Giấy đề nghị thanh toán là loại chứng từ kế toán thường gặp trong thực tiễn. Tuy nhiên có nhiều bạn chưa được tiếp xúc với công việc thực tiễn sẽ sẽ không biết cách lập giấy đề nghị thanh toán thế nào cho đúng. Trong quá trình công tác, các hoạt động thực hiện vì mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của đơn vị, đơn vị, doanh nghiệp diễn ra liên tục. Đơn cử như việc đi công tác, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm,… Khi này, giấy đề nghị thanh toán là công cụ hữu hiệu để người lao động có thể thanh toán các khoản này. Vậy Ai là người đề nghị thanh toán? Trong nội dung trình bày này Công ty Luật LVN Group sẽ chia sẻ một số mẫu giấy đề nghị thanh toán được sử dụng phổ biến hiện nay và hướng dẫn cách viết chi tiết.
I. Giấy đề nghị thanh toán – Những thông tin cần biết
Ai là người đề nghị thanh toán?
1. Giấy đề nghị thanh toán dùng để làm gì?
Trong quá trình công tác, công tác, khi thực hiện các hoạt động nhằm mục đích chung của tập thể, phát sinh từ chi phí của đơn vị, doanh nghiệp mà cá nhân sử dụng tiền riêng để thực hiện hoặc chưa được tạm ứng thì sẽ thực hiện đề nghị thanh toán.
Căn cứ, giấy đề nghị thanh toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Người lao động đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc tạm ứng;
- Tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có);
- Làm thủ tục thanh toán, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
2. Giấy đề nghị thanh toán có phải chứng từ không?
Giấy đề nghị thanh toán là một trong những thủ tục để thanh toán mà chế độ kế toán hướng dẫn áp dụng.
Tuy nhiên, trong các văn bản thuộc lĩnh vực thuế thì giấy đề nghị thanh toán không nằm trong loại chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lý, hợp lệ đối với đơn vị thuế.
3. Giấy đề nghị thanh toán cần thể hiện những nội dung gì?
Giấy đề nghị thanh toán không chỉ có 1 mẫu duy nhất, nhưng nhìn chung sẽ có những nội dung chính như sau:
- Tên đơn vị, doanh nghiệp và bộ phận đề nghị thanh toán.
- Họ tên, bộ phận đang công tác của cá nhân đề nghị thanh toán.
- Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ.
- Số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.
4. Ai là người lập giấy đề nghị thanh toán?
Sau khi mua hàng/sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng/người chi tiêu sẽ lập giấy đề nghị thanh toán.
Giấy đề nghị thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng đơn vị, đơn vị, doanh nghiệp xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc/Tổng Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) duyệt chi.
Căn cứ quyết định của người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
II. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán do Bộ Tài chính ban hành
Những mẫu giấy đề nghị được sử dụng phổ biến nhất:
1. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200 – Mẫu số 05-TT
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày … tháng … năm….
Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Họ và tên người đề nghị thanh toán:………………………………………………………………………………………………..
Bộ phận (hoặc địa chỉ):…………………………………………………………………………………………………………………
Nội dung thanh toán:……………………………………………………………………………………………………………………
Số tiền:…………………………………………………….. (Viết bằng chữ):………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(Kèm theo:…………………………………………………….. chứng từ gốc).
2. Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 133 – Mẫu số 05-TT
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày…..tháng…..năm…..
Kính gửi:………………………………………………………………………………………………………………………………
Họ và tên người đề nghị thanh toán:……………………………………………………………………………………………
Bộ phận (Hoặc địa chỉ):……………………………………………………………………………………………………………
Nội dung thanh toán:……………………………………………………………………………………………………………….
Số tiền: ……………………… (Viết bằng chữ):…………………………………………………………………………………
(Kèm theo ……………………… chứng từ gốc)
3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107 – Mẫu số: C42-BB
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày…..tháng ……năm………
– Họ và tên người thanh toán:…………………………………………………………..
– Bộ phận (hoặc địa chỉ):……………………………………………………..
– Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo Thông tư 79 – Mẫu số: C43-BB
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày ….. tháng ……. năm ……
– Họ tên người thanh toán: ……………………………………………………………….
– Bộ phận (hoặc địa chỉ): ……………………………………………………………….
– Đề nghị thanh toán tạm ứng theo bảng dưới đây: