Nội dung hoạt động xây dựng kế hoạch thanh, kiểm tra trong giáo dục

Công tác thanh, kiểm tra được tiến hành thông qua việc thực hiện các chức năng quản lý, tức là từ việc xây dựng kế hoạch đến tổ chức, chỉ đạo và tổng kết, điều chỉnh.

1. Khái quát hoạt động xây dựng kế hoạch thanh, kiểm tra trong giáo dục

Phòng Thanh tra giáo dục của nhà trường  xây dựng kế hoạch thanh, kiểm tra của năm học và kế hoạch đó phải được Hiệu trưởng phê duyệt.

Kế hoạch thanh, kiểm tra của trường là một bộ phận hữu cơ của kế hoạch năm học, đồng thời là mắt xích trọng yếu của chu trình quản lý. Phòng Thanh tra giáo dục của nhà trưởng xây dựng kế hoạch thanh, kiểm tra phải phù hợp với tình hình, điều kiện cụ thể của nhà trường và có tính khả thi.

Kế hoạch thanh, kiểm tra có thể được thiết kế dưới dạng sơ đồ, biểu bảng và được treo ở văn phòng thanh tra của nhà trường, trong đó ghi rõ: mục đích, yêu cầu, nội dung, phương pháp tiến hành, hình thức, đơn vị và cá nhân được kiểm tra, thời gian được kiểm tra và lực lượng kiểm tra bảo đảm được tính ổn định tương đối của kế hoạch.

Kế hoạch thanh, kiểm tra cần được công bố công khai ngay từ đầu năm học.

2. Kế hoạch thanh, kiểm tra của năm học:

Kế hoạch thanh, kiểm tra của một năm học được ghi nhận toàn bộ các “đầu việc” theo trình tự thời gian từ tháng 9 năm trước đến tháng 8 năm sau.

Chẳng hạn, có thể trình bày kế hoạch kiểm tra cả năm học như sau:

3. Kế hoạch thanh, kiểm tra tháng:

Nội dung kế hoạch thanh, kiểm tra tháng dựa vào các đầu việc của kế hoạch thanh, kiểm tra cả năm nhưng cần chi tiết hơn. Không chỉ ghi “đầu việc” mà có thể chỉ rõ “đích danh”, thời gian tiến hành sao cho các đối tượng được kiểm tra có ý thức chủ động thanh, kiểm tra phòng ngừa và tự kiểm tra phần việc của họ.

Chẳng hạn, có thể trình bày kế hoạch kiểm tra tháng như sau:

4. Kế hoạch thanh, kiểm tra trong tuần:

Nội dung kiểm tra tuần có thể được ghi chi tiết:

+ Người và đơn vị được kiểm tra

+ Nội dung kiểm tra chi tiết

+ Người được tham gia lực lượng kiểm tra

+ Thời gian kiểm tra, thời gian hoàn thành

Chẳng hạn, có thể trình bày kế hoạch kiểm tra tuần như sau:

5 Tổ chức kiểm tra

5.1. Xây dựng lực lượng kiểm tra

– Trong nhà trường có nhiều đối tượng phải thanh, kiểm tra. Do tính đa dạng và phức tạp, thường thì Phòng Thanh tra giáo dục của nhà trường không đủ thông thạo về nhiều bộ môn, nhiều lĩnh vực, nhiều thời gian để trực tiếp thanh, kiểm tra trong nội bộ nhà trường. Phòng phải lôi cuốn nhiều thành viên vào việc kiểm tra. Xây dựng lực lượng kiểm tra nhiều thành phần, đảm bảo tính khoa học, tính dân chủ và cũng là một yêu cầu để thực hiện phương châm “dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”.

Yêu cầu của việc xây dựng lực lượng kiểm tra là:

+ Hiệu trưởng quyết định thành lập Đoàn kiểm tra, giám sát của năm học và các kỳ thi; Trưởng đoàn kiểm tra, giám sát phải là hiệu trưởng hoặc phó hiệu  nhà trưởng.

+ Thành viên ban kiểm tra phải là người thông thạo chuyên môn nghiệp vụ, có uy tín, sáng suốt và linh hoạt trong công việc.

+ Các thành viên trong ban kiểm tra được phân công cụ thể phần việc được giao, xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm.

5.2. Phân cấp trong kiểm tra

Phân cấp trong thanh, kiểm tra là một yêu cầu quản lý khoa học cho các hệ thống quản lý phức tạp. Phân cấp trong kiểm tra phải phù hợp với phân cấp trong quản lý. Trong nhà trường, có thể có sự phân cấp trong kiểm tra như sau: Kiểm tra của cấp trường;  kiểm tra của Khoa; kiểm tra của Tổ bộ môn; Bộ phận trong trường; Tự kiểm tra của các cá nhân trong trường.

5.3. Xây dựng chuẩn kiểm tra

Muốn kiểm tra, người kiểm tra phải có chuẩn để theo đó mà so sánh, đo lường đánh giá hoạt động của con người và các điều kiện cơ sở vật chất, thiết bị… Chẳng hạn: Chuẩn đánh giá trường học, chuẩn đánh giá giảng viên, chuẩn đánh giá sinh viên, chuẩn đánh giá tiết dạy…

Chuẩn bao gồm hai yếu tố: Định tính và định lượng.

Những cơ sở để xây dựng chuẩn của công tác thanh, kiểm tra nội bộ nhà trường là:

– Hệ thống các văn bản pháp luật, văn bản pháp quy, hướng dẫn, chế độ chính sách có liên quan (chẳng hạn: Luật giáo dục, điều lệ trường đại học; TT 51/BGDĐT hướng dẫn về nghiệp vụ thanh tra toàn diện các cơ sở đào tạo đại học.

– Kế hoạch nhà trường, kế hoạch chuyên môn,

– Đặc điểm tình hình của nhà trường.

Không những người kiểm tra phải nắm vững chuẩn kiểm tra mà đối tượng kiểm tra cũng phải nắm được chuẩn đó để tự kiểm tra, phấn đấu nâng cao chất lượng công tác theo chuẩn.

Quy trình xây dựng chuẩn là:

+ Dự thảo chuẩn

+ Thảo luận

+ Điều chỉnh

+ Quyết định

+ Ban hành chuẩn và áp dụng trong thực tế kiểm tra.

Tuy nhiên việc áp dụng chuẩn trong kiểm tra tùy thuộc rất nhiều vào năng lực, phẩm chất của kiểm tra viên.

5.4. Xây dựng chế độ kiểm tra

Xây dựng chế độ kiểm tra là một công việc rất quan trọng trong kiểm tra nội bộ trường học. Chế độ kiểm tra hợp lý sẽ có tác dụng tích cực, thúc đẩy công việc mà không nặng nề, cản trở công việc. Hiệu trưởng cần quy định thể thức làm việc, qui trình tiến hành, quyền lợi cho mỗi đợt kiểm tra hoặc mỗi kiểm tra viên … Ngoài ra cần cung cấp những điều kiện vật chất, tinh thần cho hoạt động thanh, kiểm tra, khai thác và tận dụng mọi khả năng, sáng tạo của các thành viên trong đoàn kiểm tra.

6. Phương pháp kiểm tra

Để thu thập và có được những thông tin tin cậy, khách quan về nhà trường, về các hoạt động sư phạm trong nhà trường, cần sử dụng nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau. Việc lựa chọn và sử dụng phương pháp nào là tùy thuộc đặc điểm đối tượng, mục đích, nhiệm vụ, thời gian và tình huống cụ thể trong kiểm tra.

Những phương pháp kiểm tra phổ biến là:

6.1 Phương pháp quan sát:

Đây là phương pháp quan trọng nhất của kiểm tra. Quan sát nhằm mục đích chuyên môn là sự tập trung tâm trí của mình theo những nguyên tắc vào những vấn đề nhất định. Quan sát là một hoạt động khác hẳn với việc trông thấy.

Có hai loại quan sát: Quan sát tĩnh và quan sát động. Trong kiểm tra, quan sát nhằm thu thập thông tin về đối tượng kiểm tra, trong đó có việc phát hiện các điểm không phù hợp, các điểm bất thường. Trong kiểm tra nội bộ nhà trường, các đối tượng quan sát thường là:

– Cơ sở vật chất – kỹ thuật (tường rào, cổng ngõ, sân chơi, bãi tập, bồn hoa, lớp học, phòng làm việc, bàn ghế, thư viện, thiết bị, đồ dùng dạy học…): Quan sát độ bền, vệ sinh, tính thẩm mỹ, sự hợp lý trong bố trí, sắp xếp, tính ngăn nắp, việc sử dụng, bảo quản…

– Hoạt động dạy của giảng viên, hoạt động học của sinh viên, học viên hoạt động phục vụ dạy – học của cán bộ, nhân viên trong trường cũng như mối quan hệ của họ: Quan sát tinh thần, thái độ trong thực hiện nhiệm vụ, năng lực trong giải quyết công việc…

– Hồ sơ, tài liệu: Quan sát ngày tháng ghi trên các hồ sơ, tài liệu có đúng trình tự và liên quan chặt chẽ không? độ mờ của giấy và mực có phù hợp với ngày tháng lập tài liệu, hồ sơ không?…

Điều lưu ý khi sử dụng phương pháp này là quan sát phải có mục đích, kế hoạch và hệ thống, lựa chọn đúng đắn đối tượng quan sát. Trong phương pháp này có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật nghe nhìn nên kiểm tra viên phải có kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật, nhưng điều quan trọng là phải có sự tinh tế sư phạm cần thiết.

Sử dụng phương pháp quan sát trong kiểm tra nội bộ trường học, người kiểm tra có thể “đi dạo quanh trường”. Điều quan trọng là người kiểm tra phải có một kế hoạch rõ ràng nên “đi dạo” ở đâu và nơi nào là thứ tự ưu tiên hàng đầu. Trong những lúc “đi dạo” này, người kiểm tra có thể hình thành “những cuộc trò chuyện” với cán bộ, giảng viên, sinh viên… Và qua các cuộc trò chuyện này chẳng những làm cho người kiểm tra hiểu rõ hơn về từng hoạt động hiện hành diễn ra trong trường, nguyên nhân thành công và thất bại, các ý kiến đề xuất từ cấp dưới nhằm cải thiện công việc mà còn để cho đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên… biết rằng BGH rất quan tâm đến các hoạt động  hàng ngày của họ…, giúp cho việc điều chỉnh các hoạt động một cách kịp thời.

6.2 Phương pháp phân tích tài liệu sản phẩm

Phương pháp này cho phép kiểm tra viên hình dung lại quá trình hoạt động của đối tượng kiểm tra. Người kiểm tra có thể phân tích nhiều loại tài liệu sản phẩm khác nhau trong quá trình kiểm tra. Chẳng hạn như: Các loại kế hoạch, giáo án, sổ chủ nhiệm, các loại biên bản, sổ giao ban, các bản sơ kết, tổng kết, bài kiểm tra của sinh viên, đồ dùng dạy học tự làm của giảng viên .v.v.

6.3 Các phương pháp tác động trực tiếp đối tượng

Các phương pháp này bao gồm:

– Điều tra bằng phiếu

– Phỏng vấn, trao đổi, nghe báo cáo

– Kiểm tra (miệng, viết)

Sử dụng phương pháp này, kiểm tra viên cần có kỹ năng phỏng vấn. Mục đích của cuộc phỏng vấn là người kiểm tra mong muốn nhận được càng nhiều càng tốt thông tin từ chính bản thân người được phỏng vấn về vấn đề quan tâm. Kỹ năng phỏng vấn thể hiện ở việc đặt câu hỏi, việc lắng nghe và khơi gợi ý kiến người được hỏi.

Những câu hỏi nên sử dụng là những câu hỏi mở. Đó là những câu hỏi tạo nhiều cơ hội cho người được phỏng vấn trả lời đầy đủ bằng chính suy nghĩ của họ.

Những câu hỏi nên tránh là những câu hỏi dẫn dắt. Câu hỏi dẫn dắt thường gợi ý những câu trả lời phù hợp với mong đợi của người hỏi, hay nói cách khác nó mớm lời cho người được hỏi. Những câu hỏi mẹo cũng không được khuyến khích, bởi vì chúng sẽ làm cho người được hỏi trở nên tức giận nếu họ nhận thấy đang bị dùng “mẹo” để khai thác họ.

Trong cuộc phỏng vấn, người kiểm tra cần biết lắng nghe, đó là: chú ý, tập trung khi nghe người được hỏi trả lời; ghi lại các câu trả lời (nếu có thể) hoặc ít nhất nên ghi lại những điểm trả lời chính; tỉnh táo, không để những cảm xúc như nóng giận hay bực bội chi phối quá trình trao đổi; tránh cắt ngang người trả lời; hạn chế nói về mình…

6.4 Phương pháp tham dự các hoạt động giáo dục cụ thể

Chẳng hạn tham dự các sinh hoạt giáo dục chính trị đầu khóa , các hoạt động trong, ngoài lớp và ngoài trường …

Chỉ có sử dụng nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau và biết phối hợp tối ưu giữa chúng mới cho phép rút ra được những kết luận có căn cứ, chuẩn xác để đánh giá đúng đắn, khách quan việc thực hiện nhiệm vụ của đối tượng kiểm tra.

7. Hình thức kiểm tra

Các hình thức kiểm tra rất phong phú, có thể phân loại dựa theo các dấu hiệu sau:

– Theo thời gian:

+ Kiểm tra đột xuất: Hình thức kiểm tra này giúp cho người kiểm tra biết được tình hình công việc diễn ra trong điều kiện bình thường hàng ngày đồng thời có tác dụng duy trì kỷ luật lao động, nâng cao tinh thần tự giác, tự kiểm tra của các cá nhân, bộ phận trong nhà trường.

+ Kiểm tra định kỳ: Hình thức kiểm tra này giúp cho người kiểm tra đánh giá được mức độ tiến bộ của cá nhân hay bộ phận. Thông thường, kiểm tra định kỳ có báo trước cho đối tượng kiểm tra nên giúp cho đối tượng bộc lộ hết khả năng trong công việc của mình.

– Theo nội dung:

+ Kiểm tra toàn diện: Là xem xét và đánh giá trình độ hoạt động của đối tượng kiểm tra trên cơ sở những sự kiện, dữ liệu đa dạng có hệ thống của toàn bộ các hoạt động và hiệu quả của tất cả các khâu trong quá trình hoạt động.

+ Kiểm tra chuyên đề: Là xem xét và đánh giá chỉ một khía cạnh hay một số vấn đề trong toàn bộ hoạt động của đối tượng kiểm tra.

– Theo phương pháp:

+ Kiểm tra trực tiếp: Xem xét, đánh giá trực tiếp hoạt động của đối tượng kiểm tra.

+ Kiểm tra gián tiếp: Xem xét, đánh giá đối tượng kiểm tra thông qua kết quả hoạt động của cá nhân, bộ phận liên quan với đối tượng kiểm tra. Ví dụ: Xem xét, đánh giá kết quả giảng dạy của giáo viên thông qua kiểm tra kết quả học tập của sinh viên.

– Theo số lượng của đối tượng kiểm tra:

+ Kiểm tra toàn bộ: Kiểm tra tất cả đối tượng kiểm tra. Ví dụ: kiểm tra tất cả sinh viên trong một lớp; Kiểm tra tất cả các lớp trong một khối…

+ Kiểm tra có lựa chọn (cá nhân, bộ phận): kiểm tra một số đối tượng cụ thể nào đó trong đối tượng kiểm tra. Ví dụ: kiểm tra một số sinh viên trong một lớp; kiểm tra một vài lớp trong một khối lớp…

 – Người ta còn phân chia các hình thức kiểm tra thành ba loại dựa trên thời điểm thực hiện việc kiểm tra:

+ Kiểm tra lường trước: Được tiến hành trước khi hoạt động diễn ra. Mục đích của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước. Ngày nay, kiểm tra lường trước là xu hướng phát triển của quá trình quản lý hiện đại vì kiểm tra lường trước mang ý nghĩa tích cực hơn mọi hình thức kiểm tra khác.

+ Kiểm tra đồng thời: Được thực hiện trong khi hoạt động của đối tượng kiểm tra đang được tiến hành. Với hình thức kiểm tra này người kiểm ta có thể điều chỉnh các sai sót một cách kịp thời.

+ Kiểm tra phản hồi: Được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. Nó giúp cho người kiểm tra tự đánh giá về quyết định của mình để rút kinh nghiệm. Nó cung cấp cho mọi người trong tổ chức những thông tin cần thiết để nâng cao chất lượng công tác trong tương lai.