Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện được hiểu như thế nào? Phân biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện? Nên thành lập văn phòng giao dịch hay văn phòng đại diện?
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp kinh doanh hoạt động hiệu quả trên nhiều địa phương khác nhau và lựa chọn thành lập văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp với mong muốn thành lập văn phòng giao dịch hoặc văn phòng đại diện này chưa thực sự hiểu rõ các quy định pháp luật và mô hình của văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện. Vậy, Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện được hiểu như thế nào? Phân biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện? Nên thành lập văn phòng giao dịch hay văn phòng đại diện?
Cơ sở pháp lý:
– Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Bộ luật Dân sự năm 2015;
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
– Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
LVN Group tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.0191
1. Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện được hiểu như thế nào?
Căn cứ theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Bộ luật Dân sự năm 2015 cho phép các doanh nghiệp được thành lập các đơn vị phụ thuộc, các đơn vị phụ thuộc này sẽ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp và có thể đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp tham gia giao dịch với bên thứ ba,… Các đơn vị phụ thuộc này có thể được thành lập theo mô hình Văn phòng giao dịch, Văn phòng đại diện,…
Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về văn phòng giao dịch, tuy nhiên thưc tế hoạt động có thể hiểu văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Như vậy, có thể hiểu địa điểm kinh doanh là nơi để cho doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động kinh doanh, sản xuất, mua bán hàng hóa.
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2022, Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo đó, Văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm:
– Một là, nhóm văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam
– Hai là, văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).
2. Phân biệt giữa văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện:
| Đặc điểm | Văn phòng đại diện | Văn phòng giao dịch |
| 1. Trụ sở | Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Như vậy, hiện nay pháp luật không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. |
Căn cứ theo Điểm a Khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp đã quy định Doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. Như vậy hiện nay doanh nghiệp khi thành lập địa điểm kinh doanh có thể thành lập địa điểm kinh doanh ngoài tỉnh, thành phố khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh. Địa điểm kinh doanh có thể đăng ký trực thuộc doanh nghiệp hoặc trực thuộc chi nhánh. |
| 2. Phạm vi hoạt động | – Văn phòng đại diện không được tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với bên thứ 3 với mục đích thương mại;
– Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh mua bán sản phẩm, hàng hóa để thực hiện hoạt động thương mại; – Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc công ty mẹ; Nhìn chung văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, chỉ ký kết hợp đồng khi có sự ủy quyền từ trụ sở chính của doanh nghiệp. |
Là địa điểm kinh doanh nên tại nơi đặt văn phòng giao dịch có thể bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện các hoạt động kinh theo ủy quyền của doanh nghiệp.
Do văn phòng giao dịch không có con dấu riêng, chịu sự quản lý của doanh nghiệp nên trường hợp cần ký hợp đồng hay xuất hóa đơn, cần phải ghi nhận chi phí hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thay. |
| 3. Cấu tổ chức | Văn phòng đại diện có cơ cấu tổ chức đơn giản với chức danh của người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện. | Địa điểm kinh doanh có người đứng đầu và phải đáp ứng những điều kiện nhất định, theo quy định của pháp luật, cụ thể:
– Người có đủ năng lực hành vi dân sự, không có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi – Người từ đủ 18 tuổi – Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc,.. – Không phải là cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức; sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam;… Như vậy, phải đáp ứng các điều kiện nêu trên thì mới có thể người đứng đầu văn phòng giao dịch hay còn gọi là địa điểm kinh doanh. |
| 4. Con dấu, giấy phép | Có con dấu riêng;
Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
Văn phòng giao dịch không có con dấu và không có tư cách pháp nhân của công ty.
Có giấy chứng nhận hoạt động riêng |
| 5. Mã số thuế, các loại thuế phải nộp | – Có mã số thuế riêng 13 số và tiến hành kê khai thuế theo mã số Văn phòng ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp.
– Thuế thu nhập cá nhân |
– Không có mã số thuế riêng. Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính sẽ kê khai và nộp thuế cho địa điểm kinh doanh. – Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính, Địa điểm phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại Cục thuế nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở và tiến hành kê khai theo mã số thuế phụ thuộc. – Đóng lệ phí môn bài 1.000.000 VNĐ/năm. |
| 6. Thủ tục thành lập, thay đổi | Hồ sơ thành lập phức tạp;
Việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện phải tiến hành thực hiện thủ tục xác nhận thuế trước khi tiến hành việc thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận. |
Hồ sơ thành lập văn phòng giao dịch khá đơn giản;
Việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch không cần phải thực hiện thủ tục xác nhận thuế đối với cơ quan thuế. |
3. Nên thành lập văn phòng giao dịch hay văn phòng đại diện?
Để có thể lựa chọn việc thành lập văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện thì phải phụ thuộc và loại hình của doanh nghiệp, dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để có thể lựa chọn thành lập văn phòng giao dịch hoặc văn phòng đại diện. Cụ thể:
Thành lập văn phòng đại diện có ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty; Không phải nộp thuế môn bài; Thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm,…
Nhược điểm: Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa,… Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
Thành lập địa điểm kinh doanh có ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm: Địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra các hoạt động buôn bán, tổ chức hoạt động. Dễ dàng mở tại nhiều khu vực trong cùng tỉnh thành có chi nhánh/trụ sở chính của công ty.
Nhược điểm: Không có quyền đăng ký con dấu riêng. Còn phải kê khai thuế phụ thuộc vào công ty mẹ. Hiện nay, sau khi thành lập địa điểm kinh doanh thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký, chưa được cấp mã số thuế cho địa điểm kinh doanh nên cũng gây ra khó khăn khi thực hiện các thủ tục thuế như thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh.
Như vậy, từ phân tích về sự khác nhau và những ưu điểm, nhược điểm của văn phòng đại diện và văn phòng giao dịch tức địa điểm kinh doanh của mỗi loai hình đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp nên dựa và nhu cầu thực tế để quyết định lựa chọn thành lập phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp đang muốn thăm dò nghiên cứu thị trường tại nhiều địa phương khác nhau mà không phát sinh nhu cầu kinh doanh có thể lựa chọn mở văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp muốn mở một cơ sở có chức năng kinh doanh thì có thể lựa chọn loại hình địa điểm kinh doanh, nếu Công ty mở một cơ sở chỉ để giao dịch trong cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp với hình thức đơn giản thì việc thành lập địa điểm kinh doanh là hoàn toàn hợp lý.
