Đấu thầu hàng hoá, dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên mua hàng hoá, dịch vụ thông qua mời thầu (gọi là bên mời thầu) nhằm lựa chọn trong số các thương nhân tham gia đấu thầu (gọi là bên dự thầu) thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra và được lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bên trúng thầu). Tuy nhiên nhiều người lại chưa thực sự quan tâm về vấn đề này. Hãy cùng LVN Group nghiên cứu các thông tin về điều kiện tiên quyết trong đấu thầu là gì thông qua nội dung trình bày dưới đây để hiểu rõ thêm về vấn đề này !.
điều kiện tiên quyết trong đấu thầu là gì
1. Khái niệm đấu thầu hàng hoá, dịch vụ
Đấu thầu hàng hoá, dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên mua hàng hoá, dịch vụ thông qua mời thầu (gọi là bên mời thầu) nhằm lựa chọn trong số các thương nhân tham gia đấu thầu (gọi là bên dự thầu) thương nhân đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra và được lựa chọn để ký kết và thực hiện hợp đồng (gọi là bên trúng thầu) – Điều 214 Luật thương mại 2005.
2. Đặc điểm của đấu thầu hàng hoá, dịch vụ
Thứ nhất, về đối tượng của hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ. Là các loại hàng hóa thương mại được phép lưu thông trên thị trường và dịch vụ thương mại được phép thực hiện theo hướng dẫn pháp luật.
Thứ hai, đấu thầu là một giai đoạn tiền hợp đồng. Mục đích của hoạt động này là giúp bên mời thầu có thể tìm ra chủ thể có khả năng gửi tới hàng hóa, dịch vụ có chất lượng tốt nhất với giá cả họp lý nhất. Sau khi chọn lựa được đối tác, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Thứ ba, về chủ thể tham gia. Bao gồm: một bên mời thầu và bên nhà thầu (số lượng tùy thuộc vào cách thức đấu thầu được bên mời thầu sử dụng).
Thứ tư, về cách thức pháp lý. Hình thức pháp lý của quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu.
– Hồ sơ mời thầu là văn bản pháp lý do bên mời thầu lập và được đơn vị có thẩm quyền phê duyệt, trong đó thể hiện trọn vẹn những yêu cầu kỹ thuật, tài chính và thương mại của hàng hóa cần mua sắm, dịch vụ cần sử dụng và những điều kiện khác của gói thầu.
– Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực và mức độ đáp ứng của bên dự thầu trước yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Những hồ sơ này là căn cứ pháp lý để xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đấu thầu hàng hóa, dịch vụ.
3. Các cách thức đấu thầu hàng hóa, dịch vụ
* Dựa theo tiêu chí cách thức đấu thầu:
– Đấu thầu rộng rãi: là cách thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế số lượng các bên dự thầu (điểm a khoản 1 Điều 215 Luật thương mại 2005). Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo công khai về yêu cầu và thời gian dự thầu trên phương tiện đại chúng trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Hình thức này được áp dụng chủ yếu do tính cạnh tranh cao nhất.
– Đấu thầu hạn chế: là cách thức đấu thầu mà bên mời thầu chỉ mời một số nhà thầu nhất định dự thầu (điểm b khoản 1 Điều 215 Luật thương mại 2005). Hình thức này áp dụng khi chỉ có một số nhà thầu đáp ứng được yêu cầu hoặc do tình hình cụ thể của gói thầu (điều kiện, nguồn vốn…) đem lại lợi ích. Tuy nhiên, số lượng nhà thầu tham gia cũng phải đủ rộng để đảm bảo tính cạnh tranh, thường thì có từ 5 nhà thầu trở lên. Hình thức này không đỏi hỏi phải công khai mà thư mời thầu được gửi trực tiếp tới nhà thầu.
* Dựa trên tiêu chí phương thức đấu thầu:
– Đấu thầu một túi hồ sơ: nhà thầu mộp các đề xuất về kĩ thuật và về giá cho một túi hồ sơ dể bên mời thầu xem xét và đánh giá chung. Các túi hồ sơ về giá và chỉ tiêu kĩ thuật này được mở và đánh giá cùng vào một thời gian (khoản 2 Điều 216 Luật thương mại 2005).
– Đấu thầu hai túi hồ sơ: thường áp dụng khi hành hóa, dịch vụ có yêu cầu đặc biệt về chỉ tiêu kĩ thuật. Các để xuất về kĩ thuật và giá được nộp cùng thời gian nhưng trong hai túi hồ sơ khác nhau. Khi mở thầu, túi hồ sơ đề xuất về kĩ thuật được xem xét trước, nhà thầu nào đặt được điểm sỗ về kĩ thuật nhất định theo tiêu chuẩn đã xác định sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để so sánh (khoản 3 Điều 216 Luật thương mại 2005).
4. Các nguyên tắc đấu thầu hàng hóa, dịch vụ
Nguyên tắc coi trọng tính hiệu quả
Nhằm bảo đảm hiệu quả kinh tế – xã hội gói thầu đem lại, chỉ tổ chức thầu khi bên mời thầu chúng minh được ưu thế của đấu thầu so với các cách thức cung ứng hàng hóa, dịch vụ khác. Việc lựa chọn cách thức, phương thức đấu thầu phải xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu của từng gói thầu, sao cho mang lại hiệu quả cao nhất.
Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau
Mỗi gói thầu phải có sự tham dự của một số lượng nhà thầu có năng lực nhất định để đảm bảo tính cạnh tranh giữa các nhà thầu. Những điều kiện và thông tin gửi tới cho nhà thầu bên mời thầu đưa ra phải ngang bằng nhau. Không phân biệt dối xử giữa những người dự thầu hợp lệ hay đưa ra các yêu cầu có tính định hướng (như yêu cầu về nguồn góc xuất xứ, thương hiệu cụ thể…). Tuy nhiên, phpá luật nhiều nước có vẫn có qui định ưu đãi đối với nhà thầu trong nước, khong phỉ vì phân biệt đối xử mà là tạo môi trường cạnh tranh công bằng với các nhà thầu nước ngoài giàu kinh nghiệm và năng lực.
Nguyên tắc thông tin trọn vẹn, công khai
Bên mời thầu phải gửi tới đầu đủ dữ liệu, tài liệu liên quan đến gói thầu với các thông tin chi tiết, rõ ràng về qui mô, khối lượng, qui cách, yêu cầu chất lượng, giá cả và điều kiện hợp đồng (kể cá điều kiện bổ sung, sửa đổi nếu có). Những nội dung cơ bản của từng hồ sự dự thầu cũng phải được công bố công khai ngay khi mở thầu và được ghi vào biên bản mở thầu. Việc mở thầu cũng phải công khai, các nhà thầu tham gia phải được mời tới.
Nguyên tắc bảo mật thông tin đấu thầu
Do tính chất cạnh tranh gay gắt giữa các bên dự thầu mà việc bảo mật thông tin đấu thầu đực coi là một nguyên tắc không thể xâm phạm. Nguyên tắc này áp dụng không chỉ với bên mời thàu mà cả các tổ chức, cá nhân có liên quan tới ciệc tổ chức đấu thầu và xét chọn thầu.
Nguyên tắc đánh giá khách quan, công bằng
Các hồ sợ dự thầu hợp lệ đều phải được xem xét, đánh giá khách quan, công bằng với cùng một tiêu chuẩn như nhảu, bởi một hội đồng xét thầu có đủ năng lực, kinh nghiẹm và tư cách. Trong quá trình xét thầu, bên mời thầu không được tự ý thay đổi các tiêu chí đánh giá hồ sơ, tiêu chuẩn xét thầu đã được công bố trước trong hồ sơ mời thầu. Khi nhà thầu có yêu cầu giải thích rõ ràng, lí do được chọn hay bị loại sẽ được gửi đến bằng văn bản cụ thể.
Nguyên tắc bảo đảm dự thầu
Bảo đảm dự thầu được thực hiện dưới cách thức đặt cọc, kí quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu. Việc này nhằm đảm bảo tư các, năng lực của bên dự thầu và lợi ích của bên mời thầu trong trường hợp cần thiết.
Ngoài những nguyên tắc trên, trong những gói thầu mua sắm hàng hóa bằng nguồn vốn tín dụng của các định hình phạt chính như Ngân hàng thế giới (WB), Ngân hàng Châu Á (ADB),… thì việc tổ chức đấu thầu còn phải tuân theo các nguyên tắc riêng do các định chế này đặt ra (như trong bản hướng dẫn mua sắm bằng nguồn vốn vay của WB còn có nguyên tắc “không đàm phán về giá”, “chống tham nhũng”…)
5. Trình tự thực hiện Đấu thầu hàng hóa, dịch vụ thương mại:
Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu
Bên mời thầu thực hiện các công việc sau:
Sơ tuyển các bên dự thầu
Theo quy định tại Điều 217 Luật Thương mại 2005 (LTM), Bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.
Phát hành hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu bao gồm các căn cứ sau:
– Thông báo mời thầu;
– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
Lưu ý:
Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình. (Khoản 3 Điều 228 LTM 2005)
Thông báo đấu thầu
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 219 LTM 2005, Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.
Thông báo mời thầu gồm các nội dung sau đây: Tên, địa chỉ của bên mời thầu; Tóm tắt nội dung đấu thầu; Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu; Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu; Những chỉ dẫn để nghiên cứu hồ sơ mời thầu.
Bảo đảm dự thầu
Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
Hình thức bảo đảm dự thầu:
– Đặt cọc;
– Ký quỹ;
– Bảo lãnh dự thầu.
Tỷ lệ tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu do bên mời thầu quy định, nhưng không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hoá, dịch vụ đấu thầu.
Bên dự thầu không được nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời gian hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (gọi là thời gian đóng thầu), không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu.
Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
Bên mời thầu tiến hành Mở thầu
– Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời gian đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời gian được ấn định trước thì thời gian mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.
– Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.
– Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở.
– Lập biên bản dự thầu, có chữ ký của bên mời thầu và các bên dự thầu.
Bước 3: Đánh giá và so sánh hồ sơ dự thầu
– Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chuẩn làm căn cứ để đánh giá toàn diện.
Các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu do bên mời thầu quy định.
– Các tiêu chuẩn ở trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác đã được ấn định trước khi mở thầu.
Bước 4: Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào kết quả đánh gá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng và lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu.
Bước 5: Thông báo kết quả và kí kết hợp đồng
Thông báo kết quả
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu. (Khoản 1 Điều 230 LTM)
Hoàn thiện và ký kết hợp đồng với bên trúng thầu
Cơ sở thực hiện:
– Kết quả đấu thầu;
– Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu;
– Nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu.
Đảm bảo thực hiện hợp đồng
Tại Điều 231 LTM quy định:
Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải dặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền này do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đén thời gian bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng.
Trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền ký quỹ, đặt cọc nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu.
6. Điều kiện tiên quyết trong đấu thầu
Quy trình làm HSDT
Đầu tiên, chúng ta cùng xét đến kết cấu của một bộ HSDT hoàn chỉnh, bao gồm:
1. Hồ sơ pháp lý
2. Năng lực kinh nghiệm
3. Biện pháp tổ chức thi công
4. Giá chào thầu
5. Phụ lục đính kèm (nếu có)
Tiếp theo, chúng ta sẽ chia 5 nội dung trong kết cấu HSDT thành 3 bước chính:
Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ mời thầu
Bước này cực kỳ cần thiết, nghiên cứu hồ sơ mời thầu kỹ lưỡng sẽ giúp chúng ta quyết định được có nên tham gia dự thầu được không? Trong bước này, các nhà thầu chỉ cần kiểm tra 3 yếu tố chính:
- Kiểm tra về các điều kiện tiên quyết. Điều kiện tiên quyết ở đây là những yêu cầu, điều kiện mà các chủ đầu tư đặt ra và bắt buộc các nhà thầu phải đáp ứng được. Nếu các nhà thầu không đáp ứng được các điều kiện tiên quyết thì không sẽ dừng lại và không xét đến các yếu tố khác nữa.
- Kiểm tra các điều kiện về năng lực kinh nghiệm, năng lực tài chính mà bên chủ đầu tư yêu cầu.
- Kiểm tra các điều kiện về năng lực kỹ thuật, năng lực nhân sự để xem xét doanh nghiệp mình có đáp ứng được được không. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể đáp ứng được yêu cầu về năng lực HSDT thì có thể áp dụng cách thức liên danh
Bước 2: Thực hiện lập hồ sơ dự thầu
Để tiến hành lập HSDT, các nhà thầu triển khai theo các bước như sau:
- Nghiên cứu kỹ về hồ sơ thiết kế
- Thu thập các thông tin hỗ trợ cho quá trình lập HSDT, bao gồm:
- Tổ chức khảo sát hiện trường, mặt bằng tổng thể,…
- Các nguồn gửi tới vật liệu
- Lập được sơ bộ biện pháp thi công làm cơ sở để tổ chức lập giá dự thầu
- Các thông tin khác trên địa bàn
- ……
- Lập và tổng hợp hồ sơ năng lực theo yêu cầu của HSMT, bao gồm: năng lực tài chính, năng lực nhân sự, năng lực thiết bị và kinh nghiệm thi công công trình.
- Kiểm tra khối lượng mời thầu
- Lập biện pháp tổ chức thi công tổng thể, chi tiết và tiến độ thi công,…
- Xây dựng giá chào thầu
- Nghiên cứu và đưa ra phân tích tình hình thực tiễn, tính cạnh tranh giữa các nhà thầu để quyết định giá dự thầu hoặc tỷ lệ giảm giá,…
- Thông tin làm rõ HSMT giữa chủ đầu tư và nhà thầu (nếu có)
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ, niêm phong
Sau khi hoàn thiện các hồ sơ, các nhà thầu tổng hợp lại hồ sơ theo trình tự yêu cầu của HSMT, sau đó tự mình kiểm tra lại một cách tổng thể và tiến hành đưa đi in ấn, nhân bản, đóng gói, niêm phong và nộp hồ sơ.
Một số lưu ý khi lập HSDT
Khi xây dựng HSDT, các nhà thầu cần lưu ý một số trường hợp như sau:
- Các nội dung, cách thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu phải làm y nguyên, không được làm thiếu các biểu mẫu mà HSMT yêu cầu phải có. Riêng các thủ tục pháp lý về báo cáo tài chính, ĐKKD,… thì chỉ cần sử dụng văn bản có sẵn của công ty.
- Không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công. Đây là một trong những yêu cầu cần phải có trong hồ sơ dự thầu. Dù văn điệu có viết hay đến mấy nhưng thiếu các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì hồ sơ của bạn cũng bị đánh trượt.
- Các nội dung trong HSDT cần được trình bày rõ ràng, đúng trọng tâm, tránh viết lan man, dài dòng nhưng không tập trung vào nội dung chính. Việc viết dài dòng sẽ khiến cho các nhà thầu tốn công, tốn giấy và không thuyết phục được chủ đầu tư bởi lẽ ….quá dài và lan man.
Trên đây là một số thông tin về điều kiện tiên quyết trong đấu thầu là gì. Hy vọng với những thông tin LVN Group đã gửi tới sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Luật LVN Group, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.