Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định đến hình thức, số lượng và nội cung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Tuy nhiên, trước khi sử dụng doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thông báo đối với cơ quan nhà nước có thẩm quyền để đăng tải công khai trên Công thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đối với trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới được thành lập và thông báo sử dụng mẫu dấu lần đầu thì Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh, nội dung thông báo gồm:
- Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
Trong trường hợp thông báo mẫu dấu doanh nghiệp, kèm theo thông báo phải có Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc sử dụng con dấu.
- Đối với trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng mẫu dấu được cơ quan Công an cấp theo quy định trước đây nhưng có nhu cầu làm con dấu mới theo quy định hiện hành:
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nọp lại con dấu và Giấy chứng nhaanjd dăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền. Và trước khi sử dụng mẫu dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi đó, trong thông báo, doanh nghiệp không cần đóng mẫu con dấu cũ.
- Đối với trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật hiện hành như bị mất con dấu.
Khi đó, nếu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện có nhu cầu tiếp tục sử dụng mẫu con dấu với số lượng, hình thức đã thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể làm con dấu thay thế cho con dấu đã mất mà không cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi mẫu con dấu, trước khi sử dụng mẫu con dấu mới, doanh nghiệp gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.