1. Chi phí tiếp khách và Chi phí ăn uống là gì?

Căn cứ pháp lý quy định về chi phí tiếp khách, chi phí ăn uống của doanh nghiệp theo pháp luật Việt Nam:

  • Theo Khoản 4 Điều 1 Luật số 71/2014/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập Doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/QH13 quy định như sau: 

“Bãi bỏ điểm m khoản 2 Điều 9

m) Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra”

  • Nhưng mới nhất là kể từ ngày 01/01/2015 theo Luật số 71/2014/QH1  thì những khoản: chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ không bị khống chế 15% nữa.

 

1.1. Chi phí tiếp khách là gì?

Có thể hiểu chi phí tiếp khách là một khoản tiền nhất định, cụ thể được sử dụng trong việc chi trả cho hoạt động tiếp khách, nhằm duy trì mối quan hệ hợp tác, kinh doanh, tạo dựng mối quan hệ, sự ấn tượng tốt, quảng bá thương hiệu, tăng cường mối quan hệ giữa các bên, xây dựng độ uy tín và tin cậy,….của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tùy vào lượng khách, quy cách phục vụ khách hàng khác nhau thì chi phí dành cho việc tiếp đón khách hàng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Nhưng tuy nhiên, các khoản chi này doanh nghiệp sẽ bị giới hạn trong phạm vi cho phép và phải dựa trên quy định của pháp luật.

Theo quy định trước đây thì khoản chi dành cho việc tiếp khách đối với doanh nghiệp được quy định như sau: khoản chi phí tiếp khách không được vượt quá 15%, khi doanh nghiệp đó mới được thành lập và quy định này sẽ áp dụng trong 03 năm đầu. Vào những năm tiếp theo đó thì tổng số chi phí để tiếp khách của doanh nghiệp sẽ không được vượt quá 10% với tổng số chi được phép trừ.

Tuy nhiên, để đáp ứng với nhu cầu thực tiễn và tình hình hiện nay, thì pháp luật đã bãi bỏ những quy định về việc hạn chế mức chi phí tiếp khách và được tính là đảm bảo chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật. Do vậy, doanh nghiệp có thể tự do dùng các khoản chi phí theo nhu cầu riêng biệt nhưng vẫn phải thực hiện trong khuôn khổ của pháp luật. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp cạnh tranh công bằng với nhau. 

 

1.2. Chi phí ăn uống là gì?

Chi phí ăn uống là một loại chi phí cụ thể của chi phí tiếp khách, bởi lẽ khi tiến hành việc tiếp khách doanh nghiệp có thể chi cho nhiều khoản khác nhau như: phí thuê không gian đón tiếp, phí mua quà tặng, phí di chuyển, phí thuê khách sạn hay nơi dừng chân nghỉ, phí truyền thông, phí trình diễn và trang trí …và đặc biệt là không thể thiếu được khoản chi phí dành cho việc ăn uống. Chính vì vậy, chi phí ăn uống mà doanh nghiệp chi ra nhằm cho mục đích tiếp khách cũng không còn bị giới hạn về định mức. 

 

1.3. Làm sao doanh nghiệp xác định được đó là khoản chi phí hợp lý?

Thông thường chi phí tiếp khách còn được gọi là hóa đơn tiếp khách hợp lệ, và đây cũng là loại chi phí mà bạn thường gặp nhiều nhất. Để chi phí tiếp khách được coi là hợp lệ theo quy định của pháp luật, thì doanh nghiệp cần phải chú ý vào việc thu thập những giấy tờ để chứng minh rằng mục đích sử dụng chi phí đó là dùng vào việc phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp.

Theo đó những giấy tờ, chứng từ, hồ sơ thanh toán chi phí tiếp khách được coi là hợp lệ bao gồm: hóa đơn bill thanh toán và oder đi kèm; hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ; bảng kê chi tiết các món ăn, chi phí phát sinh; phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước; biên bản thanh lý hợp đồng; phiếu thu tiền nếu thanh toán tiền mặt hoặc thẻ.

 

2. Chi phí tiếp khách và Chi phí ăn uống định nghĩa bằng tiếng Anh

2.1. Chi phí tiếp khách tiếng Anh là gì?

Chi phí tiếp khách được dịch sang tiếng Anh có thể được thể hiện dưới nhiều cụm từ khác nhau như: Guest Cost, Public relations expenses, PR expenses.

Một số cụm từ thường gặp và đi kèm với chi phí tiếp khách tiếng Anh đó là: Financial expenses (Chi phí tài chính), Selling expenses (Chi phí bán hàng), Liabilities must pay (Nợ phải trả), Cost (Chi phí), Reimbursement (Hoàn ứng),….

Ví dụ về cách sử dụng chi phí tiếp khách tiếng Anh:

  • PR expense are the vital things if you want to keep the relationship with your company partner (Tạm dịch: Chi phí tiếp khách là thứ quan trọng nếu bạn muốn giữ mối quan hệ tốt đẹp với công ty đối tác)
  • Today, every company has guest costs and that expenses is essential for enterprise business (Tạm dịch: Ngày nay, tất cả các công ty đều có chi phí tiếp khách và khoản phí đó là cần thiết cho kinh doanh của doanh nghiệp)
  • The Public relations expenses is one of the expenses that should be clearly accounted of in the tax period as prescribed by law. So, the guest entertainment expenses related to the production and business activities of the business will be applied before tax deduction if the business has complete records (Tạm dịch: Chi phí tiếp khách là một trong những khoản chi phí cần được hạch toán rõ ràng trong kỳ tính thuế theo quy định của pháp luật. Vì vậy, các khoản chi phí tiếp khách liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được áp dụng tính trước khi trừ thuế nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ)

 

2.2. Chi phí ăn uống tiếng Anh là gì?

Chi phí ăn uống được dịch sang tiếng Anh là: Food expenses, food costs, hay the cost of eating/ meals.

Ví dụ về cách sử dụng chi phí ăn uống trong tiếng anh:

  • We have carefully calculated the cost of meals during the business trip, and kept all receipts and expenses arising from the reception of customers of the company (Tạm dịch: Chúng tôi đã tính toán kỹ chi phí ăn uống trong chuyến đi, đồng thời lưu giữ toàn bộ hóa đơn thu chi phát sinh từ việc tiếp đón khách hàng của công ty)
  • Clear evidence of food expense is show in: sales invoices, value added invoices, have a certificate of service of the restaurant, detailed list of dishes,….(Tạm dịch: Bằng chứng rõ ràng của chi phí ăn uống được thể hiện trong: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, có phiếu xác nhận của dịch vụ nhà hàng, bảng kê khai chi tiết các món ăn,…)
  • The cost of receiving guests, especially the food expenses, is also one of the factors that play an extremely important role in building the image of the business in the eyes of partners and customers (Tạm dịch: Chi phí tiếp khách, đặc biệt là chi phí ăn uống cũng là một trong những yếu tố đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng)

Nói tóm lại, các chi phí ăn uống, tiếp khách thường được xem là chi phí kinh doanh hợp lệ và được trừ thuế theo pháp luật của hầu hết các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Tuy nhiên việc sử dụng quỹ tiền, ngân sách của công ty để tổ chức các buổi tiệc, chiêu đãi, mời chào, gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác để quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp, hoặc tăng cường mối quan hệ thân thiết, hữu nghị giữa các nhân viên và đối tác, thể hiện sự đẳng cấp và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp….có thể được giới hạn bởi các quy định của pháp luật. Pháp luật đặt ra quy định này nhằm giúp doanh nghiệp có một khoảng trống để tự do thực hiện giao dịch, kinh doanh phát triển kinh tế, và cũng tạo một khoảng an toàn, cẩn thận để đảm bảo rằng ngân sách của công ty được sử dụng hiệu quả và có lợi cho công ty trong dài hạn sau này.

Hy vọng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên đây, Luật LVN Group đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về bản chất, tầm quan trọng, và đặc biệt là cách dùng thuật ngữ chi phí tiếp khách, chi phí ăn uống bằng tiếng Anh.