Pháp luật về thủ tục giao dịch ngân hàng, chữ ký và ủy quyền

1. Cơ sở pháp lý về giao dịch ngân hàng

– Luật Các công cụ chuyển nhượng năm 2005

– Luật Doanh nghiệp năm 2020

– Thông tư số 46/2014/TT-NHNN

– Luật Các tổ chức tín dụng năm 2010

– Luật Kế toán năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019

– Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

– Thông tư số 38/2013/TT-NHNN

2. Pháp luật về thủ tục giao dịch ngân hàng

Pháp luật quy định, tổ chức tín dụng nói chung, ngân hàng nói riêng phải công bốthời gian giao dịch chính thức và không được tự ý ngừng giao dịch, trừ trường hợp ngừng giao dịch không quá 01 ngày làm việc thì phải niêm yết tại nơi giao dịch chậm nhất là 24 giờ trước thời điểm ngừng giao dịch, trừ trường hợp do sự kiện bất khả kháng.

2.1. Chứng từ giao dịch ngân hàng

Chứng từ giao dịch ngân hàng bằng giấy hoặc bằng điện tử, ngoài việc phải đáp ứng được có quy định chung, còn phải đáp ứng được một số quy định riêng.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Chứng từ bằng giấy phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó: chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên.

Chữ ký của người đại diện của tổ chức trên công cụ chuyển nhượng phải là chữ ký bằng tay trực tiếp và kèm theo việc đóng dấu.

Đối với chứng từ bằng giấy, khi viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) sô’và chữ viết phải Hên tục, không ngắt quãng, chỗ trông phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhoè chữ, không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu kế toán lập để đỉều chỉnh sai sót).

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưỏng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện)

Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thông nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Điều này có nghĩa là, chứng từ kế toán thu tiền không nhất thiết phải ký từng niên.

2.2.Quy định về đóng dấu chứng từ ngân hàng

Pháp luật doanh nghiệp quy định, con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Pháp luật ngân hàng quy định một số trường hợp phải đóng dấu như:

Thứ nhất, công cụ chuyển nhượng, cùng với chữ ký của người đại diện của tổ chức phải kèm theo việc đóng dấu;

Thứ hai, các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng;

Thứ ba, nội dung thẻ tiết kiệm phải có một trong các yếu tố là con dấu.

Pháp luật công chứng quy định, người có thẩm quyền ký hợp đồng của tổ chức tín dụng phải ký vào hợp đồng, giao dịch công chứng trước mặt công chứng viên. Nhưng trong trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng.

2.3. Quy định về viết và ký chứng từ

Pháp luật ngân hàng không quy định khách hàng phải lập và ký chứng từ gửi, rút, chuyển tiền tại quầy giao dịch hoặc trước mặt giao dịch viên ngân hàng. Ví dụ như quy định, bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Hay khi ngân hàng nhận được ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm theo (nếu có) do ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng gửi đến. Hoặc quy định, khi chi trả tiền gửi tiết kiệm, tổ chức tín dụng đề nghị người gửi tiền “nộp giấy rút tiền gửi tiết kiệm có chữ ký đúng với chữ ký mẫu đã đăng ký tại tổ chức tín dụng”.

Tuy nhiên, nếu khách hàng, nhất là khách hàng cá nhân viết và ký chứng từ rút, chuyển tiền trước mặt giao dịch viên thì sẽ dễ dàng, chắc chắn hơn để xác định chữ ký là của người đang giao dịch, chứ không phải của người khác như chứng từ được ký ở nơi khác chuyển đến.

Trong giao dịch ngân hàng, thông lệ là khách hàng ký trước hợp đồng, chứng từ nhận nợ, giấy lĩnh tiền, trên cơ sở đó ngân hàng mới tiếp nhận ký, giải ngân. Đối với chứng từ giải ngân, khách hàng không chỉ ký sẵn, mà còn ghi rõ cụm từ “đã nhận tiền”.

Tổ chức tín dụng được thực hiện các hoạt động kinh doanh qua việc sử dụng các phương tiện điện tử theo hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước về quản lý rủi ro và quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

2.4. Quy định về xuất trình giấy tờ tùy thân

Pháp luật ngân hàng quy định phải xuất trình và kiểm tra giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người giao dịch. Ví dụ như quy định: Nếu bên thụ hưởng hoặc người chuyển tiền là cá nhân, khi đến nhận hoặc chuyển tiền phải xuất trình giấy tờ tùy thân (giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác). Trong trường hợp được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu là người đại diện cho tổ chức thì còn phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

3. Pháp luật về Chữ ký mẫu và ủy quyền

Trong giao dịch với các tổ chức tín dụng nói chung, ngân hàng nói riêng, luôn phải thực hiện hai loại thủ tục, theo quy định của pháp luật và theo quy định của ngân hàng.

3.1. Quy định về chữ ký mẫu

Theo quy định của pháp luật, cá nhân và pháp nhân mở tài khoản hoặc gửi tiền tại tổ chức tín dụng thì phải có mẫu chữ ký của chủ tài khoản hoặc người đại diện theo pháp luật, người giám hộ và những người khác có liên quan như kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có) trên chứng từ giao dịch với ngân hàng.

Chữ ký mẫu và các chữ ký khác trong giao dịch ngân hàng phải là chữ ký tươi hay “chữ ký bằng tay trực tiếp” tương tự như quy định của Luật Các công cụ chuyển nhượng.

Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mỏ tài khoản.

Khi đăng ký mẫu chữ ký thường được yêu cầu ký 2 chữ. Hai chữ ký này có thể khác nhau, miễn là chữ ký giao dịch sau đó trùng khớp với một trong hai mẫu chữ ký. Tuy nhiên, trên thực tế, quy định này thường bị hiểu chưa chính xác rằng hai chữ ký này phải như một.

Chữ ký mẫu để thực hiện các giao dịch cần đối chiếu chữ ký để xác thực khách hàng, như khi rút tiền tiết kiệm thì phải căn cứ vào mẫu chữ ký khi gửi (vì không ký trên thẻ tiết kiệm). Khác với trường hợp khách hàng vay vốn và rút bằng tiền mặt thì không bắt buộc phải có mẫu chữ ký, vì giao dịch này không cần phải xác định khớp đúng với giao dịch trước đó. Hiểu theo nguyên tắc hợp lý thông thường, thì mọi chữ ký sau này đều phải giống với mẫu chữ ký. Tuy nhiên, vấn đề bản chất là nhằm để xác định đúng người có thẩm quyền giao dịch, mà chữ ký chỉ là một trong các yếu tô’ cần thiết nên vẫn có thể ký khác với mẫu chữ ký.

Nếu vì lý do nào đó, việc giao nhận tiền chưa xảy ra trên thực tế thì khách hàng phải yêu cầu thu hồi ngay lập tức chứng từ, đồng thời ngân hàng cũng cần phải hủy bỏ chứng từ. Việc này nhằm tránh xảy ra việc lợi dụng gian lận, rủi ro, tranh chấp.

3.2. Quy định về ủy quyền

Chủ tài khoản thanh toán được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán của mình. Việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán phải bằng văn bản và được thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền. Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán, chủ tài khoản phải gửi ngân hàng văn bản ủy quyền kèm bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền (trường hợp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu)

Pháp luật không quy định hợp đồng ủy quyền hay văn bản ủy quyền đại diện của pháp nhân bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Vì vậy, ngân hàng có thể chấp nhận việc ủy quyền giao dịch của chủ tài khoản nói riêng, của khách hàng gửi tiền và giao dịch nói chung theo nhiều cách thức khác nhau, trong đó điển hình là 3 cách sau đây:

Thứ nhất, khách hàng là cá nhân và người được ủy quyền ký văn bản ủy quyền trước mặt giao dịch viên ngân hàng. Khi đó ngân hàng có thể xác định được người ủy quyền chính là khách hàng giao dịch;

Thứ hai, khách hàng là pháp nhân gửi văn bản ủy quyền đến ngân hàng, không cần phải công chứng hoặc chứng thực. Khi đó, ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu chữ ký và con dấu của pháp nhân đã đãng ký tại ngân hàng để xác định văn bản ủy quyền;

Thứ ba, khách hàng là cá nhân hoặc pháp nhân gửi văn bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực đến ngân hàng. Khi đó ngân hàng sẽ căn cứ vào cả chữ ký, con dấu đã đăng ký và chữ ký, con dấu của đơn vị công chứng, chứng thực.

Trường hợp chi trả tiền theo giấy ủy quyền, ngân hàng còn phải bảo đảm xđịnh được chắc chắn người rút tiền thông qua chữ ký trên các giấy tờ và chứng minh nhân dân của họ, chứ không thể để xảy ra chuyện không biết ai rút tiền như một số vụ việc đã xảy ra.

Trường hợp đại diện theo ủy quyền thì thực hiện theo hợp đồng ủy quyền. Trường hợp đại diện của pháp nhân thì theo quy định về đại diện pháp nhân. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật. Nếu không được xác định thời hạn cụ thể thì thời hạn ủy quyền và đại diện đều là 01 năm. Hình thức hợp đồng ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức ủy quyền. Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu và không còn bị giới hạn đến người thứ ba. Tuy nhiên càng ủy quyền lại nhiều ngưòi thì càng phức tạp và dễ xảy ra rủi ro. Trong mọi trường hợp, nếu ngân hàng xác định sai người ủy quyền thì đều phải chịu rủi ro.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.0191để được giải đáp.