã hội. Tuy nhiên do những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của từng khu vực kinh  tế  và  quản lý mà các quan hệ thuê mướn, mua bán,  hợp đồng lao  động cũng  khác  nhau.

Tiền lương là tiền trả cho sức lao động tức là giá cả hàng hoá  sức lao  động mà người sử dụng (nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh  nghiệp…) và người cung cấp thoả thuận với nhau theo quy luật cung cầu, giá cả trên thị trường lao động.

Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động. Đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp.

Nền kinh tế thị  trường càng  phát triển  và được  xã hội hoá cao thì quan  hệ cung ứng và sử dụng sức lao động trên tất cả các lĩnh vực trở nên linh hoạt hơn, tiền lương trở thành nguồn thu nhập duy nhất, là mối quan tâm và động lực lớn nhất với mọi đối tượng cung ứng sức lao động.

Cùng với khái niệm trên, tiền công chỉ là một  biểu hiện,  một  tên  gọi  khác của tiền lương. Tiền công gắn trực tiếp hơn với  các  quan  hệ thoả thuận,  mua bán sức lao động và thường sử dụng trong lĩnh vực SX – KD, các hợp đồng thuê có thời hạn. Tiền công còn là tiền trả  cho  một đơn  vị thời gian lao động  cung ứng, tiền trả cho khối lượng công việc được  thực  hiện  phổ  biến  trong những thoả thuận thuê nhân công trên thị trường tự do và có thể gọi là giá  công  lao động.

Từ đó ta có thể đưa ra khái niệm về tiền lương như sau:

“Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh”.

Nói chung, khái niệm tiền lương có tính phổ quát hơn và cùng với nó là một loạt các khái niệm: tiền lương danh nghĩa, tiền lương thực tế, tiền lương tối thiểu.

Tiền lương danh nghĩa: Là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng sức lao động căn cứ vào hợp đồng thoả thuận giữa hai bên trong việc  thuê lao động. Trên thực tế. Mọi  mức  lương trả cho người  lao động đều  là  lương  danh nghĩa.Song bản thân tiền lương danh nghĩa lại chưa có thể cho ta một nhận thức đầy đủ về mức tiền công thực tế cho người lao động.

Tiền lương thực tế: Là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ sinh hoạt và dịch vụ người lao động có thể mua được bằng tiền lương của mình, sau khi đã  đóng các khoản thuế theo quy định của Chính phủ

Tiền lương tối thiểu: Được xem là cái ngưỡng cuối cùng, để từ đó xây dựng các mức lương khác, tạo thành hệ thống tiền lương. Với quy định như vậy mức lương tối thiểu  được coi là  yếu  tố rất quan  trọng của  một  chính  sách  tiền lương, nó liên hệ chặt chẽ với 3 yếu tố: Mức sống trung bình của dân cư  một  nước, chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt, loại lao động và điều kiện lao động.

Trong nền kinh tế bao cấp, tiền lương không phải là giá cả sức lao động,  vì nó không được thừa nhận là hàng hóa, không ngang giá trị theo quy luật cung cầu. Thị trường lao động theo danh nghĩa không tồn tại trong  nền  kinh  tế quốc dân và phụ thuộc vào quy định của Nhà nước.

Chuyển sang cơ chế thị trường thì sức lao động là một hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất. Tuy nhiên do đặc thù riêng trong  việc sử dụng lao động của từng khu vực mà quan hệ thuê mướn, mua bán hợp đồng, thỏa thuận về tiền lương cũng khác nhau. Mặt khác tiền lương là tiền trả  cho  sức  lao động tức giá  cả hàng hóa sức lao động mà người lao động và người thuê lao động thỏa thuận  với nhau theo quy luật cung cầu, giá cả thị trường. Tiền lương là bộ phận cơ bản của người lao động.

Tiền lương là một trong những yếu tố đầu vào trong quá trình sản xuất kinh doanh và đối với chủ doanh nghiệp thì tiền lương là một phần cấu thành chi phí nên nó được tính toán, quản lý chặt chẽ.

Đối với người lao động thì tiền lương là thu nhập từ lao động của họ, là phần thu nhập chủ yếu đối với đa số người lao động và  chính  mục đích này đã  tạo ra động lực cho người lao động nâng cao trình độ và khả năng làm việc của mình.

Vai trò là đòn bẩy kinh tế trong sản xuất – kinh doanh, kích thích của tiền lương: Vì động cơ của tiền lương, người lao động phải có trách nhiệm cao trong công  việc,  tiền  lương  phải  tạo  ra  được  sự  say  mê  nghề  nghiệp,  không  ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn và các lĩnh vực khác.

Vai trò điều phối lao động của tiền lương: Với tiền  lương thỏa  đáng người lao động tự nguyện nhận  mọi công việc được giao dù  ở đâu, làm gì hay  bất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép.

Vai trò quản lý lao động của tiền lương: Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lương còn với mục đích khác là thông qua theo dõi trả lương mà kiểm tra theo dõi giám sát người lao động làm việc theo ý đồ của  mình,  đảm bảo tiền  lương chi ra phải đem lại kết quả và hiệu quả rõ rệt

Đối với doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ  yếu. Mục đích của người    sử dụng lao động là lợi nhuận còn mục đích của người lao động là tiền lương.

Đối với người lao động, tiền lương nhận được thỏa đáng sẽ là động lực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động.

Mặt khác khi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận sẽ tăng, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà người lao động nhận được cũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung thêm cho tiền lương, làm tăng thu nhập và tăng lợi ích cho người lao động.

Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương có  vai  trò  quan  trọng,  là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy mạnh mẽ sản xuất phát triển, tăng năng suất lao động, tạo  điều kiện cơ bản tái sản xuất  sức lao động.  Do đó tiền lương có ý nghĩa rất lớn  với cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Đối  với người lao động:  Tiền lương là một bộ phận cơ bản nhất trong   thu nhập của người lao động giúp họ và gia đình trang trải các  chi  tiêu,  sinh  hoạt, dịch vụ cần thiết.

Không ngẫu nhiên mà tiền lương trở thành chỉ tiêu đầu tiên, quan trọng  của người lao động khi quyết định làm cho một tổ chức nào đó.

Đối với doanh nghiệp: Tiền lương là  một trong những  yếu  tố đầu  vào của quá trình sản xuất, cấu thành nên giá thành sản phẩm. Do đó thông qua các chính sách tiền lương có thể đánh giá được hiệu quả kinh tế của việc sử dụng lao động.

Đối với xã hội: Tiền lương là một phần  quan  trọng của thu  nhập quốc dân, là công cụ kinh tế quan trọng để Nhà nước điều tiết thu nhập giữa người lao động và người sử dụng lao động. Thu nhập bình quân đầu người là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá sự thịnh vượng và phát triển của một quốc gia.

Tiền lương là một chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh  và hạch toán  vào giá thành sản phẩm.  Do  đó việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, hợp lý.

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác, kịp thời.

Tính  và phân  bổ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho  các đối tượng sử dụng.

Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên kinh tế phân xưởng và phòng ban liên quan thực hiện đầy đủ việc hạch toán ban đầu về lao động, tiền lương theo đúng quy định.

Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời, chính xác.

Tham gia phân tích  tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng,  thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao  hiệu quả sử dụng lao động.

Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án  trả lương hợp lý nhằm kích thích người  lao động nâng cao năng suất  lao động,  tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm.

Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng  Tổ chức hành  chính – nhân sự lập( lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) để nắm bắt tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh  đó,  doanh  nghiệp  còn căn cứ vào sổ lao động(  mở riêng cho từng lao động) để quản lý nhân sự  về  số lượng và chất lượng lao động, về biến động và  chấp hành  chế độ  với  người lao động.

Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức  hạch toán việc sử dụng thời gian lao động.

Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm  bảo  ghi  chép  kịp  thời chính xác ngày công, giờ công làm việc thực tế cũng như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh  nghiệp.  Trên cơ sở này tính lương phải trả  cho người lao động. Bảng chấm công  là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động.

Hạch toán kết quả lao động là nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý  và hạch toán lao động ở  các doanh nghiệp. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm  hoặc  khối  lượng  công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn  cứ tính lương  và trả  lương chính xác.

Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tùy theo từng loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mặc dù sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này bao gồm  các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hay sản phẩm, thời gian  lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu,….là  các  báo cáo  về  kết  quả như: Phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu xác nhận sản phẩm,  công  việc  hoàn thành, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ,…..

Trân trọng!

Bộ phận tư vấn pháp luật thuế – Công ty luật LVN Group