Các thủ tục hành chính về sổ đỏ trong quá trình sử dụng đất phải biết

Căn cứ theo Điều 195 Luật Đất đai 2013 và hướng dẫn bởi Nghị định 43/2014/NĐ-CP, các thủ tục hành chính liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong các thủ tục hành chính về đất đai bao gồm:

a. Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất

Theo quy định tại Luật đất đai, người sử dụng đất khi có đủ các điều kiện pháp luật quy định có thể thực hiện thủ tục hành chính đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu.

Thứ nhất, về hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT người sử dụng đất chuẩn bị hồ sơ để cấp Giấy chứng nhận bao gồm các tài liệu sau:

– Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04a/ĐK.

– Một trong các loại giấy tờ về QSDĐ quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (trong trường hợp sử dụng đất có giấy tờ) và giấy tờ về tài sản gắn liền với đất (nếu có tài sản trên đất).

– Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có).

– Các giấy tờ khác như: Sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước…

Thứ hai, về trình tự thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu:

Người sử dụng đất thực hiện thủ tục theo Điều 70 Nghị định 43/2014/NĐ-CP theo trình tự sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

– Hộ gia đình, cá nhân nộp hồ sơ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý

– Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện xác nhận về nguồn gốc, thực trạng sử dụng đất, hiện trạng tài sản và tình trạng tranh chấp, sự phù hợp với quy hoạch và tiến hành niêm yết công khai.

– Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ, xác minh thực địa khi cần và thực hiện thủ tục cấp Giấy theo quy định

Bước 3. Trả kết quả

– Sau khi hoàn tất thủ tục, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai sẽ trao Giấy chứng nhận trực tiếp cho người sử dụng đất hoặc thông qua Ủy ban nhân dân cấp xã trong trường hợp hồ sơ nộp qua Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba, về thời gian giải quyết thủ tục

Theo quy định tại Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (Sửa đổi bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP), thời gian thực hiện thủ tục không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

b. Thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng

Thứ nhất, các trường hợp thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận:

Theo khoản 1 Điều 76 Nghị định 43/2014/NĐ-CP việc cấp đổi Giấy chứng nhận được thực hiện trong 04 trường hợp sau:

– Người sử dụng đất có nhu cầu đổi Giấy chứng nhận đã cấp trước ngày 10/12/2009 sang loại Giấy chứng nhận mới theo quy định.

– Giấy chứng nhận đã cấp bị ố, nhòe, rách, hư hỏng.

– Do thực hiện dồn điền, đổi thửa, đo đạc xác định lại diện tích, kích thước thửa đất.

– Trường hợp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là tài sản chung của vợ chồng nhưng chỉ ghi thông tin của một bên, nay có yêu cầu cấp đổi để ghi thông tin của cả hai vợ chồng.

Thứ hai, về hồ sơ thực hiện thủ tục:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT thì hộ gia đình, cá nhân có yêu cầu chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm:

– Đơn đề nghị cấp đổi Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK

– Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp

– Bản sao hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thay cho bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận sau khi dồn điền đổi thửa, đo đạc lập bản đồ địa chính mà Giấy chứng nhận đã cấp đang thế chấp tại tổ chức tín dụng.

Thứ ba, về trình tự thực hiện thủ tục cấp đổi:

Theo quy định tại Điều 76 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, người sử dụng đất thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận theo trình tự sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ theo quy định tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc tại UBND cấp xã

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các công việc sau:

– Kiểm tra hồ sơ, xác nhận vào đơn đề nghị về lý do cấp đổi Giấy chứng nhận.

– Lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

– Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

– Trao hoặc gửi UBND cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.

Thứ tư, về thời hạn thực hiện thủ tục cấp đổi

Theo quy định tại Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP thì thời hạn giải quyết yêu cầu cấp đổi như sau:

– Không quá 07 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

– Trường hợp cấp đổi đồng loạt cho nhiều người sử dụng đất do đo vẽ lại bản đồ là không quá 50 ngày;

c. Thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng

Căn cứ để thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất chính là việc mất Giấy chứng nhận hoặc trang bổ sung của Giấy chứng nhận theo quy định tại Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP và Điều 16 Thông tư 02/2015/TT-BTNMT.

Thứ nhất, về hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận

Theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận do bị mất gồm có:

– Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận theo Mẫu số 10/ĐK.

– Giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc đã niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận.

– Nếu bị mất Giấy chứng nhận do thiên tai, hỏa hoạn phải có giấy xác nhận của UBND cấp xã về việc thiên tai, hỏa hoạn đó.

Thứ hai, về trình tự thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận

Bước 1: Nộp hồ sơ

Căn cứ theo Điều 60 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận được nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất hoặc tại Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện. 

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu

Khi tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và thực hiện những công việc sau:

– Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất.

– Lập hồ sơ trình UBND cấp huyện ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận.

– Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 3: Trả kết quả

Thứ ba, về thời gian thực hiện thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ (Theo quy định tại Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, Sửa đổi bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP)

d. Thủ tục đính chính Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng

Thứ nhất, các trường hợp đính chính lại Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật

Theo khoản 1 Điều 106 Luật Đất đai năm 2013, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm đính chính Giấy chứng nhận đã cấp có sai sót trong các trường hợp sau:

– Có sai sót thông tin về tên gọi, giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân, địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất so với giấy tờ pháp nhân hoặc nhân thân tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận của người đó.

– Có sai sót thông tin về thửa đất, tài sản gắn liền với đất so với hồ sơ kê khai đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất đã được cơ quan đăng ký đất đai kiểm tra xác nhận.

Thứ hai, về hồ sơ thực hiện thủ tục

– Căn cứ theo khoản 1 Điều 86 Nghị định 43/2014/NĐ-CP và khoản 3 Điều 10 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục đính chính Giấy chứng nhận bao gồm bản gốc Giấy chứng nhận và đơn đề nghị đính chính nếu trường hợp sai sót do lỗi của người sử dụng đất.

– Đối với trường hợp sai sót do cơ quan có thẩm quyền phát hiện thì thông báo cho người sử dụng đất được biết để nộp lại bản gốc Giấy chứng nhận để thực hiện việc đính chính.

Thứ ba, về trình tự thực hiện thủ tục

Bước 1: Người sử dụng đất nộp hồ sơ đính chính hoặc nộp lại Giấy chứng nhận đã cấp cho Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 2: Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đính chính thông tin.

– Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra; lập biên bản kết luận về nội dung và nguyên nhân sai sót; lập hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền thực hiện đính chính vào Giấy chứng nhận đã cấp có sai sót; chỉnh lý nội dung sai sót vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

– Trường hợp đính chính mà người được cấp Giấy chứng nhận có yêu cầu cấp đổi sang Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thì Văn phòng đăng ký đất đai trình cơ quan có thẩm quyền để cấp.x

Bước 3: Trao kết quả.

– Thời gian thực hiện thủ tục đính chính theo quy định là không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

đ. Thủ tục thu hồi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng

Thứ nhất, các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận đã cấp:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 106 Luật đất đai năm 2013, Nhà nước thực hiện thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp trong những trường hợp sau:

– Nhà nước thu hồi toàn bộ diện tích đất trên Giấy chứng nhận đã cấp.

– Cấp đổi Giấy chứng nhận đã cấp.

– Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất mà phải cấp mới Giấy chứng nhận.

– Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định của pháp luật về đất đai như không đúng thẩm quyền, đối tượng sử dụng đất, diện tích, không đủ điều kiện được cấp, không đúng mục đích sử dụng, nguồn gốc hoặc thời hạn sử dụng đất.

– Thu hồi Giấy chứng nhận theo bản án hoặc quyết định của Tòa án nếu không thuộc các trường hợp kể trên

Thứ hai, về thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp

Căn cứ theo khoản 3 Điều 106 và Điều 105 Luật Đất đai năm 2013, cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận, cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện nơi có đất

Thứ ba, về thủ tục thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp

Căn cứ khoản 4 Điều 87 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, tùy thuộc vào người phát hiện Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định của pháp luật mà có quy định thu hồi riêng đối với từng trường hợp, cụ thể:

Trường hợp 1: Cơ quan điều tra, cơ quan thanh tra có văn bản kết luận Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định

Trường hợp cơ quan điều tra, cơ quan thanh tra có văn bản kết luận Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định  thì cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét:

– Nếu kết luận đó là đúng thì quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp.

– Nếu xác định Giấy chứng nhận đã cấp là đúng quy định thì phải thông báo lại cho cơ quan điều tra, cơ quan thanh tra.

Trường hợp 2: Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận tự phát hiện

Theo điểm b khoản 4 Điều 87 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP), trường hợp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận phát hiện Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định thì kiểm tra lại, thông báo cho người sử dụng đất biết rõ lý do và quyết định thu hồi Giấy chứng nhận.

Trường hợp 3: Người sử dụng đất phát hiện

Căn cứ điểm c khoản 4 Điều 87 Nghị định 43/2014/NĐ-CP (Sửa đổi bổ sung tại Nghị định 01/2017/NĐ-CP), trường hợp người sử dụng đất phát hiện Giấy chứng nhận đã cấp không đúng quy định thì gửi kiến nghị bằng văn bản đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận có trách nhiệm kiểm tra, xem xét quyết định thu hồi Giấy chứng nhận.

e.  Thủ tục thực hiện các quyền của người sử dụng đất như thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất

Khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất phải giao kết hợp đồng có công chứng của văn phòng công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất trước khi thực hiện thủ tục sang tên tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Về thủ tục sang tên Giấy chứng nhận:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị sang tên Giấy chứng nhận tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thành phần hồ sơ bao gồm:

– Đơn đề nghị theo mẫu

– Sổ hộ khẩu, CMND của bên mua;

– Giấy chứng nhận QSDĐ;

– Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng…

Bước 2. Kê khai và thực hiện nghĩa vụ tài chính

– Thuế thu nhập cá nhân phải nộp bằng 2 % với trường hợp chuyển nhượng và 10% trong trường hợp tặng cho

– Lệ phí trước bạ với nhà đất bằng 0,5 %

Lưu ý:

Theo quy định tại Điều 4 Luật thuế thu nhập cá nhân năm 2007 (Sửa đổi bổ sung năm 2014), Điều 9 Nghị định 140/2016/NĐ-CP, trong trường hợp tặng cho, chuyển nhượng giữa cha mẹ với con cái (bao gồm cả cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ vợ, cha mẹ chồng), ông bà nội, ngoại với cháu, anh, chị, em ruột với nhau đều được miễn thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ

Bước 3: Trả kết qủa

Theo quy định, người sử dụng đất thực hiện thủ tục sang tên Giấy chứng nhận trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ