Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực đến 30/6/2022), trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.
Bạn có bao giờ tìm hiểu cách viết bằng chữ số tiền? Cách viết bằng chữ số tiền có quy tắc riêng nào hay không? Đây chắc hẳn là một trong những vấn đề băn khoăn thường gặp phải của dân kế toán. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết dưới đây.
Quy tắc cách viết bằng chữ số tiền
Để đảm bảo số tiền bằng chữ trên hóa đơn được viết chính xác, cần phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính.
Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có hiệu lực đến 30/6/2022), trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn, cụ thể:
“ k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).”
Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn sẽ là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách ghi sau đây:
– Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;
– Sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Một số trường hợp cần lưu ý khi viết bằng chữ số tiền:
+ Trường hợp chữ số tận cùng là số 1:
Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
+ Trường hợp chữ số tận cùng là số 4:
Viết là “bốn” khi chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1
Viết là “tư” khi chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
+ Trường hợp chữ số tận cùng là số 5
Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0, nhỏ hoặc hoặc bằng 9
Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” phía sau.
Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì nội dung thể hiện trên hóa đơn, trong đó bao gồm về nội dung thể hiện số tiền phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không tẩy xóa sửa chữa, không được sử dụng mực màu đỏ; không sử dụng nhiều màu mực trong cùng một hóa đơn; mực phải rõ nét, cùng màu mực, loại mực.Chữ viết cũng như thông tin chữ số phải được thể hiện liên tục, không gián đoạn, không ngắt quãng, đảm bảo tính thống nhất về nội dung và không được ghi đè lên dòng chữ khác đã có sẵn.
Như vậy, có thể thấy, đối với cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn, pháp luật cũng chỉ đưa ra yêu cầu chung chung, không quá chi tiết, trong đó nhấn mạnh đến yêu cầu là thể hiện tổng số tiền bằng chữ phải bằng Tiếng Việt và dù ghi như thế nào cũng không được dẫn đến cách hiểu sai lệch về nội dung hóa đơn.
Do vậy, người lập hóa đơn có thể linh động trong cách viết về số tiền bằng chữ trên hóa đơn, chỉ cần đảm bảo yêu cầu trong phạm vi quy định của pháp luật nêu trên.
Cách xử lý khi viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng
Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng (bên mua)
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống
Cách xử lý: Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra khỏi cuống) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn. Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 hóa đơn cho khách hàng
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
Cách xử lý:
– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng
– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai: Kẹp tại cuống của quyển hoá đơn ( ghim lại để tránh thất lạc hóa đơn)
Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng
1. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc Hóa đơn đã lập và giao cho khách hàng và khách hàng chưa kê khai báo cáo thuế:
Cách xử lý: Nếu 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên lập hóa đơn tiến hành:
– Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn lập sai ( 2 bản – mỗi bên giữ 1 bản) để thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập. Sau khi thu hồi được hóa đơn viết sai, gạch chéo các liên và lưu trữ tại cuống). (Theo Khoản 2 Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC )
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (hóa đơn đúng) giao cho khách hàng
Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế: Ngày ghi trên hóa đơn là ngày hiện tại – ngày làm biên bản thu hồi hóa đơn. Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.
– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới (hóa đơn mới thay thế) để kê khai thuế. Hóa đơn đã bị thu hồi là hóa đơn xóa bỏ – không kê khai
2. Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đã được kê khai thuế:
Cách xử lý:
– Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản)
– Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
Chú ý:
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, chúng ta không được ghi âm (nghĩa là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu vào, đầu ra.
Trên đây là các nội dung liên quan đến Cách viết bằng chữ số tiền. Hy vọng các thông tin này hữu ích và giúp bạn giải đáp thắc mắc.