Sau khi gia hạn hoặc mua chữ ký số mới, người nộp thuế phải cập nhật serial chứng thư số mới vào hệ thống Thuế điện tử rồi mới ký được tờ khai thuế và giấy nộp tiền. Nếu không cập nhật thì khi ký sẽ hiện cảnh báo lỗi “Chứng thư số chưa được đăng ký với đơn vị thuế“.
Hướng dẫn cập nhật Serial chữ ký số trên trang khai thuế
1. CHỮ KÝ SỐ (TOKEN) LÀ GÌ?
Khái niệm chữ ký số
Có nhiều góc độ định nghĩa về token. Dưới góc độ doanh nghiệp sử dụng token thì chữ ký số/chứng thư số/token điện tử…là một thiết bị đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
- Có thể chia chữ ký số thành hai phần chính sau:+ Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
+ Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.
2. CHỮ KÝ SỐ VÀ CHỨNG THƯ SỐ CÓ GIỐNG NHAU?
Thực chất, chứng thư số là phần mã hóa bên trong chữ ký số chứa đựng các thông tin định danh nhằm xác nhận cá nhân, doanh nghiệp nào là người sử dụng chữ ký số.
Nội dung của chứng thư trong chữ ký số của doanh nghiệp gồm các thông tin cơ bản sau:
3. CHỮ KÝ SỐ ĐƯỢC DÙNG CHO MỤC ĐÍCH GÌ?
Chữ ký số sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hóa đơn điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, đơn vị hành chính…mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.
Cá nhân, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số để ký hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến mà không cần gặp nhau. Chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.
Lợi ích mà chữ ký số mang lại đối với doanh nghiệp:
- Chữ ký số điện tử là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác, có tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao;
- Các hồ sơ trực tuyến được công nhận về mặt pháp lý tương đương các hồ sơ bản cứng (có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của tổ chức/doanh nghiệp). Vì thế đây là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cá nhân/đơn vị/tổ chức yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình;
- Mặt khác, chữ ký số sẽ giúp việc trao đổi dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại, chờ đợi, không phải in ấn hồ sơ. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất kì thời gian nào.
Với chữ ký số, doanh nghiệp không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…
4. MUA CHỮ KÝ SỐ Ở ĐÂU? GIÁ CHỮ KÝ SỐ NHƯ THẾ NÀO?
Vậy nên mua chữ ký số của nhà gửi tới nào? Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép gửi tới dịch vụ chữ ký số như: VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…Chữ ký số của nhà gửi tới nào cũng đều tốt cả, tính năng sử dụng như nhau, cần thiết là bạn có chọn được đơn vị gửi tới dịch vụ (hay còn gọi là Đại lý/CTV chữ ký số) tốt được không. Có 2 yếu tố bạn cần cân nhắc khi lựa chọn đại lý chữ ký số:
- Về giá của chữ ký số: Trên thị trường có nhiều đại lý cạnh tranh không lành mạnh, họ thường bán cho doanh nghiệp gói dịch vụ chữ ký số thấp hơn các nhà gửi tới khác với nhiều ưu đãi như tặng kèm 500 số hóa đơn, phần mềm bảo hiểm xã hội. Nhưng để sử dụng được những khuyến mại này, doanh nghiệp phải chi trả thêm các chi phí khác để sử dụng như: Chi phí khởi tạo, cài đặt…Vì thế trước khi nghiên cứu giá bán bạn cần lưu ý:
+ Giá bán đã bao gồm VAT hay chưa?
+ Bạn có phải trả thêm chi phí cài đặt, hướng dẫn sử dụng không?
+ Giá cuối cùng bạn phải thanh toán là bao nhiêu?
+ Giá thanh toán có kèm theo khuyến mãi nào không?
+ Giá gia hạn chữ ký số sau khi sử dụng cao hay thấp?
- Về dịch vụ hỗ trợ sau bán: Vào dịp cuối mỗi quý, cuối năm, quá trình kê khai thuế, nộp thuế, BHXH, hải quan điện tử…thường hay xảy ra sự cố, đại lý/CTV bán chữ ký số cho bạn có nghiệp vụ đủ tốt và sự nhiệt tình để giúp bạn giải quyết vấn đề không hay đem con bỏ chợ?
Với kinh nghiệm nhiều năm gửi tới dịch vụ kế toán và công tác với các nhà gửi tới dịch vụ chữ ký số, theo đánh giá của Anpha, Viettel-CA (chữ ký số Viettel) là đơn vị gửi tới chữ ký số uy tín hàng đầu ở Việt Nam, mặc dù giá thành cao hơn so với một vài nhà gửi tới khác nhưng chữ ký số của Viettel được đánh giá ổn định và đảm bảo được tính bảo mật cao. Mặt khác, các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng chữ ký số được Viettel xử lý rất nhanh.
6. Doanh nghiệp phải cập nhật chữ ký số trong những trường hợp nào?
Sau khi đã thay đổi về thông tin Chữ ký số, để tiếp tục kê khai và nộp tờ khai trên hệ thống eTax, doanh nghiệp cần phải cập nhật thông tin chữ ký số lên hệ thống. Các trường hợp cần cập nhật serial chữ ký số là:
- Doanh nghiệp vừa gia hạn chữ ký số.
- Doanh nghiệp vừa thay đổi thông tin trên chữ ký số như: Thay đổi Tên công ty, thay đổi địa chỉ kinh doanh (đổi tỉnh/thành phố).
- Doanh nghiệp vừa mua lại USB token mới do bị mất USB token.
- Doanh nghiệp vừa được hỗ trợ “cấp bù” thời hạn chữ ký số.
7. Hướng dẫn cập nhật Serial chữ ký số trên trang khai thuế
Điều kiện thực hiện: Người nộp thuế đã cài đặt và cấu hình trọn vẹn Java, Internet Explorer hoặc ESignerTCT trên trình duyệt Google Chrome
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử bằng tài khoản quản lý (có đuôi -ql). Chỉ có tài khoản -ql mới có quyền thay đổi các thông tin như email, serial chứng thư số. Nếu bị quên hoặc chưa từng được cấp thì vui lòng liên hệ với phòng tin học hoặc cán bộ thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp được được cấp ngay mật khẩu tài khoản –ql mới
Bước 2: Vào phần Quản lý tài khoản => Thay đổi thông tin dịch vụ
Bước 3: Lần lượt cập nhật serial của các phần “Khai thuế điện tử”, “Nộp thuế điện tử”
Người nộp thuế click vào Thay đổi CKS => Chờ nhảy số serial mới thì click Tiếp tục
(nếu có yêu cầu gõ mã pin thì gõ vào rồi click Chấp nhận)
Hệ thống thông báo cập nhật thành công, click Trở lại nếu muốn thực hiện thêm các chức năng khác.