Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng là hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng theo hướng dẫn của pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, trong thực tiễn có người còn nhầm lẫn giữa Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng, nội dung trình bày dưới đây của LVN Group về Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng hi vọng đem lại nhiều thông tin chi tiết và cụ thể đến Quý bạn đọc.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng
1. Khái niệm Văn phòng công chứng
Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Theo đó, Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được tổ chức và hoạt động theo Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.
Căn cứ Điều 22 Luật Công chứng, Văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:
– Phải có từ hai Công chứng viên hợp danh trở lên.
– Không có thành viên góp vốn.
– Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có nơi công tác cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Tên gọi phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh thỏa thuận.
– Có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
– Được khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập.
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Theo quy định của pháp luật về công chứng, hiện nay không có quy định cụ thể nào về cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng mà chỉ có quy định Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn (căn cứ theo khoản 1 điều 22 luật công chứng năm 2014). Vì vậy, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng sẽ do văn phòng đó tự cơ cấu, sắp xếp và chỉ cần đảm bảo quy định của pháp luật.
Người uỷ quyền theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Nếu như Trưởng phòng công chứng được hình thành theo con đường bổ nhiệm thì Trưởng Văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa thuận theo hướng dẫn của pháp luật liên quan về loại hình công ty hợp danh.
Thông thường, một Văn phòng công chứng sẽ được tổ chức bao gồm các bộ phận như sau:
– Trưởng văn phòng công chứng
– Phó trưởng văn phòng công chứng
– Các công chứng viên 1, 2, 3, 4…
– Bộ phận hành chính – văn thư
– Bộ phận chuyên viên
– Bộ phận dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
Tùy vào từng văn phòng công chứng có thể sẽ có những các tổ chức văn phòng khác nhau và họ không bị bó buộc vào một khung cơ cấu tổ chức nào.
3. Chức năng và vai trò của văn phòng công chứng
3.1 Chức năng của văn phòng công chứng
Văn phòng công chức có chức năng trọn vẹn của một tổ chức hành nghề công chứng gồm:
Chức năng xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc giấy tờ khác. Theo quy định của pháp luật những văn bản này phải công chứng hay do các cá nhân và tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng
Văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch
3.2 Vai trò của văn phòng công chứng
Bên cạnh chức năng, vai trò của văn phòng công chứng cũng là điều mà người tham gia công chứng quan tâm. Theo đó, văn phòng công chứng đảm nhận các vai trò sau.
+ Vai trò đối với Nhà nước
Văn phòng công chứng ra đời đã giúp giảm bớt số lượng công việc của các đơn vị Nhà nước liên quan đến vấn đề này. Đồng thời văn phòng công chứng còn đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong xã hội.
+ Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức được thuận lợi, đúng pháp luật, từ đó đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của họ.
Trên đây là bài viết mà chúng tôi gửi tới đến Quý bạn đọc về Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng. Trong quá trình nghiên cứu và nghiên cứu, nếu như quý bạn đọc còn câu hỏi hay quan tâm đến Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quý bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ pháp lý hoặc sử dụng các dịch vụ pháp lý khác từ LVN Group. LVN Group cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình gửi tới đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.