1. Đấu thầu là gì?

Theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật đấu thầu 2013:

“Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để kí kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để kí kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư, dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.”

Như vậy, có thể thấy, đấu thầu là quá trình chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình. Trong đó, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh tranh nhau. Mục tiêu của bên mua là có được các hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu của mình về kĩ thuật, chất lượng và chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu là giành được quyền cung cấp mua hàng hóa, dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể. Như vậy, bản chất của đấu thầu đã được xã hội thừa nhận như 1 sự cạnh tranh lành mạnh để được thực hiện 1 việc nào đó, một yêu cầu nào đó.

2. Nhà thầu là gì?

Nhà thầu (hay nhà thầu xây dựng) là tổ chức/đơn vị có đầy đủ năng lực để xây dựng công trình cho các chủ đầu tư. Họ sẽ ký hợp đồng với chủ đầu tư và thầu toàn bộ các công việc, dự án liên quan đến công trình ấy.

Nếu là nhà thầu chuyên nghiệp thì bạn phải trang bị đầy đủ các loại giấy tờ, văn bản pháp lý và các yếu tố dưới đây:

  • Giấy phép đăng ký kinh doanh;
  • Có chứng chỉ hành nghề liên quan
  • Đội ngũ kiến trúc sư, kỹ thuật viên, giám sát viên, chỉ huy công trình… sở hữu kiến thức và các kỹ năng cần thiết
  • Đội ngũ công nhân xây dựng, thi công lành nghề và có kinh nghiệm

Chỉ khi nhà thầu trang bị đủ những điều trên thì các chủ đầu tư mới an tâm giao cho họ việc thiết kế và thi công các công trình của mình. Họ không thể giao các công trình giá trị trăm, nghìn tỉ của mình vào tay những nhà thầu thiếu chuyên nghiệp hoặc chưa đạt chuẩn được.

Họ cần những nhà thầu có năng lực tốt cũng như trách nhiệm cao, có thể đứng ra chịu trách nhiệm nếu công trình của họ xảy ra vấn đề.

3. Các giấy tờ được xác định trong Hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu, căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013, được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Về việc xác định các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu, hiện nay trong quy định của Luật Đấu thầu năm 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về việc đấu thầu khác không có điều luật nào quy định cụ thể về các tài liệu hay số lượng tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, như đã xác định tại khái niệm thì hồ sơ dự thầu được lập theo yêu cầu thể hiện trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, theo quy định tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 thì hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu. Đây là cơ sở, là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tham dự đấu thầu gói thầu này.

Do vậy, căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP về việc đánh giá hồ sơ dự thầu, các quy định khác quy định của Luật đấu thầu năm 2013 và văn bản hướng dẫn có liên quan đến hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, có thể xác định, hồ sơ dự thầu được lập sẽ gồm có các giấy tờ cơ bản theo yêu cầu của từng gói thầu trong các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể:

+ Đối với các gói thầu xây lắp

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP và hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp theo quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT thì có thể xác định các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị gồm:

– Đơn dự thầu (theo mẫu)

– Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh.

– Bảo đảm dự thầu.

– Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu.

– Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu.

– Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu.

– Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu.

– Đề xuất về giá và các bảng biểu.

– Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế

– Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.

+ Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa

Quy định về các tài liệu cần thiết trong hồ sơ dự thầu được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về mua sắm hàng hóa. Cụ thể, căn cứ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT, thì các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp được phân tích ở trên.

+ Đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn

Căn cứ vào nội dung hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa, và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa được quy định tại Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT thì có thể xác định, hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ bao gồm: hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Trong đó:

– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:

+ Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu.

+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu.

+ Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu.

+ Đơn dự thầu (mẫu 01 Phần thứ 2 Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT).

+ Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu.

+ Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh.

+ Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.

+ Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất.

+ Danh sách chuyên gia tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này.

+ Lý lịch của những chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu này.

+ Văn bản xác định tiến độ thực hiện công việc.

+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.

– Về hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:

+ Đơn dự thầu (mẫu số 10A, hoặc 10B Phần thứ ba, Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT).

+ Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu.

+ Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu.

+ Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia.

+ Chi phí khác cho chuyên gia.

+ Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn

Căn cứ theo quy định tại mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng nhìn chung, về cơ bản, nó cũng bao gồm những giấy tờ trong hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.

+ Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư

Đối với các loại hình dự án này, nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ sự thầu theo nội dung quy định cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT, hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Trong đó:

– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Trong hồ sơ này sẽ bao gồm tất cả những hồ sơ tài chính, pháp lý, năng lực và kinh nghiệm cũng như đề xuất của nhà đầu tư trên cơ sở xác định những tiêu chí của hồ sơ mời thầu, cụ thể gồm:

+ Đơn dự thầu.

+ Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu.

+ Giấy ủy quyền (nếu cần thiết).

+ Thỏa thuận liên danh (nếu có sự thay đổi liên danh).

+ Bảo đảm dự thầu.

+ Các tài liệu cập nhật, xác định năng lực và kinh nghiệm của nhà đầu tư.

+ Đề xuất kỹ thuật.

– Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ chủ yếu như:

+ Đơn dự thầu.

+ Đề xuất về tài chính đối với gói thầu.

+ Bảng biểu thông tin hồ sơ dự thầu.

Trên đây là hồ sơ dự thầu của một số loại gói thầu, dự án đầu tư tiêu biểu, được xác lập dựa trên yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu, tính chất của từng gói thầu. Có thể thấy, với mỗi dạng gói thầu đều có những yêu cầu nhất định trong việc tạo lập, xây dựng biểu mẫu hồ sơ dự thầu, tuy nhiên về cơ bản hồ sơ dự thầu đều cần có: Đơn dự thầu, Giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, của người ký thầu, Giấy tờ chứng minh về đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính… 

Trong đó, các giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, nhà đầu tư theo nội dung của các văn bản nêu trên và quy định tại Điều 5 Luật đấu thầu năm 2014 được xác định là những giấy tờ cho thấy nhà thầu, nhà đầu tư đảm bảo điều kiện: 

Nếu nhà đầu tư, nhà thầu là tổ chức thì phải đảm bảo điều kiện là: được đăng ký thành lập, hoạt động một cách hợp pháp, có chính sách kế toán – hạch toán tài chính độc lập, không trong tình trạng phá sản – giải thể, đã thực hiện việc đăng ký đấu thầu theo quy định, không bị cấm dự thầu… Những điều kiện này có thể được xác nhận qua Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản báo cáo tài chính, hoặc bảng kê khai, thống kê doanh thu bình quân…

Nếu nhà thầu, nhà đầu tư là cá nhân thì phải đáp ứng điều kiện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có chứng chỉ phù hợp với nội dung gói thầu, đã đăng ký hoạt động đấu thầu hợp pháp, không bị cấm thầu, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự… Những điều kiện này có thể được xác nhận qua lý lịch tư pháp, chứng chỉ, văn bằng có liên quan…

4. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ năng lực dự thầu

Nếu như khái niệm “hồ sơ dự thầu” được quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013, thì khái niệm về “hồ sơ năng lực dự thầu” lại không được quy định tại bất kỳ văn bản nào. Tuy nhiên, căn cứ vào định nghĩa của ngôn từ Tiếng Việt, có thể hiểu “hồ sơ năng lực dự thầu” là những tài liệu về nhà thầu, trong đó chứng minh về năng lực, kinh nghiệm, tư cách của nhà thầu cho thấy khả năng của nhà thầu này đủ điều kiện để tham gia gói thầu này.

Về cơ bản, hồ sơ năng lực dự thầu sẽ được xác định theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và gồm các nội dung tương tự như trong hồ sơ dự thầu. Nội dung về năng lực dự thầu, hay hồ sơ về năng lực dự thầu không phải là nội dung bắt buộc phải có trong hồ sơ dự thầu mà chỉ là nội dung được yêu cầu tùy theo từng hồ sơ mời thầu.

Thông thường, hồ sơ năng lực dự thầu thường sẽ gồm ba nhóm giấy tờ, tài liệu chủ yếu như:

Tài liệu liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, nhà đầu tư, ví dụ như: Đăng kí kinh doanh của nhà thầu, giấy tờ xác nhận về việc không nợ thuế; báo cáo tài chính; văn bản xác nhận nhà thầu không nằm trong trường hợp cấm thầu; hay kết quả xác nhận việc hoàn thành các hợp đồng tương tự và các giấy tờ khác theo nội dung yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu… 

Tài liệu chứng về đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu.

Tài liệu về đề xuất tài chính đối với gói thầu.

Như vậy, tùy vào tính chất, quy mô của từng gói thầu cụ thể, cũng như những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, cũng như điều kiện, đặc điểm cụ thể của nhà thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực dự thầu phù hợp. 

5. Tình huống về thiếu đơn dự thầu trong hồ sơ đấu thầu?

Nhà thầu chúng tôi xin hỏi Luật sư của LVN Group hồ sơ dự thầu của chúng tôi có đánh giá là không hợp lệ không. Nhà thầu chúng tôi có được bổ sung làm rõ hồ sơ dự thầu không ? Nhà thầu xin chân thành cám ơn.

Người gửi : Nguyễn Huy Anh

Luật sư trả lời: 

1.Cơ sở pháp lý:

Nghị định số 63/2014/NĐ-CP

2. Nội dung tư vấn:

Căn cứ vào Điều 18 Nghị đinh 63/2014 ND-CP quy định về việc đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng được những nội dung sau: 

1. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu, bao gồm:

a) Kiểm tra số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ dự thầu;

b) Kiểm tra các thành phần của hồ sơ dự thầu, bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh (nếu có), giấy ủy quyền ký đơn dự thầu (nếu có); bảo đảm dự thầu; các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm; đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu;

c) Kiểm tra sự thống nhất nội dung giữa bản gốc và bản chụp để phục vụ quá trình đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.

2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu:

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:

a) Có bản gốc hồ sơ dự thầu;

b) Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật; giá dự thầu ghi trong đơn dự  thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;

c) Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;

d) Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

đ) Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);

e) Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có);

g) Nhà thầu không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;

h) Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu Thầu.

3. Đánh giá về năng lực và kinh nghiệm:

a) Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

b) Nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.

4. Đánh giá về kỹ thuật và giá:

a) Việc đánh giá về kỹ thuật thực hiện theo tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;

b) Nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật được xem xét xác định giá thấp nhất (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá thấp nhất), giá đánh giá (đối với trường hợp áp dụng phương pháp giá đánh giá).

5. Sau khi lựa chọn được danh sách xếp hạng nhà thầu, tổ chuyên gia lập báo cáo gửi bên mời thầu để xem xét. Trong báo cáo phải nêu rõ các nội dung sau đây:

a) Danh sách nhà thầu được xem xét, xếp hạng và thứ tự xếp hạng nhà thầu;

b) Danh sách nhà thầu không đáp ứng yêu cầu và bị loại; lý do loại bỏ nhà thầu;

c) Nhận xét về tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chưa bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, phải nêu rõ lý do và đề xuất biện pháp xử lý;

d) Những nội dung của hồ sơ mời thầu chưa phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu dẫn đến có cách hiểu không rõ hoặc khác nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể dẫn đến làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu; đề xuất biện pháp xử lý.

Theo ý kiến tư vấn của chúng tôi, căn cứ vào Điều 18 63/2014/NĐ-CP, dựa trên thông tin quý khách hàng cung cấp là hồ sơ dự thầu của nhà đâu thầu, tất cả các đều có đơn dự thầu hợp lệ thì hồ sơ dự thầu của quý khách hàng có được đánh giá hợp lệ. Nhưng do sơ suất mà nhà thầu đóng thiếu đơn dự thầu trong bản gốc hồ sơ dự thầu, nhà thầu đã làm văn gửi bên mời thầu đề nghị bổ sung hồ sơ thì vẫn có thể bổ sung làm rõ hồ sơ đấu thầu theo Điều 16, của nghị định số 63/2014/NĐ-CP:

1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.

3. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.

Tất cả nội dung tư vấn trên là được căn cứ theo quy định của pháp luật và thông tin quý khách hàng cung cấp. Nếu vẫn còn vướng mắc hoặc gây nhầm lẫm, chúng tôi rất mong muốn nghe ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu trực tuyến qua tổng đài điện thoại, gọi số: 1900.0191 để được giải đáp.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Đấu thầu – Công ty luật LVN Group