Nhìn lại năm 2023, cách chúng ta công tác đã thay đổi đáng kể – từ sự gia tăng của cách thức công tác từ xa và công việc ngày càng kỹ thuật số, đến sự cân bằng giữa công việc và trách nhiệm cá nhân. . Nhưng có một điều không thay đổi: Các doanh nghiệp vẫn sử dụng nhiều phần mềm công việc khác nhau để hoàn thành công việc. Làm việc tại nhà và áp lực năng suất liên quan đã cho chúng tôi thấy rằng chúng tôi cần một công cụ dễ sử dụng trên mọi thiết bị và tích hợp liền mạch với phần mềm khác để hoàn thành công việc nhanh hơn.
1. Google Workspace là gì ?
Google Workspace giúp chúng tôi làm được nhiều việc hơn—với các công cụ giao tiếp và công việc mà hàng tỷ người dùng biết và yêu thích, tất cả đều được kết nối. Ngoài việc có hàng tỷ người dùng ở khắp mọi nơi, Google Workspace nhận thấy nhu cầu cộng tác tốt hơn với đối tác, khách hàng và thậm chí cả đồng nghiệp sử dụng phần mềm công việc khác. Căn cứ, nhiều chuyên viên sử dụng kết hợp Google Workspace và các công cụ trên ứng dụng của Microsoft. Đó là lý do Google Workspace được thiết kế để tương thích với Microsoft Office và Office 365, giúp bạn cộng tác hiệu quả với bất kỳ ai, trên mọi thiết bị, bất kể bạn sử dụng công cụ nào.
2. Tiết kiệm thời gian nhờ quy trình công tác nhanh hơn, thông minh hơn trên Google Workspace
Làm việc theo nhóm là chìa khóa để hoàn thành bất kỳ công việc nào. Khi công tác với khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp, chúng ta không nên lãng phí thời gian chuyển đổi tệp hoặc sử dụng phần mềm lạ. Với Google Drive, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ hơn 100 loại và định dạng tệp khác nhau, chẳng hạn như: Microsoft Word, Excel và PowerPoint, cũng như PDF, hình ảnh và video…và bằng cách sử dụng Quyền ưu tiên và Truy cập nhanh trong Drive, v.v. Với các tính năng thông minh , bạn có thể tiết kiệm tới 50% thời gian của mình.
Với tính năng
Chỉnh sửa tài liệu trực tiếp, chuyên viên có thể dễ dàng chỉnh sửa các tệp Microsoft Office như
- Tài liệu,
- Trang tính
- Trang trình bày trong Google mà không cần chuyển đổi.
Chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng với sự trợ giúp của Google Workspace. Từ việc phân chia công việc bằng nhận xét, viết bài nhanh hơn bằng Soạn thư thông minh và tăng tốc độ nhập dữ liệu bằng Điền thông minh trên Trang tính, Google Workspace giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa các tệp Office.
Gần đây, Google Workspace cũng đã mở rộng khả năng chỉnh sửa Office cho các ứng dụng dành cho thiết bị di động, giúp bạn dễ dàng công tác với các tệp Office khi đang di chuyển.
Bắt đầu từ hôm nay, bạn cũng có thể mở tệp Office để chỉnh sửa trực tiếp từ tệp đính kèm trong Gmail, hợp lý hóa hơn nữa quy trình công tác của bạn.
Ví dụ:
khi bạn nhận được tài liệu Word dưới dạng tệp đính kèm trong email, bạn có thể mở tài liệu đó và bắt đầu chỉnh sửa bằng một cú nhấp chuột trong Tài liệu (Google Tài liệu) mà vẫn giữ nguyên định dạng.
Sau đó, bạn có thể trả lời luồng email ban đầu và bao gồm tệp đã cập nhật trực tiếp từ Google Tài liệu.
Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các bước như tải xuống tệp để chỉnh sửa hoặc tìm kiếm các email liên quan để đính kèm lại.
Mặt khác, các tệp Office của bạn trông giống hệt nhau khi được mở trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
Do đó, Google Workspace sẽ tiếp tục hỗ trợ các tùy chọn định dạng khác được sử dụng trong Office.
Hiện tại, Google Workspace hỗ trợ người dùng chỉnh sửa định dạng trang (ngang/dọc) trong Google Tài liệu, do đó, bạn có thể tạo Tài liệu hoặc chỉnh sửa tệp Word với các trang ngang và dọc hỗn hợp.
Năm tới, các công cụ chèn hình ảnh phía sau văn bản và hình nền mờ sẽ được đưa vào, giúp bạn linh hoạt hơn nữa.
Cuối cùng, nói về bảng tính, chúng tôi biết rằng nhiều công ty sử dụng cả Excel và Trang tính, đặc biệt là khi phụ thuộc nhiều vào các macro tích hợp theo thời gian để tự động hóa các quy trình kinh doanh.
Trong Trang tính, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng ghi macro mà không cần viết bất kỳ mã nào. Để giúp chúng ta chuyển từ Excel sang Sheets dễ dàng hơn, Google Workspace cũng đã ra mắt plug-in Macro Converter mới có thể giúp người dùng chuyển macro từ Excel sang Sheets.
Bằng cách này, chuyên viên có thể tiết kiệm thời gian thông qua tự động hóa thay vì phải bắt đầu lại từ đầu.
3. Google Workspace kết nối với bất cứ ai ở bất cứ đâu
Tăng trưởng kinh doanh được thúc đẩy bằng cách tập hợp mọi người lại với nhau và đưa ra các ý tưởng kinh doanh, cho dù họ công tác trong cùng một văn phòng hay ở các địa điểm khác nhau. Google Workspace giúp bạn dễ dàng lên lịch và gặp gỡ mọi người, giúp bạn giữ liên lạc với đồng nghiệp và cùng nhau công tác hiệu quả, mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Để tạo và duy trì các kết nối này, mọi người cần một công cụ dễ dàng để sắp xếp thời gian với những người khác, bất kể họ đang sử dụng hệ thống lịch nào. Cuối cùng, công cụ Lịch Google giúp mọi người dễ dàng lên lịch và đăng ký tài nguyên (phòng họp, v.v.), bất kể họ đang sử dụng hệ thống nào.
Với Lịch Google, các nhóm trên toàn hệ thống có thể xem trạng thái rảnh/bận, chi tiết sự kiện và yêu cầu sử dụng tài nguyên được chia sẻ của nhau. Vì vậy, họ không cần phải liên tục trao đổi email để chọn thời gian phù hợp cho cả hai.
Google Meet là một công cụ mạnh mẽ khác giúp chuyên viên duy trì kết nối mọi lúc, mọi nơi. Với Meet, bạn có thể dễ dàng kết nối với hội nghị truyền hình cấp doanh nghiệp an toàn từ mọi thiết bị—máy tính xách tay, thiết bị di động hoặc thậm chí qua một số điện thoại. Chúng tôi có thể mời bất kỳ ai tham gia cuộc gọi trên Meet, kể cả người dùng Outlook không có tài khoản Google. Hoặc nếu sử dụng Outlook để lên lịch sự kiện, chuyên viên có thể dễ dàng thêm chi tiết cuộc họp video Google Meet bằng Tiện ích bổ sung Google Meet cho Microsoft Outlook. Chỉ cần nhấp vào liên kết cuộc họp trong email hoặc lịch của bạn và bạn có thể dễ dàng kết nối trực tiếp với đồng nghiệp để giúp thúc đẩy công việc của bạn.
Thông thường, một số nhiệm vụ và quy trình nhất định yêu cầu chuyên viên phát triển ứng dụng quản lý chúng. Viết mã là một trở ngại lớn đối với bất kỳ chuyên viên nào, nhưng với AppSheet của Google Cloud: chúng tôi có thể tạo các ứng dụng mà không cần biết cách viết mã. AppSheet khả dụng cho tất cả người dùng Google Workspace và có một số tích hợp chặt chẽ cho phép bạn dễ dàng tạo các ứng dụng tùy chỉnh trên các ứng dụng Google Workspace, chẳng hạn như Google Trang tính.
AppSheet được thiết kế để chạy trên mọi thiết bị và kết nối với dữ liệu cũng như bảng tính của bạn bất kể chúng được đặt ở đâu. Mặc dù AppSheet và Google Workspace được tích hợp chặt chẽ, nhưng AppSheet cũng có thể dễ dàng kết nối với các nguồn dữ liệu O365 chẳng hạn như Excel được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint. AppSheet thu hẹp khoảng cách để kết nối tốt hơn với cả ứng dụng Google Workspace và Microsoft Office nhằm quản lý liền mạch hơn việc phân chia công việc giữa các bộ phận. Mặt khác, với AppSheet, ngay cả người dùng Microsoft cũng có thể dễ dàng kết hợp công nghệ máy học AI hàng đầu của Google, chẳng hạn như nhận dạng ký tự quang học và phân tích cảm xúc, vào các ứng dụng của chúng tôi.
Tính linh hoạt rất cần thiết khi công tác theo nhóm. Đó là lý do Google Workspace tiếp tục nhận được khoản đầu tư bổ sung để hoạt động trơn tru với các công cụ khác mà bạn sử dụng nhằm giúp chúng tôi hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn.
Truy cập blog của chúng tôi để nghiên cứu thêm về các chủ đề như cách sử dụng Office trong các ứng dụng của chúng tôi hoặc nếu tổ chức của bạn hiện đang chuyển đổi từ Microsoft Office sang Google Workspace, hãy xem các hướng dẫn di chuyển hữu ích này.