Một trong những điểm nhấn trong đấu thầu trong thời gian qua, đặc biệt là sau khi Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính ban hành ngày 8/9/2015 chính là hoạt động đấu thầu và lựa chọn nhà thầu qua mạng. Có thể nói, hoạt động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp cho tất cả các doanh nghiệp được tham gia vào các dự án đầu tư công một cách công khai, minh bạch, tạo môi trường kinh doanh bình đẳng cho tất cả các thành phần kinh tế. Chính vì đặc thù của hoạt động đấu thầu qua mạng chính là doanh nghiệp phải đăng ký vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, vì vậy chứng thư số có vai trò hết sức cần thiết.
1. Quy trình đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, để tham gia đấu thầu qua mạng, doanh nghiệp cần thực hiện thực đăng ký tham gia hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo trình tự sau đây:
Thứ nhất, về hồ sơ đăng ký đối với đơn vị mời thầu hay nhà thầu, nhà đầu tư đều cần chuẩn bị trọn vẹn các giấy tờ sau đây:
+ Đơn đăng ký bên mời thầu theo mẫu do hệ thống tạo ra
+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập (bản chụp) hay các tài liệu tương đương khác (nếu có)
Lưu ý:
Riêng đối với đơn vị đăng ký là nhà thầu, nhà đầu tư cần có thêm Giấy chứng minh nhân dân (Căn cước công dân) hoặc hộ chiếu của nhà đầu tư, người uỷ quyền hợp pháp của nhà thầu. Trường hợp nếu ủy quyền cho người khác thì phải có giấy ủy quyền.
Thứ hai, về quy trình đăng ký tham gia hệ thống đấu thầu qua mạng:
Theo quy định, bên mời thầu có thể lựa chọn phương thức nôp hồ sơ đăng ký trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc gửi trên hệ thống. Trong trường hợp gửi hồ sơ đăng ký trên Hệ thống thì bên mời thầu thực hiện theo Hướng dẫn sử dụng với quy trình đăng ký theo 4 bước sau đây:
Bước 1: Đăng ký bên mời thầu
Bước 2:Kiểm tra trạng thái phê duyệt đăng ký
Bước 3: Nhận chứng thư số
Bước 4: Đăng ký người sử dụng chứng thư số
Thứ ba, về việc xử lý hồ sơ đăng ký tham gia
Trong thời hạn tối đa 2 ngày công tác, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm có trách nhiệm duyệt hồ sơ và thông báo kết quả xử lý hồ sơ cho nhà thầu, nhà đầu tư. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt việc đăng ký trên Hệ thống. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Trung tâm có trách nhiệm thông báo lý do và hướng dẫn nhà thầu, nhà đầu tư bổ sung, sửa đổi hồ sơ cho phù hợp.
2. Quy định của pháp luật về chứng thư số
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, chứng thư số được cấp cho các bên đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia bao gồm cả bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư. Việc quản lý, sử dụng Chứng thư số được xác định như sau:
Thứ nhất, về việc gia hạn chứng thư số
Đơn vị mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư sử dụng chứng thư số cần thực hiện thủ tục gia hạn trước khi chứng thư số hết hạn 30 ngày. Việc gia hạn này được thực hiện trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mà không cần phải gửi công văn đến Cơ quan vận hành hệ thống để xin gia hạn.
Thứ hai, cấp lại chứng thư số cho nhà thầu, nhà đầu tư, đơn vị mời thầu
Trong trường hợp chứng thư số bị mất hoặc bị hủy, nhà thầu, nhà đầu tư, đơn vị mời thầu có thể thực hiện thủ tục để cấp lại chứng thư số như sau:
Đơn vị có yêu cầu cấp lại phải có đơn xin cấp lại đến Cục quản lý đấu thầu, và việc cấp lại được thực hiện trên thao tác qua Mạng đấu thầu quốc gia. Người đăng ký không cần đăng ký lại thông tin mà chỉ cần có sự đồng ý cấp lại hai số (Số tham chiếu và mã phê duyệt đăng ký) từ người quản trị hệ thống.
Thứ ba, hướng dẫn về hủy chứng thư số
Bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư có thể tự hủy chứng thư số của mình theo Hướng dẫn sử dụng. Trường hợp không thể tự hủy, bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư gửi công văn đến Trung tâm để yêu cầu hủy chứng thư số.
Lưu ý: Khi chứng thư số bị hủy sẽ không được sử dụng lại và những thông tin liên quan đến chứng thư số này sẽ bị mất
Thứ tư, thay đổi thiết bị lưu chứng thư số
Chứng thư số được cấp cho bên mời thầu, nhà thầu hay nhà đầu tư có thể được sao chép và lưu trữ trên các phương tiện như USB, đĩa cứng, thẻ thông minh,…
Thứ năm, thay đổi mật khẩu chứng thư số:
Bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư thực hiện việc thay đổi mật khẩu chứng thư số theo Hướng dẫn sử dụng. Theo đó, mật khẩu phải dài 8 ký tự có cả chữ và số. Lưu ý không được dùng quá 3 ký tự trùng nhau trong khi đặt mật khẩu.
Thứ sáu, trong trường hợp cần thiết, bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư đã đăng ký tham gia Hệ thống theo hướng dẫn có thể đăng ký thêm chứng thư số để tham gia Hệ thống.
Lưu ý:
Với những đơn vị mời thầu, nhà thầu, nhà đầu thư đã được cấp chứng thư số phải có trách nhiệm quản lý, lưu giữ và phải chịu trách nhiệm trước mọi hậu quả phát sinh từ việc sử dụng chứng thư số đó.