Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ hỗ trợ trả lời câu hỏi: Thư ký văn phòng là gì? Mức lương thư ký văn phòng là bao nhiêu?
Thư ký là một ngành nghề không còn xa lạ với nhiều người và cũng là một trong những ngành nghề được nhiều người tìm hiểu để ứng tuyển. Vậy thư ký văn phòng là gì? Mức lương thư ký văn phòng là bao nhiêu? Quý vị hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua nội dung bài viết sau.
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là người đảm nhận vai trò trung gian giữa các bộ phận trong một công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan.
Công việc của thư ký văn phòng
Một thư ký văn phòng thường sẽ phải làm những công việc như sau:
Một là, sắp xếp và quản lý
Công việc chủ yếu của thư ký liên quan mật thiết đến việc sắp xếp và quản lý, cụ thể như:
– Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
– Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp ấy để phục vụ cho việc quản lý.
– Tổ chức hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân của mình.
– Ghi chép các ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin ấy xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.
Hai là, tiếp nhận, xử lý thông tin
Thư ký thường đóng vai trò đại diện của một đơn vị hay cá nhân (ban quản lý), thế nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến tay thư ký trước tiên. Chính vì thế, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:
– Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng nhất từ các phòng ban.
– Trợ giúp các cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng.
– Đảm bảo các loại văn bản, giấy tờ phải đến đúng nơi một cách chính xác và có tính bảo mật cao.
– Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu.
– Truy cứu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
– Hỗ trợ biên – phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.
Ba là, đón tiếp khách hàng
Vì đóng vai trò đại diện, thế nên bên cạnh giấy tờ, thì thư ký còn phải đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng:
– Đón khách, tiếp khách và giải quyết những việc nằm trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình.
– Sắp xếp nơi để khách chờ đợi gặp mặt người cần gặp.
– Hỗ trợ chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khách hàng.
– Chuẩn bị chu đáo thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt chính thức.
Bốn là, sắp xếp lịch trình công tác cho cấp trên
Thư ký sẽ giúp cấp trên sắp xếp chuyến đi một cách suôn sẻ nhất:
– Phác thảo các thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích của chuyến đi, nơi đi – nơi đến, thời gian, các điểm dừng (nếu có), phương tiện di chuyển,…
– Viết bản chương trình gặp mặt: ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, nơi chốn, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…
– Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý.
– Đặt khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán,…
– Tạm ứng và quyết toán chi phí.
Bên cạnh đó, đối với những người là thư ký giám đốc sẽ cần phải thực hiện các công việc như:
– Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
– Thực hiện xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
– Cùng với bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ.
– Là “cầu nối” liên lạc, truyền tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
– Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Kỹ năng cần có của một thư ký văn phòng
Để có thể trở thành một thư ký văn phòng, mỗi ứng viên cần phải trang bị cho mình những kỹ năng sau:
– Kiến thức chuyên môn cần có
– Kỹ năng quản lý và sắp xếp
– Kỹ năng tin học, sử dụng máy tính văn phòng
– Kỹ năng ghi nhớ
– Kỹ năng ngoại ngữ
– Tính độc lập và kiên định
Mức lương thư ký văn phòng
Sau khái niệm thư ký văn phòng là gì thì hẳn rất nhiều người muốn biết mức lương của nghề này là bao nhiêu.
Hiện nay, trung bình mức lương của công việc thư ký văn phòng là 7 triệu đồng. Tùy thuộc vào công ty và khả năng làm việc mà mức lương sẽ thay đổi. Mức lương phổ biến dao động trong khoảng từ 6 đến 9 triệu đồng dựa trên sự thống kê về mức lương trung bình đối với công việc này tại các công ty khác nhau.
Trên đây là nội dung bài viết thư ký văn phòng là gì? Mức lương thư ký văn phòng? Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.