Văn phòng công chứng ra đời đã làm giảm bớt gánh nặng về số lượng công việc phải xử lý của đơn vị nhà nước liên quan đến vấn đề này. Không những thế vai trò lớn nhất của văn phòng công chứng là góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tốt các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội. Bài viết dưới đây của LVN Group về Chức năng, Nhiệm vụ của văn phòng công chứng hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.
Chức năng, Nhiệm vụ của văn phòng công chứng
1. Khái niệm văn phòng công chứng
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.
Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:
– Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.
– Không có thành viên góp vốn.
– Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi công tác cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
– Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.
2. Chức năng của văn phòng công chứng
Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
Phòng Công chứng có chức năng gửi tới các dịch vụ công chứng, chứng thực theo hướng dẫn của pháp luật do các công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo hướng dẫn của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng; Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với đơn vị, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
3. Nhiệm vụ của văn phòng công chứng
- Xây dựng, trình Giám đốc Sở Tư pháp phê duyệt kế hoạch hoạt động hằng năm và tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
- Cung cấp dịch vụ công chứng theo hướng dẫn của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Thực hiện hoạt động chứng thực theo hướng dẫn hiện hành của pháp luật.
- Thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, chi phí khác.
- Cung cấp dịch vụ công chứng, chứng thực ngoài ngày, giờ công tác của đơn vị hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
- Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Quản lý công chứng viên hành nghề tại đơn vị trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của đơn vị theo hướng dẫn của pháp luật; tạo điều kiện cho công chứng viên trong đơn vị tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
- Thực hiện chế độ công tác theo ngày, giờ công tác của đơn vị hành chính nhà nước; niêm yết lịch công tác, thủ tục công chứng, chứng thực, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của đơn vị.
- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
- Thực hiện yêu cầu của đơn vị nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, gửi tới thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của pháp luật.
- Ký hợp đồng công tác với công chứng viên, viên chức; ký hợp đồng lao động với người lao động (nếu có) theo hướng dẫn. Trực tiếp quản lý, sử dụng và đánh giá viên chức, người lao động của Phòng Công chứng theo phân cấp và quy định hiện hành.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo hướng dẫn của pháp luật và các nhiệm vụ do Lãnh đạo Sở Tư pháp phân công.
Trên đây là bài viết mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Chức năng, Nhiệm vụ của văn phòng công chứng. Trong quá trình nghiên cứu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến Chức năng, Nhiệm vụ của văn phòng công chứng, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ pháp lý hoặc sử dụng các dịch vụ pháp lý khác từ LVN Group. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.